企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)的運(yùn)用與維護(hù)方式

企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)的運(yùn)用與維護(hù)方式中國石油結(jié)合自身業(yè)務(wù)發(fā)展需要，在發(fā)展的過程中加快引進(jìn)或者自主研發(fā)了辦公自動化系統(tǒng)。在辦公自動化系統(tǒng)支持下的各部門具有不同的特點(diǎn)，在實(shí)際的操作中很難達(dá)到統(tǒng)一，對文件的處理存在一定的困難，為了更好的促進(jìn)中國石油辦公自動化發(fā)展，需要為中國石油企業(yè)發(fā)展提供一套方便管理各業(yè)務(wù)人員的、流程化辦公、協(xié)同工作效果好的電子公文系統(tǒng)。1OA電子公文系統(tǒng)的特點(diǎn)中國石油企業(yè)的電子公文系統(tǒng)是按照用戶的業(yè)務(wù)要求和工作需要進(jìn)行配置的，具有以下幾方面的特點(diǎn)：〔1〕OA電子公文系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶需要對各種流程文件進(jìn)行處理?！?〕OA電子公文系統(tǒng)可由不同的角色來控制具體操作流程中的節(jié)點(diǎn)內(nèi)容?！?〕OA電子公文系統(tǒng)會記錄每個(gè)人的操作記錄，并為用戶提供多種手段來對公文的狀態(tài)進(jìn)行跟蹤?！?〕OA電子公文系統(tǒng)擁有多層級的安全設(shè)置。OA電子公文系統(tǒng)從軟硬件的設(shè)置安排上都充分考慮了中國石油發(fā)展的內(nèi)部特點(diǎn)，能夠讓不同地區(qū)的管理員結(jié)合自己的需要來更改系統(tǒng)配置，并實(shí)現(xiàn)對紅頭文件的有效管理。2OA電子公文系統(tǒng)在石油企業(yè)的現(xiàn)在狀況2.1石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)概述中國石油電子公文系統(tǒng)是中國石油〔中國石油天然氣股份有限〕統(tǒng)一實(shí)施的辦公自動化系統(tǒng)，在石油公司〔集團(tuán)〕內(nèi)部得到了廣泛單的推廣和，對石油公司各部門的公文管理制度進(jìn)行了完善〔各地區(qū)公司都制定了相應(yīng)的公文管理制度，對公文流轉(zhuǎn)進(jìn)行規(guī)范〕。石油企業(yè)〔各地區(qū)公司〕的電子公文系統(tǒng)結(jié)合石油企業(yè)公文管理實(shí)際情況，制定了關(guān)于公文流轉(zhuǎn)的流程規(guī)定，通過發(fā)文、會簽、收文等流程操作使得公文在各個(gè)機(jī)關(guān)部門得到了廣泛的流傳〔建立了有效的公文流轉(zhuǎn)體系〕，并通過相應(yīng)角色和權(quán)限的制定有效保證了企業(yè)公文的嚴(yán)密性，提升了工作效率。2.2石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)發(fā)展目標(biāo)中國石油企業(yè)的公文管理系統(tǒng)發(fā)展依據(jù)是石油公文處理制度。石油公文處理制度的存在有效保證了文件的有效性、規(guī)范性、安全性。石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)的發(fā)展目標(biāo)是提升公文處理效率，加強(qiáng)各部門工作人員之間的密切配合。2.3石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)發(fā)展存在的問題伴隨石油企業(yè)的快速發(fā)展，石油企業(yè)對電子公文系統(tǒng)的發(fā)展建設(shè)提出了更高層次的要求?，F(xiàn)前階段我們國家石油企業(yè)公文系統(tǒng)發(fā)展存在技術(shù)落后、管理操作不規(guī)范、信息整合能力差、操作復(fù)雜、系統(tǒng)界面不統(tǒng)一等方面存在的問題。為此，在新的時(shí)期，需要有?P人員思考采取怎樣的措施來完善石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)發(fā)展完善。3OA電子公文系統(tǒng)在石油企業(yè)的應(yīng)用完善3.1提升OA電子公文系統(tǒng)的安全性能電子公文系統(tǒng)在流轉(zhuǎn)操作的過程中會涉及到公文的起草、銷毀等多個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)容，每一個(gè)環(huán)節(jié)都存在不同程度的安全隱患。因而怎樣保證電子公文的真實(shí)有效性成為電子公文管理系統(tǒng)需要思考的問題?；诂F(xiàn)前階段一些石油企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)落后、系統(tǒng)安全性能不高、公文管理不完善問題，保證OA電子公文系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全穩(wěn)定，需要有關(guān)人員加大對系統(tǒng)軟硬件的投入力度，具體可以通過身份認(rèn)證、定位跟蹤、權(quán)限分配設(shè)置、信息加密等方式來保證系統(tǒng)的應(yīng)用安全。3.2拓展OA電子公文系統(tǒng)的應(yīng)用功能OA電子公文系統(tǒng)的功能不僅僅是對電子公文處理中某種問題的處理，而且還需要對公文起草、審批、歸檔等一系列工作進(jìn)行全過程的管理。因而，石油企業(yè)的電子公文系統(tǒng)管理不能局限在公文的接受和發(fā)放層面，而是需要通過技術(shù)的改進(jìn)豐富完善原有的工作流程，提升石油企業(yè)公文管理效率。針對石油企業(yè)電子公文處理不夠規(guī)范的問題，可以加快建立一套科學(xué)的流程重組方案，為石油企業(yè)電子公文的管理提供統(tǒng)一規(guī)范的支持，保證公文管理流程的科學(xué)有效。3.3提升OA電子公文系統(tǒng)管理人員的技能水平〔1〕OA電子公文系統(tǒng)管理人員在公文的簽批上要加強(qiáng)對處理技術(shù)的應(yīng)用，為電子公文系統(tǒng)的連續(xù)化管理提供重要的支持?！?〕石油企業(yè)要加大力度對公文管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升公文管理人員的公文管理技術(shù)水平，加強(qiáng)對電子公文系統(tǒng)應(yīng)用的推廣?！?〕加強(qiáng)引進(jìn)電子公文管理的相關(guān)技術(shù)人才，建立具有石油企業(yè)發(fā)展特色，符合國家公文管理規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)化公文管理系統(tǒng)。石油企業(yè)的公文管理人員不僅需要掌握基本的公文管理技能，還需要熟練應(yīng)用各種信息技術(shù)進(jìn)行公文管理。〔4〕加強(qiáng)石油企業(yè)公文管理人員、技術(shù)人員等之間的有效溝通交流，引導(dǎo)公文管理人員能夠從不同角度思考、分析公文管理問題，為公文管理各部門機(jī)構(gòu)提供便利的支持。4OA電子公文系統(tǒng)在應(yīng)用中各環(huán)節(jié)需要注意的事項(xiàng)4.1登記環(huán)節(jié)需要注意的問題在進(jìn)行電子公文處理的時(shí)候要嚴(yán)格按照登記的要求進(jìn)行，做好相應(yīng)的公文錄入工作，并做好記錄，為日后的查詢管理提供支持。4.2呈批環(huán)節(jié)需要注意的問題電子公文呈批操作需要嚴(yán)格按照相應(yīng)的操作手續(xù)進(jìn)行，不能越級進(jìn)行。4.3運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)需要注意的問題公文管理工作要按照相應(yīng)的操作程序進(jìn)行，管理好公文流程和操作人員之間的關(guān)系問題。公文管理人員在實(shí)際工作中要具備較強(qiáng)的工作責(zé)任心和工作熱情。5結(jié)束語綜上所述，自動化電子公文系統(tǒng)的建立提升了石油企業(yè)發(fā)展的競爭力，為了更好的實(shí)現(xiàn)電子公文處理電子化、自動化發(fā)展，需要相關(guān)人員學(xué)習(xí)更多的公文管理知識技能，掌握