監(jiān)理檔案資料與信息管理制度

監(jiān)理檔案資料與信息管理制度和存放、編碼體系一、監(jiān)理資料檔案管理工作的概念范疇資料檔案管理在管理學(xué)上屬于基礎(chǔ)管理工作范疇，監(jiān)理資料檔案管理工作是建設(shè)工程“三控、兩管、一協(xié)調(diào)”中“信息管理”的重要內(nèi)容，是監(jiān)理人員必須進行的工作。二、監(jiān)理資料檔案管理工作的目的和意義1、監(jiān)理資料檔案是開展監(jiān)理工作的依據(jù)：監(jiān)理資料和信息資源是進行建設(shè)工程進度、質(zhì)量、成本、安全等目標(biāo)控制的客觀依據(jù)，它含有項目工程涉及的國家政策法規(guī)、工程合同法律文件、設(shè)計勘察文件、監(jiān)理工作指導(dǎo)文件、施工單位管理體系文件、工程監(jiān)理記錄、監(jiān)理業(yè)務(wù)工作記錄、往來文件等，這些都是我們開展監(jiān)理工作必須使用的依據(jù)。此外，有關(guān)監(jiān)理資料表格也已標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)性，也可作為開展監(jiān)理工作的指引依據(jù)，指導(dǎo)我們需要開展哪些監(jiān)理工作，填寫哪些資料檔案。2、監(jiān)理資料檔案是監(jiān)理基礎(chǔ)工作和成果的詳實記錄和追溯：監(jiān)理資料檔案詳實記錄了工程建設(shè)過程中監(jiān)理人員所進行的監(jiān)理工作內(nèi)容，體現(xiàn)了監(jiān)理人員的工作成果，也是監(jiān)理在工作中可查詢的文字依據(jù)，具有可追溯性。監(jiān)理工作強調(diào)“以事實為依據(jù)，用數(shù)據(jù)來說話，以規(guī)范為準(zhǔn)繩”。3、監(jiān)理資料檔案是工程施工過程的真實記錄：監(jiān)理資料檔案的內(nèi)容涉及工程建設(shè)的全方位，全面反映了工程的進展情況，也包括對施工資料的監(jiān)理，是施工過程每一工序、分項、分部工程的實體質(zhì)量的真實記錄文件，是工程評估驗收的依據(jù)，也是工程在交付試驗后運行、維修、保養(yǎng)、改擴建的依據(jù)。4、監(jiān)理資料檔案是明確工程參建各方責(zé)任的重要證據(jù)：監(jiān)理資料檔案比較完整、詳細、具體，是追溯工程建設(shè)過程的主要證據(jù)，更由于監(jiān)理站在公正的第三方，比較客觀，因此在工程建設(shè)過程中乃至工程交付之后，如果出現(xiàn)的某些問題，可以通過查詢監(jiān)理資料找出有關(guān)依據(jù)，明確各方責(zé)任，解決存在問題。在法庭上，監(jiān)理資料是除約定外可取信的重要資料。5、對監(jiān)理資料檔案進行科學(xué)管理，可以極大提高監(jiān)理工作效率，同時，監(jiān)理資料檔案也是檢查監(jiān)理工作質(zhì)量的重要依據(jù)。6、做好監(jiān)理資料檔案管理工作，是國家和地方政府有關(guān)行政主管部門的明確要求，為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。三、監(jiān)理資料檔案管理工作的內(nèi)容（一）、對資料和信息管理的采集、處理、歸檔工作及職責(zé)分工：1、項目監(jiān)理部應(yīng)對資料信息目錄規(guī)定的項目進行采集，資料信息來源主要有：建設(shè)方、施工方、設(shè)計方、勘察方、政府部門、監(jiān)理公司（含項目監(jiān)理部），監(jiān)理人員應(yīng)認真區(qū)別，并針對性地采集，以提高采集信息資料效率。對于收集的信息資料應(yīng)及時進行處理（如需要現(xiàn)場驗收，檢查，記錄，收發(fā)文，無效信息的甄別，規(guī)定入檔資料的整理歸檔等工作）。2、資料的歸檔工作具體統(tǒng)一規(guī)定如下：（1）、每月資料必須歸檔，歸檔定于項目監(jiān)理部自查之后；未歸檔的文件應(yīng)分類放臨時文件夾，每類臨時文件應(yīng)手寫目錄作封面；臨時文件中對于未閉合的資料應(yīng)分開放置，如到月檢后仍未閉合歸檔的，則應(yīng)留副本在檔案外交專監(jiān)跟蹤，以提高管理效率，監(jiān)理員負責(zé)整理、專監(jiān)跟蹤檢查、總監(jiān)總體控制。（2）、資料的收發(fā)、歸檔均應(yīng)編碼，收發(fā)文均應(yīng)列表，由資料員（監(jiān)理員）統(tǒng)一管理。（a）、發(fā)出資料時資料應(yīng)由專業(yè)監(jiān)理工程師編碼，編碼的統(tǒng)一形式使用：根據(jù)日期編號或按照文件順序編號；(b)、歸檔時應(yīng)嚴格甄別，按公司資料目錄歸檔，并標(biāo)注檔案編碼，歸檔編碼的統(tǒng)一形式如下：XXX（）XX——XX——XX單位工程名稱類棟號——分項——子項例：金鼎鼎－一期（B）2—（2）—1：表示我公司金鼎項目，一期工程，合合同文件（BB類），2棟，建設(shè)工工程施工合同同中的序號1文件。檔案案登記表：應(yīng)應(yīng)有序號，日日期，文件名名，歸檔編碼碼，文件來源源（來文有編編號的要標(biāo)注注上），歸檔檔人。原則上上，每類資料料檔案均應(yīng)有有登記表，每每件文件必須須有且只有唯唯一檔案編碼碼，碼號連續(xù)續(xù)，歸檔文件件需按編碼規(guī)規(guī)類存放。(c)、收入資料料時資料應(yīng)填填寫收文登記記表，應(yīng)有序號、日日期、文件名名、收文人簽簽名、文件來來源的記錄。（二二）、資料與與信息采集的的內(nèi)容：采集集的資料主要要是工程合同同法律文件，設(shè)設(shè)計勘察文件件，監(jiān)理工作作指導(dǎo)文件，施施工單位管理理體系文件，工工程監(jiān)理記錄錄，監(jiān)理業(yè)務(wù)務(wù)工作記錄，來來往文件等，詳詳見下面《項目監(jiān)監(jiān)理部資料、信息計劃存放放目錄》。四四、項目監(jiān)理理部主要資料料、信息采集計計劃和分類、存存放目錄施工階段項目前前期文件（A）類建筑用地規(guī)劃許許可證、建筑筑工程規(guī)劃許許可證、施工工許可證；施工圖審查意見見及回復(fù)；建筑節(jié)能、消防防、抗震工程程審查意見書書；定位測量放線；；質(zhì)量、安全監(jiān)督督通知書；合同文件（BB）類：

(1)委托監(jiān)監(jiān)理合同（包包括監(jiān)理招標(biāo)標(biāo)投標(biāo)文件）

公司部門

進駐現(xiàn)場前

(2)建設(shè)工程施施工合同（包包括施工招投投標(biāo)文件、中中標(biāo)通知書或或直接發(fā)包通通知書）

((3)工程分包合合同，各類建建設(shè)單位與第第三方簽訂的的涉及監(jiān)理業(yè)業(yè)務(wù)的合同

相關(guān)合同簽簽訂后及時收收集

(4)有關(guān)合同變變更的協(xié)議文文件

相關(guān)協(xié)議簽簽訂后及時收收集

(5)合同爭議調(diào)調(diào)解的文件

相關(guān)文件簽簽訂后及時收收集

(6)違約處理文文件

相關(guān)文件簽簽訂后及時收收集

(7)費用索賠處處理的文件（包包括費用索賠賠申請表費用用索賠審批表表）

施工過程及及時收集

(8))工程延期及及工程延誤處處理的文件（包包括各類延期期申請表）

施工過程及及時收集；察、設(shè)計文件((C)

(1)工程地質(zhì)質(zhì)、水文地質(zhì)質(zhì)勘察報告

建設(shè)單位

開工前

(2)測量基礎(chǔ)資資料

開工前

(3)施工圖及說說明文件

開工前

(4)圖紙會審有有關(guān)記錄

開工前

(5)設(shè)計交底有有關(guān)記錄及會會議紀要

開工前

(6)工程變更文文件（包括工工程變更單位位表）

變更后及時時收集

4、理工作指導(dǎo)導(dǎo)文件(D)

(1)工程項目目監(jiān)理規(guī)劃

項目監(jiān)理部

開工前

(2)監(jiān)理實施細細則

總體或分部部分項開工前前

（3）工程進度度、質(zhì)量、造造價、安全的的控制計劃等等有關(guān)資料

開工前

5、工組織方案案報審表(E)

（1）施工組織織設(shè)計（總體體或分階段）及及專項施工方方案資料

施工單位

總體或分階階段專項工程程開工前

以上資料均均采用A2表（施工組組織設(shè)計（方方案）報審表表）報審

（2）分部工程程施工方案

分部工程開開工前

(3)季節(jié)性施工工方案

季節(jié)性施工工前

6、資質(zhì)資料(F)

（1）

總包單位資資質(zhì)資料及人人員上崗證

總包單位

開工前

以上資料均均采用A3表（分包單單位資格報審審表）

（2）

分包單位資資質(zhì)資料及人人員上崗證

分包單位

分包工程開開工前

（3）

材料、構(gòu)配配件、設(shè)備供供應(yīng)商資質(zhì)資資料

建設(shè)方/施工單位

材料報驗前

（4）

工程試驗室室（包括有見見證取樣送檢檢試驗室）資資質(zhì)資料

施工單位

開工前

（5）

公司和項目目監(jiān)理人員的的資質(zhì)證明

監(jiān)理公司

進場和人員員變更時

7、質(zhì)量控制文文件(G類)

（1）施工單單位質(zhì)量保證證體系報審文文件（2）工程材料、構(gòu)構(gòu)配件、設(shè)備備驗收記錄文文件、見證取取樣臺賬(3)工序、隱隱蔽工程驗收收記錄文件，砼砼澆筑報審表表及附件記錄錄臺賬(4)分部、單單位工程驗收收記錄、驗收收報告文件、單單位工程竣工工驗收證明書書（5）工程施工工定位測量放放線、控制點點、軸線標(biāo)高高復(fù)核記錄、沉沉降觀測記錄錄驗收文件（6）質(zhì)量缺陷陷與事故的處處理文件（7）基礎(chǔ)分部部、主體分部部工程質(zhì)量評評估報告（8）民用建筑筑節(jié)能分部工工程質(zhì)量評估估報告（9）單位工程程竣工驗收質(zhì)質(zhì)量評估報告告8、安全控制文文件(H類)（1）施工單位位安全保證體體系的報審文文件（2）施工起重重機械進場/使用報驗文文件（3）建筑施工工腳手架使用用驗收文件（4）首層建筑筑施工模板及及支撐體系報報審文件（5）安全防護護、文明施工工措施費用報報審文件9、進度控制文文件（i）（1）工程開工工報審文件（2）工程進度度計劃報審文文件（總進度度、月、旬、周周進度）（3）工程延期期控制和延期期處理文件（4）工程竣工工報審文件（5）其它有關(guān)關(guān)工程進度控控制文件10、投資控制制文件（j）（1）工程施工工概預(yù)算文件件（2）工程量報報審及審批文文件、工程預(yù)預(yù)付款審批文文件（3）工程變更更費用審批文文件（4）費用索賠賠處理文件11、會議紀要要（k）（1）第一次工工地會議紀要要及監(jiān)理交底底會議紀要（.2）監(jiān)理例例會會議紀要要（3）專題會議議紀要（4）其它會議議紀要文件12、監(jiān)理報告告（L）(1)監(jiān)理月報報（報公司、業(yè)業(yè)主）(2)監(jiān)理月報報(3)監(jiān)理機構(gòu)構(gòu)向有關(guān)主管管部門質(zhì)量安安全報告單文文件13、監(jiān)理工作作函件(M)(1)監(jiān)理工程程師聯(lián)系單(2)監(jiān)理工程程師通知單，監(jiān)監(jiān)理工程師通通知回復(fù)單(3)工程暫停停令及復(fù)工文文件(4)監(jiān)理工程程師備忘錄（按按質(zhì)量、安全全、進度、投投資分類存放放）14、監(jiān)理工作作記錄文件(N)(1)監(jiān)理日記記(2)監(jiān)理巡視視檢查記錄(3)監(jiān)理平行行檢查記錄(4)監(jiān)理旁站站檢查記錄15、往來函件件(O)(1)建設(shè)單位位函件(2)施工單位位函件(3)設(shè)計單位位函件(4)建設(shè)主管管部門函件（質(zhì)質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)監(jiān)監(jiān)督交底；質(zhì)質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)監(jiān)監(jiān)督抽查記錄錄；質(zhì)監(jiān)、安安監(jiān)監(jiān)督整改改通知單及回回復(fù)）(5)其他部門門函件16、監(jiān)理工作作總結(jié)（P）（1）監(jiān)理工作作業(yè)務(wù)手冊（2）監(jiān)理工工作總結(jié)

施工過程及時時收集

公司檢查記記錄

施工過程及及時收集

五、項目監(jiān)理資資料采集和存存放過程1、項目監(jiān)理理檔案資料采采集過程輸入工具與技術(shù)術(shù)

輸出1、項目監(jiān)理理部主要資料料信息采集計計劃2、監(jiān)理工作作需求3、相關(guān)單位要要求

（1）、收發(fā)文登登記表;(2）、公司資料料管理規(guī)定;;(3)、面洽、電電腦、傳真機機、電話4、發(fā)文編碼碼章

(1)、登記入錄錄(2)、收發(fā)文編編碼2、項目監(jiān)理檔檔案資料歸檔檔過程輸入

工具與技技術(shù)

輸出1、

收發(fā)文登記記表2、

項目部生成成資料

（1）、

文檔登記表表（2）、公司資料料管理規(guī)定3、電腦錄入入儲存、歸檔檔編碼章

（1）歸檔編碼（2）、登記入錄錄六、監(jiān)理資資料檔案管理理工作的特點點、關(guān)注點1、來源廣：：有建設(shè)方、施施工方、設(shè)計計方、勘察方方、政府部門門、監(jiān)理公司司（含項目監(jiān)監(jiān)理部）等。2、資料動態(tài)態(tài)量增,系統(tǒng)完整,首尾閉合:隨著工程的的推進,資料數(shù)量遞遞增，關(guān)聯(lián)資資料應(yīng)是形成成完整的系統(tǒng)統(tǒng),資料應(yīng)是閉閉合的(即問題有提提出,有處理結(jié)果)。3、兼職管理理：由于項目目監(jiān)理工作量量及項目成本本制約，使項項目資料的管管理只能是工工程監(jiān)理人員員兼任，資料料管理難以是是專人管理，故故項目全體監(jiān)監(jiān)理人員均要要了解、參與與這項工作，這這同時也便于于提高全體監(jiān)監(jiān)理人員監(jiān)理理工作時文件件的使用效率率，因此，監(jiān)監(jiān)理人員都要要掌握資料管管理知識。七七、監(jiān)理資料料檔案管理工工作的標(biāo)準(zhǔn)1、標(biāo)準(zhǔn)化原原則：盡可能能做到表格化化和標(biāo)準(zhǔn)化，對對此，國家和和地方規(guī)范以以及公司制度度對有關(guān)記錄錄表格均已有有具體詳細的的規(guī)定和格式式。2、及時，真真實，準(zhǔn)確，完完整：及時性性即是要求監(jiān)監(jiān)理資料必須須按照工程進進度及時填寫寫和整理，確確保資料是對對工程質(zhì)量情情況的真實反反映，要杜絕絕拖沓滯后，甚甚至工程結(jié)束束后才補做資資料的現(xiàn)象和和應(yīng)付突擊式式的心理；真真實性和準(zhǔn)確確性即要求實實事求是，客客觀準(zhǔn)確，如如實反映工程程實際情況，填填寫規(guī)范，字字跡清楚，數(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，要要杜絕閉門造造車；完整性性也即全面性性，要系統(tǒng)