計算機(jī)軟件管理辦法

計算機(jī)軟件管理辦法目的和范圍為有效使用及管理計算機(jī)軟件資源,并確保公司計算機(jī)軟件的合法使用，避免人員因使用非法軟件，致使觸犯著作權(quán)法、知識產(chǎn)權(quán)，影響公司聲譽(yù)或造成計算機(jī)病毒侵害，影響日常工作的進(jìn)行，特制定本辦法。本辦法屬于公司管理體系三層次文件中的第二級，其上級管理文件為《信息化管理制度》。此文件不需二級單位編制實施細(xì)則。本辦法適用于全部職能部門、二級單位（含分（子）公司、事業(yè)部）及項目部。相關(guān)術(shù)語軟件指為使用和管理計算機(jī)而編制的各種程序及有關(guān)文檔的集合。本辦法所指的軟件主要包括操作系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫軟件、各類工具軟件及業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)軟件等。系統(tǒng)軟件指用于計算機(jī)自身的管理、維護(hù)、控制和運(yùn)行，以及對應(yīng)用軟件的解釋和執(zhí)行。主要包括：操作系統(tǒng)（windowsxp、windows7、windowssever、windows8、Linux、AIX等）、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（Sqlserver、DB2、Oracle等）。業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件指本單位信息系統(tǒng)中借助管理信息內(nèi)網(wǎng)和計算機(jī)系統(tǒng)實現(xiàn)特定業(yè)務(wù)功能的軟件。主要包括：OA系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等、BIM系統(tǒng)。本制度主要應(yīng)對的風(fēng)險軟件資產(chǎn)管理職責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)購置軟件的審定。負(fù)責(zé)軟件報廢（報失）的審定。職能部門信息化管理部信息化管理部為公司計算機(jī)軟件管理的歸口部門。負(fù)責(zé)購置軟件的審核、評估論證等工作；參與研究、落實軟件設(shè)計及開發(fā)優(yōu)化方案。建立、健全公司信息系統(tǒng)應(yīng)用的相應(yīng)管理規(guī)章、制度等，并負(fù)責(zé)貫徹實施。負(fù)責(zé)公司級業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件的統(tǒng)一規(guī)劃和管理工作。負(fù)責(zé)組織對業(yè)務(wù)部門提出的軟件需求進(jìn)行技術(shù)論證。負(fù)責(zé)全公司級軟件外委開發(fā)的項目管理。負(fù)責(zé)系統(tǒng)軟件的保管并建立軟件資產(chǎn)臺帳（見附件8）。協(xié)助業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)使用部門（或單位）開展系統(tǒng)使用的培訓(xùn)工作。軟件使用部門（或單位）職責(zé)負(fù)責(zé)本部門（或單位）的工具軟件和隨機(jī)軟件的保管，并建立軟件資產(chǎn)臺賬，保證軟件穩(wěn)妥、完整。負(fù)責(zé)提出部門（或單位）的應(yīng)用需求，協(xié)助信息化管理部做好應(yīng)用系統(tǒng)的實施、推廣工作。負(fù)責(zé)提交部門（或單位）所需軟件的“無形資產(chǎn)（軟件）購置申請表”（附件6）。負(fù)責(zé)提交部門（或單位）所購軟件的“無形資產(chǎn)（軟件）入賬通知單”（附件7）。財務(wù)管理部職責(zé)負(fù)責(zé)軟件購入、攤銷、減值、調(diào)撥與報廢（報失）的財務(wù)核算。物資公司職責(zé)負(fù)責(zé)公司集中購置軟件的招標(biāo)、采購等工作。管理內(nèi)容軟件的購置對全公司計算機(jī)軟件的購置本著統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一應(yīng)用、統(tǒng)一實施的原則，以發(fā)揮整體優(yōu)勢，節(jié)約投資，便于管理。公司機(jī)關(guān)軟件購置。需求部門提出購置需求申請，統(tǒng)一在公司綜合信息系統(tǒng)內(nèi)填寫《無形資產(chǎn)（軟件）購置申請表》（附件6），并由需求部門負(fù)責(zé)人審核后提交信息化管理部。信息化管理部根據(jù)購置需求進(jìn)行評估，其中包括對基礎(chǔ)架構(gòu)的影響評估、功能和技術(shù)指標(biāo)評估。若采購金額在10萬元以下，信息化管理部審批通過后，由需求部門自行購置；若采購金額在10萬元以上（含10萬元），信息化管理部審批通過后，提交公司信息化主管領(lǐng)導(dǎo)，公司信息化主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由需求部門自行購置。到貨后，由需求部門（或單位）組織驗收，驗收通過后由需求部門（或單位）填寫《無形資產(chǎn)（軟件）入賬通知單》（附件7）?！稛o形資產(chǎn)（軟件）入賬通知單》經(jīng)過審批確認(rèn)后，財務(wù)予以核銷。具體流程見附件1《集團(tuán)公司軟件購置流程圖》。分子公司軟件購置。需求單位提出購置需求申請，統(tǒng)一在公司綜合信息系統(tǒng)內(nèi)填寫《無形資產(chǎn)（軟件）購置申請表》（附件6），并由需求單位負(fù)責(zé)人審核后提交信息化管理部。信息化管理部根據(jù)購置需求進(jìn)行評估，其中包括對基礎(chǔ)架構(gòu)的影響評估、功能和技術(shù)指標(biāo)評估。若采購金額在10萬元以下，信息化管理部審批通過后，由需求單位自行購置；若采購金額在10萬元以上（含10萬元），公司機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)主管部門審批通過后，提交公司信息化部，公司信息化部審批后，提交公司業(yè)務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)和公司區(qū)域領(lǐng)導(dǎo)，公司業(yè)務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)和公司區(qū)域領(lǐng)導(dǎo)后，提交公司信息化主管領(lǐng)導(dǎo)，公司信息化主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由需求單位自行購置。到貨后，由需求或單位組織驗收，驗收通過后由需求或單位填寫《無形資產(chǎn)（軟件）入賬通知單》（附件7）?！稛o形資產(chǎn)（軟件）入賬通知單》經(jīng)過審批確認(rèn)后，財務(wù)予以核銷。具體流程見附件2。對全公司級應(yīng)用軟件及需求量較大的軟件購置。公司信息化管理部或需求部門（或單位）根據(jù)集中購置需求情況填寫《無形資產(chǎn)（軟件）購置申請表》（附件6）。公司信息化管理部針對購置需求，對現(xiàn)有的IT軟硬件情況進(jìn)行評估。公司信息化管理部負(fù)責(zé)人對購置需求以及評估情況進(jìn)行審核。經(jīng)過公司信息化管理部負(fù)責(zé)人審批的購置需求提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。經(jīng)批準(zhǔn)的購置需求交物資公司進(jìn)行招標(biāo)采購。軟件到貨，經(jīng)到貨驗收后，公司信息化管理部填寫《無形資產(chǎn)（軟件）入賬通知單》（附件7）。具體流程見附件1。購置申請由需求部門（或單位）提出，提交給公司信息化管理部進(jìn)行購置前評估。購置前評估包括以下兩個方面：信息化管理部針對此次購置對當(dāng)前基礎(chǔ)架構(gòu)的影響進(jìn)行評估，其中包括技術(shù)層面、管理層面以及系統(tǒng)安全方面的評估。信息化管理部根據(jù)需求部門的業(yè)務(wù)需求，對申請購置軟件的功能進(jìn)行評估。信息化管理部需對軟件合同（協(xié)議）建檔備案。合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生違約或糾紛，相關(guān)部門（或單位）應(yīng)及時妥善處理，并報送公司法律事務(wù)部與信息化管理部。購置的軟件到貨后，必須經(jīng)過驗收，才能正式投入使用，驗收時須檢查軟件介質(zhì)是否有損壞，相關(guān)資料是否齊全等。。軟件的使用對全公司統(tǒng)一使用的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)等軟件，各部門（或單位）只有使用權(quán)，不能進(jìn)行修改。使用中發(fā)現(xiàn)問題或建議，應(yīng)及時反饋給信息化管理部，由信息化管理部負(fù)責(zé)處理。公司軟件未經(jīng)信息化管理部授權(quán)或同意,使用者不得私自將公司軟件信息透露給任何個人或機(jī)構(gòu)，擅自透露者公司紀(jì)檢部有權(quán)做出處罰。軟件保管人對軟件負(fù)保管之責(zé)，軟件使用者如有使用不當(dāng)，造成毀損或遺失，應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。各部門（或單位）軟件分配使用后，保管人或使用人職務(wù)變動或離職時，應(yīng)移交其保管或使用的軟件，并辦理交接。軟件保管人或使用人對于保管或使用的軟件不可盜賣、徇私營利和其它不法行為,違者除依公司規(guī)定懲處外，如因此觸犯著作權(quán)者，則該保管人或使用人應(yīng)負(fù)刑事及民事的全部責(zé)任。禁止員工使用非法軟件,不得將公司軟件私自拷貝或借于他人。軟件的保管公司級系統(tǒng)軟件和業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件（包括磁盤、光盤等介質(zhì)）由信息化管理部專人進(jìn)行管理。信息化管理員負(fù)責(zé)建立相應(yīng)的軟件管理臺帳。業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件數(shù)據(jù)需進(jìn)行定期的備份工作。信息化管理部負(fù)責(zé)軟件的定期清理查驗。發(fā)現(xiàn)介質(zhì)損壞等情況時，應(yīng)及時負(fù)責(zé)修復(fù)或采取其它補(bǔ)救措施。各部門（或單位）應(yīng)明確軟件保管員,負(fù)責(zé)本部門（或單位）的軟件保管并建立軟件資產(chǎn)臺賬，保證軟件穩(wěn)妥、完整。各部門（或單位）的軟件資產(chǎn)臺賬發(fā)生變動應(yīng)及時報送信息化管理部備案。軟件資產(chǎn)的調(diào)撥各單位軟件資產(chǎn)在內(nèi)部使用部門之間發(fā)生轉(zhuǎn)移時，應(yīng)填制軟件資產(chǎn)調(diào)撥單（附件五），經(jīng)調(diào)出單位主管信息化領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)管理部，調(diào)入單位主管信息化領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)管理部，企業(yè)管理信息化部批準(zhǔn)后辦理調(diào)撥。（流程見附件10）軟件的報廢、報失由部門（或單位）保管的軟件由部門（或單位）軟件保管員填寫軟件報廢(報失)（附件9）單并報送信息化管理部。經(jīng)公司信息化管理部、本單位財務(wù)管理部、本單位主管信息化領(lǐng)導(dǎo)、本單位總會計師審核后由本單位財務(wù)部負(fù)責(zé)辦理消帳手續(xù)。流程見附件3由信息化管理部保管的軟件由信息化管理部填寫軟件報廢(報失)單（附件9）。經(jīng)公司財務(wù)管理部、公司主管信息化領(lǐng)導(dǎo)、公司總會計師審核后由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)辦理消帳手續(xù)。流程見附件4軟件資產(chǎn)的折舊、減值由兩級公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)軟件資產(chǎn)的攤銷、減值核算工作工作。具體辦法見財務(wù)部《資產(chǎn)減值管理規(guī)定》。記錄清單《無形資產(chǎn)（軟件）購置申請單》編號：xxh-rjgl-bg-001《無形資產(chǎn)（軟件）入賬通知單》編號：xxh-rjgl-bg-002《軟件報廢（報失）單》編號：xxh-rjgl-bg-003《軟件資產(chǎn)調(diào)撥單》編號：xxh-rjgl-bg-004《軟件資產(chǎn)臺賬》編號：xxh-rjgl-bg-005流程圖《公司機(jī)關(guān)軟件購置流程圖》編號：xxh-rjgl-lc-001《二級單位軟件購置流程圖》編號：xxh-rjgl-lc-002《二級單位軟件報廢（報失）流程圖》編號：xxh-rjgl-lc-003《公司機(jī)關(guān)軟件報廢（報失）流程圖》編號：xxh-rjgl-lc-004《軟件資產(chǎn)調(diào)撥流程圖》編號：xxh-rjgl-lc-005附件1公司機(jī)關(guān)軟件購置流程圖(xxh-rjgl-lc-001)附件2二級單位軟件購置流程圖（xxh-rjgl-lc-002）22ndMCC/企管部-005-2017計算機(jī)軟件管理辦法附件3軟件報廢（報失）流程(xxh-rjgl-lc-003)附件4軟件報廢（報失）流程(xxh-rjgl-lc-005)附件5軟件資產(chǎn)調(diào)撥流程(xxh-rjgl-lc-005)附件6無形資產(chǎn)（軟件）購置申請表(xxh-rjgl-bg-001)附件7無形資產(chǎn)（軟件）入賬通知單(xxh-rjgl-bg-002)附件8軟件資產(chǎn)臺賬(xxh-rjgl-bg-005)軟件資產(chǎn)臺賬序號軟件名稱版本號資產(chǎn)編碼購置單位購置日期使用部門/單位上賬日期原值折舊年限附件9軟件報廢（報失）單(xxh-rjgl-bg-003)軟件報廢（報失）單軟件名稱版本號開發(fā)單位價格元載體形式張數(shù)購置日期年月日使用部門（或單位）報廢（失）日期年月日原因說明：經(jīng)辦人保