201510283綜合辦公管理

內(nèi)部資料嚴(yán)禁外傳辦公室2015年10月28日2015年新員工培訓(xùn)——綜合辦公管理2第一部分整體情況

2011年以來，北京分公司積極推進(jìn)系統(tǒng)辦公室轉(zhuǎn)型建設(shè)，在組織架構(gòu)上，設(shè)立了運(yùn)營調(diào)度中心，與辦公室合署辦公，重點(diǎn)推進(jìn)執(zhí)行力建設(shè)，充分發(fā)揮系統(tǒng)辦公室運(yùn)營調(diào)度、企劃參謀職能，強(qiáng)化“重點(diǎn)工作督辦、訴求溝通反饋、協(xié)作運(yùn)營調(diào)度”的管理作用，將辦公室的職能從單一的后端服務(wù)轉(zhuǎn)化為綜合服務(wù)與運(yùn)營調(diào)度、工作督導(dǎo)并行。目前，辦公室共有17個(gè)崗位人員，負(fù)責(zé)分公司文件、會議、單證、印章、檔案、督辦、訴求反饋、后勤服務(wù)等工作。

2014年，辦公室/運(yùn)營調(diào)度中心圍繞“服務(wù)到位、協(xié)調(diào)到位、把關(guān)到位、參謀到位”的工作原則，著重突出“三個(gè)服務(wù)”，充分發(fā)揮“三大職能”，努力增強(qiáng)“四種意識”，為實(shí)現(xiàn)公司的轉(zhuǎn)型發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)保障。2015年9月底，分公司單設(shè)企劃部。辦公室/運(yùn)營調(diào)度中心/市場企劃部更名為辦公室/運(yùn)營調(diào)度中心，業(yè)務(wù)企劃職能剝離。3第一部分

整體情況企劃參謀職能工作督導(dǎo)職能綜合協(xié)調(diào)職能1個(gè)中心目標(biāo)：服務(wù)到位、協(xié)調(diào)到位、把關(guān)到位、參謀到位3大職能4種意識謀劃上求早步調(diào)上求快作風(fēng)上求實(shí)方法上求活M1M2M4M34第二部分

辦公室職能介紹印章、檔案管理會議管理單證管理信訪管理后勤保障1.綜合協(xié)調(diào)職能宣傳管理采購管理Textinhere2.工作督導(dǎo)職能3.企劃參謀職能我的流程作業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化YourtextinhereYourtextinhere辦公運(yùn)營門戶知識化平臺督辦系統(tǒng)公文寫作公文處理督辦系統(tǒng)5公文寫作及公文處理一6一、公文寫作及公文處理公文寫作（一）1公文概述——1.1公文的含義

公文，即公務(wù)文書的簡稱，屬于應(yīng)用文。是指黨的機(jī)構(gòu)、國家行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等在管理過程中為處理公務(wù)而形成的，具有法定效力和規(guī)范體式的文書。

公司公文是公司在經(jīng)營管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。公文含義71公文概述——1.2公文的特點(diǎn)法定性公文的作者是法定作者，代表組織行使權(quán)力

權(quán)威性公文必須不折不扣的執(zhí)行

時(shí)效性起草文件具有時(shí)效性，發(fā)文流程具有時(shí)效性，文件辦理具有時(shí)效性

規(guī)范性公文的管理規(guī)范、措辭規(guī)范、格式規(guī)范

實(shí)用性表達(dá)方式敘述、說明、議論，不抒情；語言要準(zhǔn)確、精煉、平實(shí)、得體一、公文寫作及公文處理81公文概述——1.3公文的作用公文的作用領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的重要工具，通過制發(fā)公文，傳達(dá)方針政策，組織開展各種活動，責(zé)成下級機(jī)關(guān)嚴(yán)格按照所發(fā)公文的要求，采取切實(shí)有效的措施予以貫徹落實(shí)。宣傳與教育許多重要公文往往要分析公司發(fā)展形勢，闡明黨的理論、政策和國家的法律法規(guī)，對廣大干部群眾進(jìn)行宣傳教育，以統(tǒng)一思想，增強(qiáng)貫徹執(zhí)行的自覺性。如表彰性或批評性的通告，宣傳教育作用更為突出。憑證與依據(jù)公文反映了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，具有法定的效力，是收發(fā)機(jī)關(guān)做出決策、處理問題、開展工作的依據(jù)和憑證。如上級機(jī)關(guān)制發(fā)的公文是下級機(jī)關(guān)組織開展工作的依據(jù)和憑證；下級機(jī)關(guān)制發(fā)的公文是上級機(jī)關(guān)制定決策、指導(dǎo)工作的依據(jù)和憑證；平級或不相隸屬機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，是彼此之間交流情況、商洽工作的依據(jù)和憑證。聯(lián)系與知照黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體或其他法定的社會組織，通過制發(fā)公文聯(lián)系和商洽工作，傳遞和反饋信息，介紹和交流經(jīng)驗(yàn)。在縱向、橫向的聯(lián)系和溝通中，上情得以下達(dá)，下情得以上達(dá)，思想認(rèn)識得以統(tǒng)一，各項(xiàng)工作能夠正常而有序地開展。一、公文寫作及公文處理91公文概述——1.3公文的種類公文的種類（文種）總公司分公司決議、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要一、公文寫作及公文處理10按行文方向分類平行文下行文上行文上級領(lǐng)導(dǎo)單位對所屬下級單位的行文，如通知、通報(bào)、決定、決議、批復(fù)、意見等。對下屬受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位，一個(gè)上級單位向這個(gè)單位下行批復(fù)、專門性的決定和通知時(shí)（如領(lǐng)導(dǎo)任免），應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要，抄送另一個(gè)上級單位。上級單位不可與下級單位聯(lián)合向基層行文。同一系統(tǒng)中的平行單位，或相互沒有隸屬關(guān)系的單位之間，為協(xié)商或通知有關(guān)事項(xiàng)而制發(fā)的公文，如函等。在寫法上要做到態(tài)度謙和，多用商量的語氣，不能強(qiáng)加于人，更不能用指示性的口吻。下級單位向上級單位報(bào)送的公文，如請示、報(bào)告。上行文一般不能越級，有特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的機(jī)關(guān).受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位，向上級報(bào)送請示時(shí)，應(yīng)主送一個(gè)上級機(jī)關(guān)，抄送另一個(gè)上級機(jī)關(guān)，不可一并主送。一、公文寫作及公文處理11按時(shí)限要求分類文件右上角標(biāo)注“急件”字樣文件右上角標(biāo)注“特急”字樣按普通文件流程辦理特急件急件普通件一、公文寫作及公文處理12按秘密等級分類普通文件機(jī)密文件絕密文件商業(yè)秘密文件秘密文件一、公文寫作及公文處理131公文概述——1.4公文的要素眉首部分秘密等級緊急程度發(fā)文單位標(biāo)識發(fā)文字號簽發(fā)人主體部分標(biāo)題主送單位正文印章附注附件版記部分報(bào)送單位抄送單位印發(fā)單位印發(fā)日期等一、公文寫作及公文處理141.眉首部分秘密等級絕密——機(jī)密——秘密——商業(yè)秘密；只有涉及國家秘密的公文方可標(biāo)注“絕密、機(jī)密、秘密”；公司內(nèi)部事項(xiàng)，如領(lǐng)導(dǎo)講話、財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)通報(bào)以及涉及重要數(shù)據(jù)等，一般標(biāo)注“商業(yè)秘密”。緊急程度分為“特急”、“急件”；緊急程度由部門負(fù)責(zé)人根據(jù)公文辦理時(shí)限、報(bào)送要求等情況確定(原則上不使用)，需在公文審批單的“附注”欄內(nèi)簡要寫明緊急理由。發(fā)文單位標(biāo)識全稱或規(guī)范簡稱+文件組成；聯(lián)合行文時(shí)，可以并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱，也可以單獨(dú)用主辦單位名稱。發(fā)文字號簽發(fā)人由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成。上行文應(yīng)該標(biāo)注簽發(fā)人姓名；部門電函一律要寫簽發(fā)人。一、公文寫作及公文處理152、主體部分主送單位指公文的主要受理單位，可以使用全稱或規(guī)范簡稱；主送為多個(gè)單位時(shí)，按先后順序填寫。正文“發(fā)文稿紙”僅用于填寫正文內(nèi)容，主送單位、擬文部門名稱、擬文時(shí)間、附件等內(nèi)容一概不再發(fā)文稿紙頁內(nèi)出現(xiàn)。印章公司級發(fā)文加蓋印章；部門電函、業(yè)務(wù)往來、簽報(bào)等均不加蓋印章。附注相當(dāng)于備注，如有相關(guān)說明事項(xiàng)或急件說明時(shí)，可在附注中標(biāo)明，但須標(biāo)明人名和時(shí)間；應(yīng)在成文日期的下一行加括號標(biāo)注。一、公文寫作及公文處理163、版記部分報(bào)送單位除主送單位以外需要知曉公文內(nèi)容的上級單位；不能報(bào)送下級單位；多個(gè)單位，應(yīng)按順序填寫（電話表順序）;不能以行政發(fā)文的形式向上級黨組織報(bào)送文件。抄送單位除主送、報(bào)送單位外需要知曉或執(zhí)行公文內(nèi)容的單位；多個(gè)單位，應(yīng)按順序填寫；一般不寫領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人姓名。印發(fā)日期送印日期；阿拉伯?dāng)?shù)字。一、公文寫作及公文處理171819202公文寫作技巧——2.1請示請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，是一種上行文，只對直接上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使用，行文方向單一、固定。分公司本部內(nèi)部請示事項(xiàng)，一般使用簽報(bào)的方式。請示一般由請示原因、事項(xiàng)和請求三部分組成：（1）請示原因：簡要說明請示的理由；（2）請示事項(xiàng)：請示事項(xiàng)的基本情況、遇到的困難和解決問題的建議，作為上級機(jī)關(guān)批復(fù)的參考；（3）請求：有針對性地提出要求，使用“妥否，請批復(fù)”結(jié)束語；如果是公司內(nèi)部請示事項(xiàng)，使用“妥否，請批示”結(jié)束語。一、公文寫作及公文處理21一、公文寫作及公文處理223請示要防止語言失當(dāng)。請示是報(bào)送上級主管部門的，要特別注重行文語氣，語句要謙敬，分寸得當(dāng)，避免使用口語化詞句，以示尊重。2請示要避免越級請示。1請示要避免一文多用。把多個(gè)請示事項(xiàng)集中到一個(gè)請示文件中上報(bào)，往往涉及上級單位多個(gè)部門，無法確定主辦部門，造成辦理上的延誤，應(yīng)堅(jiān)持一事一請示。注意事項(xiàng)一、公文寫作及公文處理232公文寫作技巧——2.2報(bào)告報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，陳述問題，提出建議或答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問等事項(xiàng)。報(bào)告是一種陳述性上行文，其目的是為了讓上級機(jī)關(guān)掌握了解情況，溝通上下聯(lián)系，不要求上級機(jī)關(guān)給予回復(fù)。包括：工作報(bào)告、情況報(bào)告、建議報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、呈送報(bào)告等。寫法：（1）要簡要概述情況，說明全文主旨，如依據(jù)、目的、總的想法等；（2）闡明工作進(jìn)展、主要做法、取得成效等，有的還須寫明存在的問題和下一步工作意見。（3）不同報(bào)告主體也有區(qū)別，如反映問題類的報(bào)告，要側(cè)重寫明問題狀況、分析問題產(chǎn)生原因，提出解決方法和措施；答復(fù)類的報(bào)告，要圍繞上級詢問和要求，寫清問題，表明態(tài)度，提出意見。一、公文寫作及公文處理24請示報(bào)告都是下級向上級呈報(bào)性公文都不能越級行文異同必須事前只能主送一個(gè)上級單位不能抄送下級單位一事一請示要求必須有回復(fù)適用于事中或事后能主送多個(gè)上級單位可以抄送下級單位可以多個(gè)事項(xiàng)一起報(bào)告報(bào)告無需回復(fù)一、公文寫作及公文處理252公文寫作技巧——2.3通知通知的適用范圍較廣，如傳達(dá)有關(guān)指示和決定，發(fā)布規(guī)章制度，傳達(dá)要求下級機(jī)構(gòu)辦理和需要周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免、聘用人員；轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機(jī)構(gòu)的公文等，是日常工作中最常用的文種。寫法：（1）通知一般由標(biāo)題、正文、落款三部分組成；當(dāng)通知為緊急通知時(shí)，要在標(biāo)題文種“通知”前加“緊急”二字，如“關(guān)于……的緊急通知”；（2）通知為下行文，但可以報(bào)送給上級機(jī)關(guān)知曉；（3）應(yīng)用說明方式表述通知的目的，“按照……的要求”、“為……”，簡要說明通知事項(xiàng)、相關(guān)要求等；（4）通知的宗旨在于務(wù)實(shí)、行動，要注意語言的準(zhǔn)確性，避免產(chǎn)生歧義；（5）印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，正文須把握三點(diǎn)：對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求；（6）事務(wù)性通知的寫法，通常由發(fā)文緣由、具體任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會議通知也屬事務(wù)性通知的一種，但寫法又與一般事務(wù)性通知有所不同。會議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開會議的原因、目的、名稱、通知對象、會議的時(shí)間、地點(diǎn)、需準(zhǔn)備的材料等。一、公文寫作及公文處理26一、公文寫作及公文處理272公文寫作技巧——2.4通報(bào)通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況。按照內(nèi)容，可將通報(bào)分為表彰性通報(bào)、批評性通報(bào)和情況通報(bào)，我們使用最多的是情況通報(bào)。表彰性通報(bào)包括表彰先進(jìn)單位和先進(jìn)個(gè)人，重在介紹先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)或事跡，以樹立典型，使大家有所效仿，見賢思齊；批評性通報(bào)是用來批評、處分錯(cuò)誤行為，以示警戒，要求大家吸取教訓(xùn)的通報(bào)；情況通報(bào)是在一定范圍內(nèi)傳達(dá)重要情況和動向，以指導(dǎo)工作為目的的通報(bào)。通報(bào)在表達(dá)手法上基本是重在敘述事實(shí)，讓事實(shí)說話，寓理于事，以事明理。通過正反兩個(gè)方面事實(shí)的陳述，起到示范、指導(dǎo)、教育和警戒作用，因此通報(bào)肩負(fù)著特殊使命，具有其他文種所不能替代的作用。一、公文寫作及公文處理28引言事實(shí)TitleAB號召及要求D分析及處理C寫明事實(shí)全過程或全部內(nèi)容，交代事情來龍去脈要提出意見和措施，如號召大家學(xué)習(xí)或告誡大家防止發(fā)生類似錯(cuò)誤。簡要提出通報(bào)的決定和內(nèi)容要在事實(shí)基礎(chǔ)上，提煉出典型經(jīng)驗(yàn)或吸取的教訓(xùn)，對被通報(bào)的內(nèi)容做出評價(jià)或提出處理意見，如表彰的要給予肯定、授予什么榮譽(yù)、給予什么獎(jiǎng)勵(lì)，批評的要寫明對責(zé)任者批評的意見寫法：一、公文寫作及公文處理29不同點(diǎn)相同點(diǎn)通知主要用于發(fā)布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)公文、傳達(dá)需辦理和周知的事項(xiàng)等；通知主要目的在布置工作，有嚴(yán)格的約束力，要求執(zhí)行。通報(bào)主要是表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤，傳達(dá)、交流重要情況；通報(bào)主要目的是交流、了解情況，具有普遍的指導(dǎo)意義。通報(bào)與通知的異同一、公文寫作及公文處理30一、公文寫作及公文處理312公文寫作技巧——2.5函函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。適用范圍比較廣，如：告知函、商洽函、詢問函、答復(fù)函、請求批準(zhǔn)函等，許多不便用其他文種的文件，都可以用函的形式行文。寫法：（1）函包括緣由、事項(xiàng)和結(jié)語三部分。緣由要寫清發(fā)函的原因、背景和依據(jù)，說清為什么要發(fā)函，提出有關(guān)理由或依據(jù)；事項(xiàng)是函的主體內(nèi)容，行文要直陳其實(shí)，將問題、要求和答復(fù)意見明確告知對方；結(jié)語，如“以上意見，請予函復(fù)”，“特此函復(fù)”，“敬請大力支持為盼”等。（2）一函一事，切忌一函數(shù)事。（3）要體現(xiàn)平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實(shí)，用語謙和有禮，切不可盛氣凌人。一、公文寫作及公文處理32一、公文寫作及公文處理332公文寫作技巧——2.6批復(fù)適用于答復(fù)下級單位的請示事項(xiàng)?；旧现挥糜谙滦形?。寫法：（1）包括批復(fù)緣由和批復(fù)事項(xiàng)兩部分。批復(fù)緣由要引述下級單位請示標(biāo)題和文號，有請示才有批復(fù)；批復(fù)事項(xiàng)要針對請示事項(xiàng)，做出明確答復(fù)。（2）批復(fù)的標(biāo)題要明確表示對請示事項(xiàng)的態(tài)度，如“關(guān)于（不）同意……的批復(fù)”；（3）批復(fù)的主送單位只有一個(gè)，即發(fā)出請示的下級單位；（4）批復(fù)的正文由批復(fù)依據(jù)、批復(fù)事項(xiàng)和執(zhí)行要求三部分組成，第一句話一般為“你分公司《關(guān)于……的請示》（文號）收悉，經(jīng)研究，現(xiàn)批復(fù)如下”；（5）批復(fù)具有很強(qiáng)的實(shí)效性；（6）要一文一批，不能多事一文批復(fù)。一、公文寫作及公文處理342公文寫作技巧——2.7會議紀(jì)要會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)，要求與會單位及有關(guān)單位共同遵照執(zhí)行。會議紀(jì)要通常情況按照參加會議的范圍發(fā)送，也可以發(fā)送會議紀(jì)要內(nèi)容涉及的單位，有些憑證性的會議紀(jì)要可以直接歸檔。寫法：（1）寫出會議六要素，包括時(shí)間、地點(diǎn)、主持者、與會者、議題、結(jié)果；（2）寫出會議主要內(nèi)容，根據(jù)會議原始材料，經(jīng)過分析整理，把會議主要議題、討論意見、基本結(jié)論、任務(wù)要求等會議主要情況、精神、成果表述出來，如會議認(rèn)為、會議強(qiáng)調(diào)、會議要求等；（3）根據(jù)會議內(nèi)容，用簡短、有力的詞句，或強(qiáng)調(diào)意義，或提出要求，或發(fā)出號召，或闡明希望。一、公文寫作及公文處理35一、公文寫作及公文處理362公文寫作中存在的主要問題政策不明文件冗長邏輯不清表述不準(zhǔn)對國家及監(jiān)管部門政策要求不是很清楚，對同業(yè)及本單位實(shí)際情況把握不準(zhǔn)，沒有研究透，導(dǎo)致在公文起草過程中存在先天不足，到基層難以實(shí)施執(zhí)行。有的忽視邏輯關(guān)系，使人感到脈絡(luò)不明；有的緣由和結(jié)論、要求之間沒有聯(lián)系，層次與段落之間，內(nèi)容交叉重復(fù)；有的緣由中有要求，要求中有緣由，問題中有措施，措施中又有問題，公文內(nèi)容雜亂、不清晰。.有的請示、通知、通報(bào)動輒幾千字，目的、意義等寫得過度，措施辦法空洞乏力；有的解釋說明性的語言過多，在對下級提出工作要求時(shí)，應(yīng)主要寫如何來做，不必過多解釋原因、背景或引用不相關(guān)的話。有的公文論證引文不準(zhǔn)、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)、語言表達(dá)不準(zhǔn)，晦澀難懂；有的公文缺乏明確的態(tài)度，或者太宏觀，下級不知如何操作和執(zhí)行；有的公文不必要的學(xué)術(shù)性詞句使用過多。公文寫作一、公文寫作及公文處理37文種選用不當(dāng)標(biāo)點(diǎn)符號使用不妥要素不完備轉(zhuǎn)發(fā)文件用詞重疊有的生造文種，如《關(guān)于……事項(xiàng)的申請》或《關(guān)于……事項(xiàng)的回復(fù)》；有的混用或錯(cuò)用文種，有時(shí)請示和報(bào)告部分，甚至出現(xiàn)同一事項(xiàng)兩種文種，如《關(guān)于……事項(xiàng)的請示報(bào)告》。如《關(guān)于召開……工作會議的有關(guān)事宜》，就少了文種。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。如《轉(zhuǎn)發(fā)<關(guān)于……工作會議的通知>的通知》。公文寫作一、公文寫作及公文處理38一、公文寫作及公文處理39一、公文寫作及公文處理40一、公文寫作及公文處理41一、公文寫作及公文處理42一、公文寫作及公文處理43一、公文寫作及公文處理44一、公文寫作及公文處理45找錯(cuò)誤★《關(guān)于擬開展***活動的報(bào)告》★《關(guān)于**費(fèi)用的申請》★《***公司關(guān)于小汽車問題的請示》★《××公司關(guān)于認(rèn)真貫徹總公司關(guān)于強(qiáng)化應(yīng)收保費(fèi)催收工作的通知精神，做好簽訂應(yīng)收保費(fèi)催收責(zé)任狀的幾點(diǎn)意見》★《關(guān)于開展“讀書與分享”活動通知》★《關(guān)于……的計(jì)劃》★《關(guān)于……的要點(diǎn)》一、公文寫作及公文處理46其他幾個(gè)問題其他問題文字：人名、地名、引文、數(shù)字要規(guī)范；區(qū)分截止和截至、制定與制訂等。圖表：正式文件中不應(yīng)使用柱圖、餅圖、曲線圖等，相關(guān)問題可以使用文字說明，必須使用圖表說明的，可將相關(guān)圖表作為文件附件。稱謂：有的在正式文件中簡寫部室名稱；有的同一名稱在一份公文中出現(xiàn)不止一次，但前后名稱不一致；有的公文中使用的姓名、職務(wù)、地名、機(jī)關(guān)稱謂不夠準(zhǔn)確和規(guī)范。數(shù)字：阿拉伯?dāng)?shù)字和小寫漢字使用混亂，如提到季度時(shí)應(yīng)使用小寫漢字；表示數(shù)目比較精確時(shí)，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。正文格式：正文用三號，仿宋_GB2312，30磅行距層級順序：

第一層——一、二、三，標(biāo)題后沒有符號；第二層——（一）（二）（三），標(biāo)題后一般加句號；第三層——1.2.3，標(biāo)題后加句號；第四層——（1）（2）（3），標(biāo)題后加句號；第五層——①②③，標(biāo)題后加句號。時(shí)間：正式公文中的時(shí)間表述應(yīng)使用四位數(shù)公元紀(jì)年，不能隨便省略，如“13年”應(yīng)為“2013年”，不能用去年、前年、上個(gè)月等模糊時(shí)間，成文日期不能使用阿拉伯?dāng)?shù)字，應(yīng)使用小寫漢字。主送單位：主送單位里不能出現(xiàn)本單位，不能自己給自己發(fā)文；主送單位與發(fā)文單位不屬于一個(gè)系統(tǒng)是不正確的，如主送黨委為黨委系統(tǒng)，但發(fā)文落款為行政機(jī)構(gòu)，“黨委組織部”變成“人力資源部”。一、公文寫作及公文處理47公文處理（二）起草文種正確格式規(guī)范語句通順審核行文理由是否充分，依據(jù)是否準(zhǔn)確；語言、格式是否規(guī)范。簽發(fā)根據(jù)《權(quán)責(zé)規(guī)范手冊》授予的職權(quán)予以簽發(fā)，一般行政文件由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；全局性的文件由總經(jīng)理簽發(fā)；部門電函、業(yè)務(wù)往來由部分負(fù)責(zé)人簽發(fā)。1公文擬制一、公文寫作及公文處理482行文規(guī)則確有必要才行文按工作關(guān)系行文按職權(quán)范圍行文逐級行文根據(jù)分公司規(guī)則，要嚴(yán)格掌握發(fā)文的實(shí)用性和針對性，能夠通過協(xié)調(diào)解決的問題一律不發(fā)文；在必須發(fā)公文的前提下，按照重要性的高低選擇文種。部門、單位之間的關(guān)系，一般分為同一系統(tǒng)上下級之間的相互隸屬關(guān)系，同一系統(tǒng)的平級機(jī)關(guān)之間以及同一機(jī)關(guān)各部門之間的平行關(guān)系，不同系統(tǒng)的機(jī)關(guān)、部門之間不相隸屬關(guān)系。行文關(guān)系是根據(jù)行文單位各處的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。分公司可對總公司行文，不得對總公司內(nèi)設(shè)部門行文；分公司內(nèi)設(shè)部門可對總公司相應(yīng)部門行文，不得對總公司行文；對不相隸屬但有指導(dǎo)關(guān)系的單位一般用公司文件。職權(quán)對口原則：單位對單位行文，部門對部門行文，黨委給黨委行文，行政給行政行文?？偣尽止尽獏^(qū)縣公司。原則上，區(qū)縣支公司不能直接給總公司發(fā)文；平行單位可以聯(lián)合行文，上、下級單位之間不能聯(lián)合行文。一、公文寫作及公文處理493公文的類別公司發(fā)文行政發(fā)文：用于向總公司、北京市政府及北京保監(jiān)局請示、報(bào)告工作;向各經(jīng)營單位下發(fā)重要文件等。黨內(nèi)發(fā)文：以公司黨委、黨委辦、紀(jì)委的名義發(fā)出的文件。業(yè)務(wù)往來分公司對口部門與總公司處室間溝通信息、安排工作；各經(jīng)營單位部門與分公司部門間溝通信息、安排工作。部門電函分公司部門向各經(jīng)營單位下發(fā)文件；分公司本部各部門間往來文件。一、公文寫作及公文處理50根據(jù)中央八項(xiàng)規(guī)定和總公司“三十二條”要求，辦公室對支公司級文件進(jìn)行了重新規(guī)范，取消了部門電函，增加了訴求的運(yùn)用，減少公司發(fā)文數(shù)量，最新規(guī)定將隨后以文件形式下發(fā)。新規(guī)定中支公司向分公司報(bào)送文件嚴(yán)格采用以下三種形式：

□公司發(fā)文：涉及公司全局性的請示及報(bào)告；□業(yè)務(wù)往來：僅涉及分公司某個(gè)部門的單一業(yè)務(wù)類請示及報(bào)告；□訴求：其他日常業(yè)務(wù)類工作，凡是在訴求平臺上有流程的，必須通過訴求平臺上報(bào)分公司。一、公文寫作及公文處理514發(fā)文流程起草人部門領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門會簽辦公室核稿辦公室審批領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)辦公室編號印發(fā)公司發(fā)文業(yè)務(wù)往來起草人部門領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門會簽起草人制發(fā)起草人部門領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門會簽部門綜合部門電函一、公文寫作及公文處理524公文處理實(shí)效請示件處理時(shí)效特急件：2個(gè)工作日內(nèi)反饋；急件：3個(gè)工作日內(nèi)反饋；普通件：5個(gè)工作日內(nèi)反饋；不符合規(guī)定的請示件需退回重新上報(bào)的，以重新請示時(shí)起計(jì)算。公司級發(fā)文處理時(shí)效會簽部門應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成會簽，并明確態(tài)度；辦公室各環(huán)節(jié)審核人員應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核并及時(shí)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽報(bào)處理時(shí)效需要會簽的，會簽部門應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成會簽，特急、急件即到即會簽；重大疑難事項(xiàng)，需要延長會簽時(shí)間的，會簽部門應(yīng)主動與主辦部門溝通，最長會簽時(shí)間不得超過5天；不得請與簽報(bào)事項(xiàng)無關(guān)的部門會簽；會簽部門達(dá)到10個(gè)以上的，主辦部門應(yīng)提前溝通取得一致，避免影響時(shí)效。一、公文寫作及公文處理53辦公自動化（三）登陸4A平臺，點(diǎn)擊“我的工作”，顯示OA辦公系統(tǒng)“OA待辦”和“我的待閱”。一、公文寫作及公文處理541發(fā)文處理——公司發(fā)文一、公文寫作及公文處理55一、公文寫作及公文處理56正文格式字體：仿宋字號：三號行距：1.5倍一、公文寫作及公文處理57一、公文寫作及公文處理581發(fā)文處理——部門電函一、公文寫作及公文處理591發(fā)文處理——簽報(bào)一、公文寫作及公文處理602公文檢索一、公文寫作及公文處理61公文查詢提供了多個(gè)查詢條件組合查詢、按標(biāo)題關(guān)鍵字組合查詢在辦文件以列表顯示待辦事務(wù)、正在起草的文件等全部需要處理的文件已辦文件列表顯示當(dāng)前用戶經(jīng)手且其他用戶仍在辦理的公文已分發(fā)文件列表用戶可以按時(shí)間段查詢曾由自己分發(fā)（傳閱）過的文件已簽收文件列表用戶可以按時(shí)間段查詢曾由自己簽收過的文件公文收藏夾處理過的文件對于今后的工作中有參考價(jià)值，用戶可以將該文件放入“公文收藏夾”公文檢索功能一、公文寫作及公文處理62一、公文寫作及公文處理63一、公文寫作及公文處理64一、公文寫作及公文處理65會議制度二66二、會議制度423黨委會主要研究分公司發(fā)展戰(zhàn)略、發(fā)展規(guī)劃、重大決策等有關(guān)全局的重要問題；審批干部的任免、調(diào)配和獎(jiǎng)懲等事項(xiàng)；審議分公司重大資金使用事宜等。1567工作會議主要傳達(dá)貫徹保險(xiǎn)監(jiān)管部門和上級公司會議精神，總結(jié)上年（半年）工作，分析市場和業(yè)務(wù)發(fā)展形勢，研究、確定和部署本年度（下半年）的工作任務(wù)，表彰先進(jìn)，介紹經(jīng)驗(yàn)?？偨?jīng)理辦公會主要研究決定公司經(jīng)營管理活動的全局性重要事項(xiàng)。經(jīng)營形勢分析會主要分析前一階段市場及公司經(jīng)營情況，部署下一階段經(jīng)營工作主要任務(wù)和要求。領(lǐng)導(dǎo)小組會主要研究、協(xié)調(diào)和處理公司經(jīng)營活動中階段性的專項(xiàng)工作或聽取領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦事機(jī)構(gòu)關(guān)于專項(xiàng)工作進(jìn)展的匯報(bào)。司務(wù)會主要傳達(dá)、通報(bào)公司經(jīng)營管理情況，聽取部門工作匯報(bào)并部署有關(guān)工作。專題會主要研究、協(xié)調(diào)和處理公司經(jīng)營管理活動中業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法律、信息技術(shù)等涉及一個(gè)或多個(gè)部門的專題性事項(xiàng)。會議種類及內(nèi)容（一）67二、會議制度會議原則（二）嚴(yán)格控制會議數(shù)量，能不開的會議一律不開，能少開的會議盡量少開，能合并的會議盡量合并。會議應(yīng)注重解決實(shí)際問題，主題明確，程序科學(xué)，會風(fēng)端正，務(wù)求實(shí)效。會前要充分準(zhǔn)備，會時(shí)要充分發(fā)表意見建議，避免議而不決、商而不定，確保會議決策的高效。高效務(wù)實(shí)精簡68二、會議制度會議組織及管理（三）黨委會由黨委書記或黨委書記委托其他黨委成員召集和主持，需要時(shí)可安排有關(guān)黨員干部列席；必要時(shí)可由召開黨委擴(kuò)大會議；列席人有建議權(quán)，沒有表決權(quán)。必須有2/3以上黨委成員到會，非特殊情況，原則上不在黨委成員有缺席時(shí)討論重大問題。黨委議事過程中，討論的問題尤其是干部任免、調(diào)動、調(diào)整、涉案處理等人事問題，凡涉及與會人員自身及其親屬時(shí)，其必須回避。黨委會的議題由黨委成員提出，黨委書記確定；擬提交黨委會議審議的議題，須先報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，再報(bào)黨委書記批準(zhǔn)。凡條件不成熟、準(zhǔn)備不充分的議題，不提交黨委會議討論；一般不得臨時(shí)動議事先未確定的議題，如臨時(shí)接到上級緊急通知或其他突發(fā)事件急需討論決定時(shí)，經(jīng)會議召集人同意可進(jìn)行討論。1.黨委會692.分公司工作會★每年年初和半年召開一次，由總經(jīng)理召集。★參加人員為總經(jīng)理室成員、本部部門負(fù)責(zé)人、各經(jīng)營單位總經(jīng)理?！镉煽偨?jīng)理召集并主持，原則上每周一上午召開，或者由總經(jīng)理提議不定期召開?！飼h參加人員為總經(jīng)理室成員及有關(guān)部門主要負(fù)責(zé)人，根據(jù)需要可增加列席人員?！镒h題：由經(jīng)理室提出，提交總經(jīng)理辦公會討論的議題，須經(jīng)總經(jīng)理同意后，方可提交會議討論；涉及多個(gè)部門的議題，主管部門應(yīng)先協(xié)商一致并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后再按程序提交會議。3.總經(jīng)理辦公會二、會議制度70由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托其他總經(jīng)理室成員召集并主持，具體參加人員為總經(jīng)理室、各部門主要負(fù)責(zé)人及其他需要參加的人員。各事業(yè)部匯報(bào)上次會議布置的重點(diǎn)工作落實(shí)情況，及下階段重點(diǎn)工作安排。每季度召開質(zhì)詢會，沒有落實(shí)到位的工作由部門主要負(fù)責(zé)人向全體員工匯報(bào)原因和整改方案。4.司務(wù)會每月召開一次，時(shí)間安排在月初召開，由總經(jīng)理主持。會議參加人員為總經(jīng)理室成員、本部各助理以上領(lǐng)導(dǎo)干部、各經(jīng)營單位班子成員、部門負(fù)責(zé)人。5.經(jīng)營形勢分析會由分公司分管領(lǐng)導(dǎo)召集和主持，總經(jīng)理也可根據(jù)工作需要召開專題會。公司經(jīng)營管理活動中的一般性專題事項(xiàng)應(yīng)通過專題會解決；專題會不能議決的事項(xiàng)，提交總經(jīng)理辦公會研究。6.專題會由組長召集和主持。參加人員為副組長、成員及辦事機(jī)構(gòu)有關(guān)人員。領(lǐng)導(dǎo)小組會由領(lǐng)導(dǎo)小組組長根據(jù)工作需要，不定期召開。7.領(lǐng)導(dǎo)小組會二、會議制度71本部會議申請流程（四）申請部門填寫《會議申請單》，包括會議名稱、地點(diǎn)、時(shí)間、人數(shù)、會務(wù)需求；部門領(lǐng)導(dǎo)審批，分管副總審核。辦公室根據(jù)各部門需求統(tǒng)一調(diào)配會議室；不提交《會議申請單》，辦公室一律不安排會議室；按《會議申請單》要求協(xié)調(diào)物業(yè)會務(wù)組做好準(zhǔn)備工作。物業(yè)辦公室協(xié)助申請部門布置會場、調(diào)試設(shè)備；做好會前、會中的服務(wù)工作。申請部門將會議簽到表及照片提交辦公室備案。二、會議制度72會議材料（五）分公司各類會議的會議材料由匯報(bào)部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備，匯報(bào)部門主要負(fù)責(zé)人為會議材料質(zhì)量的第一責(zé)任人。黨委會、總經(jīng)理辦公會、專題會匯報(bào)材料由匯報(bào)部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備，黨委會材料經(jīng)黨委書記審閱、總經(jīng)理辦公會材料經(jīng)總經(jīng)理審閱、專題材料經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后方可上會；領(lǐng)導(dǎo)小組會會議材料由領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)的辦事機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備，辦事機(jī)構(gòu)需提前就材料內(nèi)容與相關(guān)部門進(jìn)行溝通并取得確認(rèn)。二、會議制度73會議記錄與會議紀(jì)要（五）會議記錄召開黨委會、總經(jīng)理辦公會、司務(wù)會、專題會議、領(lǐng)導(dǎo)小組會議均要作會議記錄。黨委會會議記錄由黨委辦公室負(fù)責(zé)，總經(jīng)理辦公會、司務(wù)會的記錄由辦公室負(fù)責(zé)，專題會議記錄由主辦部門負(fù)責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)小組會的會議紀(jì)要由領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)的辦事機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。會議記錄須使用專門的會議記錄本，必要時(shí)可進(jìn)行會議錄音。會議記錄須真實(shí)完整地體現(xiàn)與會人員的發(fā)言內(nèi)容。會議紀(jì)要黨委會會議紀(jì)要，由黨委辦公室負(fù)責(zé)，經(jīng)黨委辦公室主任審核后，呈報(bào)黨委書記審閱?？偨?jīng)理辦公會會議紀(jì)要，由辦公室負(fù)責(zé)，經(jīng)辦公室主任審核后，呈報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)，并確定分送范圍。司務(wù)會會議紀(jì)要，由辦公室負(fù)責(zé)，經(jīng)辦公室主任審核后，呈報(bào)總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。專題會會議紀(jì)要由主辦部門負(fù)責(zé)，經(jīng)主辦部門負(fù)責(zé)人審核后，呈報(bào)主持會議的公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)小組會的會議紀(jì)要由領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)的辦事機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，會議紀(jì)要經(jīng)辦事機(jī)構(gòu)所在部門的主要負(fù)責(zé)人審核后，呈報(bào)主持會議的領(lǐng)導(dǎo)小組組長簽發(fā)。二、會議制度74相關(guān)要求□各經(jīng)營單位要定期召開辦公會和工作例會等，要根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展情況不定期召開專題工作會，召開會議必須做好會議記錄，會后整理會議紀(jì)要。會議記錄、會議紀(jì)要由辦公室負(fù)責(zé)做編號、歸檔，并按公文管理規(guī)定送審、印發(fā)、存檔?！鯐h記錄與會議紀(jì)要的具體要求如下：

會議記錄和會議紀(jì)要均需明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、主持者、與會者，其中會議紀(jì)要需寫明議題和結(jié)果；不同會議的會議記錄要使用專門的筆記本；會議紀(jì)要按照公司統(tǒng)一格式要求整理成電子版，并歸檔保存。歷次審計(jì)重點(diǎn)內(nèi)容二、會議制度75會議督辦（六）專題會、領(lǐng)導(dǎo)小組會議討論決定的重要事項(xiàng)，由主辦責(zé)任部門、領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室落實(shí)并督辦，保證會議落實(shí)效果。會議督辦落實(shí)黨委辦公室負(fù)責(zé)對黨委會，辦公室/運(yùn)營調(diào)度中心負(fù)責(zé)對總經(jīng)理辦公會、司務(wù)會議定事項(xiàng)和部署工作進(jìn)行梳理，并及時(shí)跟蹤督辦落實(shí)，被督辦部門必須保證督辦事項(xiàng)不折不扣按時(shí)貫徹執(zhí)行。二、會議制度76視頻會規(guī)范（七）□為深入貫徹落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定和總公司“三十二條”要求，2014年分公司月度經(jīng)營形勢分析會等會議采用視頻會方式召開，各經(jīng)營單位將通過視頻參會，為確保會議質(zhì)量，請各單位注意以下幾點(diǎn):調(diào)試設(shè)備每次會前半小時(shí)調(diào)試設(shè)備；查看攝像頭方向是否正確，是否對準(zhǔn)全部參會人員；檢查分會場名稱是否正確。參會人員必須按照會議通知的要求組織全部人員參會；請假需嚴(yán)格履行請假制度，主要負(fù)責(zé)人請假需報(bào)分公司總經(jīng)理審批。會場紀(jì)律嚴(yán)禁隨意走動；嚴(yán)禁聊天說笑。二、會議制度77會議紀(jì)律（八）要嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)保密規(guī)章制度的規(guī)定和有關(guān)會議紀(jì)律★嚴(yán)禁泄露會議的討論過程和與會人員的個(gè)人意見；★會議沒有議決或決定公布的事項(xiàng)，一律不得向無關(guān)人員泄露和談?wù)?。要妥善保管好會議文件和材料，需收回的會議文件和材料，必須按規(guī)定及時(shí)收回。要嚴(yán)格履行會議請假程序，所有缺席會議人員，均需向會議召集人請假，獲批后告知辦公室。二、會議制度78會議禮儀（八）主席臺座次安排：總體原則，左為上，右為下。二、會議制度79圖3：圖4：二、會議制度80印章、檔案管理三81三、印章、檔案管理為進(jìn)一步加強(qiáng)印章及證照管理，防范使用風(fēng)險(xiǎn)，分公司于2013年初制定了《中國人民財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)股份有限公司北京市分公司本部印章、證照及各經(jīng)營單位印章使用管理辦法（暫行）》（京人保財(cái)險(xiǎn)辦發(fā)〔2013〕1號），完善了分公司本部印照審批、使用流程，確保分公司印照合法、合規(guī)使用。★印章包括：黨委印章、紀(jì)委印章、行政印章（及英文章）、黨委辦公室印章、黨委宣傳部印章、辦公室印章、各經(jīng)營單位行政印章、分公司領(lǐng)導(dǎo)手簽章；★證照特指：分公司《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》（正、副本）、分公司《保險(xiǎn)公司法人許可證》和分公司《組織機(jī)構(gòu)代碼證》（正、副本）的原件和復(fù)印件。印章管理（一）821印章的保管與使用三、印章、檔案管理管理部門

印章的管理部門為辦公室，負(fù)責(zé)公司印章的刻制、安全保管以及嚴(yán)格按照程序提供印章使用。印章保管與使用使用部門

本部各部門及各經(jīng)營單位為公司印章的使用部門，嚴(yán)格履行申請使用程序，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后使用。83三、印章、檔案管理2印章使用管理2014年分公司上線電子印章管理系統(tǒng)，在全系統(tǒng)推行電子印章使用管理，實(shí)現(xiàn)了印章使用的無紙化審批，提高了工作效率84三、印章、檔案管理3印章使用申請流程選擇印章使用類別合同用印申請單綜合用印申請單因私用印申請單填寫用印申請單填寫標(biāo)題、合同甲方、乙方（帶紅色*為必填項(xiàng)目）添加用印文件必須上傳PDF格式的文件返回添加印章選擇印章，確定選擇并返回，將印模放在蓋章位置定位，保存提交（經(jīng)營單位提交縣支印章管理崗；本部部門提交省分部門負(fù)責(zé)人85三、印章、檔案管理4用印時(shí)間□固定用印時(shí)間：每個(gè)工作日上午8:30-11:30和下午13:00-17:00；□分公司分管領(lǐng)導(dǎo)已簽批同意，但須在節(jié)假日或工作日下班后用印的，須主辦部門主要負(fù)責(zé)人溝通辦公室主任室領(lǐng)導(dǎo)同意后，辦公室印照保管人根據(jù)辦公室主要負(fù)責(zé)人指示，加班辦理；□分公司分管領(lǐng)導(dǎo)已簽批同意，但在工作日非用印時(shí)間用印的，須主辦部門溝通辦公室主任室領(lǐng)導(dǎo)同意后，辦公室印章保管人根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)指示，辦理用印。86檔案管理（二）為加強(qiáng)檔案工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理,強(qiáng)化檔案質(zhì)量管理,充分發(fā)揮檔案信息咨詢作用，為分公司的發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，公司制訂了《保險(xiǎn)檔案管理規(guī)定》和《檔案管理工作制度》，對檔案保密制度、借閱制度等進(jìn)行了明確規(guī)定?！锉ｋU(xiǎn)檔案是指：在保險(xiǎn)經(jīng)營管理各項(xiàng)工作中直接形成的真實(shí)記錄和原始憑證，是研究保險(xiǎn)工作規(guī)律和保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展歷史的寶貴史料，包括具有保存和查考利用價(jià)值的各種文件、會議記錄、電報(bào)、單證、圖紙、報(bào)表、賬冊、憑證、照片、錄音、錄像、軟盤、光盤等不同形式與載體的文件材料。三、印章、檔案管理87基本原則保密制度借閱制度集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分兩級管理各級公司均確定一名經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)檔案工作，日常工作由綜合部經(jīng)理主管，業(yè)務(wù)上接受同級檔案部門和上級公司檔案部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。要嚴(yán)格遵守、執(zhí)行黨和國家的保密制度，不循私情，要加強(qiáng)保密措施，妥善保管維護(hù)檔案的安全與完整。保密檔案不得摘抄或復(fù)制。保密檔案密級變更和解密，必須按照定密原則辦理。檔案人員和查閱人員對保密檔案的內(nèi)容要進(jìn)行保密，不得向無關(guān)人員泄露，不準(zhǔn)在共場所談?wù)?。取送檔案時(shí)，不準(zhǔn)將檔案材料攜帶回家、探親、出差和出入公共場所，造成失密、泄密，要追查當(dāng)事者的責(zé)任。借閱文書檔案須經(jīng)過公司主管經(jīng)理或辦公室主任同意，并按時(shí)歸還電子檔案一般為3天。查閱本部門檔案，由本處領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)；借閱其它部門檔案，本處領(lǐng)導(dǎo)簽字后，由辦公室主任批準(zhǔn)；借閱分公司黨委文件，由分公司黨委委員批準(zhǔn)；借閱黨委會議記錄、紀(jì)要，由黨委書記（副書記）批準(zhǔn)；借閱保密檔案和公司總經(jīng)理辦公會記錄，由辦公室主任批準(zhǔn)。三、印章、檔案管理88單證管理四89四、單證管理為加快推進(jìn)分公司單證規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)單證集中管理，分公司于2013年5月28日印發(fā)了《人保財(cái)險(xiǎn)北京市分公司單證管理實(shí)務(wù)》，進(jìn)一步明確了單證管理實(shí)務(wù)，規(guī)范了單證標(biāo)準(zhǔn)化操作。單證管理90單證的含義（一）四、單證管理《單證管理實(shí)務(wù)》中所稱單證是指：★承保單證、保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票以及公司特別指定的其他承保業(yè)務(wù)單證?！锍斜巫C：分為重要承保單證和普通承保單證，保險(xiǎn)單、保險(xiǎn)憑證、保險(xiǎn)卡、批單等是重要承保單證；★投保單、條款、承保意向書、投保清單、風(fēng)險(xiǎn)排查表等是普通承保單證。91單證管理流程（二）單證管理流程及職責(zé)（分公司）部門制度設(shè)計(jì)(維護(hù))征訂印制發(fā)放核銷檢查辦公室根據(jù)總公司單證管理規(guī)章，制定分公司單證管理制度維護(hù)上報(bào)區(qū)域性單證識別碼確認(rèn)訂單安排印制向出單分中心發(fā)放單證遺失核銷細(xì)化檢查方案，對空白單證使用、管理情況進(jìn)行檢查財(cái)務(wù)會計(jì)部落實(shí)總公司財(cái)務(wù)單證管規(guī)定，制定實(shí)施細(xì)則；制定重要單證抵押金制度組織開展保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票征訂、申購、入庫、發(fā)放、使用、核銷、歸檔、銷毀、結(jié)算、統(tǒng)計(jì)等工作組織開展相關(guān)檢查產(chǎn)品線部門細(xì)化單證使用、裝訂規(guī)范區(qū)域單證設(shè)計(jì)----對已使用單證使用、裝訂情況進(jìn)行檢查；清理過期產(chǎn)品出單中心根據(jù)總、分公司單證管理辦法細(xì)化相關(guān)制度-----組織開展對出單分中心單證管理工作的自查四、單證管理92單證征訂（三）1單證征訂方式因業(yè)務(wù)發(fā)展需要而產(chǎn)生的緊急的、合理的承保單證使用需求，或由于承保單證庫存數(shù)量低于最低庫存量而可能影響正常業(yè)務(wù)經(jīng)營時(shí)，可啟動臨時(shí)征訂程序。分公司分支機(jī)構(gòu)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，報(bào)送、匯總承保單證征訂需求至分公司的過程。季度征訂是計(jì)劃征訂的主要方式，應(yīng)在下一季度開始前送達(dá)之分公司辦公室計(jì)劃征訂臨時(shí)征訂四、單證管理93四、單證管理2單證征訂流程943單證印制流程總公司印制流程分公司印制流程總公司辦公室根據(jù)流水編碼規(guī)則，配置所需印制承保單證的流水號段，生成電子版印刷訂單，發(fā)送印刷廠印刷，印刷廠印制后配送至省級公司分公司辦公室通知產(chǎn)品線部門印制數(shù)量，產(chǎn)品線部門根據(jù)需求確認(rèn)，辦公室在單證征訂系統(tǒng)中生成單證流水號段并告知產(chǎn)品線，產(chǎn)品線通過BG08單證印刷申請流程提交單證印制申請，與印廠確認(rèn)價(jià)格和版式，由辦公室統(tǒng)一向總公司指定印廠發(fā)送確認(rèn)單，印制后送至分公司單證庫。四、單證管理95單證發(fā)放（四）各類承保單證由分公司辦公室直接向出單分中心進(jìn)行實(shí)物發(fā)放?！锔鞒鰡畏种行南虺鰡沃行奶峤活I(lǐng)用申請；★出單中心根據(jù)分中心單證使用及核銷情況等指標(biāo)，審核分中心提交的領(lǐng)用申請是否合理后，提交分公司辦公室；★如出單分中心申領(lǐng)單證使用及核銷情況等指標(biāo)符合分公司發(fā)放要求，辦公室根據(jù)出單中心的審核數(shù)量及庫存情況向出單分中心發(fā)放單證；★分公司以統(tǒng)一配送單證的方式進(jìn)行發(fā)放；★各出單分中心按照限時(shí)限量領(lǐng)用制度向出單員、業(yè)務(wù)員及出單網(wǎng)點(diǎn)發(fā)放單證，嚴(yán)格按照公司單證臺賬填寫規(guī)范填寫臺賬，領(lǐng)用人需在領(lǐng)用臺賬上簽字確認(rèn)。單證發(fā)放四、單證管理96單證的領(lǐng)用（五）四、單證管理限時(shí)限量領(lǐng)用制度★限時(shí)規(guī)定：出單分中心領(lǐng)用的單證，自領(lǐng)用之日起應(yīng)在兩個(gè)月內(nèi)使用完畢。已出單使用完畢的保險(xiǎn)單副本需在本批次領(lǐng)用單證全部使用完畢后五個(gè)工作日內(nèi)交回。非定額保險(xiǎn)單副本應(yīng)在出單后三個(gè)工作日內(nèi)交回，已銷售的定額保險(xiǎn)單副本應(yīng)在銷售當(dāng)日（最遲在次日10:00前）交回；★限量規(guī)定：出單分中心單證管理員向最終領(lǐng)用人發(fā)放單證應(yīng)遵循“循環(huán)發(fā)放，控制數(shù)量”原則。向出單員、業(yè)務(wù)員、中介機(jī)構(gòu)等發(fā)放單證的數(shù)量原則上每人不超過50份。單證管理員可根據(jù)出單員、業(yè)務(wù)員、中介機(jī)構(gòu)單證使用及交回的時(shí)間周期，對發(fā)放單證的數(shù)量進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，保證已使用單證按時(shí)間要求進(jìn)行回收，可使用單證按時(shí)間要求進(jìn)行回收再發(fā)放。單證領(lǐng)用1領(lǐng)用制度97四、單證管理2領(lǐng)用流程在業(yè)務(wù)量臨時(shí)增加，急需領(lǐng)取單證時(shí)，由出單分中心填寫空白憑證領(lǐng)用單，經(jīng)出單中心確認(rèn)蓋章后方可領(lǐng)取。單證發(fā)放過程中，分公司單證管理崗人員應(yīng)做好臺賬登記，要求領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，并在單證管理系統(tǒng)中做發(fā)放確認(rèn)。★原則上應(yīng)由出單分中心單證管理人員本人向辦公室領(lǐng)用單證，如需代領(lǐng)，需出具相關(guān)委托證明，并由代領(lǐng)人簽字確認(rèn)；★出單員、業(yè)務(wù)員作為單證領(lǐng)用的申請人，應(yīng)以口頭或書面形式提出領(lǐng)用單證的需求；出單分中心單證管理員在發(fā)放單證時(shí)，出單員、業(yè)務(wù)員必須在領(lǐng)用臺賬上簽字確認(rèn)；★業(yè)務(wù)員申領(lǐng)空白單證或保險(xiǎn)卡的，應(yīng)固定向某一出單分中心進(jìn)行申領(lǐng)；★針對每家中介機(jī)構(gòu)，各經(jīng)營單位應(yīng)指定業(yè)務(wù)員作為單證代領(lǐng)人。單證代領(lǐng)人在領(lǐng)取單證時(shí)，需在出單分中心領(lǐng)用臺賬上簽字確認(rèn)，同時(shí)注明所代理的中介機(jī)構(gòu)。單證代領(lǐng)人應(yīng)對中介機(jī)構(gòu)單證領(lǐng)用情況進(jìn)行記錄。單證領(lǐng)用98四、單證管理單證的核銷（六）根據(jù)提出停用要求的部門，核銷流程分為兩種，一是由各出單分中心、出單員、業(yè)務(wù)員、中介機(jī)構(gòu)提出停用要求的核銷；二是分公司辦公室提出停用要求的核銷。各出單分中心在系統(tǒng)中進(jìn)行停用登記，按照停用登記數(shù)據(jù)向分公司辦公室上報(bào)實(shí)物單證，分公司辦公室在核對實(shí)物與數(shù)據(jù)狀態(tài)一致后，在系統(tǒng)中進(jìn)行停用回收登記。包括兩種，一是業(yè)務(wù)員、中介機(jī)構(gòu)遺失單證；二是出單分中心遺失單證。分公司辦公室負(fù)責(zé)對遺失單證進(jìn)行核銷登記；如監(jiān)管部門有要求的，對其監(jiān)制單證的遺失，應(yīng)按要求向監(jiān)管部門報(bào)告。出單分中心單證管理員對因打印錯(cuò)誤、水漬、蟲咬等無法正常使用的重要承保單證，在單證處理系統(tǒng)中進(jìn)行作廢登記及核銷操作。單證使用人員應(yīng)配合單證管理人員做好待核銷單證的核對工作

重要承保單證正常使用后，由出單分中心單證管理員核對后在單證管理系統(tǒng)中進(jìn)行核銷登記。單證使用人員應(yīng)配合單證管理人員做好待核銷單證的核對工作正常核銷作廢核銷遺失核銷停用核銷99單證的檢查（七）四、單證管理承保單證檢查★單證自查：各經(jīng)營單位、出單中心開展自查工作應(yīng)主要包括制度建設(shè)情況、風(fēng)險(xiǎn)管控情況、系統(tǒng)維護(hù)情況。★日常檢查：公司單證日常檢查由分公司產(chǎn)品線部門、出單中心組織開展，主要內(nèi)容包括單證使用有效性、單證使用合規(guī)性、回收及時(shí)性?！飳ｍ?xiàng)檢查：分公司檢查由辦公室牽頭，組織協(xié)調(diào)各產(chǎn)品線部門，對出單中心及各出單分中心進(jìn)行檢查，出單中心負(fù)責(zé)對出單分中心單證日常工作進(jìn)行檢查。單證檢查內(nèi)容應(yīng)分為制度建設(shè)情況、風(fēng)險(xiǎn)管控情況、系統(tǒng)維護(hù)情況。檢查方式以數(shù)據(jù)監(jiān)控和實(shí)物盤存相結(jié)合，以現(xiàn)場檢查的方式為主，必要時(shí)也可在單證系統(tǒng)中調(diào)閱有關(guān)資料進(jìn)行非現(xiàn)場檢查財(cái)務(wù)單證檢查由財(cái)務(wù)會計(jì)部門牽頭，負(fù)責(zé)制定檢查與問題處理細(xì)則，組織開展相關(guān)檢查工作。單證檢查100宣傳管理五101五、宣傳管理

分公司廣告投放及LOGO使用審批流程（一）1.廣告投放流程2.公司logo使用規(guī)范102五、宣傳管理1廣告投放流程（1）基本制度：歸口管理+事前審批（2）審批流程需求部門相關(guān)業(yè)務(wù)部門辦公室發(fā)布103五、宣傳管理提出方式文件內(nèi)容審核分工投放渠道通過OA正式文件提出需求

廣告發(fā)布內(nèi)容廣告合同內(nèi)容投放計(jì)劃報(bào)價(jià)設(shè)計(jì)版式辦公室：報(bào)價(jià)、LOGO使用；業(yè)務(wù)部門：業(yè)務(wù)內(nèi)容網(wǎng)絡(luò)廣告平面媒體戶外廣告電視廣告104五、宣傳管理2公司logo使用規(guī)范No.1在確實(shí)需要的情況下合理使用公司logoNo.3必須使用標(biāo)準(zhǔn)的公司logo，如遇特殊情況，需提前向分公司辦公室報(bào)備No.4各部門、各單位如需將公司logo用于宣傳事項(xiàng)，須通過郵件報(bào)送分公司辦公室備案No.2logo使用的歸口管理部門為分公司辦公室105五、宣傳管理公司logo106五、宣傳管理新聞宣傳（二）1.媒體采訪應(yīng)對流程2.新聞稿件發(fā)布流程3.新聞寫作要點(diǎn)提示107五、宣傳管理1媒體采訪應(yīng)對流程——組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)

組織機(jī)構(gòu)

職責(zé)辦公室作為新聞宣傳的歸口管理部門，統(tǒng)籌負(fù)責(zé)媒體接待、采訪內(nèi)容評估、新聞發(fā)布會組織以及和相關(guān)受訪部門的溝通協(xié)調(diào)。辦公室根據(jù)分公司的整體發(fā)展戰(zhàn)略和運(yùn)營管理需要，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)分公司系統(tǒng)內(nèi)的媒體采訪工作，確定重大宣傳選題規(guī)劃，負(fù)責(zé)分公司各經(jīng)營單位及各部門的媒體采訪應(yīng)對和媒體關(guān)系維護(hù)。108五、宣傳管理當(dāng)面采訪電話采訪書面采訪

1媒體采訪應(yīng)對流程——采訪形式109五、宣傳管理媒體→辦公室/相關(guān)部門→辦公室審核媒體背景→確定采訪形式→安排采訪→媒體反饋新聞稿→受訪部門確認(rèn)新聞內(nèi)容→辦公室審核→發(fā)布根據(jù)總公司《新聞宣傳管理辦法》規(guī)定，媒體對分公司系統(tǒng)內(nèi)所有單位提出的采訪需求均需分公司辦公室審核通過后方可接受。1媒體采訪應(yīng)對流程——采訪流程110TIPS:

當(dāng)面采訪注意事項(xiàng)：需有公司宣傳崗工作人員在場。原則上安排在公司會議室接受媒體采訪。采訪時(shí)無需回答媒體所有的問題。除專訪外，電視、廣播采訪控制在10分鐘內(nèi)。五、宣傳管理1媒體采訪應(yīng)對流程——注意事項(xiàng)111五、宣傳管理TIPS:書面采訪注意事項(xiàng)：提供給媒體的書面材料需在受訪部門負(fù)責(zé)人明確批示后，通過郵件或OA系統(tǒng)等轉(zhuǎn)交辦公室，經(jīng)辦公室評估、備案后方可提供給媒體；

受訪部門在接受書面采訪提供相關(guān)素材時(shí)，除公司已公開的數(shù)據(jù)外，對于公司保費(fèi)收入或其它財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、重大理賠案件等重要信息應(yīng)持審慎態(tài)度，需經(jīng)分公司辦公室報(bào)總經(jīng)理室審閱同意后方可提供給媒體。112配合采訪實(shí)在對不起，我們還沒有接到公司辦公室的采訪通知，所以暫不能接受您的采訪。再次感謝您對我們工作的關(guān)注和支持！婉拒采訪五、宣傳管理1媒體采訪應(yīng)對流程——媒體接待常用語您好，歡迎您到XX部門采訪，我是XXX(姓名)，您的此次采訪將由我全程配合，如有需要或疑問，請及時(shí)告訴我。常用語113五、宣傳管理一忌簡單粗暴二忌推諉敷衍三忌強(qiáng)詞奪理不知道，你問我，我問誰！我沒時(shí)間跟你閑扯！不能采訪就是不能采訪！有意見，找領(lǐng)導(dǎo)去！出了問題，你負(fù)得起責(zé)嗎！你少惹麻煩，不該報(bào)道的就不要報(bào)道！這事不歸我管，你問別人去。你沒看到我正忙嗎？當(dāng)事人不接受采訪我們也沒辦法。1媒體采訪應(yīng)對流程——媒體接待禁忌用語114五、宣傳管理遇新華社、中央電視臺、人民日報(bào)等全國性權(quán)威媒體對分公司提出的采訪需求，辦公室原則上立即上報(bào)總公司，獲得授權(quán)后方可接受采訪。除非采訪確有利于公司宣傳并有時(shí)效性要求，辦公室可酌情處理；如采訪內(nèi)容涉及公司發(fā)布年報(bào)、半年報(bào)，以及其它與公司財(cái)務(wù)狀況、資金運(yùn)營、股權(quán)股價(jià)、并購、重要人士變動等相關(guān)，由總公司應(yīng)對，分公司無權(quán)接受；若發(fā)現(xiàn)任何媒體存在損害公司形象的新聞報(bào)道，立即報(bào)分公司宣傳崗人員。1媒體采訪應(yīng)對流程——特殊情況處理115五、宣傳管理2新聞稿件發(fā)布流程

各單位結(jié)合自身業(yè)務(wù)發(fā)展情況，緊扣社會和行業(yè)熱點(diǎn)，及時(shí)撰寫新聞稿件報(bào)辦公室審批后發(fā)布，高效傳遞公司正面信息，營造有利于公司發(fā)展的輿論環(huán)境。

原則各單位撰寫稿件→相關(guān)負(fù)責(zé)人審核批示→辦公室審核備案→聯(lián)系媒體發(fā)布發(fā)布流程

流程116五、宣傳管理重點(diǎn)關(guān)注重點(diǎn)關(guān)注★創(chuàng)新型保險(xiǎn)產(chǎn)品、理賠措施、服務(wù)質(zhì)量；★公益類活動、公司日常服務(wù)社會民生、服務(wù)首都經(jīng)濟(jì)建設(shè)的創(chuàng)新舉措、先進(jìn)保險(xiǎn)經(jīng)營理念等；★重大自然災(zāi)害或突發(fā)性事故及時(shí)匯報(bào)。117五、宣傳管理3新聞寫作要點(diǎn)提示基本要求選材標(biāo)題一事一報(bào)，注重實(shí)效性，內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)具體。鮮明奪目精煉文題相符新鮮性：別人還未報(bào)到的；獨(dú)家性：別人無法采集的。118五、宣傳管理When(何時(shí))Where（何地）Who(何人)What（何事）Why（何故）（4）內(nèi)容五要素119五、宣傳管理（5）結(jié)尾突出新聞事件的積極意義。

120五、宣傳管理其他宣傳工作（三）1微博、微信運(yùn)營管理根據(jù)總公司要求，微博、微信平臺只允許分公司層面開通，并由分公司辦公室專人負(fù)責(zé)運(yùn)營，分公司現(xiàn)已開通官方微博，各單位如有微博、宣傳需求，可通過郵件報(bào)送至分公司微博管理人員，經(jīng)過審核后對外發(fā)布。121五、宣傳管理2.宣傳活動報(bào)送

2宣傳活動報(bào)送各部門、各經(jīng)營單位開展的例如回饋客戶、投保送禮等營銷活動或以公司名義贊助的商業(yè)活動，應(yīng)及時(shí)報(bào)送分公司辦公室宣傳崗人員。122五、宣傳管理3文明單位創(chuàng)建

為深入推進(jìn)分公司經(jīng)營管理和精神文明的和諧發(fā)展，分公司在全系統(tǒng)開展首都文明單位創(chuàng)建工作。辦公室于9月底印發(fā)了《人保財(cái)險(xiǎn)北京市分公司創(chuàng)建首都文明單位實(shí)施方案》和《關(guān)于分公司本部職場創(chuàng)建文明單位的工作要求》。2015年被評為首都精神文明單位。文明單位123五、宣傳管理員工上班期間應(yīng)著公司統(tǒng)一制作的工裝，新入司員工應(yīng)著正裝，并從言行舉止上踐行文明精神，爭當(dāng)文明員工。員工應(yīng)保持工位整潔，不擺放與工作無關(guān)的用品，禁止使用違章電器，職場內(nèi)部嚴(yán)禁吸煙。分公司將不定期對各單位進(jìn)行創(chuàng)建工作檢查，對于開展不力的單位將個(gè)別督導(dǎo)。同時(shí)，首都文明辦將對系統(tǒng)內(nèi)員工就文明單位創(chuàng)建意愿進(jìn)行問卷調(diào)查，請各位同事積極做好準(zhǔn)備。監(jiān)督檢查職場整潔職場禮儀124采購管理六125六、采購管理

□財(cái)務(wù)會計(jì)部每年下發(fā)《集中采購目錄及限額標(biāo)準(zhǔn)》，其中明確了采購目錄、單項(xiàng)采購權(quán)限以及分公司歸口管理部門，各經(jīng)營單位按照《集中采購目錄及限額標(biāo)準(zhǔn)》的規(guī)定進(jìn)行日常采購。□目前辦公室歸口管理的集采項(xiàng)目主要包括辦公用品及電子耗材、低值易耗品等常用物品類、形象推廣類項(xiàng)目、基建類項(xiàng)目等，其中有些項(xiàng)目是支公司沒有權(quán)限采購，有些項(xiàng)目是支公司可以在權(quán)限內(nèi)采購。集中采購126六、采購管理目錄項(xiàng)目涵蓋內(nèi)容權(quán)限公司單項(xiàng)采購金額專用設(shè)備類專用器具自助終端等支公司5萬元以下安防設(shè)備門禁等支公司5萬元以下通用設(shè)備類公務(wù)用車總公司空調(diào)設(shè)備中央空調(diào)分公司檔案設(shè)備檔案柜等支公司10萬元以下通訊器材支公司5000元以下辦公電器電視、空調(diào)等支公司5萬元以下家具支公司20萬元以下零星固定資產(chǎn)相機(jī)、投影機(jī)、復(fù)印機(jī)分公司常用物品類低值易耗辦公用品等支公司5000元以下大宗印刷品單證、教材等總公司業(yè)務(wù)及形象推廣類業(yè)務(wù)宣傳手冊支公司20萬元以下廣告分公司輿情監(jiān)測分公司宣傳品支公司20萬元以下目錄項(xiàng)目涵蓋內(nèi)容權(quán)限公司單項(xiàng)采購金額通用服務(wù)類物業(yè)支公司10萬元以下租賃非臨時(shí)性分公司維修維護(hù)支公司5萬元以下代理機(jī)票、酒店支公司5萬元以下酒店住宿支公司5萬元以下快遞費(fèi)支公司5萬元以下會展服務(wù)分公司工程類辦公用房購建總公司營業(yè)用房購建總公司房屋裝飾裝修支公司20萬元以下小額零星基建分公司房租租賃分公司其他類資產(chǎn)批量報(bào)廢處置分公司采購限額目錄（一）127項(xiàng)目權(quán)限層級單項(xiàng)采購金額辦公用品及電子耗材支公司單筆500；每月累計(jì)5000（提前溝通）業(yè)務(wù)宣傳手冊支公司20萬元以下1、設(shè)計(jì)稿件，主要是LOGO使用情況，提前報(bào)辦公室審核；2、印制必要性及業(yè)務(wù)內(nèi)容由相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核。宣傳品支公司20萬元以下廣告類（戶外、平面、電視等）分公司支公司沒有權(quán)限采購，需按照公司規(guī)定通過正式文件向分公司提出申請，批復(fù)后采購。六、采購管理128辦公用品及電子耗材采購流程（二）□分公司集中采購的辦公用品是常規(guī)用品，包括筆、本、紙以及桌上用品、電話等等，不包括紙巾、拖布、洗手液等雜品。□辦公用品及電子耗材每月訂購一次，具體流程如下：每月20日-25日提出需求每月25日至月底審核訂單下月1日至5日整理發(fā)送訂單下月5日至10日供貨下月5日至10日供貨六、采購管理129注意事項(xiàng)（三）□驗(yàn)貨：各單位、各部門收貨時(shí)必須現(xiàn)場驗(yàn)貨，有問題及時(shí)反饋，以便及時(shí)與供貨商溝通協(xié)調(diào)換貨退貨事宜?！跽埜鲉挝?、各部門按照知識化平臺中已錄入的物品名錄采購，如采購物品尚未列入名錄，請與辦公室聯(lián)系，進(jìn)行特殊需求處理。聯(lián)系電話：5819501358195039

□請各經(jīng)營單位務(wù)必建立并完善辦公用品、電子耗材、宣傳品的臺賬制度，做好出入庫及領(lǐng)用登記，電子版及紙質(zhì)版均需齊全，必須做到賬目齊全、手續(xù)清晰，出入庫與庫存量相符。本項(xiàng)是審計(jì)重點(diǎn)項(xiàng)目，也是必查項(xiàng)，希望大家予以重視。注意事項(xiàng)六、采購管理130作業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化七131七、作業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化流程標(biāo)準(zhǔn)化——構(gòu)建公司的流程管理體系（一）321逐步完善作業(yè)質(zhì)量目標(biāo)監(jiān)控機(jī)制，持續(xù)推動流程優(yōu)化。建設(shè)流程管理思想實(shí)現(xiàn)平臺，通過系統(tǒng)性方式傳承、發(fā)展優(yōu)秀實(shí)踐和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。審核發(fā)布流程文件，形成較為系統(tǒng)、全面的流程文件體系132七、作業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化公司以客戶為中心流程框架體系（二）支撐及管理流程：不直接面向客戶但直接支撐或管理面向客戶端的流程，影響客戶端流程的效果和質(zhì)量企業(yè)級基礎(chǔ)架構(gòu)流程：企業(yè)運(yùn)作的基礎(chǔ)架構(gòu)型流程面向客戶端到端流程：直接面向客戶端，形成客戶交互全生命周期的端到端流程，是客戶體驗(yàn)重點(diǎn)優(yōu)化的流程流程描述流程圖作業(yè)指導(dǎo)書工具表單流程框架體系是通過調(diào)研訪談、問卷收集、借鑒經(jīng)驗(yàn)等方法，在系統(tǒng)梳理確認(rèn)的基礎(chǔ)上形成的。它將公司現(xiàn)有流程按照面向客戶端到端流程、支撐及管理流程、企業(yè)級基礎(chǔ)架構(gòu)流程三個(gè)維度，分為17個(gè)一級流程。一級流程向下細(xì)化出二級、三級、四級流程。按照標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)規(guī)范，每個(gè)具體流程包含流程圖、流程描述、作業(yè)指導(dǎo)書、工具表單等標(biāo)準(zhǔn)化文件。133七、作業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化

流程圖示例流程名稱崗位名稱，用英文編碼縱坐標(biāo)是時(shí)間順序，即先做何事，后做何事，按照時(shí)間順序編為1、2、3橢圓表示開始和結(jié)束兩個(gè)結(jié)點(diǎn)矩形表示具體任務(wù)菱形表示判定或?qū)徟鞒叹€表示操作的先后次序矩形框中帶有*號，表示該流程圖還有子流程134七、作業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)書示例135七、作業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)管理平臺——流程管理（三）

流程文檔按照結(jié)構(gòu)化、字段化方式管理，并能夠與風(fēng)險(xiǎn)控制、權(quán)限、系統(tǒng)需求等信息勾稽關(guān)聯(lián)、統(tǒng)一展現(xiàn)。運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)管理平臺完善了公司的流程、內(nèi)控、權(quán)責(zé)一體化管控體系。136七、作業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化如何參與和開展流程管理工作（四）學(xué)習(xí)流程語言---流程管理理念宣導(dǎo)傳承（1）樹立流程管理意識，真正有意愿把流程管好、做好。（2）真正把流程與職能放到同等重要的地位，發(fā)生沖突時(shí)學(xué)會從公司整體系統(tǒng)性角度出發(fā)進(jìn)行取舍。（3）學(xué)習(xí)掌握流程管理方法、工具。按照流程辦事---流程執(zhí)行（1）按照流程文件要求標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化業(yè)務(wù)操作。（2）開展流程執(zhí)行檢查、整改。發(fā)揮流程價(jià)值---流程優(yōu)化（1）收集整理流程中存在的問題，明確責(zé)任，成立項(xiàng)目組進(jìn)行整改。（2）自主監(jiān)控流程運(yùn)行指標(biāo)，不斷提升運(yùn)行效率和服務(wù)水平。（3）可實(shí)現(xiàn)自動化的，以自動化方式代替人工操作和紙質(zhì)化文件流轉(zhuǎn)。137督辦系統(tǒng)八八、督辦系統(tǒng)目的為推動確保分公司黨委、總經(jīng)理室各項(xiàng)決策和重要工作部署的貫徹落實(shí)，提高工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)公司持續(xù)、健康發(fā)展。意義是對分公司重點(diǎn)工作的工作進(jìn)展情況、目標(biāo)完成情況進(jìn)行督促檢查的簡稱，是分公司系統(tǒng)轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)工作作風(fēng)、提高工作效率的重要措施。路徑

督辦工作主要依托OA系統(tǒng)中的“督辦管理”系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，對分公司領(lǐng)導(dǎo)在會議、文件及其他場合安排部署的重點(diǎn)工作進(jìn)行立項(xiàng)督辦，按時(shí)跟蹤重點(diǎn)工作進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，定期進(jìn)行重點(diǎn)工作完成情況反饋，做到事事可督辦、時(shí)時(shí)能跟蹤、事后有反饋、質(zhì)量有評價(jià)。（一）目的、意義、路徑0102總公司部署的重要工作分公司總經(jīng)理辦公會形成的決議0304分公司司務(wù)會、經(jīng)營形勢分析會、專題會等形成的決議分公司總經(jīng)理室重要批示文件和交辦的重要工作（二）督辦工作的主要內(nèi)容

辦公室信息技術(shù)部運(yùn)營調(diào)度中心本部各部門各經(jīng)營單位（三）職責(zé)分工01督辦工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)根據(jù)分公司辦公室形成需督辦的各種會議決議、總經(jīng)理室批示或直接交辦的重點(diǎn)工作進(jìn)行督辦。督辦工作的確認(rèn)部門，負(fù)責(zé)根據(jù)相關(guān)會議決議和相關(guān)文件批示內(nèi)容，確定需要督辦的工作，通過文件要求運(yùn)營調(diào)度中心督辦。運(yùn)營調(diào)度中心辦公室督辦工作的承辦單位/部門，主辦單位/部門的主要負(fù)責(zé)人是落實(shí)督辦工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)根據(jù)分公司決議或批示意見，將重點(diǎn)工作進(jìn)行貫徹落實(shí)，形成辦理結(jié)果?！岸睫k管理”系統(tǒng)的技術(shù)支持部門，負(fù)責(zé)為督辦工作的正常運(yùn)行提供軟、硬件保障；負(fù)責(zé)及時(shí)處理運(yùn)行中出現(xiàn)的問題；負(fù)責(zé)根據(jù)工作需要，進(jìn)行功能開發(fā)升級。各經(jīng)營單位本部各部門信息技術(shù)部020304（三）職責(zé)分工（四）督辦工作流程5.匯報(bào)通報(bào)4.反饋審核2.立項(xiàng)交辦1.事項(xiàng)確認(rèn)3.布置承辦起草人（運(yùn)營調(diào)度崗）運(yùn)營調(diào)度中心主任分公司負(fù)責(zé)人分管總經(jīng)理室領(lǐng)導(dǎo)主辦部門負(fù)責(zé)人主辦部門承辦人協(xié)辦部門負(fù)責(zé)人協(xié)辦部門承辦人（四）督辦工作流程第2-3-4步在督辦系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方式第2-3-4步在督辦系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方式說明：1、現(xiàn)階段督辦系統(tǒng)的“承辦單位”僅能選擇本部各部門，若有對經(jīng)營單位的督辦單，則通過部門電函下發(fā)督辦通知2、系統(tǒng)問題導(dǎo)致不能選擇協(xié)辦單位，故協(xié)辦單位督辦單也是以主辦單位同樣形式下發(fā)，主辦協(xié)辦匯在督辦內(nèi)容中體現(xiàn)3、對于督辦時(shí)限要求在兩周以上的督辦單，承辦人應(yīng)每周一填寫辦理進(jìn)度并保存。（四）督辦工作流程運(yùn)營調(diào)度中心運(yùn)營調(diào)度中心作為分公司督辦工作的組織實(shí)施部門，要充分發(fā)揮督促查辦、協(xié)調(diào)反饋、參謀助手的作用，強(qiáng)化督辦職能、注重督辦實(shí)效，盡職盡責(zé)做好督辦工作。.各經(jīng)營單位本部各部門各經(jīng)營單位、本部各部門要嚴(yán)格根據(jù)督辦工作要求，建立工作責(zé)任制，將工作細(xì)化量化，確保取得實(shí)效。協(xié)調(diào)配合督辦工作需要多個(gè)部門配合完成的，主辦部門與協(xié)辦部門要積極協(xié)調(diào)、相互配合。落實(shí)過程中要以大局為重，不得以任何借口推諉，影響督辦工作落實(shí)。及時(shí)反饋主辦部門需在規(guī)定時(shí)限報(bào)告工作落實(shí)情況，如遇確實(shí)難以解決的疑難、重大問題要及時(shí)向分公司運(yùn)營調(diào)度中心說明，并報(bào)總經(jīng)理室協(xié)調(diào)解決。督辦工作要求（5）督辦工作要求147辦公運(yùn)營門戶九148九、辦公運(yùn)營門戶辦公運(yùn)營門戶是總公司為進(jìn)一步提高運(yùn)營管理效率，而開發(fā)建設(shè)的一項(xiàng)重要系統(tǒng)。其指導(dǎo)思想基于“開放、共享、協(xié)作、高效”等原則，通過整合創(chuàng)新建立成一個(gè)集新聞信息、系統(tǒng)集成、寫作辦公、知識管理、流程管理、決策支持、員工交流為一體的綜合性辦公運(yùn)營管理平臺。網(wǎng)站群個(gè)人工作臺管理駕駛艙個(gè)人工作臺（一）個(gè)人工作臺150我的流程（一）個(gè)人工作臺——我的流程

通過信息技術(shù)手段，使分公司系統(tǒng)內(nèi)所有員工都可以通過“我的流程”發(fā)起相關(guān)工作批轉(zhuǎn)流程?！拔业牧鞒獭逼脚_將發(fā)揮全體員工、各經(jīng)營單位、各職能部門間相互協(xié)作的紐帶作用，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)的有效監(jiān)督和及時(shí)反饋，減少紙質(zhì)辦公、電