nfdcqdc質(zhì)量記錄和檔案控制程序

質(zhì)量記錄和和檔案控制制程序編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人1.目的規(guī)范公司檔案管理，確保檔案安全完整、易于識(shí)別及提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。2.適用范圍適用于檔案的收集、分類、標(biāo)識(shí)、利用、銷毀及歸檔管理。3.術(shù)語(yǔ)和定義3.1檔案:公司日常經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的具有保存和利用價(jià)值的資料總稱。3.2絕密檔案：是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的害。即公司發(fā)展經(jīng)營(yíng)中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料。3.3機(jī)密檔案：是重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害。即公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況。3.5秘密檔案：是一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受損害。即公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的種類信息。3.6工程檔案：指從建設(shè)項(xiàng)目（工程）的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的文件資料。3.7聲像檔案：指本公司各部門或個(gè)人在工作中直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的錄音、照片等輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。3.8會(huì)計(jì)檔案：指公司在經(jīng)濟(jì)管理和各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接形成的作為歷史記錄保存下來(lái)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等材料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)，是公司全部檔案的重要組成部分。3.9電子文件：指以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)閱讀、處理并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。3.10電子檔案：指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明。4.職責(zé)4.1各職能部門4.1.1負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄及檔案資料的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、利用、歸檔、管理。4.1.2按規(guī)定向檔案室移交檔案資料。4.1.3檔案室負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)歸檔質(zhì)量記錄及檔案資料的接收、標(biāo)識(shí)、整理、保存和管理。4.2各部門經(jīng)理批準(zhǔn)對(duì)本部門檔案的處置。4.3總經(jīng)辦批準(zhǔn)對(duì)公司檔案的處置。5.工作程序5.1檔案資料的收集5.1.1各部門經(jīng)辦人負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的檔案資料進(jìn)行收集、整理、清理及移交。5.1.2屬于公司保管范圍和到本部門保管期限的檔案資料，將壹份原件每年度移交給檔案室。5.1.3聲像檔案資料應(yīng)隨立檔部門其它檔案資料同時(shí)歸檔,特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)時(shí)間。5.2檔案資料的標(biāo)識(shí)5.2.1檔案室檔案員負(fù)責(zé)公司檔案資料的編號(hào)。5.2.1.1檔案分類的一級(jí)類目名稱南峰集團(tuán)NFJT南峰房地產(chǎn)NFDC中泰建安ZTJA南峰裝飾NFZS昊宇監(jiān)理HYJL南峰物業(yè)NFDCWY華通客運(yùn)HTKY南峰小汽車NFCZ龍灣港LWG中鼎建筑設(shè)計(jì)ZDSJ中豪百貨ZHBH5.2.1.2檔案分類的二級(jí)類目名稱5.2.1.2.1南峰集團(tuán)二級(jí)類目為：按類型一時(shí)間分類，采用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。01（綜合資料）02（聲像）03（實(shí)物）04（電子）05（合同）06（會(huì)計(jì)）07（其它）5.2.1.2.2南峰房地產(chǎn)、中泰建安、南峰裝飾、昊宇監(jiān)理、中鼎設(shè)計(jì)等二級(jí)類目為：按項(xiàng)目—類型—時(shí)間分類，采用拼音簡(jiǎn)寫標(biāo)識(shí)。和興樓HXL銀峰樓YFL銀海樓YHL溫南樓WNL和盛樓HSL南峰大廈NFDS銀峰花園YFHY虎門南珊NCCF年豐豪苑NFHY美景花園MJHY海怡花園HYHY豪峰大廈HFDS聚富家園JFJY麻涌中豪MCZH厚街鞋材HJXC和陽(yáng)大廈HYDS高步中豪GBZH碧水天源BSTY水天一色STYS碧水云軒BSYX御鹿華庭YLHT南峰中心NFZX清溪員工樓QXSS水果批發(fā)市場(chǎng)SGSC企石鎮(zhèn)工業(yè)區(qū)宿舍QXSS類型為：A（工程準(zhǔn)備階段文件）B（監(jiān)理文件）C（施工文件）D（竣工文件及圖）E（涉外文件）F（其他文件）5.2.1.2.3集團(tuán)其它下屬公司二級(jí)類目為：按類型一年度分類，采用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。01（綜合資料）02（聲像）03（電子）04（合同）05（其它）5.3檔案資料密級(jí)由各職能部門確定，并標(biāo)在檔案資料上。5.4檔案資料的日常管理：5.4.1檔案資料要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在檔案柜中。5.4.2查詢及利用檔案資料要經(jīng)相關(guān)人員同意(見下表)，并有記錄，填寫《檔案資料借用申請(qǐng)單》，借閱期限一般不超過一個(gè)月。5.4.3集團(tuán)內(nèi)部其它公司人員借閱檔案資料，需持單位介紹信、本人身份證復(fù)印件（驗(yàn)原件），填寫《檔案資料借用申請(qǐng)單》，并按表一審批，辦理登記手續(xù)。表一：檔案利用審批權(quán)限一覽表：資料類別公司內(nèi)部借閱集團(tuán)內(nèi)部借閱外單位借用公司檔案資料料普通部門負(fù)責(zé)人總經(jīng)辦公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)秘密總經(jīng)辦分管公司領(lǐng)導(dǎo)機(jī)密絕密一般不外借（特特殊情況須須總經(jīng)理審審批）5.4.4檔案管理員有義務(wù)按期催還。逾期不能歸還需說(shuō)明原因。5.5檔案資料的清理、移交及銷毀：5.5.1各部門在收到應(yīng)歸檔資料時(shí)按規(guī)定確定移交檔案室或是自行保存。5.5.2各部門在每年年初對(duì)本部門保存的上一年度的檔案資料進(jìn)行清理，編制《檔案資料移交清單》，統(tǒng)一移交檔案室，并由移交方及接收方簽字確認(rèn)。5.5.3檔案室保存的檔案資料，達(dá)到保管期限后，進(jìn)行鑒定，無(wú)保存價(jià)值的，編