第四章采購流程管理

第四章采購流程管理第一頁，共二十九頁，2022年，8月28日

采購作業(yè)流程是指制造需求的企業(yè)選擇和購買生產(chǎn)所需的各種原材料、零部件等各種物資的全過程。這個(gè)過程中主要有三個(gè)方面內(nèi)容：第一是尋購，作為購買方的企業(yè)需尋找相應(yīng)的供應(yīng)商，調(diào)查其產(chǎn)品的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格等方面的情況是否滿足購買條件；第二是訂購，購買方在選定供應(yīng)商之后，要把詳細(xì)的購買計(jì)劃和需求信息以訂單的方式傳遞給供應(yīng)商并商議結(jié)算方式，以便供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確地進(jìn)行生產(chǎn)和供貨。第三是采購，要對采購物資的管理工作進(jìn)行定期跟蹤和評價(jià)，尋求更高效的采購作業(yè)流程。第二頁，共二十九頁，2022年，8月28日第一節(jié)采購流程分析一、采購流程的變革傳統(tǒng)采購流程的特點(diǎn)有以下幾個(gè)方面：第一，信息的不對稱。為了雙方的利益，采購方與供應(yīng)商都在盡量地隱瞞自己的信息，其結(jié)果是交易成本增大。第二，采購方與供應(yīng)商的關(guān)系體現(xiàn)為短期的合作關(guān)系，競爭性強(qiáng)，不確定性大。第三，企業(yè)的響應(yīng)能力較弱。因?yàn)樾畔⒌牟粚ΨQ和信息反饋的不及時(shí)，采購方和供應(yīng)商應(yīng)付變化的能力均表現(xiàn)不強(qiáng)。第四，企業(yè)對于質(zhì)量和交貨期進(jìn)行事后把關(guān)，即采購方不易參與到供應(yīng)商的生產(chǎn)過程和質(zhì)量控制活動(dòng)中。第三頁，共二十九頁，2022年，8月28日二、采購作業(yè)的一般流程

采購作業(yè)流程因采購的來源、采購物資的類型、采購業(yè)務(wù)的類型、采購的方式、采購對象的不同而有所差異，但對于采購作業(yè)的基本流程則每個(gè)企業(yè)大同小異。而且隨著環(huán)境的變化，企業(yè)應(yīng)對其采購流程進(jìn)行相應(yīng)的重組并加以改善。采購作業(yè)的一般流程有以下幾個(gè)步驟：

（1）采購需求確認(rèn);（2）采購計(jì)劃編制;（3）采購需求說明;（4）選擇供應(yīng)商;（5）適宜價(jià)格的決定;（6）發(fā)出訂單;（7）對已發(fā)訂單的追蹤和稽查;（8）貨物接收與檢驗(yàn);（9）核對發(fā)票、支付貨款;（10）結(jié)案;（11）記錄并歸檔第四頁，共二十九頁，2022年，8月28日三、采購作業(yè)流程設(shè)計(jì)的注意事項(xiàng)對于企業(yè)來說，它的規(guī)模越大采購金額就越高，所以采購作業(yè)流程的設(shè)計(jì)是一項(xiàng)十分重要的工作，采購作業(yè)流程設(shè)計(jì)一般應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

1．流程先后的順序和時(shí)效控制

2．流程中關(guān)鍵點(diǎn)的設(shè)置

3．流程中權(quán)責(zé)或任務(wù)的劃分

4．價(jià)值與程序的相互適應(yīng)

5．處理程序要與時(shí)俱進(jìn)第五頁，共二十九頁，2022年，8月28日四、采購作業(yè)流程的優(yōu)化采購作業(yè)流程優(yōu)化應(yīng)從以下兩個(gè)方面著手：一方面應(yīng)該隨著企業(yè)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、規(guī)模的變化而調(diào)整；另一反面要滿足流程輸出績效指標(biāo)的最佳。采購流程運(yùn)作過程中，還要根據(jù)流程輸出績效指標(biāo)的情況，對流程進(jìn)行整合，任何流程其績效指標(biāo)不是行業(yè)較高水平，則說明流程存在問題，是過于臃腫，還是過于簡單，可通過對流程進(jìn)行層層反查來捕捉存在的問題。第六頁，共二十九頁，2022年，8月28日一、認(rèn)證準(zhǔn)備認(rèn)證準(zhǔn)備是整個(gè)認(rèn)證工作的起點(diǎn)，是在與供應(yīng)商接觸之前必須做好的工作。這也是有經(jīng)驗(yàn)的采購員常用的工作方法。認(rèn)證準(zhǔn)備工作應(yīng)該注意以下幾個(gè)方面：（1）熟悉認(rèn)證的物料項(xiàng)目（2）物料成本價(jià)格預(yù)算（3）研究物料項(xiàng)目的質(zhì)量需求標(biāo)準(zhǔn)（4）確定物料項(xiàng)目的需求量（5）制定認(rèn)證說明書第二節(jié)采購認(rèn)證操作的一般程序第七頁，共二十九頁，2022年，8月28日二、初選供應(yīng)商在認(rèn)證準(zhǔn)備工作之后就可以進(jìn)行具體的采購工作了，首先認(rèn)證人員要根據(jù)認(rèn)證準(zhǔn)備工作的結(jié)果，確定入圍的供應(yīng)商群體。（1）確定供應(yīng)商群體（2）調(diào)查了解供應(yīng)商信譽(yù)（3）與選定供應(yīng)商進(jìn)行初步談判（4）向供應(yīng)商發(fā)放認(rèn)證說明書（5）供應(yīng)商提供項(xiàng)目供應(yīng)報(bào)告（6）確定三家以上的初選供應(yīng)商第八頁，共二十九頁，2022年，8月28日三、樣件試制認(rèn)證試制認(rèn)證是采購認(rèn)證必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，其目的是驗(yàn)證系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案的可行性，同時(shí)建立一個(gè)企業(yè)和供應(yīng)商之間的技術(shù)折中方案。（1）簽訂試制認(rèn)證合同（2）向初選供應(yīng)商提供認(rèn)證項(xiàng)目試制資料（3）供應(yīng)商根據(jù)資料準(zhǔn)備樣件（4）認(rèn)證人員對過程進(jìn)行協(xié)調(diào)監(jiān)控（5）調(diào)整技術(shù)（6）供應(yīng)商提供樣件（7）對樣件的評估（8）確定樣件供應(yīng)商第九頁，共二十九頁，2022年，8月28日四、中試認(rèn)證經(jīng)過試制認(rèn)證之后，要進(jìn)行中試認(rèn)證。其目的是使系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案具有批量生產(chǎn)的可能性，同時(shí)尋求成本與質(zhì)量的折中方案。中試認(rèn)證一般包括八個(gè)環(huán)節(jié)：簽訂中試認(rèn)證合同、向初選供應(yīng)商提供認(rèn)證項(xiàng)目中試資料、供應(yīng)商準(zhǔn)備小批件、認(rèn)證人員對過程進(jìn)行協(xié)調(diào)監(jiān)控、調(diào)整技術(shù)、供應(yīng)商提供小批件、中試評估、確定物料項(xiàng)目中試供應(yīng)商。第十頁，共二十九頁，2022年，8月28日五、批量認(rèn)證批量認(rèn)證的目的是使系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案具有大規(guī)模生產(chǎn)的可能性，同時(shí)尋求產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性和可靠性的解決方案。批量認(rèn)證的內(nèi)容包括：簽訂批量合同、向中試供應(yīng)商提供經(jīng)過修改過的項(xiàng)目批量生產(chǎn)資料、供應(yīng)商準(zhǔn)備批量件、認(rèn)證人員對過程進(jìn)行協(xié)調(diào)監(jiān)控、調(diào)整技術(shù)、供應(yīng)商提供批量件、批量評估、確定本物料項(xiàng)目批量供應(yīng)商(兩家以上)。

第十一頁，共二十九頁，2022年，8月28日六、認(rèn)證供應(yīng)評估經(jīng)過上述五個(gè)步驟，就可以確定批量合格的供應(yīng)商。在以后的供應(yīng)過程中，供應(yīng)商是否能嚴(yán)格按照認(rèn)證合同供貨以及績效如何，需要在實(shí)際的供應(yīng)過程中定期的進(jìn)行評估。定期評估的目的是為了建立最優(yōu)化的采購環(huán)境。定期評估需要包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：第一，制訂供應(yīng)評估計(jì)劃。第二，部門績效評估和采購人員績效評估。第三，供應(yīng)商績效評估。第四，建立和調(diào)整采購環(huán)境。第十二頁，共二十九頁，2022年，8月28日第三節(jié)采購認(rèn)證的途徑和技巧采購認(rèn)證是一項(xiàng)技術(shù)要求較高、程序較繁雜的工作，它不僅涉及市場的供應(yīng)情況，與企業(yè)其他部門之間的協(xié)調(diào)，而且涉及與供應(yīng)商的合作與博弈。熟悉了采購認(rèn)證程序，并不一定就能做好采購認(rèn)證工作，因此，要做好采購認(rèn)證工作，還必須掌握一些技巧。第十三頁，共二十九頁，2022年，8月28日一、抓好關(guān)鍵點(diǎn)在整個(gè)采購認(rèn)證過程中，對于供應(yīng)商的選擇是采購工作是否能夠成功的關(guān)鍵因素。認(rèn)證人員在選擇、評價(jià)供應(yīng)商時(shí)，對于供應(yīng)商提供物料的質(zhì)量、價(jià)格、供應(yīng)和服務(wù)四個(gè)方面是抓好認(rèn)證工作的關(guān)鍵點(diǎn)：

1．質(zhì)量企業(yè)對于物料質(zhì)量的選擇應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況而定，并不是質(zhì)量最好的就是最合適的。

2．價(jià)格認(rèn)證人員可以考慮以下兩個(gè)方面：一是對于質(zhì)量穩(wěn)定，價(jià)格合理長期合作的供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮；二是通過信息交流和分析，考察市場供求關(guān)系，了解物資價(jià)格的變動(dòng)趨勢。

第十四頁，共二十九頁，2022年，8月28日一、抓好關(guān)鍵點(diǎn)

3．供應(yīng)持續(xù)供應(yīng)能力是對生產(chǎn)類物料供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)證的一個(gè)重要條件，在認(rèn)證合同中必須要簽訂約束供應(yīng)商持續(xù)供應(yīng)的條款。

4．服務(wù)供應(yīng)商所提供的售前、售中、售后服務(wù)也是認(rèn)證供應(yīng)商的一個(gè)必要條件。供應(yīng)商能否提供良好的服務(wù)，對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)是具有重大影響的。采購認(rèn)證人員要綜合考慮以上四個(gè)方面的因素，要恰當(dāng)?shù)靥幚碣|(zhì)量與價(jià)格、供應(yīng)、服務(wù)等要素之間的關(guān)系，不同的物料、不同的應(yīng)用場合應(yīng)采用不同的策略。此外，采購部門盡可能地從同一個(gè)供應(yīng)商那里采購不同種類的物料，這樣可以節(jié)省管理費(fèi)用，與供應(yīng)商的發(fā)展關(guān)系也更為密切，采購人員有更大的談判余地，獲得供應(yīng)商更大范圍的折扣。第十五頁，共二十九頁，2022年，8月28日二、把握認(rèn)證指標(biāo)

3．供應(yīng)持續(xù)供應(yīng)能力是對生產(chǎn)類物料供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)證的一個(gè)重要條件，在認(rèn)證合同中必須要簽訂約束供應(yīng)商持續(xù)供應(yīng)的條款。

4．服務(wù)供應(yīng)商所提供的售前、售中、售后服務(wù)也是認(rèn)證供應(yīng)商的一個(gè)必要條件。供應(yīng)商能否提供良好的服務(wù)，對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)是具有重大影響的。采購認(rèn)證人員要綜合考慮以上四個(gè)方面的因素，要恰當(dāng)?shù)靥幚碣|(zhì)量與價(jià)格、供應(yīng)、服務(wù)等要素之間的關(guān)系，不同的物料、不同的應(yīng)用場合應(yīng)采用不同的策略。此外，采購部門盡可能地從同一個(gè)供應(yīng)商那里采購不同種類的物料，這樣可以節(jié)省管理費(fèi)用，與供應(yīng)商的發(fā)展關(guān)系也更為密切，采購人員有更大的談判余地，獲得供應(yīng)商更大范圍的折扣。第十六頁，共二十九頁，2022年，8月28日三、成立聯(lián)合工作小組在采購認(rèn)證過程中，為保證認(rèn)證工作的高效進(jìn)行，采購部門要與供應(yīng)商建立一個(gè)聯(lián)合工作小組來實(shí)施具體的采購認(rèn)證工作。小組成員不僅要包括采購人員，而且也要有質(zhì)量、生產(chǎn)、工程技術(shù)等部門的人員，要求成員必須有團(tuán)結(jié)協(xié)作精神，具有一定的專業(yè)技能知識(shí)。聯(lián)合工作小組必須同時(shí)得到制造商和供應(yīng)商最高領(lǐng)導(dǎo)層的支持。第十七頁，共二十九頁，2022年，8月28日第四節(jié)采購訂單一、采購訂單設(shè)計(jì)的注意事項(xiàng)采購訂單的設(shè)計(jì)應(yīng)注意以下兩點(diǎn)：第一，采用一次自動(dòng)套寫的方式，盡量不用復(fù)寫紙。這樣不但可以節(jié)省翻頁填寫的時(shí)間，也可減少套用復(fù)寫紙不當(dāng)而發(fā)生資料不清楚或錯(cuò)誤的可能性，還能迅速傳送到相關(guān)部門，提高采購作業(yè)效率。第二，采用單一多功能的方式，訂購單不但可以作為申請單位的需求憑證，同時(shí)也可以提供給采購部門作為核準(zhǔn)采購的憑證，還可以給財(cái)會(huì)部門作為審核付款的憑證，給倉儲(chǔ)單位作為驗(yàn)收數(shù)量的憑證等各種用途。第十八頁，共二十九頁，2022年，8月28日二、采購訂單操作步驟

在采購環(huán)境準(zhǔn)備好以后，訂單人員就可以進(jìn)行批量物料的采購了，訂單操作一般包括以下八個(gè)過程：（一）訂單準(zhǔn)備訂單準(zhǔn)備主要包括以下內(nèi)容：

1．熟悉需要采購訂單操作的物料

2．價(jià)格確認(rèn)

3．確認(rèn)物料的質(zhì)量需求標(biāo)準(zhǔn)

4．確認(rèn)物料的需求量

5．制訂訂單說明書第十九頁，共二十九頁，2022年，8月28日二、采購訂單操作步驟（二）選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商時(shí)，要考慮諸多因素。例如產(chǎn)品質(zhì)量以及按時(shí)運(yùn)送等方面。另外，各因素的重要性應(yīng)視企業(yè)而異，甚至視同一企業(yè)里的不同產(chǎn)品而異。因此，必須先分產(chǎn)品地為各因素分配權(quán)數(shù)，然后再根據(jù)這些權(quán)數(shù)選擇供應(yīng)商。

1．了解采購環(huán)境

2．估算供應(yīng)商供應(yīng)情況

3．確認(rèn)意向供應(yīng)商

4．發(fā)放訂單說明書

5．確定物料供應(yīng)商第二十頁，共二十九頁，2022年，8月28日二、采購訂單操作步驟（三）簽訂訂單選擇供應(yīng)商時(shí)，要考慮諸多因素。例如產(chǎn)品質(zhì)量以及按時(shí)運(yùn)送等方面。另外，各因素的重要性應(yīng)視企業(yè)而異，甚至視同一企業(yè)里的不同產(chǎn)品而異。因此，必須先分產(chǎn)品地為各因素分配權(quán)數(shù)，然后再根據(jù)這些權(quán)數(shù)選擇供應(yīng)商。

1．了解采購環(huán)境

2．估算供應(yīng)商供應(yīng)情況

3．確認(rèn)意向供應(yīng)商

4．發(fā)放訂單說明書

5．確定物料供應(yīng)商第二十一頁，共二十九頁，2022年，8月28日二、采購訂單操作步驟

（四）訂單跟蹤

1．跟蹤供應(yīng)商工藝文件的準(zhǔn)備

2．跟蹤原材料

3．跟蹤加工過程

4．跟蹤組裝調(diào)試檢測過程

5．跟蹤包裝入庫第二十二頁，共二十九頁，2022年，8月28日二、采購訂單操作步驟

（五）物料檢驗(yàn)

1．確定檢驗(yàn)日期

2．通知檢驗(yàn)人員

3．物料檢驗(yàn)

4．處理檢驗(yàn)問題第二十三頁，共二十九頁，2022年，8月28日二、采購訂單操作步驟（六）物料接收物料的接收是整個(gè)采購過程中的一部分，有的企業(yè)把收貨部直接劃歸為采購部管轄，由的企業(yè)的收貨部雖劃歸在貨倉或物流部，但收貨部仍間接對采購部負(fù)責(zé)，在日常工作中兩個(gè)部門有著千絲萬縷的聯(lián)系。

1．與供應(yīng)商確認(rèn)物料檢驗(yàn)日期

2．與倉儲(chǔ)部協(xié)調(diào)送貨事務(wù)

3．通知供應(yīng)商送貨

4．庫房接受及物料入庫

5．檢驗(yàn)問題處理第二十四頁，共二十九頁，2022年，8月28日二、采購訂單操作步驟（七）付款操作在實(shí)際采購過程中，企業(yè)要按照采購合同中規(guī)定的付款時(shí)間進(jìn)行付款，但在付款前要做以下幾方面工作。

1．查看物料檢驗(yàn)入庫信息

2．準(zhǔn)備付款單

3．主管審批

4．資金平衡

5．向供應(yīng)商付款

6．供應(yīng)商收款第二十五頁，共二十九頁，2022年，8月28日二、采購訂單操作步驟（八）供應(yīng)評估在實(shí)際采購過程中，供應(yīng)商能否嚴(yán)格按照供貨合同供貨，以及績效如何、是否要調(diào)整等問題在認(rèn)證過程是看不出來的，只有在實(shí)際的供貨過程中定期對物料的供應(yīng)狀況進(jìn)行評估才能得出適當(dāng)?shù)慕Y(jié)論。定期評估的目的就是為了建立優(yōu)化的采購環(huán)境。

1．制訂供應(yīng)評估計(jì)劃

2．訂單部門績效評估

3．訂單角色績效評估

4．供應(yīng)商供應(yīng)績效評估

5．建議調(diào)整采購分配比例第二十六頁，共二十九頁，2022年，8月28日三、付款方式的操作技巧（八）供應(yīng)評估市場競爭日趨激烈，除價(jià)格競爭外，付款方式也成了一種重要的競爭手段。市場上所有的商品，都成了買方市場，賣方為了獲得更多的市場份額，以優(yōu)惠的付款方式變相地給買方融資。在實(shí)際采購過程中，企業(yè)要按照采購合同中規(guī)定的付款方