企業(yè)內(nèi)部控制信息化構建

企業(yè)內(nèi)部控制信息化構建

《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及其配套指引的出臺，使得我國終于有了自己的內(nèi)部控制標準體系，接下來就是企業(yè)結合自身實際進行實施。而實施作為一項管理活動，離不開其所處的環(huán)境。當今世界，一場由信息技術革命而帶來的全球化變革，深刻影響著社會生活的各個方面，企業(yè)身處這樣的環(huán)境中，都在大力進行信息化建設，同樣，借助于信息技術的發(fā)展，內(nèi)部控制也在不斷地演變發(fā)展。本文試圖從信息技術對內(nèi)部控制的影響及內(nèi)部控制信息化的構建的視角對內(nèi)部控制實施進行探討。一、信息、信息技術與信息化辨析物質、能量和信息是構成世界的三大要素。信息是關于事物及其運動狀態(tài)的表述，具有可量度、轉換、存儲、傳遞等特征，信息資源是經(jīng)濟社會里最重要的資源之一。人類利用信息的歷史，就是一部信息技術的發(fā)展歷史，每一次信息技術的變革都極大地推動了社會經(jīng)濟的發(fā)展，特別是現(xiàn)代信息技術的發(fā)展?，F(xiàn)代信息技術是指研究信息的獲取、傳輸和處理的技術，包括計算機技術、通信技術、微電子技術，如利用計算機進行信息處理，利用現(xiàn)代電子通信技術從事信息采集、存儲、加工、利用等。至于信息化，則是一個過程，是指充分利用信息技術，開發(fā)利用信息資源，促進信息交流和知識共享，提高經(jīng)濟增長質量，推動經(jīng)濟社會發(fā)展轉型的過程。由此可見，信息是人們認識事物屬性的一種表述，而信息技術則是一種工具和手段，幫助人們?nèi)カ@取、利用信息，信息化則是人們利用信息技術去有組織、有系統(tǒng)的去利用信息，造福人類的這么一個過程。二，企業(yè)信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制內(nèi)部控制的實踐活動源遠流長，自有人類活動以來，就存在著一定的控制，而內(nèi)部控制進入人們視野，引起關注的卻是在企業(yè)產(chǎn)生之后，其后伴隨著企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展。在古典企業(yè)階段，企業(yè)組織形式相對簡單，內(nèi)部控制表現(xiàn)為手工環(huán)境下的內(nèi)部分工、會計控制等。而到了現(xiàn)代企業(yè)階段，企業(yè)的規(guī)劃擴大，組織形式也逾來逾復雜，特別是進入二十一世紀，隨著信息技術的發(fā)展，企業(yè)的管理環(huán)境發(fā)生了根本的改變。企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術，通過信息資源的全面集成、開發(fā)和利用，實現(xiàn)生產(chǎn)過程的自動化、管理方式的網(wǎng)絡化、經(jīng)營決策的智能化及商務運營的電子化。企業(yè)信息化的發(fā)展不可避免也影響著內(nèi)部控制的實踐，推動內(nèi)部控制的理論研究，從而推動著內(nèi)部控制的變革。（一）對內(nèi)部控制環(huán)境的影響從內(nèi)部控制五要素來看，內(nèi)部環(huán)境將影響企業(yè)員工的控制意識和內(nèi)部各成員實施控制的自覺性，內(nèi)部環(huán)境要素還會影響其他內(nèi)控要素的設計與運行，因此內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)實施內(nèi)部控制的基礎，內(nèi)部環(huán)境包括企業(yè)治理結構、機構設置及權責分配、內(nèi)部審計、人力資源政策、企業(yè)文化等，企業(yè)信息化將全面影響企業(yè)內(nèi)部環(huán)境。首先，從企業(yè)的組織結構上來看，企業(yè)的組織結構將會隨著企業(yè)信息化發(fā)生改變。傳統(tǒng)企業(yè)的企業(yè)組織結構適應的是非信息化環(huán)境，更多地采用的是科層制的形式，管理決策自上而下，因而層級多，官僚化傾向嚴重，管理效率低下。而在信息化的環(huán)境下，信息成為了基礎資源，企業(yè)組織架構構建可以基于信息技術的網(wǎng)絡平臺，借助于網(wǎng)絡平臺，信息快速傳遞，決策者能夠直接面向顧客，面向市場，管理的效率會極大地提高。由于組織結構趨向扁平化與網(wǎng)絡化，管理層級也相應減少，減少了冗員。但同時，原先基于崗位的分工以及由此而帶來的職責和權限的劃分會變得模糊。因此，在信息化條件下，需要對企業(yè)的機構設置及權責分配重新加以調整，以適應內(nèi)部控制的要求。其次，在信息化條件下，人的思維模式、行為方式也會發(fā)生變化。由于人與人之間直接面對面的溝通交流將減少，同時，網(wǎng)絡的無形性、匿名性，可能會降低人們的道德水平，加之，信息的資產(chǎn)價值提高，及信息的可拷貝性、刪除的無痕跡性等特點，會誘使人們做出犯罪行為，如竊取商業(yè)機密，賣給競爭對手等，所有這些，都會給內(nèi)部控制帶來新的影響，因此，必須研究信息化條件下的內(nèi)部審計，強化內(nèi)部審計職能，同時，要重視企業(yè)文化建設，特別是內(nèi)部控制文化建設，在人力資源政策上要更加重視人員素質要求，以適應信息化條件下的內(nèi)部環(huán)境。（二）對內(nèi)部控制活動的影響企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，不斷交織著實物流、資金流和信息流，有形的是實物流，如原材料采購進來后，按照生產(chǎn)工藝流程，經(jīng)過各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)，從半成品到產(chǎn)成品，伴隨著有形的實物流的，則是無形的資金流，通過資金流動，完成從起點到終點的循環(huán)往復，實現(xiàn)價值增值。而在實物流與資金流背后，還有信息流，通過信息流，我們知道了實物流轉的位置，價值是否增值，借助于信息流實現(xiàn)控制職能。但在企業(yè)的手工控制環(huán)境中，其“三流”是并不統(tǒng)一的，信息流滯后于物流和資金流，導致控制效率低下，控制成本較高。在內(nèi)部控制五要素中，控制活動是主體，而控制活動是要借助于一系列控制措施如授權審批、會計控制、預算控制等來實現(xiàn)的，在信息化條件下，內(nèi)部控制手段和形式都發(fā)生了很大的變化。首先，借助于信息技術，將各種控制措施以計算機程序的形式固化下來，從而排除各種人為干擾，實現(xiàn)過程控制、實時控制與標準化控制。其次，借助于信息技術，能夠使原來手工環(huán)境下的順序控制發(fā)展為并行控制。通過信息技術平臺，供應鏈環(huán)節(jié)上各個節(jié)點的業(yè)務和財務信息，并行在系統(tǒng)里進行處理，并將結果輸送到各個需要的部門，真正實現(xiàn)了供應鏈管理。由于控制效率的提高，控制范圍也得到了拓展，供應商、客戶、企業(yè)實現(xiàn)了互通，基于供應鏈的價值鏈管理也就成為了可能。但由于信息技術的運用，也使得信息系統(tǒng)本身的安全性凸顯了出來，對系統(tǒng)本身的控制成為必須要考慮的一項重要因素，包括軟、硬件資料、相關數(shù)據(jù)的安全和相關人員控制等，以及由此延伸的網(wǎng)絡安全、電子商務控制等。企業(yè)信息化也會影響內(nèi)部控制其他幾個要素，如會改變?nèi)藗儗︼L險的態(tài)度，風險的實時預警成為可能，信息化使獲取信息更為便捷，溝通更為順暢，信息化也使實時監(jiān)督成為了可能。企業(yè)信息化影響內(nèi)部控制的各個方面，人們對內(nèi)部控制的認識也從基于職責到基于業(yè)務流程以至于基于風險管理的全面內(nèi)控延伸。三、內(nèi)部控制信息化的內(nèi)涵及其功能信息是企業(yè)最重要的資源之一，沒有信息就沒有控制，內(nèi)部控制是基于信息的控制。在信息化環(huán)境下，內(nèi)部控制可以利用信息技術來提高控制效率，同時，內(nèi)部控制的本身的運作方式也將信息化，從而全面實現(xiàn)內(nèi)部控制目標。所謂內(nèi)部控制信息化是指在企業(yè)信息化環(huán)境下，借助于現(xiàn)代信息技術，通過對內(nèi)部控制的重構，實現(xiàn)對信息的實時采集、傳輸及廣泛利用，從而全面實現(xiàn)過程控制，降低企業(yè)風險，實現(xiàn)企業(yè)控制目標的過程。內(nèi)部控制信息化、具有不同于傳統(tǒng)內(nèi)部控制的一些新的功能，（一）實現(xiàn)了業(yè)務流程的自動化控制當業(yè)務流程運行到某一環(huán)節(jié)時，由于事先已嵌入了控制標準，凡是業(yè)務流程中出現(xiàn)與標準不相符的情形時，嵌入的控制措施就會發(fā)生作用，暫停該業(yè)務流程、同時，將相關信息發(fā)送給有關人員，真正實現(xiàn)業(yè)務流程的自動化控制。比如，在進行相關業(yè)務數(shù)據(jù)輸入時，信息系統(tǒng)可以通過事先設定的程序判斷操作人員是否有權限，同時，可以檢查輸入數(shù)據(jù)是否正確、完整。當數(shù)據(jù)輸入不符合事先的設定范圍時，系統(tǒng)就會提示出錯，以拒絕數(shù)據(jù)輸入，這就是控制活動發(fā)生了作用。還有在庫存管理中，企業(yè)可以設定一定的庫存量，這個庫存量可以滿足企業(yè)生產(chǎn)的需要，同時，占用的資金最少，當企業(yè)的庫存量低于貨某個值時，信息系統(tǒng)就會自動發(fā)出采購需求，以避免缺貨而造成的停工損失等風險。（二）實現(xiàn)了事前控制、事中控制與事后控制的有機統(tǒng)一內(nèi)部控制信息化可以真正發(fā)揮預算的作用，全面預算是內(nèi)部控制的常用手段，借助于信息技術，各種預算作為標準集成到系統(tǒng)中，那么，諸如費用報銷、采購等業(yè)務活動，凡是需要預算控制的活動都不可能突破預算標準，同時，管理人員可更多地借助于信息技術開展業(yè)績分析、評價等活動，將事前預算控制、事中檢查控制與事后分析控制有機地統(tǒng)一了起來，提高了控制效率。（三）確保了信息資料的真實、及時信息的真實、及時，事關企業(yè)的決策及各利益相關者利益，然而，信息在傳遞過程中，經(jīng)常會發(fā)生失真現(xiàn)象。有一個很經(jīng)典的例子，當十個人站在一排兩兩傳話時，第一個人說出的一句話，傳到第十個人時，聽到的可能已完全不是第一個人說的話，可見，信息在傳遞過程中已完全失真。然而，在信息化條件下，信息失真現(xiàn)象基本可以避免。只要利用信息技術，通過軟硬件對信息的輸入進行控制，也就是說只要控制住了輸入關口，那么信息失真現(xiàn)象基本就可避免，因為信息的處理、輸出都是自動進行的，而且信息在系統(tǒng)中的傳遞是以光速進行的，信息源有任何的變化，信息接收方幾乎都能在第一時間獲取。內(nèi)部控制信息化確保了信息資料的真實性及傳輸?shù)募皶r性。四、基于管理信息系統(tǒng)平臺的內(nèi)控信息化構建內(nèi)部控制控制信息化是內(nèi)部控制的信息化管理平臺，要構建這樣的管理平臺，關鍵的問題是要結合企業(yè)需求做好實施規(guī)劃，包括構建方式選擇、業(yè)務流程規(guī)劃等，以及對現(xiàn)有管理系統(tǒng)的二次開發(fā)。（一）實施規(guī)劃1.構建方式選擇。實施內(nèi)部控制信息化，有兩種方式可以選擇，一是開發(fā)專門的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，另外就是利用企業(yè)現(xiàn)有的信息化平臺增加內(nèi)部控制功能模塊，以達到內(nèi)部控制信息化的要求。企業(yè)實施內(nèi)部控制信息化，會受成本效益的約束，對企業(yè)來說，如果開發(fā)專門的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，不僅成本高，而且內(nèi)部控制信息系統(tǒng)與企業(yè)現(xiàn)有的系統(tǒng)銜接也是個問題。另一種方式，企業(yè)如果利用現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng)，按照內(nèi)部控制信息化的要求進行二次開發(fā)，使之具有內(nèi)部控制功能，對企業(yè)來說，則投入少，見效快。而在企業(yè)現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng)中，ERP系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的核心，所以，內(nèi)部控制信息化構建，其捷徑就是利用現(xiàn)有的ERT平臺進行內(nèi)部控制的改造，利用信息技術將內(nèi)部控制嵌入到業(yè)務流程中，通過內(nèi)部控制的有效運行來防范和控制企業(yè)運營的風險。2.業(yè)務流程規(guī)劃。企業(yè)在做好總體規(guī)劃的前提下，要做好業(yè)務流程規(guī)劃。信息化會改變企業(yè)業(yè)務流程，必須對原有的業(yè)務流程進行重新的優(yōu)化和整合，為此，要做好企業(yè)診斷與業(yè)務流程重組。企業(yè)診斷就是在企業(yè)調查的基礎上，認真分析當前企業(yè)業(yè)務流程中是否存在內(nèi)部控制，主要問題是什么，而業(yè)務流程重組的目的是優(yōu)化流程。這里要考慮的是，在信息化環(huán)境下，企業(yè)業(yè)務流程會發(fā)生哪些變化，需要怎么樣的平臺和技術去支持這些業(yè)務流程的變化，信息處理如何與業(yè)務集成，以便考慮控制機制嵌入到ERP平臺中，通過信息系統(tǒng)中的各種應用程序模塊來支持控制措施，實現(xiàn)控制活動。還要對重組后的各項業(yè)務流程進行風險分析，根據(jù)風險分析結果，設計各個業(yè)務流程的控制政策和程序，這里重點是各業(yè)務流程的關鍵控制點的控制活動設計。以采購業(yè)務為例，應當強化這些關鍵控制點的控制：（1）各個不相容職務分離。企業(yè)采購業(yè)務的不相容崗位至少包括：請購與審批，供應商的選擇與審批；采購合同協(xié)議的擬訂、審核與審批；采購、驗收與相關記錄；付款的申請、審批與執(zhí)行。（2）請購環(huán)節(jié)。需求部門提出明確的請購需求后，按照審批權限進行審批，請購內(nèi)容符合預算要求。（3）采購與驗收環(huán)節(jié)。要建立供應商的評價制度，對供應商信譽、供貨能力等做出評價，采購物品要有最高限價，對大宗商品或勞務采購等應當采用招投標方式確定采購價格，要通過專門的驗收部門及驗收標準對所購物品進行驗收。（4）付款與對賬環(huán)節(jié)。財務部門應參與付款條件的商定，對付款單據(jù)要嚴格審核、通過定期與供應商核對往來款項來防止差錯。此外，還要做好組織結構規(guī)劃，以柔性組織結構模式代替以前的剛性組織結構模式，企業(yè)每個員工通過信息系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)信息共享，圍繞企業(yè)整體目標進行協(xié)同作戰(zhàn)，為企業(yè)贏得競爭優(yōu)勢。（二）管理信息系統(tǒng)的二次開發(fā)業(yè)務流程規(guī)劃之后，就要對現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng)進行二次開發(fā)。二次開發(fā)就是對企業(yè)現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng)按照內(nèi)部控制信息化的要求重新設計，增加內(nèi)部控制功能，通常也要遵循需求分析、系統(tǒng)設計、編程和測試等開發(fā)環(huán)節(jié)。例如通過增加初始化設置內(nèi)容來激活相應的程序模塊，從而達到控制功能。初始化設置主要是通過相關參數(shù)設置及相應的初始數(shù)據(jù)錄入來完成的