FM-費用報銷操作手冊（行政類）-20150908-V1 0-世茂股份SAP管理信息化項目- 費用管理

世茂股份SAP管理信息化項目用戶操作手冊世茂股份SAP管理信息化項目用戶操作手冊費用預(yù)算組2015年09月文檔修改記錄版本修改日期修改人修改內(nèi)容V1.02015/09/08林靜創(chuàng)建V1.1XX修訂XXX

目錄TOC\o"1-6"\h\z\u1. 費用發(fā)起方式 31.1 直接報銷 31.1.1 退管費 31.1.2 其他類別的費用-直接報銷 41.2 事項申請轉(zhuǎn)報銷 61.2.1 6

通用行政類費用事項申請行政通用類費用事項申請業(yè)務(wù)說明目的：根據(jù)行政部門員工個人業(yè)務(wù)需求進(jìn)行事項轉(zhuǎn)報銷。業(yè)務(wù)操作人員：項目/區(qū)域：綜管部員工；總部：行政部員工、資訊科技部員工業(yè)務(wù)概要:業(yè)務(wù)前提：行政類費用事項轉(zhuǎn)報銷費用類型：行政會務(wù)費、招待應(yīng)酬費、通訊類費用、房屋租賃及裝修、車輛費用類。費用發(fā)起權(quán)限：總部資訊科技部：房屋租賃及裝修、專業(yè)辦公用品及固定資產(chǎn)、通訊類費用?？偛啃姓俊㈨椖?區(qū)域綜管部：行政會務(wù)費、招待應(yīng)酬費、車輛費用類。操作步驟1：進(jìn)入SAPWEB地址，進(jìn)入費用申請模塊，進(jìn)入“車輛費用類，發(fā)起事項，事項轉(zhuǎn)報銷或轉(zhuǎn)合同”界面。步驟關(guān)鍵點：無說明范例：無操作步驟2：點擊“發(fā)起事項”按鈕，進(jìn)入“事項申請單”維護(hù)界面。步驟關(guān)鍵點：無說明范例：無操作步驟3：輸入“所在公司”、事項所屬組織、成本中心。步驟關(guān)鍵點：所在公司：填寫付款公司；事項所屬組織：默認(rèn)為發(fā)起人所在部門成本中心成本中心：發(fā)生此費用占用預(yù)算的部門部門：當(dāng)出現(xiàn)部門字段時，需選擇部門（此選擇影響審批流），再進(jìn)行報銷。10）預(yù)算科目：預(yù)算科目有區(qū)別“營銷”與“非營銷”:總部/區(qū)域/項目：營銷部門發(fā)生的費用選營銷類科目；非營銷部門發(fā)生的費用選非營銷類科目。11)事由類型：選擇“車輛事故”或者“其他”說明范例：案例為總部行政部門，發(fā)起車輛費用類費用。操作步驟4：在【三家比價】界面，點擊“新增供應(yīng)商”。填寫“供應(yīng)商名稱”、“原價”、“折扣價”、“付款條件”、“保修期”、“交貨期”。點擊確認(rèn)。步驟關(guān)鍵點：當(dāng)選擇填寫多家供應(yīng)商時，“選擇”打鉤，代表選擇此家供應(yīng)商。說明范例：案例為總部行政部門，發(fā)起車輛費用類費用。操作步驟5：在【車輛維保費用】界面，選擇是否維保。步驟關(guān)鍵點：事項單需審批通過，且一個事項單只能轉(zhuǎn)一次操作。說明范例：無操作步驟5：事項單K2審批通過后，申請界面可自動跳出“轉(zhuǎn)報銷”、“轉(zhuǎn)合同”操作，根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要進(jìn)行操作，轉(zhuǎn)報銷或轉(zhuǎn)合同詳情請查看以下發(fā)起方式“直接報銷、合同發(fā)起”操作。步驟關(guān)鍵點：事項單需審批通過，且一個事項單只能轉(zhuǎn)一次操作。說明范例：無直接報銷/事項轉(zhuǎn)報銷退管費報銷申請操作業(yè)務(wù)說明目的：根據(jù)行政部門員工個人業(yè)務(wù)需求進(jìn)行直接報銷。業(yè)務(wù)操作人員：總部：行政部員工業(yè)務(wù)概要:業(yè)務(wù)前提：各類事項的申請及報銷主要功能：各類事項報銷的申請費用類型：退管費操作步驟1：進(jìn)入SAPWEB地址，進(jìn)入費用申請模塊，進(jìn)入“退管費-直接報銷，”界面，步驟關(guān)鍵點：無說明范例：無操作步驟2：點擊“發(fā)起報銷”按鈕，進(jìn)入“報銷單”維護(hù)界面。步驟關(guān)鍵點：可以根據(jù)“開始時間”、“結(jié)束時間”查詢報銷單。說明范例：無操作步驟3：輸入“所在公司”、事項所屬組織、費用歸屬成本中心。點擊“新增報銷”新增加一筆報銷。填寫完成，填寫保存，并提交審批。步驟關(guān)鍵點：所在公司：填寫付款公司；事項所屬組織：默認(rèn)為發(fā)起人所在部門成本中心費用歸屬成本中心：發(fā)生此費用占用預(yù)算的部門部門：當(dāng)出現(xiàn)部門字段時，需選擇部門（此選擇影響審批流），再進(jìn)行報銷。說明范例：行政通用報銷申請操作業(yè)務(wù)說明目的：根據(jù)行政部門員工個人業(yè)務(wù)需求進(jìn)行直接報銷。業(yè)務(wù)操作人員：項目/區(qū)域：綜管部員工；總部：行政部員工、資訊科技部員工業(yè)務(wù)概要:業(yè)務(wù)前提：行政類費用的報銷費用類型：私車公用費、行政會務(wù)費、招待應(yīng)酬費、日常行政類（除招待應(yīng)酬費）、通訊類費用、房屋租賃及裝修、車輛費用類。費用發(fā)起權(quán)限：總部資訊科技部：房屋租賃及裝修、專業(yè)辦公用品及固定資產(chǎn)、通訊類費用?？偛啃姓?、項目/區(qū)域綜管部：、通訊類費用、房屋租賃及裝修、車輛費用類、專業(yè)辦公用品及固定資產(chǎn)。操作步驟1：進(jìn)入SAPWEB地址，進(jìn)入費用申請模塊，進(jìn)入“通訊類費用-直接報銷，”界面，步驟關(guān)鍵點：無說明范例：無操作步驟2：點擊“發(fā)起報銷”按鈕，進(jìn)入“報銷單”維護(hù)界面。步驟關(guān)鍵點：可以根據(jù)“開始時間”、“結(jié)束時間”查詢報銷單。說明范例：無操作步驟3：輸入“所在公司”、事項所屬組織、費用歸屬成本中心。點擊“新增報銷”新增加一筆報銷。步驟關(guān)鍵點：所在公司：填寫付款公司；事項所屬組織：默認(rèn)為發(fā)起人所在部門成本中心費用歸屬成本中心：發(fā)生此費用占用預(yù)算的部門部門：當(dāng)出現(xiàn)部門字段時，需選擇部門（此選擇影響審批流），再進(jìn)行報銷。部門：需要填寫發(fā)起的部門，將直接影響審批流程。說明范例：案例為總部行政部門，發(fā)起通訊費用類費用。操作步驟4：點擊“新增報銷明細(xì)”，跳出新增報銷明細(xì)界面。步驟關(guān)鍵點：預(yù)算科目：預(yù)算科目有區(qū)別“營銷”與“非營銷”。總部/區(qū)域/項目：營銷部門發(fā)生的費用選營銷類科目；非營銷部門發(fā)生的費用選非營銷類科目。費用歸屬成本中心：發(fā)生此費用占用預(yù)算的部門說明范例：案例為總部行政部門，發(fā)起通訊費用類費用。操作步驟4：點擊“保存”，“提交”。產(chǎn)生審批單號。步驟關(guān)鍵點：部門的選擇，直接影響審批流程。說明范例：案例為總部行政部門，發(fā)起通訊費用類費用。事項轉(zhuǎn)合同/合同發(fā)起/合同轉(zhuǎn)請款行政類費用事項轉(zhuǎn)合同通用操作業(yè)務(wù)說明目的：當(dāng)發(fā)起的費用類型事項審批通過后需要轉(zhuǎn)合同操作。業(yè)務(wù)操作人員：項目/區(qū)域：綜管部員工；總部：行政部員工、資訊科技部員工業(yè)務(wù)概要:業(yè)務(wù)前提：項審批通過后需要轉(zhuǎn)合同操作費用類型：通訊類費用、房屋租賃及裝修、車輛費用類、專業(yè)辦公用品類采購。費用發(fā)起權(quán)限：總部資訊科技部：房屋租賃及裝修、專業(yè)辦公用品及固定資產(chǎn)、通訊類費用。總部行政部、項目/區(qū)域綜管部：通訊類費用、房屋租賃及裝修、車輛費用類、專業(yè)辦公用品及固定資產(chǎn)。操作步驟1：在“車輛費用類”事項界面，可以對審批通過的事情申請單進(jìn)行轉(zhuǎn)報銷或者轉(zhuǎn)合同的操作。步驟關(guān)鍵點：無說明范例：無操作步驟2：進(jìn)入合同維護(hù)界面，依次輸入以下信息：成本中心：實際發(fā)生成本的部門，即預(yù)算的分?jǐn)偛块T。所在公司：實際發(fā)生成本的公司，填發(fā)票抬頭公司。合同類型：根據(jù)實際發(fā)生業(yè)務(wù)性質(zhì)選擇底層合同類型，用于觸發(fā)不同業(yè)務(wù)審批流；供應(yīng)商：可選入庫的供應(yīng)商或一次性供應(yīng)商；預(yù)算科目：用于歸集成本的科目，需根據(jù)實際業(yè)務(wù)選擇對應(yīng)的預(yù)算科目。合同金額：小于等于事項申請金額?！救冶葍r】供應(yīng)商可不在庫里，手動輸入名稱、價格相關(guān)信息即可。步驟關(guān)鍵點：無說明范例：行政類合同發(fā)起操作業(yè)務(wù)說明目的：當(dāng)發(fā)起的費用類型需要發(fā)起合同操作。業(yè)務(wù)操作人員：項目/區(qū)域：綜管部員工；總部：行政部員工、資訊科技部員工業(yè)務(wù)概要:業(yè)務(wù)前提：項審批通過后需要轉(zhuǎn)合同操作費用類型：通訊類費用、房屋租賃及裝修、車輛費用類、專業(yè)辦公用品類采購。費用發(fā)起權(quán)限：①總部資訊科技部：房屋租賃及裝修、專業(yè)辦公用品及固定資產(chǎn)、通訊類費用。②總部行政部、項目/區(qū)域綜管部：通訊類費用、房屋租賃及裝修、車輛費用類、專業(yè)辦公用品及固定資產(chǎn)。操作步驟1：在“房屋租賃及裝修”合同發(fā)起面步驟關(guān)鍵點：無說明范例：無操作步驟2：在“房屋租賃及裝修”合同發(fā)起面，點擊“新增合同”步驟關(guān)鍵點：無說明范例：無操作步驟2：進(jìn)入合同維護(hù)界面，依次輸入以下信息：成本中心：實際發(fā)生成本的部門，即預(yù)算的分?jǐn)偛块T。所在公司：實際發(fā)生成本的公司，填發(fā)票抬頭公司。合同類型：根據(jù)實際發(fā)生業(yè)務(wù)性質(zhì)選擇底層合同類型，用于觸發(fā)不同業(yè)務(wù)審批流供應(yīng)商：可選入庫的供應(yīng)商或一次性供應(yīng)商；預(yù)算科目：用于歸集成本的科目，需根據(jù)實際業(yè)務(wù)選擇對應(yīng)的預(yù)算科目。合同金額【三家比價】供應(yīng)商可不在庫里，手動輸入名稱、價格相關(guān)信息即可。保存，提交審批。步驟關(guān)鍵點：無說明范例：合同轉(zhuǎn)請款操作業(yè)務(wù)說明目的：當(dāng)發(fā)起的費用類型需要發(fā)起合同操作。業(yè)務(wù)操作人員：項目/區(qū)域：綜管部員工；總部：行政部員工、資訊科技部員工業(yè)務(wù)概要:業(yè)務(wù)前提：項審批通過后需要轉(zhuǎn)合同操作費用類型：通訊類費用、房屋租賃及裝修、車輛費用類、專業(yè)辦公用品類采購。費用發(fā)起權(quán)限：總部資訊科技部：房屋租賃及裝修、專業(yè)辦公用品及固定資產(chǎn)、通訊類費用?？偛啃姓?、項目/區(qū)域綜管部：通訊類費用、房屋租賃及裝修、車輛費用類、專業(yè)辦公用品及固定資產(chǎn)。操作步驟1：進(jìn)入SAPWEB地址，登陸費用申請模塊，選擇以上費用類型下發(fā)起合同發(fā)起、合同轉(zhuǎn)請款界面步驟關(guān)鍵點：無說明范例：無操作步驟3：進(jìn)入請款維護(hù)界面，依次輸入開戶銀行-銀行賬戶-聯(lián)系人-聯(lián)系方式-部門（觸發(fā)不同審批流，需選擇正確）-供應(yīng)商地址-請款概述等信息，可多次請款，可上傳附件，信息維護(hù)完全，保存，提交審批即可。步驟關(guān)鍵點：1）可進(jìn)行多次請款操作。2）請款界面如有字段“部門”時，需選擇對應(yīng)的部門，觸發(fā)不同審批流；說明范例：以“房子租賃裝修”請款為例。專業(yè)辦公用品及固定資產(chǎn)類費用事項申請業(yè)務(wù)說明目的：需進(jìn)行專業(yè)辦公用品及固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)操作人員：所有部門員工都需要發(fā)起業(yè)務(wù)概要:業(yè)務(wù)前提：需進(jìn)行專業(yè)辦公用品及固定資產(chǎn)采購費用類型：專業(yè)辦公用品、固定資產(chǎn)。操作步驟1：點擊“專業(yè)辦公用品及固定資產(chǎn)采購”，發(fā)起事項，事項轉(zhuǎn)報銷或轉(zhuǎn)合同”界面。步驟關(guān)鍵點：無說明范例：無操作步驟2：輸入“所在公司”、事項所屬組織、成本中心。步驟關(guān)鍵點：所在公司：填寫付款公司；事項所屬組織：默認(rèn)為發(fā)起人所在部門成本中心成本中心：發(fā)生此費用占用預(yù)算的部門類型：除總部IT資訊部選擇“資訊類”，其他所有部門全部選擇行政類。10）預(yù)算科目：預(yù)算科目有區(qū)別“營銷”與“非營銷”:總部/區(qū)域/項目：營銷部門發(fā)生的費用選營銷類科目；非營銷部門發(fā)生的費用選非營銷類科目。說明范例：事項轉(zhuǎn)合同各個業(yè)務(wù)部門發(fā)起“專業(yè)辦公用品”申請，審批通過后，單子自動跳轉(zhuǎn)到項目/區(qū)域/總部對應(yīng)的綜管部/行政部，進(jìn)行接下來轉(zhuǎn)非資產(chǎn)合同與轉(zhuǎn)資產(chǎn)合同操作。事項轉(zhuǎn)非資產(chǎn)合同業(yè)務(wù)說明目的：當(dāng)發(fā)起的費用類型事項審批通過后需要轉(zhuǎn)合同操作。業(yè)務(wù)操作人員：項目/區(qū)域：綜管部員工；總部：行政部員工、資訊科技部員工業(yè)務(wù)概要:費用發(fā)起權(quán)限：總部資訊科技部：轉(zhuǎn)自己部門發(fā)起的事項申請轉(zhuǎn)非資產(chǎn)合同?？偛啃姓?、項目/區(qū)域綜管部：將其他部門發(fā)起的事項申請轉(zhuǎn)非資產(chǎn)合同。操作步驟1：在事項界面，可以對審批通過的事項申請單，點擊轉(zhuǎn)“非資產(chǎn)合同”。接下來操作，參看1.3.1行政類費用事項轉(zhuǎn)合同通用操作。步驟關(guān)鍵點：無說明范例：無事項轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)合同業(yè)務(wù)說明目的：當(dāng)發(fā)起的費用類型事項審批通過后需要轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)合同操作。業(yè)務(wù)操作人員：項目/區(qū)域：綜管部員工；總部：行政部員工、資訊科技部員工業(yè)務(wù)概要:費用發(fā)起權(quán)限：總部資訊科技部：轉(zhuǎn)自己部門發(fā)起的事項申請轉(zhuǎn)資產(chǎn)合同。總部行政部、項目/區(qū)域綜管部：將其他部門發(fā)起的事項申請轉(zhuǎn)資產(chǎn)合同。操作步驟1：在事項界面，可以對審批通過的事項申請單，點擊轉(zhuǎn)“資產(chǎn)合同”。步驟關(guān)鍵點：無說明范例：無操作步驟2：進(jìn)入合同維護(hù)界面，依次輸入以下信息：成本中心：實際發(fā)生成本的部門，即預(yù)算的分?jǐn)偛块T。所在公司：實際發(fā)生成本的公司，填發(fā)票抬頭公司。合同類型：根據(jù)實際發(fā)生業(yè)務(wù)性質(zhì)選擇底層合同類型，用于觸發(fā)不同業(yè)務(wù)審批流；供應(yīng)商：可選入庫的供應(yīng)商或一次性供應(yīng)商；預(yù)算科目：用于歸集成本的科目，需根據(jù)實際業(yè)務(wù)選擇對應(yīng)的預(yù)算科目。合同金額【三家比價】供應(yīng)商可不在庫里，手動輸入名稱、價格相關(guān)信息即可。步驟關(guān)鍵點：當(dāng)合同審批通過后，需要總部行政部、項目/區(qū)域的綜管部創(chuàng)建固定資產(chǎn)卡片。操作步驟3：需要總部行政部、項目/區(qū)域的綜管部創(chuàng)建固定資產(chǎn)卡片。步驟關(guān)鍵點：詳細(xì)操作步驟請參看【固定資產(chǎn)卡片管理】操作手冊。說明范例：無固定資產(chǎn)合同轉(zhuǎn)請款業(yè)務(wù)說明目的：當(dāng)合同審批通過后進(jìn)入轉(zhuǎn)請款界面。業(yè)務(wù)操作人員：項目/區(qū)域：綜管部員工；總部：行政部員工、資訊科技部員工業(yè)務(wù)概要:業(yè)務(wù)前提：非資產(chǎn)合同：只需合同審批通過即可以請款。資產(chǎn)合同：需總部行政部、項目/區(qū)域綜管部創(chuàng)建完資產(chǎn)卡片號，并將方可進(jìn)行轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)合同。費用發(fā)起權(quán)限：總部資訊科技部：轉(zhuǎn)自己部門發(fā)起的合同轉(zhuǎn)請款?？偛啃姓?、項目/區(qū)域綜管部：將其他部門發(fā)起的合同轉(zhuǎn)請款。操作步驟1：進(jìn)入SAPWEB地址，登陸費用申請模塊，選擇。步驟關(guān)鍵點：無說明范例：無操作步驟3：進(jìn)入請款維護(hù)界面，依次輸入開戶銀行-銀行賬戶-聯(lián)系人-聯(lián)系方式，可多次請款，可上傳附件，信息維護(hù)完全，保存，提交審批即可。步驟關(guān)鍵點：請款時，需將固定資產(chǎn)卡片號填入，才可以進(jìn)行請款操作。說明范例：非固定資產(chǎn)合同轉(zhuǎn)請款業(yè)務(wù)說明目的：當(dāng)合同審批通過后進(jìn)入轉(zhuǎn)請款界面。業(yè)務(wù)操作人員：項目/區(qū)域：綜管部員工；總部：行政部員工、資訊科技部員工業(yè)務(wù)