酒店采購管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔酒店采購管理制度1、制定采購計劃（1）由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核；（2）計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務部審核；（3）采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。2、審批采購計劃：（1）財務部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核；（2）財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算；（3）將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批；（4）經(jīng)批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施，對計劃外未經(jīng)批準的采購要求，財務部有權拒絕付款。3、物資采購：（1）采購員根據(jù)核準的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購，以保證及時供應。（2）大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。（3）餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應。（4）計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權有關部門經(jīng)理批準后可進行采購，以保證需用。4、物資驗收入庫：（1）無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收；（2）倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。5、報銷及付款（1）付款：①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務總監(jiān)審核，經(jīng)確認批準后方可付款；②支票結帳一般由出納根據(jù)采購員提供的準確數(shù)字或單據(jù)填制支票，若由采購員領空白支票與對方結帳，金額必須限制在一定的范圍內(nèi)；③按酒店財務制度，付款元以上者要使用支票或委托銀行付款結款，元以下者可支付現(xiàn)款。④超過30元要求付現(xiàn)金者，必須經(jīng)財務部經(jīng)理或財務總監(jiān)審查批準后方可付款，但現(xiàn)金必須在一定的范圍內(nèi)。（2）報銷：①采購員報銷必須憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單，經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準或在計劃預算內(nèi)，核準后方可給予報銷。②采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務部門開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經(jīng)部門經(jīng)理或財務總監(jiān)批準后方可給予報銷。采購部業(yè)務操作制度1、按使用部門的要求和采購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質量及供方的調查表；2、向主管呈報調查表，匯報詢價情況，經(jīng)審核后確定最佳采購方案；3、在主管的安排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購；4、按酒店及本部門制定的工作程序，完成現(xiàn)貨采購和期貨采購；5、貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題，應即時查清原因，并向主管匯報；6、貨物驗收后，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關的入庫手續(xù)。7、將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報告給有關部門，同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同；8、將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務部校對審核，并辦理報銷或結算手續(xù)。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔泉州湖心大酒店規(guī)章制度內(nèi)容：采購管理制度部門：財務部崗位：生效日期：編號：2B005-01目的；制度：采購管理制度1、采購部的工作職責采購部是保證酒店經(jīng)營所需物資供應的職能部門。它的工作職責是以最佳的質量/價格比，及時適量地為酒店經(jīng)營管理提供適用的物資物品，并參與成本、費用、庫存的控制，負責進口物質的審批、報關手續(xù)。2、采購部的組織機構采購部設經(jīng)理一名。負責制定本部門工作計劃、人員分工及工作安排，主管采購部的一切日常工作，向總經(jīng)理負責并負擔管理責任。采購部下設食品采購、物料采購、能源及維修件采購、文員各一名。各采購員有分工但不分家地完成采購部經(jīng)理安排的工作，向采購部經(jīng)理負責并承擔工作責任。采購工作規(guī)定各部門/倉庫申請采購的物品一律須填制“請購單”，交采購部報價、財務部經(jīng)理審批，總經(jīng)理批準后方可執(zhí)行。未經(jīng)批準有效的申請，采購部不予受理，驗收部不予驗收。采購部接到請購單后，應按申請部門的要求，盡可能多的掌握市場、供應商的資料后，根據(jù)以下必須考慮的因素擇優(yōu)推薦：─貨品的品質：達不到酒店的要求會降低酒店的服務規(guī)格，過高的品質供應可能會造成費用的超支，在價格相差不多的情況下，品質系數(shù)是最重要的；─貨品的價錢：在滿足酒店品質要求的前提下，價錢是最重要的；─供應商的生產(chǎn)能力、品質保證能力及經(jīng)濟實力、原材料來源等背景資料；─售后服務與支持。泉州湖心大酒店規(guī)章制度內(nèi)容：采購管理制度部門：財務部崗位：生效日期：編號：2B005-02所有向供應商的定貨，盡可能用合同/訂單形式。采購部應設計、制定和完善酒店“訂貨單”，除常規(guī)內(nèi)容外，應注意：─貨品的詳細要求描述（材料、件重、規(guī)格、工藝、色標號碼、圖案圖樣、打樣核準要求、較樣/發(fā)貨日期要求）；外包裝（外箱材料、內(nèi)盒、箱麥）—數(shù)量誤差容忍程度。所有要求，應量化、樣板化，盡量避免“最好的”、“高級”、“進口”等無法核定或很難核實或可做多種不同解釋的約定。采購人員應不斷提高自身的業(yè)務能力和職業(yè)素質水平，工作中避免個人感情辦事，不得以權謀私。注意與供應商保持工作距離，不允許有過多的工作外交往。采購人員應定期、不定期地參與市場、供應商的調查，及時掌握第一手市場變化信息及供應商情況資料，及時更換更符合酒店供貨要求的供應商，以求最大限度地控制采購成本。采購人員一般可以借用適量的備用金以作周轉使用，特殊采購時，還允許臨時借支部分需用的款額，該臨時借款應于采購工作完成后及時與財務部結清，不得無故拖欠。采購人員應注意日常采購工作完成后購入憑證（發(fā)票）、驗收憑證（收貨單）的催收、銷帳工作，及時核銷預付/借支的支票、款項等，以利財務清帳。4、驗收及付款任何進入酒店的采購物資必須經(jīng)過倉庫驗收，驗收手續(xù)、要求、驗收問題的解決及付款申請，按酒店采購、驗收、付款的規(guī)定執(zhí)行。5、工作流程請購各部門/倉庫申請采購的物品一律須填制“請購單”一式四份，由部門經(jīng)理簽字后,交采購部詢價,采購部一般應提供三個供應商的報價，且須在請購單上推薦供應商，并說明理由，由財務部經(jīng)理審批后，報總經(jīng)理批準執(zhí)行。緊急采購申請時,由請購部門在“請購單”上蓋“緊急”章,并直接報財務部經(jīng)理、總經(jīng)理批準后,交采購部辦理。泉州湖心大酒店規(guī)章制度內(nèi)容：采購管理制度部門：財務部崗位：生效日期：編號：2B005-03驗收A、采購貨品到達酒店后，必須由采購部、使用部門、財務驗收人員共同驗收，各方驗收的主要職責是；（附件一）B、驗收員應根據(jù)請購單上經(jīng)批準的數(shù)量、品質標準、價錢、供應商等要求，核對無誤后，開出驗收單一式五份，一份交采購部，一份交財務部應付帳會計，一份交成本部,一份交請購部門；所收貨品，由請購部門及時接納；C、沒有請購單的貨品，不予驗收。驗收時發(fā)現(xiàn)有數(shù)量、品質、交貨期等問題時，驗收部應開出“驗收問題聯(lián)系單”，交采購部及使用部門，報財務部備案，并應于聯(lián)系單所規(guī)定的時間內(nèi)得到采購部/使用部門的處理意見，拖延解決的，報財務部經(jīng)理處理；（4）付款A、采購/使用部門申請轉帳付款時，須填制“用款申請單”，注明請購單號碼，由部門經(jīng)理簽字后，先交應付帳會計作好記錄，核對請購單與驗收單/發(fā)票內(nèi)容無誤后，在用款申請單上簽字，并附發(fā)票、驗收單交財務部經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理批準付款。B、采購/使用部門申請現(xiàn)金報銷時，須填制“現(xiàn)金報銷單”，其要求及報銷手續(xù)同。（5）商品采購商品采購的