收發(fā)文管理制度

1/6收發(fā)文管理制度1．總則為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。2．文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本集團(tuán)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全集團(tuán)各類(lèi)文件由行政部歸口管理。3．收文的管理3．1公文的簽收3．1．1凡來(lái)集團(tuán)公啟文件（除集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由行政文員登記簽收（由上級(jí)直送某部門(mén)或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)要文件除外）后分別交行政部經(jīng)理和總裁秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，行政文員、行政部經(jīng)理和總裁秘書(shū)均要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于封口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。3．1．2對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。3．2公文的編號(hào)保管3．2．1行政文員對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由集團(tuán)承辦或歸檔的集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交行政部辦理正常手續(xù)。3．2．2本集團(tuán)外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交行政部進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。3．3公文的閱批與分轉(zhuǎn)3．3．1凡正式文件均須分別由行政部經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由行政文員分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要閱后即辦。3．3．2一般函、電、單據(jù)等，分別由行政文員直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3．3．3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，行政文員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天（特殊情況例外）。3．4文件的傳閱與催辦3．4．1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。3．4．2閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交行政文員，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，行政部應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3．4．3閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。3．4．4文件閱完后，應(yīng)送交行政文員，切忌橫傳。3．4．5行政部經(jīng)理對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得行政部同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。收文檢查收文檢查編號(hào)閱批傳閱歸檔公啟文件上級(jí)文件信封文件文號(hào)編號(hào)文件處理傳閱單主管領(lǐng)導(dǎo)審閱承辦部門(mén)閱辦批示擬辦意見(jiàn)簽名收回保管4．發(fā)文的管理發(fā)文內(nèi)容包括：發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文編號(hào)、發(fā)文日期、涉及部門(mén)、正文等4．1發(fā)文的規(guī)定4．1．1全集團(tuán)上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于集團(tuán)，各部門(mén)一律不得以集團(tuán)名義自行向上、向下發(fā)送正式文件。4．1．2各部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求以集團(tuán)名義發(fā)文應(yīng)向集團(tuán)提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿交行政管理中心審核。集團(tuán)同意發(fā)文，則由集團(tuán)按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以集團(tuán)×字發(fā)文。4．1．3所有以集團(tuán)名義發(fā)布的正式文件須由集團(tuán)總裁批準(zhǔn)簽發(fā)。4．2發(fā)文的范圍4．2．1凡是以集團(tuán)名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。4．2．2集團(tuán)下發(fā)文件主要用于：①公布集團(tuán)規(guī)章制度；②轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的集團(tuán)文件；③公布集團(tuán)體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；④公布集團(tuán)性的重大開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；⑤發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；⑥其他有關(guān)集團(tuán)的重大事項(xiàng)。4．2．3集團(tuán)上行文、外發(fā)文主要用于：①對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；②同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)集團(tuán)重大開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。4．2．4在集團(tuán)日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)審批工作、安排部署、業(yè)務(wù)申請(qǐng)等事項(xiàng)，由主管業(yè)務(wù)部門(mén)辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由主管業(yè)務(wù)部門(mén)自存一份原件，按存檔要求，每年與資料室移交一次。其中由總裁簽批的文件，總裁簽批后須交總裁秘書(shū)一份原件，由總裁秘書(shū)定期與資料室移交存檔。4．2．5凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定、計(jì)劃總結(jié)、傳達(dá)上級(jí)指示等文件，一般不應(yīng)發(fā)文，由總裁簽批的部門(mén)文件，總裁簽批后須交總裁秘書(shū)一份原件，由總裁秘書(shū)定期與資料室移交存檔；如涉及其它部門(mén)由發(fā)文部門(mén)以部門(mén)名義發(fā)送，發(fā)文部門(mén)保存原件一份，按存檔要求，每年與資料室移交一次。工程圖紙、技術(shù)文件等由工程管理中心處理、存檔。4．2．6各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各類(lèi)文種簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查），不用集團(tuán)名義發(fā)文。4．3發(fā)文涉及部門(mén)4．3．1由行政管理中心發(fā)起的集團(tuán)正式文件，涉及部門(mén)一般為集團(tuán)所有部門(mén)（特例除外）。4．3．2由各部門(mén)發(fā)起的集團(tuán)正式文件，發(fā)起部門(mén)需在《發(fā)文申請(qǐng)單》上注明涉及部門(mén)，特殊情況由行政管理中心確定涉及部門(mén)。4．3．3各部門(mén)之間傳送的部門(mén)文件，由發(fā)起部門(mén)在文件上注明涉及部門(mén)，并按發(fā)文流程自行分發(fā)，務(wù)必分發(fā)至涉及部門(mén)。5．文件的立卷與歸檔5．1文件的歸檔范圍5．1．1凡下列文件統(tǒng)一分別由集團(tuán)總部或所屬地不在集團(tuán)總部的資料室負(fù)責(zé)歸檔：①上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)集團(tuán)報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；②集團(tuán)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；③高管例會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄；④集團(tuán)組織召開(kāi)的全員大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；⑤有保存價(jià)值的日常工作匯報(bào)文件及處理結(jié)果；⑥參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本集團(tuán)在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等；⑦上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)集團(tuán)檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及集團(tuán)向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；⑧反映集團(tuán)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品；⑨集團(tuán)日志和大事記；⑩集團(tuán)向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。5．1．2各業(yè)務(wù)部門(mén)日常工作中形成的活動(dòng)資料，由本部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔，年終統(tǒng)一歸檔。5．2立卷要求5．2．1文件立卷應(yīng)按照時(shí)間、內(nèi)容順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。5．2．2立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。5．2．3要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。5．2．4上年度形成的文件材料，要求在下年度1月份以前整理完。1－3月份正式向資料室移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。6．文件的銷(xiāo)毀6．1對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，集團(tuán)資料室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。6．2經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)由專(zhuān)人監(jiān)視銷(xiāo)毀。提出申請(qǐng)草擬初稿提出申請(qǐng)草擬初稿修改會(huì)簽批準(zhǔn)打印清樣校對(duì)印刷分發(fā)情況確定條理清楚文字簡(jiǎn)練審閱定稿文件標(biāo)題發(fā)送范