印章使用管理制度

****建設(shè)開發(fā)有限公司印章使用管理辦法第一章總則第一條為強化對印章管理工作重要性的認識、樹立高度責任心，避免責任意識淡薄、杜絕違法、違規(guī)行為，防范風險的發(fā)生、有效地維護公司利益，須嚴格規(guī)范公司印章管理工作。為建立健全印章審批、使用、管理等規(guī)章制度，進一步落實印章管理責任制，提高工作效率，確保用印安全，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于****建設(shè)開發(fā)有限公司全體正式員工。第二章公司印章的范圍及保管部門第三條公司印章的范圍包括：（一）公司公章、法定代表人章；（二）合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等部分專用章；（三）各部門印章。第四條印章保管的部門：（一）公司公章、合同專用章由總經(jīng)辦負責管理，按本辦法使用印章；（二）財務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財務(wù)部負責管理；（三）法定代表人章由法人代表或總經(jīng)理指定人負責管理；（四）各部門印章由各部門授權(quán)管理人負責保管，并制定相應(yīng)的管理和用章審批辦法，報總經(jīng)辦備案。第三章使用公司印章的審批權(quán)限第五條由總經(jīng)理審批蓋章的文件（一）公司重要發(fā)文（二）向董事會的請示、報告等（三）公司機構(gòu)設(shè)置、調(diào)整和公司中層以上干部任免文件（四）法定代表人授權(quán)委托書（總經(jīng)辦存一份）（五）公司對外簽署合同或協(xié)議（六）公司員工人事勞動合同（七）公司重要報表（八）其他需總經(jīng)理審批的文件第六條按管理層分工，公司董事會和總經(jīng)理授權(quán)人員對管理范圍內(nèi)的各種文件、報表、證明性材料等進行審批。詳見《主要印章管理審批一覽表》（附件一）。第七條專項業(yè)務(wù)用章按總經(jīng)理授權(quán)執(zhí)行。第八條加強日常檢查，要認真做好日常監(jiān)督檢查工作，防范違規(guī)。各印章負責人要隨時檢查印章管理使用情況，及時糾正違規(guī)行為。對于違規(guī)使用印章并造成不良后果的，必追究責任并嚴肅處理；給公司造成重大損失，情節(jié)嚴重的，追究其法律責任。第四章印章的管理第九條印章的刻制：（一）須填寫《印章制發(fā)申請表》（附件二）報總經(jīng)理批準，由總經(jīng)辦負責到公安機關(guān)指定店面刻制，各類印章的形體、規(guī)格、材質(zhì)、格式等應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。（二）各部門及個人不得擅自刻制印章，違反本項規(guī)定致公司造成的全部經(jīng)濟損失由當事人向公司承擔全額賠償責任；情節(jié)嚴重的，追究其法律責任。第十條印章檔案的建立：公司各類印章須由總經(jīng)辦分別進行登記，并建立《印章臺賬》（附件三），以便印章。第十一條有下列情況印章須停用（廢止）：（一）印章使用磨損或損壞，需對原印章停用并替換成新印章；（二）公司名稱變動，原印章廢止；（三）印章遺失或被竊，聲明作廢。需更換印章的，須填寫《印章制發(fā)申請表》報總經(jīng)理批準后，交由總經(jīng)辦負責辦理；印章停用（廢止）時須填寫《印章停用（廢止）申請單》（見附件四）經(jīng)總經(jīng)理批準后及時將停用印章送交總經(jīng)辦封存或銷毀，并在《印章臺賬》作好相應(yīng)登記。第十二條公司印章的保管（一）公司各印章的管理部門必須確定印章保管及使用責任人即印章管理員，按本辦法使用印章。（二）公司各類印章的保管必須安全可靠，應(yīng)放在保險柜或加鎖保存。印章使用時，要隨用隨拿，用后歸位，嚴禁隨意放置。（三）各種印章應(yīng)妥善保管，如有遺失須立即向總經(jīng)辦書面報告，總經(jīng)辦應(yīng)及時采取相關(guān)補救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對責任人進行處罰等。（四）印章管理員臨時因事離崗超過兩天的，須由部門負責人指定人員暫時代管，并辦理交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》（附件五），以免貽誤工作。（五）印章管理員須做到監(jiān)督用印登記和存檔手續(xù)清晰明了、齊全可查，并定期將填寫完畢的《公章內(nèi)用申請表》（附件六）、《法人章內(nèi)用申請表》（附件七）用印資料檔案全部移交公司總經(jīng)辦存檔，并做好移交記錄及簽收工作《印章使用表移交記錄》（附件八）。第五章各類印章的使用規(guī)定第十三條公司各類印章實行用印登記制度。印章使用前，用印經(jīng)辦人須認真填寫《公章內(nèi)（外）用申請表》或《法人章內(nèi)（外）用申請表》寫明時間、事由、蓋章數(shù)，申請人簽名及審核或批準人簽名等。第十四條印章使用申請登記完成并批準后，由印章管理員負責蓋章。第十五條印章管理員要嚴格按程序辦事，按權(quán)限用?。河糜∏耙獧z查文件是否符合規(guī)定格式，手續(xù)是否齊全，審批是否有效，對審批手續(xù)不完備的各類文件有權(quán)拒絕用印。第十六條禁止在空白紙張或內(nèi)容填寫不全的文件、介紹信、便函、證件、授權(quán)委托書、發(fā)文批準書、業(yè)務(wù)報表、邀請函上加蓋公司印章。第十七條使用印章須在公司內(nèi)，禁止任何人未經(jīng)批準攜帶公章外出；用印經(jīng)辦人如確有攜帶印章外出需求時，須按以下步驟辦理：（一）填寫《公章外借申請表》（附件九）、《法人章外借申請表》（附件十）報部門負責人審核后，報總經(jīng)理批準；（二）憑《公章外借申請表》及《法人章外借申請表》（保管人留存）與印章管理員辦理相關(guān)借用手續(xù)后方可帶出（原則上需當天歸還）。（三）提前向公司各部門及相關(guān)人員通知印章借用時間和歸還時間，以便其他人員調(diào)整用印時間，避免延誤工作。（四）攜帶公司公章、合同用章等重要印章外出時，原則上應(yīng)由兩人以上同行。（五）印章應(yīng)在預(yù)計歸還時間前歸還，歸還時應(yīng)與印章管理員辦理好歸還手續(xù)、雙方簽字認可。第十八條公司各部門負責人須加強對各類印章使用的日常管理，要隨時檢查印章管理使用情況，及時糾正違規(guī)行為，確保用印安全。對于未批準或未按審批程序辦理印章手續(xù)等違規(guī)、非法使用印章者，視情節(jié)輕重給予印章管理員及相關(guān)責任人嚴肅處理；對于造成嚴重后果的，還要追究部門領(lǐng)導的責任，情節(jié)嚴重的，將追究其法律責任。第六章附則第十九條本辦法由總經(jīng)理辦公室草擬，總經(jīng)理及董事會批準后執(zhí)行，修改時亦同。第二十條本辦法解釋權(quán)在總經(jīng)理辦公室，自下發(fā)之日起生效。附件一：主要印章管理審批一覽表印章名稱用途管理審核程序批準人合同章公司重要發(fā)文；向董事會的請示、報告等；公司機構(gòu)設(shè)置、調(diào)整和公司中層以上干部任免文件；法定代表人授權(quán)委托書總經(jīng)辦總經(jīng)辦審核總經(jīng)理、董事會由總經(jīng)辦承辦，向政府機關(guān)、園區(qū)等提交的需要蓋公章的材料、例行文件等總經(jīng)辦審核總經(jīng)理由財務(wù)部承辦，向政府機關(guān)、稅務(wù)機構(gòu)、銀行等提交的需要蓋公章的材料、例行文件及證明財務(wù)部審核、總經(jīng)辦審核總經(jīng)理公司員工人事勞動合同；社保公積金事宜、員工各項證明文件總經(jīng)辦審核總經(jīng)理公司業(yè)務(wù)合同的簽署分管領(lǐng)導審核、總經(jīng)辦審核總經(jīng)理各部門各項事項及業(yè)務(wù)需要蓋公章的材料、文件；辦理相關(guān)事宜的例行文件及證明材料分管領(lǐng)導審核、總經(jīng)辦審核總經(jīng)理出具公司介紹信、購房證明等分管領(lǐng)導審核總經(jīng)辦財務(wù)專用章收據(jù)、支票財務(wù)部財務(wù)部審核、總經(jīng)辦審核總經(jīng)理發(fā)票專用章發(fā)票財務(wù)部審核總經(jīng)辦法定代表人章合同、支票總經(jīng)理室總經(jīng)辦審核總經(jīng)理各部門內(nèi)部印章用于部門內(nèi)部的文檔封存、憑證保管以及報告、請示、證明等一般性文書、函件各部門各部門審核部門負責人附件二：印章制發(fā)申請表日期部門經(jīng)辦人申請印章種類名稱材質(zhì)形式申請理由：使用范圍：保管部門：印章管理員：分管副總：年月日總經(jīng)辦：年月日總經(jīng)理：年月日備注：附件三：印章臺賬序號印章名稱枚數(shù)啟用時間印章編號保管部門印章管理員交接情況停用時間備注序號印章名稱枚數(shù)姓名簽收簽收日期交接人交接時間姓名123附件四：印章停用（廢止）申請單申請日期申請部門申請人印章全稱數(shù)量停用（廢止）理由分管領(lǐng)導審核:年月日停用（廢止）印章留樣:總經(jīng)辦審核：年月日注銷日期注銷人總經(jīng)理審核：年月日備注附件五：印章交接登記表印章名稱轉(zhuǎn)交時間（起/止）管理員接管人審核人批準人歸還時間歸還人管理員附件六：公章內(nèi)用申請表申請部門：申請人：日期：年月日蓋章事由份數(shù)主管單位（審核）總經(jīng)辦(審核)公司領(lǐng)導（批準）原件□復(fù)印件□是□否□留存?zhèn)渥ⅲ焊郊撸悍ㄈ苏聝?nèi)用申請表申請部門：申請人：日期：年月日蓋章事由份數(shù)主管單位（審核）總經(jīng)辦(審核)公司領(lǐng)導（批準）原件□復(fù)印件□是□否□留存?zhèn)渥ⅲ焊郊耍河≌率褂帽硪平挥涗浶蛴≌旅Q用途蓋章事由申請人審核人備注內(nèi)外主管單位總經(jīng)辦公司領(lǐng)導12交接時間：管理員：接收人：附件九：公章外借申請表申請部門：申請人：日期：年月