公司公文處理辦法模版模版

公文處理辦法第一條為實(shí)現(xiàn)公文處理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化管理，提高公文處理的質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮公文在行政人事管理、公務(wù)活動(dòng)及業(yè)務(wù)往來中的重要作用，特制訂本規(guī)定。第二條本制度所稱的公文，是指各單位對(duì)內(nèi)、對(duì)外制發(fā)的報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、通報(bào)、規(guī)定等以紅頭文件或紀(jì)要、函件形式正式發(fā)布的紙質(zhì)和電子文件。第三條各單位辦公室是本單位公文處理的職能部門。第四條公文種類（一）決定：用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷各所屬（集團(tuán)）公司、子公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）通知：（三）通報(bào)：用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。（四）報(bào)告：用于向上級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)的詢問。（五）請(qǐng)示：用于向上級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。（六）批復(fù)：用于答復(fù)各所屬（集團(tuán)）公司、子公司的請(qǐng)示事項(xiàng)。（七）意見：用于對(duì)本單位內(nèi)部重要問題提出見解和處理辦法。（八）規(guī)定：用于對(duì)本單位內(nèi)部重要事項(xiàng)做出規(guī)范性要求。（九）函：用于對(duì)內(nèi)、對(duì)外非直接隸屬關(guān)系工作往來的詢問或答復(fù)等。（十）會(huì)議紀(jì)要：用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第五條常用公文的組成及格式常用公文一般由發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、成文日期、印章、附注、附件、版記（即主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)）等組成。（一）發(fā)文標(biāo)識(shí)1、文件式公文：由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”組成。如*集團(tuán)文件標(biāo)識(shí)使用“上海*（集團(tuán)）有限公司文件”，使用紅色1號(hào)粗宋體字，單行排列。如單行不能排列，可適當(dāng)調(diào)整字號(hào)或字間距。2、信3、紀(jì)要式公文：適用于會(huì)議紀(jì)要，標(biāo)識(shí)由“會(huì)議紀(jì)要”組成，并注明紀(jì)要字號(hào)。紀(jì)要式公文標(biāo)識(shí)用紅色1號(hào)粗宋體字。（二）發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文單位代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)下空1行，用4號(hào)宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號(hào)之下印一條紅色反線，反線中間不加五星。1、文件式公文、信函式公文：均應(yīng)注有〔××××〕×××號(hào)，如：滬鵬集發(fā)〔2010〕8號(hào)。一般首字為地區(qū)簡(jiǎn)稱，如：滬（上海），第二、三字為本單位公文式簡(jiǎn)稱，如：鵬集（*集團(tuán)），尾字為文件別，如：人（人力資源）。2、紀(jì)要式公文；重要會(huì)議紀(jì)要應(yīng)注明“××紀(jì)字〔××××〕××號(hào)，一般性會(huì)議紀(jì)要可不注明字號(hào)，但須注明紀(jì)要名稱、期號(hào)和時(shí)間。3、各所屬（集團(tuán)）公司、子公司發(fā)文字號(hào)由本單位辦公室統(tǒng)一編制確定。發(fā)文字號(hào)應(yīng)統(tǒng)一、連續(xù)編排，不得出現(xiàn)漏號(hào)、重號(hào)。（三）簽發(fā)人正式紅頭公文均應(yīng)在發(fā)文編號(hào)右側(cè)用4號(hào)黑標(biāo)宋體字注明簽發(fā)人姓名。（四）標(biāo)題紅色反線下空1行，用小2號(hào)粗宋體，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。（五）主送單位除“會(huì)議紀(jì)要”外的公文均應(yīng)有明確的主送單位。向上級(jí)單位報(bào)送的請(qǐng)示、意見和報(bào)告，應(yīng)將主送單位的全稱或簡(jiǎn)稱在首頁標(biāo)注。向上級(jí)單位的正式公文，不要以該單位的領(lǐng)導(dǎo)人為收文人，應(yīng)以上級(jí)單位為收文單位，不編號(hào)的文件可以領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人為收件人。向下行文或向平行單位行文，受文單位為主送單位。主送單位應(yīng)于標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用4號(hào)粗宋體字，多個(gè)主送單位不能單行排列，回行時(shí)仍頂格。（六）正文1、主送單位名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文使用4號(hào)標(biāo)宋體字。2、正式公文結(jié)構(gòu)層次分為：第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用“1、＂，第四層用“（1）”，第五層用“①”。3、正文部分在頁尾結(jié)束的，跨頁不使用（此頁無正文），應(yīng)盡量增加或縮減行距，保證印章、版記頁有正文內(nèi)容。（七）附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字用4號(hào)宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。（八）成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“○”。（九）印章制文單位的名稱已在標(biāo)題中出現(xiàn)的，在文尾只標(biāo)注日期，不再重復(fù)出現(xiàn)制文單位名稱，文尾制文單位名稱必須為全稱，并與印章名稱相符，任何部門、個(gè)人或不具備公開發(fā)文的單位文尾制文單位不得使用本部門、單位或個(gè)人名稱。文尾用印應(yīng)注意騎年蓋月，上不壓正文，并做到清晰、端正，不得使用倒印。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。（十）版記1、主題詞：公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。主題詞是用于提示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化用詞“主題詞”用小3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)詞目用4號(hào)粗宋體字；詞目之間空1字。2、抄送抄送單位是指除主送單位外需同時(shí)告知或協(xié)辦、執(zhí)行的單位或領(lǐng)導(dǎo)。在主題詞下一行，“抄送”兩字和抄送內(nèi)容用4號(hào)宋體字，后標(biāo)全角冒號(hào)。發(fā)送上級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)均使用“抄送”，不使用“抄報(bào)”。3、印發(fā)單位和印發(fā)時(shí)間公文印發(fā)單位均應(yīng)為本單位辦公室或行政部（室），并對(duì)公文格式、文體等負(fù)責(zé)，其他部門或個(gè)人均無權(quán)使用本單位或個(gè)人名義發(fā)布正式公文。印發(fā)單位及時(shí)間位于抄送單位之下，占1行位置；用4號(hào)宋體字。印發(fā)時(shí)間以公文復(fù)印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，后注“印發(fā)”。4、版記中的反線版記中除最后一項(xiàng)要素下不加黑反線外其他各要素之下均加一條黑反線。5、版記的位置版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。第六條發(fā)文辦理程序發(fā)文辦理程序是指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、定密、繕印、用印、分發(fā)等過程。發(fā)文應(yīng)建立《發(fā)文登記本》，由收文人簽收。嚴(yán)格按照文件標(biāo)明的范圍及時(shí)、準(zhǔn)確發(fā)文，不得遺漏、錯(cuò)發(fā)、積壓。密級(jí)文件、重要文件指定專人遞送。以電子郵件形式或通過OA系統(tǒng)制發(fā)的各類公文，主要受文單位、部門或個(gè)人應(yīng)向制文單位發(fā)送收文回執(zhí)，并做好文件分類歸檔工作。其他相關(guān)收文單位、部門或個(gè)人必須及時(shí)閱辦。（一）擬稿部門或擬稿人起草公文后，在發(fā)文稿上標(biāo)明擬稿部門、擬稿人、部門負(fù)責(zé)人（需會(huì)簽的應(yīng)先會(huì)簽）后送本單位辦公室。（二）辦公（三）辦公室審核后直接報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽署審批意見，并呈報(bào)簽發(fā)人簽字后，方可用印、制文、分發(fā)，特殊情況可也轉(zhuǎn)交擬稿部門或擬稿人，由其按流程經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后由辦公室統(tǒng)一用印、制文、分發(fā)。（四）經(jīng)批準(zhǔn)具備發(fā)文編號(hào)資格的職能部門自行負(fù)責(zé)本部門公文的登記、編號(hào)、用印及分發(fā)等工作，除此之外，所有公文均應(yīng)由本單位辦公室負(fù)責(zé)。第七條收文辦理程序（一）外來公文由前臺(tái)文員或辦公室指定專人負(fù)責(zé)簽收。（二）公文收文應(yīng)建立《收文登記本》，收文時(shí)要按規(guī)定簽收，簽收應(yīng)用全名，并注明簽收日期。重要的來件（如傳真、電報(bào)、快件等）還應(yīng)注明簽收時(shí)間。（三）收到下級(jí)單位上報(bào)的需要辦理的公文，應(yīng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由相關(guān)單位辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。（四）公文簽收后應(yīng)填寫《公文閱辦單》并及時(shí)送交相關(guān)單位、部門或領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)隨到隨清，及時(shí)準(zhǔn)確分發(fā)，不得丟失損毀和擱置延誤。（五）一般屬閱知類公文自上而下流轉(zhuǎn)，屬請(qǐng)示、閱辦類公文自下而上流轉(zhuǎn)。審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。（六）流轉(zhuǎn)辦結(jié)的公文根據(jù)《檔案管理制度》規(guī)定由本單位辦公室負(fù)責(zé)歸檔。第八條涉外公文涉外公文指對(duì)國(guó)外政府部門、國(guó)外企業(yè)、單位行文或*集團(tuán)在國(guó)外進(jìn)行業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)或管理的分支機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目公司或子公司行文。（一）對(duì)國(guó)外政府部門、企業(yè)單位行文應(yīng)注意：1、遵守國(guó)家法律法規(guī)；2、保守國(guó)家及企業(yè)機(jī)密；3、尊重對(duì)方國(guó)家習(xí)俗及相關(guān)禁忌；4、一般使用國(guó)際通用的英語行文，注意翻譯內(nèi)容的準(zhǔn)確性、規(guī)范性。（二）駐外機(jī)構(gòu)公文應(yīng)參照本制度并結(jié)合當(dāng)?shù)貒?guó)家相關(guān)規(guī)定或習(xí)俗制定本單位公文處理辦法，報(bào)集團(tuán)辦公室審批備案后執(zhí)行。第九條集團(tuán)其它文件（合同、付款憑證、招投標(biāo)、函、報(bào)告等）流轉(zhuǎn)，按文件內(nèi)容、授權(quán)范圍予以審批。（一）集團(tuán)各職能部門、所屬公司、子公司負(fù)責(zé)處理本部門（或本單位）職責(zé)范圍內(nèi)的文件審批流轉(zhuǎn)工作，對(duì)于需多部門處理的審批事項(xiàng)，由文件發(fā)起部門自行完成會(huì)簽。