公司公文處理辦法模版模版

公文處理辦法第一條為實現(xiàn)公文處理工作標準化、規(guī)范化、制度化管理，提高公文處理的質量和效率，充分發(fā)揮公文在行政人事管理、公務活動及業(yè)務往來中的重要作用，特制訂本規(guī)定。第二條本制度所稱的公文，是指各單位對內、對外制發(fā)的報告、請示、批復、通報、規(guī)定等以紅頭文件或紀要、函件形式正式發(fā)布的紙質和電子文件。第三條各單位辦公室是本單位公文處理的職能部門。第四條公文種類（一）決定：用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或撤銷各所屬（集團）公司、子公司不適當?shù)臎Q定事項。（二）通知：（三）通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。（四）報告：用于向上級單位或領導匯報工作，反映情況，答復上級單位或領導的詢問。（五）請示：用于向上級單位或領導請示、批準的事項。（六）批復：用于答復各所屬（集團）公司、子公司的請示事項。（七）意見：用于對本單位內部重要問題提出見解和處理辦法。（八）規(guī)定：用于對本單位內部重要事項做出規(guī)范性要求。（九）函：用于對內、對外非直接隸屬關系工作往來的詢問或答復等。（十）會議紀要：用于記載、傳達會議情況和議定事項。第五條常用公文的組成及格式常用公文一般由發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、成文日期、印章、附注、附件、版記（即主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)）等組成。（一）發(fā)文標識1、文件式公文：由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成。如*集團文件標識使用“上海*（集團）有限公司文件”，使用紅色1號粗宋體字，單行排列。如單行不能排列，可適當調整字號或字間距。2、信3、紀要式公文：適用于會議紀要，標識由“會議紀要”組成，并注明紀要字號。紀要式公文標識用紅色1號粗宋體字。（二）發(fā)文字號：發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、年份和序號組成。發(fā)文單位標識下空1行，用4號宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號之下印一條紅色反線，反線中間不加五星。1、文件式公文、信函式公文：均應注有〔××××〕×××號，如：滬鵬集發(fā)〔2010〕8號。一般首字為地區(qū)簡稱，如：滬（上海），第二、三字為本單位公文式簡稱，如：鵬集（*集團），尾字為文件別，如：人（人力資源）。2、紀要式公文；重要會議紀要應注明“××紀字〔××××〕××號，一般性會議紀要可不注明字號，但須注明紀要名稱、期號和時間。3、各所屬（集團）公司、子公司發(fā)文字號由本單位辦公室統(tǒng)一編制確定。發(fā)文字號應統(tǒng)一、連續(xù)編排，不得出現(xiàn)漏號、重號。（三）簽發(fā)人正式紅頭公文均應在發(fā)文編號右側用4號黑標宋體字注明簽發(fā)人姓名。（四）標題紅色反線下空1行，用小2號粗宋體，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。（五）主送單位除“會議紀要”外的公文均應有明確的主送單位。向上級單位報送的請示、意見和報告，應將主送單位的全稱或簡稱在首頁標注。向上級單位的正式公文，不要以該單位的領導人為收文人，應以上級單位為收文單位，不編號的文件可以領導個人為收件人。向下行文或向平行單位行文，受文單位為主送單位。主送單位應于標題下空1行，左側頂格用4號粗宋體字，多個主送單位不能單行排列，回行時仍頂格。（六）正文1、主送單位名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文使用4號標宋體字。2、正式公文結構層次分為：第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用“1、＂，第四層用“（1）”，第五層用“①”。3、正文部分在頁尾結束的，跨頁不使用（此頁無正文），應盡量增加或縮減行距，保證印章、版記頁有正文內容。（七）附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字用4號宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。（八）成文日期用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”。（九）印章制文單位的名稱已在標題中出現(xiàn)的，在文尾只標注日期，不再重復出現(xiàn)制文單位名稱，文尾制文單位名稱必須為全稱，并與印章名稱相符，任何部門、個人或不具備公開發(fā)文的單位文尾制文單位不得使用本部門、單位或個人名稱。文尾用印應注意騎年蓋月，上不壓正文，并做到清晰、端正，不得使用倒印。會議紀要不加蓋印章。（十）版記1、主題詞：公文應當標注主題詞。主題詞是用于提示公文內容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化用詞“主題詞”用小3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號詞目用4號粗宋體字；詞目之間空1字。2、抄送抄送單位是指除主送單位外需同時告知或協(xié)辦、執(zhí)行的單位或領導。在主題詞下一行，“抄送”兩字和抄送內容用4號宋體字，后標全角冒號。發(fā)送上級單位或領導均使用“抄送”，不使用“抄報”。3、印發(fā)單位和印發(fā)時間公文印發(fā)單位均應為本單位辦公室或行政部（室），并對公文格式、文體等負責，其他部門或個人均無權使用本單位或個人名義發(fā)布正式公文。印發(fā)單位及時間位于抄送單位之下，占1行位置；用4號宋體字。印發(fā)時間以公文復印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識，后注“印發(fā)”。4、版記中的反線版記中除最后一項要素下不加黑反線外其他各要素之下均加一條黑反線。5、版記的位置版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。第六條發(fā)文辦理程序發(fā)文辦理程序是指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、復核、登記、定密、繕印、用印、分發(fā)等過程。發(fā)文應建立《發(fā)文登記本》，由收文人簽收。嚴格按照文件標明的范圍及時、準確發(fā)文，不得遺漏、錯發(fā)、積壓。密級文件、重要文件指定專人遞送。以電子郵件形式或通過OA系統(tǒng)制發(fā)的各類公文，主要受文單位、部門或個人應向制文單位發(fā)送收文回執(zhí)，并做好文件分類歸檔工作。其他相關收文單位、部門或個人必須及時閱辦。（一）擬稿部門或擬稿人起草公文后，在發(fā)文稿上標明擬稿部門、擬稿人、部門負責人（需會簽的應先會簽）后送本單位辦公室。（二）辦公（三）辦公室審核后直接報送相關領導簽署審批意見，并呈報簽發(fā)人簽字后，方可用印、制文、分發(fā)，特殊情況可也轉交擬稿部門或擬稿人，由其按流程經相關領導審批后由辦公室統(tǒng)一用印、制文、分發(fā)。（四）經批準具備發(fā)文編號資格的職能部門自行負責本部門公文的登記、編號、用印及分發(fā)等工作，除此之外，所有公文均應由本單位辦公室負責。第七條收文辦理程序（一）外來公文由前臺文員或辦公室指定專人負責簽收。（二）公文收文應建立《收文登記本》，收文時要按規(guī)定簽收，簽收應用全名，并注明簽收日期。重要的來件（如傳真、電報、快件等）還應注明簽收時間。（三）收到下級單位上報的需要辦理的公文，應由辦公室進行審核。審核的重點是：是否應由相關單位辦理；是否符合行文規(guī)則；內容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。（四）公文簽收后應填寫《公文閱辦單》并及時送交相關單位、部門或領導，應隨到隨清，及時準確分發(fā)，不得丟失損毀和擱置延誤。（五）一般屬閱知類公文自上而下流轉，屬請示、閱辦類公文自下而上流轉。審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。（六）流轉辦結的公文根據(jù)《檔案管理制度》規(guī)定由本單位辦公室負責歸檔。第八條涉外公文涉外公文指對國外政府部門、國外企業(yè)、單位行文或*集團在國外進行業(yè)務經營或管理的分支機構、項目公司或子公司行文。（一）對國外政府部門、企業(yè)單位行文應注意：1、遵守國家法律法規(guī)；2、保守國家及企業(yè)機密；3、尊重對方國家習俗及相關禁忌；4、一般使用國際通用的英語行文，注意翻譯內容的準確性、規(guī)范性。（二）駐外機構公文應參照本制度并結合當?shù)貒蚁嚓P規(guī)定或習俗制定本單位公文處理辦法，報集團辦公室審批備案后執(zhí)行。第九條集團其它文件（合同、付款憑證、招投標、函、報告等）流轉，按文件內容、授權范圍予以審批。（一）集團各職能部門、所屬公司、子公司負責處理本部門（或本單位）職責范圍內的文件審批流轉工作，對于需多部門處理的審批事項，由文件發(fā)起部門自行完成會簽。