RFID技術(shù)在擋案管理中的應(yīng)用解決方案

RFID技術(shù)在檔案中心檔案管理中的應(yīng)用探討稿V1.0廣州市普程電力科技有限公司2010.9

書目1目前檔案中心的檔案管理現(xiàn)狀如下： 32檔案管理應(yīng)用RFID技術(shù)的優(yōu)點(diǎn) 33RFID技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用方式 43.1RFID技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用系統(tǒng)圖 43.2快速查找、歸檔流程 53.2.1快速查找檔案流程圖 5快速歸還檔案流程圖 54普程針對(duì)檔案中心檔案管理系統(tǒng)的解決方案 54.1檔案中心RFID檔案管理系統(tǒng)的流程 64.2RFID檔案管理系統(tǒng) 74.3檔案館員多功能工作站 74.4RFID檔案移動(dòng)點(diǎn)檢設(shè)備 84.5RFID智能門禁系統(tǒng) 9附一：RFID應(yīng)用的前景及工作原理 10

1目前檔案中心的檔案管理現(xiàn)狀如下：●檔案館員人數(shù)不多，每個(gè)人須要手工盤點(diǎn)5到6萬(wàn)份檔案，費(fèi)時(shí)費(fèi)勁?！窠璩?、歸檔登記都是通過(guò)手工錄入，須要手工反復(fù)填寫代理卡、外借登記冊(cè)，效率不高?！駟渭浫?，不能實(shí)現(xiàn)檔案快速定位查找批量登記，環(huán)節(jié)繁瑣?！駲n案位置不能確定時(shí)將會(huì)帶來(lái)大量的查找工作量?！駸o(wú)法便利的查詢檔案實(shí)時(shí)狀態(tài)，給檔案的借出歸檔操作增加了難度。2檔案管理應(yīng)用RFID技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)●快速、精確定位：在移動(dòng)點(diǎn)檢設(shè)備上存儲(chǔ)有整個(gè)檔案室的地理分布圖，將會(huì)對(duì)所查檔案做出地理定位指示，實(shí)現(xiàn)快速查找及歸檔操作?！褫p松盤點(diǎn)：運(yùn)用RFID點(diǎn)檢設(shè)備可以快速的完成檔案的盤點(diǎn)、查錯(cuò)、上架等工作，在極大的減輕館員工作量的同時(shí)可以提高檔案管理工作效率、降低外借歸檔時(shí)的差錯(cuò)率?！駲n案信息精確記錄：檔案經(jīng)手人、借閱人、借出、歸檔時(shí)間等均為系統(tǒng)自動(dòng)登記完成的，防止手工差錯(cuò)的同時(shí)保證檔案管理信息系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)的精確性，并可供應(yīng)檔案狀態(tài)的實(shí)時(shí)查詢、報(bào)表打印?！衽繖n案借出、歸檔登記管理檔案管理是很煩雜的工作，檔案管理人員少，尋借檔案的人多，應(yīng)用RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，自動(dòng)化，增加工作效率的同時(shí)削減檔案管理員的勞動(dòng)強(qiáng)度，幫助館員實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的批量檔案借出，歸檔登記工作●檔案RFID標(biāo)簽存儲(chǔ)信息更改自如電子標(biāo)簽存取數(shù)據(jù)容量大，并且存儲(chǔ)信息更改自如，為檔案屬性等信息管理供應(yīng)便利?！衿桨脖Ｕ希簷n案管理人員要通過(guò)身份驗(yàn)證登陸RFID檔案管理系統(tǒng)后，才可對(duì)檔案進(jìn)行借出，歸檔的操作，對(duì)于檔案的非法外帶，系統(tǒng)將報(bào)警提示。標(biāo)簽信息亦可加密。3RFID技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用方式3.1RFID技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用系統(tǒng)圖●流程1：每個(gè)檔案上貼有專用的檔案管理標(biāo)簽，移動(dòng)點(diǎn)檢設(shè)備將采集到的信息以無(wú)線或有線的方式傳給后臺(tái)檔案管理系統(tǒng)以完成檔案的盤點(diǎn)、找尋、查錯(cuò)、上架等工作?！窳鞒?：每個(gè)檔案上貼有專用的檔案管理標(biāo)簽，RFID固定讀寫設(shè)備采集標(biāo)簽信息并通過(guò)有線的方式將數(shù)據(jù)傳入檔案管理信息系統(tǒng)以完成檔案的初始信息錄入、外借歸還確認(rèn)、合法狀態(tài)查詢檢驗(yàn)等工作。3.2快速查找、歸檔流程快速查找檔案流程圖快速歸還檔案流程圖4普程針對(duì)檔案中心檔案管理系統(tǒng)的解決方案普程RFID智能檔案管理系統(tǒng)中含有多種檔案管理設(shè)備，這不僅僅是在現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)中簡(jiǎn)潔的加入RFID硬件設(shè)備，而是將一整套R(shí)FID檔案應(yīng)用系統(tǒng)和現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫整合，從而形成一套智能化的RFID檔案管理系統(tǒng)。4.1檔案中心RFID檔案管理系統(tǒng)的流程建檔：（初始化RFID標(biāo)簽）在檔案管理系統(tǒng)中將相應(yīng)的檔案內(nèi)容和RFID標(biāo)簽的ID號(hào)關(guān)聯(lián)的同時(shí)把檔案號(hào)寫入標(biāo)簽。外借：借檔人填寫借檔申請(qǐng)表格并交與檔案中心檔案館前臺(tái)，前臺(tái)工作人員將調(diào)檔表用小車送到樓上的檔案室，檔案室的工作人員在RFID手持點(diǎn)檢設(shè)備上輸入檔案號(hào)調(diào)出這份檔案的信息及其實(shí)際物理位置提示。檔案室的工作人員按指示到該檔案存放的檔案柜前運(yùn)用RFID手持點(diǎn)檢議的查找功能找到這份檔案，在手持設(shè)備讀到該檔案標(biāo)簽以后，系統(tǒng)自動(dòng)將這份檔案的狀態(tài)置于“待借”狀態(tài)。檔案室的工作人員將代理卡從檔案中抽出并放于檔案取出處，關(guān)閉柜門后來(lái)到6樓檔案管理室。在檔案管理員的工作平臺(tái)上讀一下這份檔案并在軟件系統(tǒng)中選取相應(yīng)借檔人。系統(tǒng)驗(yàn)證此次借檔行為勝利后，再變更RFID檔案標(biāo)簽中的標(biāo)識(shí)位的狀態(tài)為外借狀態(tài)的同時(shí)將檔案的系統(tǒng)狀態(tài)從“待借”變?yōu)椤耙呀琛?。此時(shí)檔案室的工作人員拿著這份檔案通過(guò)RFID智能門禁，系統(tǒng)顯示正常狀態(tài)。（單份檔案和多份檔案的外借過(guò)程相同。如不按此流程正常操作，未變更標(biāo)簽里的狀態(tài)標(biāo)識(shí)位的檔案通過(guò)RFID智能門禁的時(shí)候系統(tǒng)會(huì)提示報(bào)警）。歸檔：當(dāng)借檔人歸還檔案的時(shí)候，檔案中心檔案館的前臺(tái)將歸還檔案用小車送到樓上的檔案室，檔案室管理人員在館員工作站上讀出歸還檔案上的RFID標(biāo)簽從而調(diào)出系統(tǒng)中關(guān)于這份檔案的外借信息，此時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)將這份檔案的狀態(tài)至于“待還”狀態(tài)。在檢查無(wú)誤后檔案室的工作人員通過(guò)RFID手持點(diǎn)檢設(shè)備上提示的該檔案的實(shí)際物理位置找到其存放的檔案柜，在手持上選擇歸還操作后，系統(tǒng)自動(dòng)將這份檔案的狀態(tài)置于在庫(kù)狀態(tài)。盤點(diǎn)：檔案室的工作人員推著檔案移動(dòng)點(diǎn)檢車在檔案室中對(duì)每個(gè)檔案柜依次進(jìn)行點(diǎn)檢。讀到柜簽和層簽后在點(diǎn)檢車的觸摸屏上選擇盤點(diǎn)選項(xiàng)，運(yùn)用點(diǎn)檢車上的手持依次讀取每層的檔案，假如出現(xiàn)檔案多了或者少了的狀況，系統(tǒng)都會(huì)提示報(bào)警。檔案移動(dòng)點(diǎn)檢車還可以供應(yīng)提示盤點(diǎn)最佳路徑和已盤點(diǎn)檔案信息狀態(tài)的查詢功能。4.2RFID檔案管理系統(tǒng)RFID檔案管理系統(tǒng)包括：RFID檔案管理應(yīng)用軟件系統(tǒng)、檔案館員多功能工作站、檔案移動(dòng)點(diǎn)檢車、檔案管理手持設(shè)備、RFID智能門禁系統(tǒng)、RFID檔案專用標(biāo)簽。檔案中心檔案館已經(jīng)運(yùn)用了檔案管理系統(tǒng)。芯聯(lián)開發(fā)的RFID檔案應(yīng)用系統(tǒng)可以將RFID硬件產(chǎn)品和現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫整合，使檔案在現(xiàn)有基礎(chǔ)上平滑升級(jí)到智能化管理狀態(tài)。RFID檔案應(yīng)用系統(tǒng)除了將RFID硬件設(shè)備與檔案館現(xiàn)有管理系統(tǒng)進(jìn)行整合外，還針對(duì)傳統(tǒng)手工業(yè)務(wù)盤點(diǎn)和順架進(jìn)行了智能化系統(tǒng)開發(fā)，用戶可以通過(guò)RFID移動(dòng)點(diǎn)檢車以及RFID手持點(diǎn)檢儀完成對(duì)檔案的快速盤點(diǎn)和順架工作。4.3檔案館員多功能工作站檔案館員多功能工作站是檔案館員工作的地方，主要業(yè)務(wù)流程都在這里完成，如RFID標(biāo)簽粘貼，建檔，取代填寫檔案外借原來(lái)進(jìn)行電子化的檔案借還操作。在這里，檔案館員對(duì)新建檔案進(jìn)行編目加工，同時(shí)將RFID標(biāo)簽粘貼在檔案上，將檔案放置在工作站檔案放置區(qū)，系統(tǒng)就可以自動(dòng)讀取RFID信息并將相關(guān)檔案信息寫入到RFID檔案標(biāo)簽中去。4.4RFID檔案移動(dòng)點(diǎn)檢設(shè)備對(duì)于檔案工作人員來(lái)說(shuō)繁瑣的盤點(diǎn)和順架工作將因?yàn)橛辛藱n案點(diǎn)檢系統(tǒng)而變得簡(jiǎn)潔。在進(jìn)行順架工作時(shí)，工作人員運(yùn)用手持點(diǎn)檢儀或點(diǎn)檢推車，對(duì)架上檔案進(jìn)行掃描即可知道是否有錯(cuò)架，對(duì)于錯(cuò)架檔案，便攜式點(diǎn)檢儀會(huì)自動(dòng)報(bào)警給與提示；在做盤點(diǎn)工作時(shí)，只要用RFID手持點(diǎn)檢設(shè)備沿著須要盤點(diǎn)的檔案架掃描檔案架上全部檔案，即可知道檔案架上都有哪些檔案，遠(yuǎn)比以前手工盤點(diǎn)和順架要效率高許多。移動(dòng)點(diǎn)檢系統(tǒng)配有檔案電子地圖，對(duì)于錯(cuò)架檔案應(yīng)放到哪些檔案架上，電子地圖會(huì)一一標(biāo)出，一目了然；對(duì)于盤點(diǎn)檔案這樣的工作來(lái)說(shuō)，電子地圖上也會(huì)顯示出已經(jīng)進(jìn)行過(guò)盤點(diǎn)的檔案架。RFID移動(dòng)點(diǎn)檢設(shè)備為人體工程學(xué)設(shè)計(jì)，耗電量低，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量大，可以完全獨(dú)立脫機(jī)工作，也可以通過(guò)無(wú)線網(wǎng)聯(lián)機(jī)工作。4.5RFID智能門禁系統(tǒng)智能門禁系統(tǒng)可以針對(duì)檔案進(jìn)行防盜工作，RFID產(chǎn)品本身就是將RF防盜與ID信息識(shí)別結(jié)合在一起的產(chǎn)品。除了防盜之外，RFID門禁還可以進(jìn)行人員管理，統(tǒng)計(jì)進(jìn)入檔案室的工作人員信息，館員無(wú)需在進(jìn)入檔案室前掏出通行證進(jìn)行刷卡，干脆穿過(guò)門禁，RFID門禁系統(tǒng)就可以自動(dòng)記錄每一個(gè)進(jìn)出的館員。對(duì)于檔案的非法外帶，系統(tǒng)將報(bào)警提示。附一：RFID應(yīng)用的前景及工作原理射頻識(shí)別技術(shù)RFID（RadioFrequencyIdentificationTechnology）是從八十年頭起走向成熟的一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，它通過(guò)射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象并獲得相關(guān)數(shù)據(jù)。從概念上來(lái)講，RFID類似于條碼掃描，對(duì)于條碼技術(shù)而言，它是將已編碼的條形碼附著于目標(biāo)物并運(yùn)用專用的掃描讀寫器利用光電信號(hào)將信息由條形磁傳送到掃描讀寫器；而RFID則運(yùn)用專用的RFID讀寫器及特地的可附著于目標(biāo)物的RFID單元，利用RF信號(hào)將信息由RFID單元傳送至RFID讀寫器。RFID單元中載有關(guān)于目標(biāo)物的各類相關(guān)信息，如：該目標(biāo)物的名稱，目標(biāo)物運(yùn)輸起始終止地點(diǎn)、中轉(zhuǎn)地點(diǎn)及目標(biāo)物經(jīng)過(guò)某一地的詳細(xì)時(shí)間等，還可以載入諸如溫度等指標(biāo)。RFID單元，如標(biāo)簽、卡等可敏捷附著于從車輛到載貨底盤的各類物品。RFID技術(shù)所運(yùn)用的電波頻率為50KHz-5.8GHz。遠(yuǎn)距離、無(wú)線非接觸的讀寫方式，使RFID在商品批發(fā)、零售業(yè)的應(yīng)用中顯示出了明顯的比較優(yōu)勢(shì)。2005年，RFID(射頻識(shí)別技術(shù))無(wú)疑是當(dāng)紅的明星產(chǎn)業(yè)。射頻識(shí)別技術(shù)的興起有兩方面主要緣由的推動(dòng)。一是技術(shù)的推動(dòng)。射頻技術(shù)從誕生到民用經(jīng)驗(yàn)了軍事應(yīng)用、試驗(yàn)室探討再到民間應(yīng)用幾個(gè)不同時(shí)期，基礎(chǔ)技術(shù)探討日臻成熟。另一方面則是在整個(gè)社會(huì)信息化程度普遍提高后，企業(yè)須要進(jìn)一步提高信息化水平，同時(shí)降低勞動(dòng)生產(chǎn)成本，市場(chǎng)對(duì)各類技術(shù)進(jìn)行選擇的結(jié)果。射頻識(shí)別依靠無(wú)線電波進(jìn)行信息采集、傳輸、限制，其得天獨(dú)厚的技術(shù)優(yōu)勢(shì)成為人們的必定選擇。射頻識(shí)別系統(tǒng)的無(wú)線非接觸式讀寫方式，能夠滿意人們?cè)诟黝愄貏e環(huán)境下對(duì)物品信息的管理。射頻識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域特別廣泛，它不像以往傳統(tǒng)的某種技術(shù)，帶給人們生活、生產(chǎn)的變更只是某一個(gè)方面或一個(gè)領(lǐng)域，而是全面的和革命性的。目前RFID在國(guó)內(nèi)典型的應(yīng)用主要于物品標(biāo)識(shí)、交通信息化、人員追蹤、物流管理、工業(yè)自動(dòng)化等幾個(gè)方面。在物流應(yīng)用方面，隨著RFID技術(shù)的成熟，標(biāo)簽價(jià)格的不斷下降，其應(yīng)用的面也越來(lái)越廣。RFID技術(shù)工作原理概述RFID（RadioFrequencyIdentification）無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)是一種非接觸的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，其基本原理是利用射頻信號(hào)和空間耦合（電感或電磁耦合）傳輸特性，實(shí)現(xiàn)對(duì)被識(shí)別物品的自動(dòng)識(shí)別。射頻識(shí)別系統(tǒng)一般由兩個(gè)部分組成，即射頻標(biāo)簽（Tag）和讀卡器（Reader）。在RFID的實(shí)際應(yīng)用中，射頻標(biāo)簽具有同其他技術(shù)（例如條碼技術(shù)等）相比數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大的特點(diǎn)，它附著在被識(shí)別的物體上（