農(nóng)資連鎖公司倉儲與配送管理辦法商品倉儲與配送制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔 目錄一、倉儲管理 2（一）進貨入庫 21、從供應(yīng)商采購入庫 22、內(nèi)部調(diào)撥 3（二）商品儲存 41、劃分區(qū)域，分類別、種類儲存 42、加工出售前檢驗 53、防蟲防鼠 54、防火、防盜、防潮 55、包裝物、宣傳促銷品等商品管理 5（三）商品盤點 6二、出庫銷售 7（一）事業(yè)部銷售 71、事業(yè)部直運外銷（流程圖8） 72、事業(yè)部倉庫銷售（流程圖9） 7(二)分公司銷售 71、分公司直運銷售(流程圖10) 72、分公司倉庫銷售（流程圖11） 73、分公司配送收款銷售（流程圖12） 84、分公司借出還回配送銷售（流程圖13） 8三、退貨管理 91、連鎖店向分公司退貨（流程圖14） 92、分公司向事業(yè)部退貨（流程圖15） 93、事業(yè)部向供應(yīng)商退貨（流程圖16） 104、分公司向供應(yīng)商退貨（流程圖17） 10四、保險索賠 11（一）報案 11（二）積極施救 11（三）取證 11（四）索賠 11五、相關(guān)規(guī)定 12六、獎懲措施 13安徽徽商農(nóng)家福有限公司倉儲、配送管理辦法(修訂)為加強經(jīng)營管理，規(guī)范業(yè)務(wù)行為，明確經(jīng)濟責(zé)任，提高工作效率，規(guī)避風(fēng)險，特制定本辦法。本辦法規(guī)定銷售、收款、發(fā)貨、監(jiān)督分開。主管負責(zé)銷售，內(nèi)勤負責(zé)收款，庫管員負責(zé)收發(fā)貨，會計負責(zé)對業(yè)務(wù)過程監(jiān)督，各經(jīng)營單位經(jīng)理主持工作，對公司負責(zé)。一、倉儲管理（一）進貨入庫1、從供應(yīng)商采購入庫⑴事業(yè)部內(nèi)勤匯總《公司間調(diào)撥訂單》后，由事業(yè)部采購的商品由事業(yè)部內(nèi)勤系統(tǒng)填寫、打印《采購訂單》（2聯(lián)），事業(yè)部主管、經(jīng)理手工簽字，業(yè)務(wù)管理部合同管理員依采購計劃簽章，業(yè)務(wù)管理部合同管理員和事業(yè)部內(nèi)勤各存1聯(lián)，編號存檔?！恫少徲唵巍飞享氉⒚骱贤枴⒇浳锩Q、到貨地點、到貨時間、生產(chǎn)日期、有效期、規(guī)格、包裝、供應(yīng)商、產(chǎn)地、數(shù)量、損耗要求等（農(nóng)藥類還應(yīng)有含量、劑型，種子類還應(yīng)有發(fā)芽率、水分、凈度、種色等，肥料類還應(yīng)有有效成份、含水量、色澤、粒徑等）。⑵事業(yè)部內(nèi)勤將業(yè)務(wù)管理部簽章的《采購訂單》傳真供應(yīng)商,事業(yè)部主管落實發(fā)貨。事業(yè)部主管18小時內(nèi)通知收貨單位到貨時間（分公司要貨通知《采購訂單》號）。⑶驗收入庫收貨單位或分公司主管、庫管員依據(jù)《采購訂單》要求驗收。驗收結(jié)果與《采購訂單》要求相符的，辦理收貨手續(xù)；如有任何不相符的，要保管好商品并立即有聲通知業(yè)務(wù)管理部和事業(yè)部，尋求解決方案。種子類驗收后如需取樣檢驗，須按相關(guān)規(guī)定規(guī)范取樣，及時送農(nóng)技服務(wù)中心檢驗，檢驗內(nèi)容根據(jù)《中華人民共和國種子法》、公司相關(guān)規(guī)定和采購訂單上注明的要求。驗收有異議，需要送省級以上檢驗部門進行復(fù)檢的，由農(nóng)技服務(wù)中心和事業(yè)部負責(zé)辦理。①供應(yīng)商貨運事業(yè)部倉庫(流程圖1)事業(yè)部庫庫管員根據(jù)《采購訂單》系統(tǒng)填寫、打印《庫存采購入庫單》，庫管員手工簽字，事業(yè)部內(nèi)勤系統(tǒng)審核。②供應(yīng)商貨運分公司倉庫a.事業(yè)部貨存分公司（流程圖2）事業(yè)部經(jīng)理或主管與分公司經(jīng)理溝通同意后，事業(yè)部內(nèi)勤依《采購訂單》系統(tǒng)填寫《庫存采購入庫單》，分公司庫管員在總部帳套下系統(tǒng)審核確認。b.分公司要貨事業(yè)部采購（流程圖3）事業(yè)部內(nèi)勤依《采購訂單》系統(tǒng)錄入《庫存采購入庫單》，并自動生成分公司《庫存?zhèn)}庫入庫單》。分公司庫管員系統(tǒng)審核確認。注：事業(yè)部收到供應(yīng)商供貨發(fā)票后，事業(yè)部內(nèi)勤依據(jù)供應(yīng)商發(fā)票系統(tǒng)填寫《采購發(fā)票》，系統(tǒng)簽字，完善采購程序。2、內(nèi)部調(diào)撥⑴肥料部貨存分公司（流程圖4）事業(yè)部內(nèi)勤系統(tǒng)填寫《公司間調(diào)撥訂單》，調(diào)入庫為代儲庫，調(diào)出庫為配肥廠成品庫。配方肥廠庫管員系統(tǒng)審核，分公司庫管員在總部帳套下系統(tǒng)審核《庫存調(diào)撥入庫單》確認。⑵事業(yè)部貨存分公司（流程圖5）事業(yè)部內(nèi)勤系統(tǒng)填寫《轉(zhuǎn)庫單》（轉(zhuǎn)入庫為代儲庫），直接轉(zhuǎn)出后自動生成《其它出庫單》，配送中心庫管員簽字后再在總帳套分公司代儲庫中自動生成《其它入庫單》，分公司庫管員在總部帳套下系統(tǒng)審核確認，貨物自動轉(zhuǎn)入總部帳套下的分公司代儲庫。⑶分公司向事業(yè)部要貨（流程圖6）①分公司庫管員系統(tǒng)填寫、打印《公司間調(diào)撥訂單》，經(jīng)理、主管、庫管員手工簽字。②事業(yè)部內(nèi)勤系統(tǒng)審核《公司間調(diào)撥訂單》。③事業(yè)部庫管員打印3聯(lián)《公司間調(diào)撥訂單》（事業(yè)部庫管員、承運人、收貨單位各執(zhí)1聯(lián)，承運人憑收貨單位簽字的承運人聯(lián)結(jié)算相關(guān)費用）。④事業(yè)部庫管員依據(jù)《公司間調(diào)撥訂單》發(fā)貨，并手工填寫實發(fā)數(shù)，手工簽字。⑤事業(yè)部庫管員依據(jù)《公司間調(diào)撥訂單》實發(fā)數(shù)系統(tǒng)填制《庫存調(diào)撥出庫單》，系統(tǒng)簽字，自動生成分公司《庫存調(diào)撥入庫單》。⑥分公司庫管員系統(tǒng)審核《庫存調(diào)撥入庫單》確認。⑷分公司間調(diào)劑（流程圖7）①調(diào)入方分公司庫管員填寫、打印2聯(lián)《公司間調(diào)撥訂單》，經(jīng)理、庫管員手工簽字（2聯(lián)一同帶調(diào)出方調(diào)貨）。②調(diào)出方分公司經(jīng)理、庫管員在調(diào)出方打印的2聯(lián)《公司間調(diào)撥訂單》上手工簽字后，雙方各執(zhí)一聯(lián)，調(diào)出方庫管員系統(tǒng)審核。③調(diào)出方庫管員依據(jù)《公司間調(diào)撥訂單》應(yīng)發(fā)數(shù)發(fā)貨，并填寫實發(fā)數(shù)。④調(diào)出方分公司庫管員根據(jù)《公司間調(diào)撥訂單》實發(fā)數(shù)填制《庫存調(diào)撥出庫單》，系統(tǒng)簽字，自動生成調(diào)入方分公司《庫存調(diào)撥入庫單》。⑤調(diào)入方庫管員收貨并系統(tǒng)審核確認《庫存調(diào)撥入庫單》。商品入庫后，入庫等相關(guān)手續(xù)須在24小時內(nèi)辦理完畢，庫管員要及時建好臺賬和警示庫存卡。臺賬和警示庫存卡要標(biāo)明商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批號、有效期、供應(yīng)商名稱、入出庫時間、存貨編碼。不同有效期的貨物分別用紅、黃、綠警示庫存卡標(biāo)記（紅色卡表明失效期在6個月內(nèi)，黃色卡表明失效期在6-12個月，綠色卡表明失效期在12個月以上）。同時每月核查，及時更換警示庫存卡。（二）商品儲存1、劃分區(qū)域，分類別、種類儲存主管要協(xié)助庫管員建立清晰的貨位系統(tǒng)和順暢的物流通道，按照存貨商品的屬性、特點、用途、來源劃分種類。農(nóng)藥類劃分除草劑、殺蟲劑、殺菌劑、其它等，種子類劃分小麥、水稻、油菜、棉花、蔬菜等，各種類按一年內(nèi)占用資金總額比例的大小排序，劃分區(qū)域單存單放。種子堆垛下面要有墊板，堆垛之間、垛墻之間應(yīng)留有0.5米通道，碼放科學(xué)整齊。2、加工出售前檢驗散裝種子加工前和包裝出售前，種子事業(yè)部須取樣檢驗,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施。散裝種子加工時一定要逐件檢查，核對與庫存卡上標(biāo)注內(nèi)容是否一致，確認無誤后再進行充分混和加工包裝，避免人為機械混雜。加工包裝業(yè)務(wù)由事業(yè)部提出要求，并派專人現(xiàn)場指導(dǎo)，負責(zé)加工包裝質(zhì)量。3、防蟲防鼠日平均氣溫低于20℃時，種子主管須每月檢查一次種子的害蟲發(fā)生情況，在20℃以上時每周檢查一次。發(fā)現(xiàn)有蟲害時及時對倉庫內(nèi)種子、包裝物等進行熏蒸處理。熏倉時，須根據(jù)藥劑的種類、倉庫體積大小掌握合適劑量和熏蒸時間，做到既能毒殺害蟲，又不影響種子發(fā)芽，防止人畜中毒。每批良種只能熏蒸一次，一般在每年的六月份熏倉。技術(shù)服務(wù)部提出熏倉方案，農(nóng)藥主管現(xiàn)場指導(dǎo)，種子主管現(xiàn)場協(xié)助。庫管員還要經(jīng)常檢查鼠害，發(fā)現(xiàn)鼠害時可利用鼠夾、鼠藥等有效方法進行滅鼠。4、防火、防盜、防潮倉庫要配備必要的消防用具(滅火器及配套材料、自來水、砂等)和防火禁煙標(biāo)志，不準在庫內(nèi)堆放其它易燃、易爆品等。庫管員須每天嚴格檢查電氣設(shè)備，做到人走燈關(guān)、電斷，鎖好門窗。庫內(nèi)機電設(shè)施，非專業(yè)技術(shù)人員，嚴禁操作使用。要做好防火、防盜、防潮等安全生產(chǎn)工作。5、包裝物、宣傳促銷品等商品管理包裝物、宣傳促銷品等是公司信譽的載體，視作庫存商品管理。這類商品出庫時，財務(wù)收款手續(xù)憑事業(yè)部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理簽字同意的《工作請示簽》。入庫時庫管員要認真檢查數(shù)量和質(zhì)量，建立庫存卡和臺賬，出庫時要嚴格執(zhí)行公司規(guī)定辦理手續(xù)。不再使用的廢舊包裝物、回收物品由所屬單位按公司要求統(tǒng)一處理，其收入記入營業(yè)外收入。（三）商品盤點1、庫管員系統(tǒng)打印空白《盤點單》，相關(guān)人員共同盤點實物，庫管員在《盤點單》上手工填寫盤點實物數(shù)。2、會計核對無誤后，庫管員及有關(guān)人員手工簽字，會計手工簽字并系統(tǒng)錄入盤點實物數(shù)系統(tǒng)審核。月盤點是由主管、會計及庫管員對當(dāng)月倉庫全部商品進、銷、存的盤點。盤點內(nèi)容是商品數(shù)量、規(guī)格、有效期、帳卡物是否一致、工作流程是否符合要求等，并對庫管員臺賬、庫存卡、庫容庫貌、商品庫存管理質(zhì)量進行認定。季度、年度盤點內(nèi)容與月盤點相同，盤點時，督導(dǎo)審計部、財務(wù)部派員參與。抽查盤點是督導(dǎo)審計部牽頭對有關(guān)部門庫存的商品進、銷、存情況進行不定期檢查、核對。抽查商品品種不少于總商品品種的30%。盤點形成的《盤點表》、《盤虧表》和《盤盈表》三份報表一式三份，盤點人員、財務(wù)人員和單位負責(zé)人要簽字確認，加蓋單位公章，會計、庫管員和督導(dǎo)審計部各執(zhí)一份。月盤點每月5日進行，月盤點三個報表電子版、打印件8日前上報督導(dǎo)審計部，督導(dǎo)審計部核查、整理后送董事長、總經(jīng)理、財務(wù)部、事業(yè)部，并與財務(wù)部、事業(yè)部核對。3、盤點結(jié)果處理月度、季度、年度盤點結(jié)果如與賬面不符，要及時查明原因。屬人為因素造成的短貨由責(zé)任人承擔(dān)損失。屬非人為因素造成的損失經(jīng)事業(yè)部確認、總經(jīng)理審批后，及時、妥善做好賬務(wù)處理：⑴盤盈的部分沖減當(dāng)期的管理費；⑵盤虧的部分（含管理單位抽查的部分）屬于自然損耗產(chǎn)生的定額內(nèi)損耗，計入管理費；⑶屬于計量收發(fā)差錯和管理不善等原因造成的，在減去過失人或者保險公司等賠款和殘料價值之后，將凈損失計入當(dāng)期管理費；⑷屬于自然災(zāi)害或意外事故等非常原因造成的損失，在減去過失人或者保險公司等賠款和殘料價值之后，將凈損失計入營業(yè)外支出。二、出庫銷售（一）事業(yè)部銷售1、事業(yè)部直運外銷（流程圖8）⑴事業(yè)部內(nèi)勤系統(tǒng)填寫、打印《收款單》、《銷售訂單》，經(jīng)理、主管手工簽字，財務(wù)銷售會計系統(tǒng)審核后手工簽字。⑵事業(yè)部內(nèi)勤系統(tǒng)填寫《庫存采購入庫單》，系統(tǒng)簽字。⑶事業(yè)部內(nèi)勤系統(tǒng)填寫《庫存銷售出庫單》。2、事業(yè)部倉庫銷售（流程圖9）⑴事業(yè)部內(nèi)勤系統(tǒng)填寫、打印《收款單》、《銷售訂單》，經(jīng)理、主管手工簽字，財務(wù)銷售會計系統(tǒng)審核后手工簽字。⑵事業(yè)部庫管員系統(tǒng)填寫《庫存銷售出庫單》，系統(tǒng)簽字。(二)分公司銷售1、分公司直運銷售(流程圖10)⑴事業(yè)部內(nèi)勤或庫管員系統(tǒng)填寫《庫存調(diào)撥出庫單》并系統(tǒng)簽字，自動生成分公司《庫存調(diào)撥入庫單》。⑵分公司管庫員系統(tǒng)審核確認《庫存調(diào)撥入庫單》。⑶分公司主管同時系統(tǒng)填寫并打印《銷售訂單》、《收款單》，內(nèi)勤系統(tǒng)審核《收款單》、《銷售訂單》，分公司經(jīng)理、內(nèi)勤、庫管員、客戶在《銷售訂單》上手工簽字，內(nèi)勤、客戶在《收款單》上手工簽字。⑷分公司庫管員系統(tǒng)填寫《銷售出庫單》并系統(tǒng)簽字。2、分公司倉庫銷售（流程圖11）⑴分公司主管或經(jīng)理系統(tǒng)填寫、打印3聯(lián)《收款單》，內(nèi)勤系統(tǒng)審核，內(nèi)勤、交款人手工簽字（內(nèi)勤、經(jīng)手人、交款人各執(zhí)一聯(lián)）。⑵主管或經(jīng)理系統(tǒng)填寫、內(nèi)勤審核、打印4聯(lián)《銷售訂單》，經(jīng)理、內(nèi)勤手工簽字（庫管員、會計、配送人、客戶各執(zhí)一聯(lián)）。⑶庫管員依據(jù)簽字審核后的《銷售訂單》發(fā)貨，并手工填寫實發(fā)數(shù)，手工簽字，庫管員依據(jù)《銷售訂單》上實發(fā)數(shù)，系統(tǒng)填寫《銷售出庫單》，系統(tǒng)審核。⑷需要配送的，配送人在《銷售訂單》上手工簽字。⑸連鎖店收貨后在《銷售訂單》配送聯(lián)、客戶聯(lián)上簽字，客戶聯(lián)交連鎖店，配送聯(lián)交內(nèi)勤，收款結(jié)算后交會計記帳作為憑證附件。3、分公司配送收款銷售（流程圖12）⑴主管或經(jīng)理系統(tǒng)填寫、打印4聯(lián)《銷售訂單》。⑵分公司經(jīng)理手工簽字后，內(nèi)勤系統(tǒng)審核、手工簽字。⑶庫管員依據(jù)《銷售訂單》應(yīng)發(fā)數(shù)發(fā)貨，填寫實發(fā)數(shù)。庫管員、配送人手工簽字。⑷貨運連鎖店收款、交貨。⑸配送人收款、交貨后，店主在《銷售訂單》配送聯(lián)和客戶聯(lián)上簽字，客戶聯(lián)交連鎖店，配送聯(lián)交內(nèi)勤繳款，結(jié)算后交會計記賬。4、分公司借出還回配送銷售（流程圖13）本流程適合新推廣的商品、需要處理的商品、緊急銷售商品，經(jīng)督導(dǎo)審計部同意后方可執(zhí)行。⑴主管或經(jīng)理在自己戶名下填寫3聯(lián)《庫存借出單》，內(nèi)勤系統(tǒng)審核、打印、手工簽字，經(jīng)理手工簽字（庫管員、內(nèi)勤、配送人各執(zhí)一聯(lián)）。⑵庫管員發(fā)貨后，手工簽字、配送人手工簽字。⑶主管依客戶需求量填寫3聯(lián)手工《配送單》，連鎖店主在《配送單》上手工簽字、配送人收款發(fā)貨。⑷主管或經(jīng)理退貨后，在系統(tǒng)中查詢當(dāng)筆《借出單》，并在“輔助功能”中填寫還回數(shù)字，生成《借出還回單》、打印3聯(lián)《借出還回單》，主管或經(jīng)理、庫管員、內(nèi)勤手工簽字，庫管員系統(tǒng)簽字。手工《配送單》客戶聯(lián)交連鎖店，手工單配送聯(lián)和會計聯(lián)分別作為《借出還回單》配送聯(lián)和會計聯(lián)的附件。⑸主管或經(jīng)理依據(jù)《收款單》、《借出還回單》、《借出單》和手工《配送單》按實在系統(tǒng)《銷售訂單》中參照《借出單》，生成分戶《銷售訂單》，并打印1聯(lián)分戶《銷售訂單》，主管或經(jīng)理、庫管員手工簽字，分戶《銷售訂單》交庫管員。⑹《借出單》、《借出還回單》、分戶《銷售訂單》和手工《配送單》四單合訂記帳。三、退貨管理需退貨的商品是指不合格貨物或經(jīng)事業(yè)部同意報廢的貨物、臨近報廢貨物、滯銷貨物和其它原因需要退回供應(yīng)商或與供應(yīng)商調(diào)換新品的貨物。在征求事業(yè)部意見的前提下，退貨前明確退貨理由、商品名稱、數(shù)量、規(guī)格、包裝、生產(chǎn)商名稱、費用承擔(dān)、新品到貨時間和方式等內(nèi)容。所有退貨須符合公司有關(guān)規(guī)定。退貨不退款，在下次進貨時沖抵。散裝、散件等商品一律不許退貨。退貨時的價格按當(dāng)時行情確定。漲價按原價、跌價按現(xiàn)價執(zhí)行。1、連鎖店向分公司退貨（流程圖14）⑴主管或經(jīng)理系統(tǒng)填寫、打印負數(shù)4聯(lián)《銷售訂單》，主管、內(nèi)勤、庫管員、客戶手工簽字。⑵分公司經(jīng)理手工簽字，交內(nèi)勤系統(tǒng)審核。⑶庫管員依據(jù)已簽章審核后的《銷售訂單》收貨，手工填寫實發(fā)數(shù)（負數(shù)），系統(tǒng)審核（主管、內(nèi)勤、庫管員、客戶各執(zhí)一聯(lián)）。⑷客戶往來帳上增加連鎖店預(yù)存款或減少欠款，不退現(xiàn)款。2、分公司向事業(yè)部退貨（流程圖15）⑴分公司庫管員依據(jù)分公司主管與事業(yè)部主管溝通結(jié)果填寫、打印負數(shù)《公司間調(diào)撥訂單》（1聯(lián)），分公司經(jīng)理手工簽字。⑵事業(yè)部內(nèi)勤打印負數(shù)《公司間調(diào)撥訂單》（1聯(lián)），事業(yè)部主管、經(jīng)理簽字，內(nèi)勤系統(tǒng)審核。⑶事業(yè)部庫管員打印3聯(lián)負數(shù)《公司間調(diào)撥訂單》（發(fā)貨、客戶、配送）。⑷事業(yè)部庫管員依據(jù)負數(shù)《公司間調(diào)撥訂單》收貨，并手工填寫實發(fā)數(shù)（負）。⑸事業(yè)部庫管員填寫負數(shù)《庫存調(diào)撥出庫單》，系統(tǒng)簽字自動生成分公司負數(shù)《庫存調(diào)撥入庫單》。⑹分公司庫管員系統(tǒng)審核確認。3、事業(yè)部向供應(yīng)商退貨（流程圖16）⑴事業(yè)部內(nèi)勤系統(tǒng)填寫、打印負數(shù)《采購訂單》，主管、經(jīng)理手工簽字，內(nèi)勤系統(tǒng)簽字。⑵業(yè)務(wù)管理部根據(jù)合同等相關(guān)退貨條款，在負數(shù)《采購訂單》上手工簽字。⑶事業(yè)部庫管員憑負數(shù)《采購訂單》退貨，并填寫實收數(shù)（負數(shù)），并打印3聯(lián)負數(shù)《采購訂單》（配送中心庫管員、配送人、收貨單位各執(zhí)一聯(lián)）。⑷事業(yè)部庫管員憑負數(shù)《采購訂單》實收數(shù)（負數(shù)）填寫負數(shù)《庫存采購入庫單》，系統(tǒng)簽字。⑸財務(wù)上沖減供應(yīng)商貨款，或增加預(yù)付款。4、分公司向供應(yīng)商退貨（流程圖17）⑴分公司庫管員依據(jù)分公司主管與事業(yè)部主管溝通結(jié)果填寫、打印負數(shù)《公司間調(diào)撥訂單》（1聯(lián)），分公司經(jīng)理手工簽字后。⑵事業(yè)部內(nèi)勤打印負數(shù)《公司間調(diào)撥訂單》（1聯(lián)），事業(yè)部主管、經(jīng)理簽字后系統(tǒng)審核。⑶事業(yè)部內(nèi)勤依據(jù)《公司間調(diào)撥訂單》和供應(yīng)商收貨單系統(tǒng)錄入負數(shù)《庫存調(diào)撥出庫單》并系統(tǒng)簽字，自動生成已簽字的分公司《庫存調(diào)撥入庫單》，分公司庫管員系統(tǒng)審核確認。⑷事業(yè)部內(nèi)勤負數(shù)填寫、打印《采購訂單》，主管、經(jīng)理手工簽字，內(nèi)勤系統(tǒng)審核。⑸業(yè)務(wù)管理部根據(jù)合同等相關(guān)退貨條款，在負數(shù)《采購訂單》上簽章，事業(yè)部向供應(yīng)商傳真負數(shù)《采購訂單》（注明退貨）。⑹事業(yè)部內(nèi)勤根據(jù)負數(shù)《采購訂單》系統(tǒng)填寫負數(shù)《庫存采購入庫單》，系統(tǒng)簽字。⑺財務(wù)上沖減供應(yīng)商貨款，或增加預(yù)付款。需打印的《調(diào)撥訂單》一式3聯(lián)（入庫、記賬、客戶），需打印的《銷售訂單》一式4聯(lián)（出庫、記賬、客戶、配送）。四、保險索賠保險標(biāo)的發(fā)生保險責(zé)任損失的，保險公司將按照保險金額與保險價值的比例承擔(dān)賠償責(zé)任。目前公司投保的險種有中國人民財產(chǎn)保險股份有限公司財產(chǎn)保險綜合險和國內(nèi)貨物運輸預(yù)約保險兩類。（一）報案當(dāng)公司財產(chǎn)和貨物在倉儲、運輸中受到任何形式的損失都必須在第一時間向中國人民財產(chǎn)保險股份有限公司在當(dāng)?shù)氐姆种C構(gòu)報案（中國人民財產(chǎn)保險股份有限公司全國統(tǒng)一服務(wù)電話為95518，如是被盜還必需向當(dāng)?shù)毓膊块T報案），并及時通知審計督導(dǎo)部，同時保護好現(xiàn)場。（二）積極施救保險標(biāo)的遭受損失時要立即拍照留存、保護現(xiàn)場，事發(fā)單位當(dāng)事人經(jīng)保險代理單位同意后，可先積極施救，使損失減少至最低程度。（三）取證保險公司工作人員接案后會及時趕到現(xiàn)場勘查取證。事發(fā)單位和當(dāng)事人要積極主動配合。（四）索賠事發(fā)單位向保險公司申請索賠時，需將保險公司工作人員簽章的現(xiàn)場記錄等索賠材料（包括財產(chǎn)損失清單、技術(shù)鑒定證明、照片、查勘記錄、出險通知書、商品采購發(fā)票、救護費用發(fā)票以及必要的賬簿、憑證和有關(guān)部門的證明等），準備充分后遞交審計督導(dǎo)部。公司收到索賠材料后將迅速組織核對、審定索賠、登記備案。通過火車運輸?shù)?，收貨時發(fā)現(xiàn)短貨、破損、受潮變質(zhì)等問題，須及時將火車站商務(wù)記錄、保險索賠手續(xù)報審計督導(dǎo)部辦理索賠。如無火車站商務(wù)記錄的，收貨單位承擔(dān)損失，并追究直接相關(guān)人員經(jīng)濟責(zé)任。五、相關(guān)規(guī)定（一）到貨入庫、銷售貨款入賬、商品出庫、余貨退庫等系統(tǒng)財務(wù)手續(xù)要在24小時內(nèi)辦理完畢。庫管員收貨時發(fā)現(xiàn)貨物與系統(tǒng)入庫不一致時，第一時間電話通知供貨單位，供貨單位庫管員、主管協(xié)同查明原因后，由供貨單位庫管員或主管有聲通知進貨單位及時作相應(yīng)調(diào)整（流程圖18）。（二）倉庫內(nèi)保持清潔，拆除的包裝物要集中堆放，不得隨意亂扔。貨物堆放要合理，防止貨物倒塌、擠壓等造成經(jīng)濟損失或傷人事故。倉庫外無雜草、垃圾、污水。（三）通過物流公司發(fā)貨，須簽訂配送協(xié)議，配送單須有物流公司經(jīng)手人簽字、物流公司簽章。使用社會車輛配送的,須有駕駛員身份證、駕駛證、行駛證、車輛數(shù)碼照片，并在配送單上簽字。（四）分公司上的《公司間調(diào)撥訂單》事業(yè)部內(nèi)勤要及時通知事業(yè)部主管或經(jīng)理，并在18小時內(nèi)答復(fù)分公司。配送中心發(fā)貨，到貨時間省內(nèi)不得超過48小時，省外不得超過72小時，特殊情況下應(yīng)及時與事業(yè)部和收貨單位溝通說明原因。（五）倉庫每月5日盤點，《盤點表》、《盤虧表》和《盤盈表》上經(jīng)理、主管、庫管員、會計手工簽字，并在每月8日前上報督導(dǎo)審計部。（六）庫管員調(diào)動或離職時，倉庫貨物必須盤點。分公司經(jīng)理調(diào)動或離職時，必須對倉庫貨物、財產(chǎn)、往來、賬、款進行盤點清理，辦理憑證、貨物交接手續(xù)。交接時，督導(dǎo)審計部、財務(wù)部均要派員參加。對未盡事宜要列出清單，明確責(zé)任，提出處理措施，清單一式三份。交接雙方和單位負責(zé)人簽字，有關(guān)人員各執(zhí)一份。（七）庫房保持通風(fēng)，晴天開窗，雨天關(guān)窗，防止商品霉變。庫管員要經(jīng)常檢查倉庫隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報。倉庫漏雨要及時修理，暴雨積水要及時疏通排水，防止貨物受潮受損。商品受潮時，要及時晾曬。（八）對有標(biāo)記的商品出庫時，庫管員按要求登記并上報標(biāo)記符。（九）未經(jīng)準許，任何單位和個人不得擅自退貨。退貨所發(fā)生的費用由相關(guān)分公司、事業(yè)部或供應(yīng)商承擔(dān)。（十）分戶《銷售訂單》或手工《配送單》須有客戶手工簽字。（十一）在高溫季節(jié)出曬種子時，要注意曬場地面溫度，以防燙傷種子。（十二）《采購合同》上須注明供應(yīng)商應(yīng)憑“農(nóng)家福業(yè)務(wù)管理部簽章的《采購訂單》傳真件發(fā)貨”條款。（十三）選擇倉庫須符合倉儲要求，租賃倉庫要報督導(dǎo)審計部同意并系統(tǒng)建庫。（十四）退貨、發(fā)貨時，對品種、產(chǎn)地、生產(chǎn)期、批號、數(shù)量、規(guī)格等逐一核對，杜絕錯、亂、混現(xiàn)象。（十五）破損、過期和失效等商品須報批后統(tǒng)一處理。處理、運輸中嚴防造成環(huán)境污染、社會公害、企業(yè)受損等事件發(fā)生。（十六）嚴禁口頭通知、手工單或白紙條發(fā)貨。不得任意降價銷售。如需降價，必須經(jīng)總經(jīng)理批準。（十七）臨時欠款管理除按《應(yīng)收賬款管理》限額（加盟金70%）、限時（72小時內(nèi)）、限戶（沒有欠款信譽度好）要求辦理外，還應(yīng)有分公司經(jīng)理簽字同意、配送責(zé)任人簽字和欠款人簽字的欠款憑據(jù)。（十八）存貨要推陳儲新，生產(chǎn)日期在先的先出庫。（十九）配送車速度要適中，不得高速行車造成商品破損。（二十）嚴禁以職務(wù)行為違反公司規(guī)定為他人或自己謀取利益。（二十一）分公司只能在公司規(guī)定區(qū)域內(nèi)進行銷售，不得跨區(qū)域銷售，所有《銷售訂單》上要有具體的客戶名稱，客戶通信聯(lián)絡(luò)方式必須上報督導(dǎo)審計部備案。六、獎懲措施（一）對在倉儲、配送管理工作中成績突出的單位和個人及時給予通報表彰。每年年終評比一次，對前三名的單位和個人分別獎勵1500元、1000元和500元，對后三名的單位和個人進行通報批評，并酌情給予經(jīng)濟處罰。（二）違反（一）-（十）條中任何一條款，每次扣罰單位主要負責(zé)人100元、責(zé)任人200元。違反（十一）-（十八）條中任何一條款，扣罰單位負責(zé)人每次1000元，責(zé)任人每次500元。違反（十九）條損失駕駛員承擔(dān)；確系運輸中造成破損，證據(jù)確鑿時，駕駛員承擔(dān)50%的損失。違反第（二十）條，非法所得全部上繳公司，并處2倍罰款，責(zé)令辭退。違反（二十一）條，按全部差價2倍處罰，由財務(wù)部全額記入市場區(qū)域所屬分公司（低于5000元按5000元結(jié)算）。（三）違反本業(yè)務(wù)流程經(jīng)查實，由督導(dǎo)審計部根據(jù)相關(guān)條款開出處罰單，人力資源部從工資或年終績效工資中扣除，并通報批評。連續(xù)二次處罰者責(zé)令辭退。（四）因人為因素給公司造成經(jīng)濟損失，均要按實際損失價值賠償，直至追究相關(guān)法律責(zé)任。本辦法由督導(dǎo)審計部負責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。二○○八年六月一日附：流程圖精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔長久汽車投資有限公司管理文件編號：長久汽車（運管）字026號版本/修改：A/0批準：李桂屏物資采購管理規(guī)范2010-02-26發(fā)布2010-02-26實施長久汽車投資有限公司發(fā)布

1目的為規(guī)范物資采購程序，加強內(nèi)部控制，明確經(jīng)濟責(zé)任，降低經(jīng)營成本，確保生產(chǎn)經(jīng)營的持續(xù)穩(wěn)定，特制定本規(guī)范。2適用范圍適用于長久汽車全資及控股品牌4S店，各參股4S店參照執(zhí)行。3術(shù)語和定義物資采購：本規(guī)范所指的物資采購為4S店日常生產(chǎn)經(jīng)營所需的汽車維修配件、精品裝飾件、油漆輔料、低值易耗品、固定資產(chǎn)、市場宣傳資料、促銷用品、工程物資等。

4職責(zé)4.14S店各部門4.1.1售后服務(wù)部：開發(fā)維修配件、油漆輔料的采購渠道。4.1.2裝飾部（歸屬銷售部或售后服務(wù)部）：開發(fā)精品裝飾件的采購渠道。4.1.3綜合部：開發(fā)低值易耗品、固定資產(chǎn)、辦公用品的采購渠道。4.1.4市場客服部：開發(fā)市場推廣渠道，廣告宣傳資料、促銷用品的制作與采購渠道。4.2各部門經(jīng)理4.2.1組織對物資采購進行公開招標(biāo)或通過貨比三家進行供應(yīng)商評選；4.2.2對無指定供應(yīng)商的臨時采購、緊急采購，應(yīng)向財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理報批。;4.2.3對本部門的物資采購結(jié)算進行審核。4.3財務(wù)部4.3.1參與物資采購供應(yīng)商的招標(biāo)工作；4.3.2供應(yīng)商相關(guān)資料備案存檔、不定期詢價，監(jiān)控采購價格；4.3.3對維修配件、精品裝飾件、油漆輔料等采購物資執(zhí)行進銷存核算管理并進行定期盤點；4.3.4對無指定供應(yīng)商的臨時采購、緊急采購的采購進行審核;4.3.4物資采購的結(jié)算審核。4.4總經(jīng)理4.4.1確定供應(yīng)商并簽署供應(yīng)商購銷合同；4.4.2對非固定合作供應(yīng)商的臨時采購、緊急采購進行審批；4.4.3物資采購的結(jié)算審批。5管理內(nèi)容和要求5.1物資采購實行部門歸口管理制，對于大宗業(yè)務(wù)或者長期采購業(yè)務(wù)要成立采購小組，共同與供應(yīng)商進行談判。5.2所有負責(zé)物資采購的人員必須充分掌握市場信息，及時預(yù)測市場供應(yīng)變化，確保質(zhì)量過關(guān)，價格低廉，供貨及時。5.3物資采購實行合同管理制，物資采購原則上要與供貨方簽訂合同（參考樣本見“附件1”），詳細注明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經(jīng)濟責(zé)任等，否則造成的損失由采購人員負責(zé)5.4物資采購實行比價采購制5.4.1小宗物資采購（如：零星配件外采、臨時促銷用品、小額臨時辦公用品等），要貨比三家，確保所采購物資價格低廉，質(zhì)量上乘。5.4.2大宗物資采購（如：建店固定資產(chǎn)、低值易耗品采購和汽車養(yǎng)護產(chǎn)品、裝飾精品等持續(xù)性采購）需實行招投標(biāo)制度，并且每年招標(biāo)一次。5.5物資采購實行供應(yīng)商資料備案制，相關(guān)采購部門需要落實供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照）、財務(wù)賬戶信息、聯(lián)系人授權(quán)委托證明及相關(guān)信息等，并將相關(guān)資料與采購合同一并提交財務(wù)部存檔。5.6物資采購實行采購質(zhì)量責(zé)任制，采購人員對所采購物品的質(zhì)量負有全面責(zé)任。如因失職而采購偽劣產(chǎn)品，采購人員應(yīng)負經(jīng)濟責(zé)任。禁止采購人員收受回扣，如有收受回扣行為，一經(jīng)查證，除全額追繳回扣款項外，將視情節(jié)輕重進行嚴肅處理。采購金額大或長期供應(yīng)商需簽訂《反賄賂協(xié)議》（參考樣本見“附件2”）5.7物資采購付款實行轉(zhuǎn)賬支付制，但非固定合作供應(yīng)商的臨時采購、緊急采購等特殊情況，可以由4S店財務(wù)規(guī)定具體現(xiàn)金支付金額，對于采取現(xiàn)金付款的業(yè)務(wù)，也盡量直接由財務(wù)支付給供貨方，避免業(yè)務(wù)人員直接經(jīng)手。5.8采購人員必須對采購物資進行驗收，并取得購貨發(fā)票。5.8.1維修配件、精品裝飾件、車間輔料，需辦理入庫手續(xù)，填制入庫單，執(zhí)行進、銷、存管理。5.8.2低值易耗品、固定資產(chǎn)、辦公用品由綜合部指派專人進行實物臺賬管理，領(lǐng)用時有領(lǐng)用人簽字。5.8.3廣告宣傳資料由使用部門確認驗收、促銷用禮品入精品庫管理，使用時填寫領(lǐng)用單。5.9物資采購付款實行審批制度，執(zhí)行兩條線管理形式，即發(fā)票入賬和付款兩條線分步進行的形式。具體程序如下：5.9.1物資采購一律由采購人員辦理發(fā)票入賬手續(xù)后，方可進行申請付款審批，否則財務(wù)有權(quán)不予批準付款。5.9.2申請付款，由經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬匯款申請單，經(jīng)部門經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準后，方可到出納處辦理匯款。5.9.3物資采購付款原則上采取先入賬后付款的制度，特殊情況下需要預(yù)付款的，直接填制轉(zhuǎn)賬匯款申請單，經(jīng)部門經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理簽字批準后可先辦理匯款手續(xù)，財務(wù)部據(jù)此掛賬，待發(fā)票來到后再由經(jīng)辦部門辦理發(fā)票入賬手續(xù)沖賬。

5.10對于物資采購涉及到《長久汽車審批權(quán)限》的，需要提前向總部申請。5.11物資采購過程由于經(jīng)濟漏洞環(huán)節(jié)較多，4S店必須建立嚴格的采購管理體系，并規(guī)范相應(yīng)管理制度，形成監(jiān)督機制，對于在物資采購過程中出現(xiàn)違背企業(yè)利益的人員給予嚴肅處理。6引用文件（無）7記錄文件（無）8文件歷史版次修改記錄版本號修改條款及內(nèi)容修訂時間擬制人審批人A/0新增2010-2-26蘆洋李桂屏附加說明：擬制部門：長久汽車運營管理部管理部門：長久汽車運營管理部

附件一：購銷合同合同編號：需方：（以下簡稱甲方）供方：（以下簡稱乙方）根據(jù)《中華人民共和國合同法》有關(guān)規(guī)定，本著相互合作、平等互利的原則，就甲方向乙方采購貨物或者服務(wù)達成以下條款，以期共同遵守。甲方指定乙方為供貨商。在合同期內(nèi)乙方按甲方需求提供如下貨物或服務(wù)：零配件供應(yīng)（具體名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家）：精品供應(yīng)（具體名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家）：精品外加工（具體業(yè)務(wù)）：其他業(yè)務(wù)：二．貨物或者物資的采購。甲方需要乙方供貨或提供服務(wù)時，應(yīng)事先以書面或電話形式通知乙方，告知所需貨物或服務(wù)種類、規(guī)格型號、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、到貨時間等內(nèi)容。乙方應(yīng)按甲方要求準時予以履行。若乙方不能按時供貨，應(yīng)在收到甲方書面通知一天內(nèi)書面告知甲方。若因乙方未能按規(guī)定時間履約而影響了甲方的經(jīng)營，甲方有權(quán)要求乙方賠償損失。若未能及時供貨超過三次、因遲延供貨造成甲方損失超過5000元或其他重大影響的，甲方有權(quán)解除合同而要求乙方賠償損失。三．供貨價格：甲方本著保證質(zhì)量的基礎(chǔ)上貨比三家、價格從低的原則選擇供應(yīng)商。乙方供貨價格不得高于市場普價，應(yīng)本著固定合作關(guān)系的原則給予甲方價格優(yōu)惠。在合同期內(nèi)無論何種原因發(fā)生價格調(diào)整，乙方均應(yīng)給予甲方同期市場最低價，甲方有權(quán)根據(jù)其調(diào)查的市場最低價格通知乙方予以調(diào)整價格。合同期內(nèi)甲方一旦發(fā)現(xiàn)乙方供貨價高于市場普價或沒有平等享受乙方優(yōu)惠價，超過市場價的差價部分不予結(jié)算，同時甲方有權(quán)隨時終止合同而不承擔(dān)任何責(zé)任。四．結(jié)算時間及付款方式：1.雙方約定以掛賬月結(jié)的形式進行結(jié)算。雙方約定每月____號至____號為甲方結(jié)算付款時間。乙方應(yīng)提前三至五日將上月供貨清單（經(jīng)甲方相關(guān)人員簽字認可）及發(fā)票一并交甲方財務(wù)部審核，并同時書面告知開戶行、賬號等銀行資料。____號甲方準時辦理付款手續(xù)。若甲、乙雙方存在對等消費關(guān)系，雙方也同期進行對賬、清賬，并相互開具發(fā)票，不得以抵減后的余額進行開列。2.付款方式：雙方約定一律以銀行轉(zhuǎn)賬的形式進行結(jié)算。五．發(fā)票開具要求1.乙方必須向甲方提供合乎國家規(guī)定的真實發(fā)票。若因提供虛假發(fā)票而給甲方造成的所有損失一律由乙方承擔(dān)。2.乙方為一般納稅人必須提供稅率為17%的增值稅專用發(fā)票，小規(guī)模納稅人提供稅率為4%的增值稅專用發(fā)票。乙方不能提供增值稅專用發(fā)票而提供普通發(fā)票，供貨價格應(yīng)按規(guī)定的稅率相應(yīng)進行調(diào)整，甲方從貨款中予以扣除。3.根據(jù)本合同第四條之規(guī)定，在乙方要求甲方付款時應(yīng)將發(fā)票和供貨清單一起交甲方財務(wù)部審核。4.甲方對于采用預(yù)付款形式進行結(jié)算的特定乙方，不但乙方在供貨價格上須給予甲方較大的優(yōu)惠外，發(fā)票必須與貨物同時到達甲方。六．乙方采用送貨到甲方的方式，運費由乙方承擔(dān)。七．質(zhì)量保證：1.無論乙方是為甲方提供貨物供應(yīng)還是提供加工業(yè)務(wù)，必須以保證貨物質(zhì)量和加工質(zhì)量為前提。貨物到達甲方后甲方根據(jù)雙方約定的質(zhì)量要求及國家有關(guān)專業(yè)質(zhì)量檢測之規(guī)定，對貨物進行驗收，對不符合要求的立即予以退貨。甲方因使用了乙方提供的貨物而引起維修質(zhì)量上糾紛或給甲方帶來損失，甲方享有向乙方追索的權(quán)利，若乙方供應(yīng)的貨物或服務(wù)出現(xiàn)三次以上