業(yè)務(wù)檔案歸檔管理辦法-2023修改整理

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方法

業(yè)務(wù)檔案歸檔及分類管理方法

第一條為了維護(hù)會計(jì)師事務(wù)所及其托付單位的利益和合法權(quán)益,規(guī)范會計(jì)師事務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案管理，按照《中國注冊會計(jì)師審計(jì)準(zhǔn)則第1131號—審計(jì)工作底稿》、《北京市會計(jì)師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案暫行方法》和本所的《業(yè)務(wù)質(zhì)量控制制度》,特制定本方法。

其次條本領(lǐng)務(wù)所業(yè)務(wù)檔案采取集中統(tǒng)一管理，由辦公室負(fù)責(zé)收集保管。

第三條業(yè)務(wù)檔案管理的基本內(nèi)容包括：根據(jù)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的要求，對業(yè)務(wù)報告，工作底稿等業(yè)務(wù)文件材料舉行收集、分類、收拾、立卷、歸檔、保管。

第四條業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍：

1、為規(guī)劃、控制和總結(jié)囫圇審計(jì)工作，發(fā)表審計(jì)意見所形成的業(yè)務(wù)底稿，如業(yè)務(wù)商定書、客戶的法律結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)的有關(guān)資料；審計(jì)方案與總結(jié)，未審和審定會計(jì)報表，各種差異調(diào)整表，審計(jì)報告，管理建議書以及取得的客戶聲明書，陳述等。

2、執(zhí)行審計(jì)程序所形成的底稿，如各種明細(xì)表、匯總表、抽查表、測試表、分析表、審定表、詢證函等。

3、備查參考底稿，如客戶的營業(yè)執(zhí)照、合營協(xié)議、批準(zhǔn)文件、企業(yè)章程、董事會會議記錄,重要經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、驗(yàn)資報

告、企業(yè)內(nèi)控制度、會計(jì)制度等。

第五條業(yè)務(wù)檔案歸檔時光：

審計(jì)業(yè)務(wù)結(jié)束后,應(yīng)將在審計(jì)過程中形成的文件和工作底稿按規(guī)定準(zhǔn)時歸檔,任何人不得否決歸檔和據(jù)為已有。按有關(guān)要求并結(jié)合我所實(shí)際，歸檔時光定為自報告簽發(fā)之日起60個工作日內(nèi)辦理歸檔手續(xù)。

第六條業(yè)務(wù)檔案歸檔要求：

1、歸檔的審計(jì)工作底稿應(yīng)符合《中國注冊會計(jì)師審計(jì)準(zhǔn)則第1131號—審計(jì)工作底稿》的有關(guān)規(guī)定，做到內(nèi)容完整，格式規(guī)范，記錄清楚，結(jié)論明確，標(biāo)識全都。

2、根據(jù)文號為單位舉行規(guī)檔。歸檔前仔細(xì)檢查應(yīng)收集的業(yè)務(wù)商定書、審計(jì)報告、會計(jì)報表及附注、管理建議書、托付單位聲明書、未審會計(jì)報表、審計(jì)差異調(diào)理表及試算平衡表、重要法律文件、合同、協(xié)議與托付單位設(shè)立有關(guān)的法律性文件的復(fù)制件、審計(jì)方案與結(jié)論、詳細(xì)審計(jì)程序的記錄和資料是否齊全，不齊全的應(yīng)予補(bǔ)充并對不需歸檔的材料舉行剃除。

3、歸檔前應(yīng)對上述資料中的蓋章、簽字是否符合有關(guān)規(guī)定做逐一檢查，并予以完美。

4、工作底稿中的傳真材料應(yīng)重新復(fù)印后再歸檔。

5、各項(xiàng)目負(fù)責(zé)經(jīng)理對業(yè)務(wù)檔案歸檔前的完整性、合規(guī)性以及

歸檔的時光限制負(fù)責(zé)并在歸檔備考表中簽字確認(rèn)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)經(jīng)理對歸檔工作舉行指導(dǎo)，檢查。

6、業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)該與報告文號管理人員交流協(xié)調(diào)，催促業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)時歸檔。

第七條業(yè)務(wù)檔案的立卷：

業(yè)務(wù)檔案的立卷程序包括組卷、擬寫案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件材料羅列、填寫卷內(nèi)文件名目和備考表及裝訂等工作內(nèi)容。

1、組卷：根據(jù)一個托付單位一項(xiàng)業(yè)務(wù)原則上組織一個案卷，對于一項(xiàng)業(yè)務(wù)需要若干卷時，應(yīng)在每卷封皮上注明此項(xiàng)業(yè)務(wù)共有多少卷，此卷是第幾卷。

2、卷內(nèi)文件材料羅列挨次：

（1）結(jié)合我所實(shí)際狀況，卷內(nèi)文件材料羅列根據(jù)審計(jì)程序名目

控制總表、各審計(jì)程序控制分表所列示的項(xiàng)目、內(nèi)容、挨次羅列（名目控制表對已收集的文件應(yīng)做出標(biāo)記）。

（2）各類文件資料在收拾時，應(yīng)正本在前，修改稿在后，如審計(jì)報告等。

第八條業(yè)務(wù)檔案歸檔裝訂：

1、歸檔前應(yīng)去除文件上的釘書釘，大頭針等金屬物。

2、填寫檔案封皮、卷內(nèi)文件名目、備考表并裝訂入冊。案卷

裝訂要牢固、整齊、美觀。

3、填寫案卷盒：案卷盒正面的案卷題名應(yīng)與盒內(nèi)存放的底稿全都，并按要求將編制單位、日期、保管期限填列齊全。

側(cè)面的填寫：案卷題名與正面相符，最上端空白處填寫檔案編號，填寫時字跡整齊。

第九條業(yè)務(wù)檔案移交：

1、業(yè)務(wù)部門立卷完畢后應(yīng)編制業(yè)務(wù)檔案歸檔清單，格式由所內(nèi)統(tǒng)一規(guī)定。

2、歸檔清單上市公司應(yīng)按每一立卷單位填寫，非上市公司可按單位挨次填列。為便于查找利用，清單內(nèi)容應(yīng)填列齊全。

3、交接清單一式三份，業(yè)務(wù)部門留一份，檔案管理部門留二份。

4、按規(guī)定辦理交接手續(xù)。業(yè)務(wù)部門移交檔案時，移交人、接收人簽字生效，并注明交接日期。

5、檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動時，交接人、監(jiān)交人應(yīng)在交接表上簽字后移交人方可離開。

第十條工作底稿驗(yàn)收：

1、移交工作底稿時檔案管理人