特殊工種人員檔案管理制度

特別工種人員檔案管理制度一、前言為了規(guī)范特別工種人員的管理，保障員工權(quán)益，提高企業(yè)工作效率，訂立一個(gè)完善的特別工種人員檔案管理制度顯得尤為緊要。本制度依據(jù)國(guó)家、地方的相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)的實(shí)際情況訂立。二、適用范圍本制度適用于本企業(yè)全部特別工種人員，包括但不限于高溫作業(yè)人員、射線作業(yè)人員、不安全品操作人員等。三、檔案管理的基本原則（一）保障員工隱私，嚴(yán)格保密;（二）規(guī)范操作記錄,精準(zhǔn)、真實(shí)、完整;（三）對(duì)于不再服務(wù)本企業(yè)的特別工種人員檔案做到妥當(dāng)保管;（四）遵從“誰(shuí)管理、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，嚴(yán)格落實(shí)各級(jí)管理?xiàng)l款。四、檔案內(nèi)容和文件編制（一）檔案內(nèi)容包括人員基本信息、培訓(xùn)記錄、聘用合同及其變更、身體情形、前科情況、安全考核等建立健全的檔案內(nèi)容；（二）檔案建立時(shí)間以特別工種人員加入服務(wù)到離開本企業(yè)的時(shí)間為準(zhǔn)；（三）進(jìn)入企業(yè)的特別工種人員應(yīng)按要求供給個(gè)人身份證、從業(yè)資格證、健康證明等有效證件，同時(shí)須照實(shí)填寫《特別工種人員檔案登記表》等資料；（四）對(duì)于不再服務(wù)本企業(yè)的特別工種人員檔案，加蓋“檔案移交”或“檔案注銷”的章；（五）特別工種人員檔案實(shí)行編碼和電子化管理，文件文件應(yīng)規(guī)范，格式清楚；（六）特別工種人員檔案應(yīng)保存至特別工種人員離職后的5年，特別工種人員涉及到安全保密的，應(yīng)至涉密期滿（或者涉密等級(jí)降低）后5年保存，如確因特別需要需要再次調(diào)閱，應(yīng)經(jīng)過(guò)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、檔案管理流程（一）檔案的負(fù)責(zé)人應(yīng)由一名專人負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)人經(jīng)過(guò)培訓(xùn)及資格考核后方可上崗工作，職責(zé)包括檔案管理、維護(hù)、審批等；（二）特別工種人員信息的各個(gè)環(huán)節(jié)有專人進(jìn)行審核、上傳、存儲(chǔ)、更新等操作，保證信息的安全性、完整性和牢靠性；（三）本制度向上級(jí)移交、和期末審計(jì)工作由企業(yè)人力資源部門組織完成，定期清理歸檔工作適時(shí)完成。六、檔案保管措施（一）特別工種人員檔案應(yīng)存放在獨(dú)立的文件柜或?qū)Ｓ梅块g中，并配備專人管理；（二）特別工種人員檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，對(duì)未經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員不能查看或拷貝檔案；（三）特別工種人員檔案應(yīng)依照規(guī)定的時(shí)間適時(shí)歸檔、保管并做好檔案的防火、防潮、防盜等措施；（四）每份特別工種人員檔案都應(yīng)設(shè)有“借閱”和“歸還”登記表，由檔案室管理人員負(fù)責(zé)檢查登記，適時(shí)歸還未適時(shí)歸還的檔案；（五）特別工種人員檔案應(yīng)留有備份，確保存檔完整無(wú)遺漏。七、檔案的使用（一）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格依照本制度的要求管理特別工種人員檔案，對(duì)于特別工種人員提出的修改要求應(yīng)當(dāng)審核，照實(shí)標(biāo)注是否為修改后內(nèi)容；（二）單位領(lǐng)導(dǎo)涉及特別工種人員檔案的查閱應(yīng)通過(guò)正常的機(jī)構(gòu)、程序和授權(quán)實(shí)施；（三）檔案管理人員不得向單位外部單位、組織及個(gè)人透露檔案中涉及到的隱私信息。八、違規(guī)懲罰（一）對(duì)于違反相關(guān)制度的人員，應(yīng)予以相應(yīng)的懲罰，實(shí)在情況依據(jù)嚴(yán)重程度進(jìn)行處理；（二）嚴(yán)重影響企業(yè)聲譽(yù)、安全等正常運(yùn)轉(zhuǎn)的特別工種人員，應(yīng)按規(guī)定取消其任職資格，企業(yè)還應(yīng)適時(shí)將相關(guān)情況向相關(guān)部門報(bào)告；（三）對(duì)于泄露特別工種人員隱私信息造成損失的人員，應(yīng)依法進(jìn)行懲罰，并賠償相關(guān)損失。九、制度的執(zhí)行與修改（一）本制度由企業(yè)制度首席執(zhí)行官負(fù)責(zé)執(zhí)行；（二）本制度在執(zhí)行中如遇突發(fā)事件、特別情況，應(yīng)適時(shí)組織整改，向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；（三）本制度需適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，有關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真做好制度執(zhí)行與完善工作。以上是特別工種人員檔