中小企業(yè)辦公室規(guī)章制度

辦公室規(guī)章管理制度河南世豪園林工程有限公司綜合辦公室2015年4月辦公室規(guī)章管理制度第一章

總則一、為了加強(qiáng)辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使辦公室管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情況，特制訂本制度。二、本制度適用于公司辦公室所有成員并嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定。三、切合公司實(shí)際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項(xiàng)工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開展。四、辦公室人員應(yīng)明確各項(xiàng)工作職責(zé)，簡(jiǎn)化辦理流程，做到每周有計(jì)劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。第二章

職責(zé)范圍一、辦公室管理人員直接受公司總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項(xiàng)工作。二、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。三、負(fù)責(zé)公司文書管理、辦公用品管理、會(huì)議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開展。四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。五、負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，做好來客接待和公司的各項(xiàng)文化宣傳等工作。六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令，及時(shí)做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。七、協(xié)助其他部門工作，完成上級(jí)交代的其他工作，如：名片印制、收發(fā)傳真等。第三章

工作規(guī)范一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。二、辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。第四章

辦公室事務(wù)管理1.文書管理制度文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對(duì)文書管理制度做以下規(guī)定。1.1文件管理制度1.1.1管理要點(diǎn)1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。4、根據(jù)文件屬性、類別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。1.1.2制度規(guī)范1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。具體到各部門，辦公室行政口負(fù)責(zé)公司日常文件的歸檔；2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在綜合辦公室，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3、公司對(duì)內(nèi)公開文件由綜合辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)審核無誤后綜合辦公室打印，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。5、機(jī)密文件由綜合辦公室保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理。6、辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。1.1.3文件管理流程設(shè)計(jì)1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀3、借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀1.2文書管理制度1.2.1管理要點(diǎn)1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、行政人事部發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡(jiǎn)報(bào)）、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。4、根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理，定期對(duì)文書進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。1.2.2制度規(guī)范1、根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。2、按照文書管理范圍，綜合辦公室的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》，所有文書原稿均由綜合辦公室分類存檔備查。3、按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對(duì)照編號(hào)列出整理清單。4、根據(jù)文書的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對(duì)文書進(jìn)行整理銷毀；須上級(jí)審批同意，方可銷毀。5、辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向主管部門報(bào)告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。1.2.3流程設(shè)計(jì)起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀1.3檔案管理制度工作日星期一至星期五（如有變動(dòng)另行通知）星期一至星期五（如有變動(dòng)另行通知）上午8:00-12:008:00-12:00下午14:00-17:3014:30-18:005.2.2遲到早退公司將按照員工遲到/早退的時(shí)間作如下扣款：遲到/早退時(shí)間扣款大于30分鐘，但小于或等于4小時(shí)半天工資大于4小時(shí)一天工資5.2.3工作時(shí)間外出辦事員工因公務(wù)原因需要在上班時(shí)間外出辦事的人，在得到直接主管的批準(zhǔn)后在員工外出辦事表上簽注，方可外出辦事。5.2.4請(qǐng)假制度第一、請(qǐng)銷假的審批及手續(xù)

請(qǐng)假應(yīng)當(dāng)根據(jù)請(qǐng)假手續(xù)及核準(zhǔn)權(quán)限進(jìn)行申請(qǐng)：

①請(qǐng)假不超過一天的，本人事先填寫《請(qǐng)假條》，由本部門負(fù)責(zé)人審批。

②請(qǐng)假一天以上三天以內(nèi)的，本人事先填寫《請(qǐng)假條》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查后，報(bào)總經(jīng)理審批。③請(qǐng)假三天以上的，本人事先填寫《請(qǐng)假單》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查和總經(jīng)理審核后，報(bào)董事長(zhǎng)審批。④經(jīng)審批的《請(qǐng)假單》應(yīng)當(dāng)交綜合辦公室備案。⑤特殊情況的另行規(guī)定。⑥員工休假結(jié)束后應(yīng)及時(shí)到綜合辦公室銷假，每逾期銷假一天處以一百元罰款。⑦所有請(qǐng)假事由必須真實(shí)，如發(fā)現(xiàn)以虛假事由請(qǐng)假的，一經(jīng)查實(shí)，即作曠工處理。第二、法定節(jié)假日休假根據(jù)《勞動(dòng)法》的規(guī)定，公司在下列法定節(jié)日，安排員工休假：

①元旦、春節(jié)、清明節(jié)、國(guó)際勞動(dòng)節(jié)、端午節(jié)、中秋節(jié)、國(guó)慶節(jié)，公司依據(jù)國(guó)家法定節(jié)假日規(guī)定進(jìn)行放假。②特殊情況另行規(guī)定。

③根據(jù)國(guó)家政策，對(duì)法定節(jié)假日前后的周末可以實(shí)行調(diào)休。

④法定節(jié)假日休假期間，員工薪酬、福利待遇不受影響。

第三、帶薪假

事假

①員工因私事必須本人處理可申請(qǐng)事假，每人每月可請(qǐng)帶薪事假不超過三天。

②請(qǐng)事假應(yīng)從嚴(yán)掌握，并按照請(qǐng)假審批權(quán)限報(bào)批。超過三天的部分，不享受公司的任何薪資、福利待遇。

病假

①員工本人因病、傷診查，住院治療和病休不能上班而請(qǐng)假為病假，每人每月可請(qǐng)帶薪病假不超過三天（包括事假在內(nèi)合計(jì)每月度不超過3天），公傷治療休息的除外。

②請(qǐng)病假的審批及手續(xù)：

請(qǐng)病假的需填寫《請(qǐng)假單》，并按照請(qǐng)假批準(zhǔn)權(quán)限報(bào)批，事后向綜合辦公室提交鎮(zhèn)以上醫(yī)院的診斷書、病休建議書、住院手續(xù)等證明方有效。

員工因患急病，需在醫(yī)院急診治療的，事后需憑診斷書、住院手續(xù)等憑證補(bǔ)填《請(qǐng)假單》報(bào)批，經(jīng)批準(zhǔn)的方為有效。

婚假

①員工本人的婚事，可請(qǐng)婚假三天，符合晚婚條件婚假為十天。婚假必須提前十天通知部門負(fù)責(zé)人和綜合辦公室。

②婚假期間薪酬福利待遇不變。

產(chǎn)假、護(hù)理假和哺乳假

①女員工產(chǎn)假為九十天，其中產(chǎn)前休息假為十五天。難產(chǎn)增加假期三十天。多胞胎生育的，每多生育一個(gè)嬰兒增加假期十五天。產(chǎn)假必須提前三十天通知部門負(fù)責(zé)人和人力資源部。

②男員工在妻子生育期間可享受護(hù)理假7天，在外地的可適當(dāng)給予在途時(shí)間。

③女員工產(chǎn)假期滿身體經(jīng)醫(yī)院診斷仍未恢復(fù)健康，可請(qǐng)哺乳假至嬰兒一周歲止，哺乳假期不計(jì)發(fā)薪資。

④產(chǎn)假和護(hù)理假期間薪資福利待遇不變。

喪假

①父母、配偶喪亡可給假五天。祖父母、兄弟姊妹及子女、岳父母喪亡可給假三天。其他直系親屬喪亡可請(qǐng)假二天。在外地的可適當(dāng)給予在途時(shí)間。

②喪假期間薪酬福利待遇不變。

第四、其他

①本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)實(shí)施、解釋。

②本規(guī)定自發(fā)布之日起試行。5.2.5紀(jì)律處分員工有責(zé)任在規(guī)定的工作時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)時(shí)到崗。如果員工不能在規(guī)定的工作時(shí)間來公司上班，其有責(zé)任在上班時(shí)間后半小時(shí)之內(nèi)通知其主管（經(jīng)理級(jí)及以上）并說明不能來上班的理由。符合下列情形的員工可被認(rèn)為是在沒有通知的情況下主動(dòng)辭職，并且在他們的最后工作日解除和公司的勞動(dòng)用工關(guān)系，具體如下：（1）未經(jīng)授權(quán)或事先通知的連續(xù)三天或一個(gè)考勤周期內(nèi)累計(jì)五天工作日的缺勤。（2）超過4小時(shí)（含）以上的遲到或早退到達(dá)連續(xù)三次或者一個(gè)考勤周期內(nèi)累計(jì)達(dá)五次。6、日常事務(wù)管理 6.1接待管理第一條

來客接待是綜合辦公室的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護(hù)公司的良好形象，對(duì)接待工作做具體的要求。第二條

以主動(dòng)、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴(yán)格自己要求，做到言行、禮儀規(guī)范。第三條

接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。第四條

流程設(shè)計(jì)：接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領(lǐng)會(huì)見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔（二）

報(bào)刊收發(fā)整理第一條

辦公室管理人員按照公司實(shí)際需要，訂閱報(bào)刊，做出計(jì)劃預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。第二條

辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報(bào)紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報(bào)紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。第三條

任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。第四條

報(bào)紙每周更換一次，所有報(bào)紙每季度處理一次。第五條

流程設(shè)計(jì)：收發(fā)報(bào)刊→整理→放置資料架→定期清理（三）

后勤管理第一條

為了認(rèn)真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)員工的積極性和主動(dòng)性，根據(jù)實(shí)際嚴(yán)格制度。第二條

后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。第三條

辦公室人員負(fù)責(zé)每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護(hù)，及時(shí)提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。第四條

根據(jù)外出工作人員情況，及時(shí)督促其按時(shí)填寫外出工作時(shí)間登記，如實(shí)填寫時(shí)間及外出事由。第五條

辦公室人員每周進(jìn)行一次外出工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)，每?jī)芍苓M(jìn)行一次考勤匯總統(tǒng)計(jì)，月末根據(jù)外出工作時(shí)間登記進(jìn)行總的考勤匯總。6.2其他事物6.2.1

文化宣傳管理第一條

負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文化活動(dòng)的宣傳和落實(shí)工作，同時(shí)負(fù)責(zé)公司外部的宣傳維護(hù)工作。第二條

根據(jù)需要，及時(shí)收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。第三條

關(guān)注國(guó)家政