內(nèi)部控制手冊-業(yè)務(wù)外包

第十八章業(yè)務(wù)外包(OS)18.1總業(yè)務(wù)外包是指企業(yè)利用專業(yè)化分工優(yōu)勢日常經(jīng)營中的部分業(yè)務(wù)委托給本企業(yè)以外的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或經(jīng)濟(jì)組織完成的經(jīng)營行為。制標(biāo)18.2.1合規(guī)目標(biāo)代加工合同符合合同法等國家法律、法規(guī)、國家政策和公司內(nèi)部規(guī)章制度。18.2.2財務(wù)目標(biāo)保證采購、費用支出、存貨信息等賬目信息記錄的真實、準(zhǔn)確、完整。18.2.3經(jīng)營目標(biāo)確保公司合理籌劃業(yè)務(wù)外包，促進(jìn)企業(yè)擴(kuò)大產(chǎn)能，滿足市場需求。18.2.4資產(chǎn)目標(biāo)嚴(yán)格遵守規(guī)范代加工合同中的保密條款，加強(qiáng)專有技術(shù)、專利的保護(hù)。18.3業(yè)流管18.3.1流程責(zé)任門物流管理部、東升公司為本流程的主要責(zé)任部門。18.3.2流程范圍業(yè)務(wù)外包包括以下二級流程：方案審批、承包方管理、外包過程管理。

18.3.3總體控制策1)建立和完善業(yè)務(wù)外包管理制度，規(guī)定業(yè)務(wù)外包的范圍、方式、條件、程序和實施等相關(guān)內(nèi)容，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限。2)強(qiáng)化業(yè)務(wù)外包全過程的監(jiān)控防范外包風(fēng)險充分發(fā)揮業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢。3)在執(zhí)行業(yè)務(wù)外包過程中應(yīng)確保不相容職責(zé)相分離如下崗位必須分離：---

承包方選擇與確定承包方；外包合同的訂立與審批；承包方的確定與驗收。18.3.4風(fēng)險控制陣1)“風(fēng)險控制矩陣”縱向?qū)⒈玖鞒虅澐譃槿舾蛇壿嬒嚓P(guān)的二級流程（請參見18.3.2映該流程涉及的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容。2)“風(fēng)險控制矩陣”橫向列示了各二級流程潛在的風(fēng)險因素，并據(jù)此設(shè)計具體的內(nèi)部控制措施此外險控制矩陣還包括該流程相關(guān)責(zé)任主體，以及體現(xiàn)相應(yīng)內(nèi)部控制措施的制度、單據(jù)。本流程的“風(fēng)險控制矩陣詳見下頁“表18-118.3.5權(quán)限指引本流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)所涉及的管理、決策權(quán)限分配情況，如“表18-2”所示。

表：險制陣務(wù)包(OS)業(yè)務(wù)流程二級末級流流程程

風(fēng)險因素

控制編號

內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)/內(nèi)部控制措施方審

OS02.1

業(yè)務(wù)外包方案未經(jīng)恰當(dāng)審批，或?qū)彶樵u價不到位，導(dǎo)致公司業(yè)務(wù)外包戰(zhàn)略失敗或經(jīng)營效率低下承包方不具有承包條件

C1

外協(xié)加工業(yè)務(wù)由升公/物流管理部根據(jù)司實際情況請公總經(jīng)理審批后由物流理東升公司負(fù)責(zé)在合格擇。物流管理部東公司按照規(guī)定的權(quán)限負(fù)責(zé)選擇合格外協(xié)物流管理部東升公司一般采取詢比價方式選擇協(xié)作廠商承

承包

及資質(zhì)，導(dǎo)致其無法按

理部在選擇外協(xié)廠商時如涉及技術(shù)性較強(qiáng)東升公司相關(guān)方

方選

照要求完成承包任務(wù)，

配合物流管理部。理

擇

給公司帶來損失；

物流管理部東升公司負(fù)責(zé)對外協(xié)廠商的資質(zhì)等進(jìn)行調(diào)查承包方選擇沒有遵循公

作廠商調(diào)查表東公司、檢管理部等相關(guān)部門審核開公公正的原則，

格供方名單。缺少競爭機(jī)制，可能導(dǎo)致徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生

C2

物流管理部東升公司詢價以三家以上為原則并需要提供其內(nèi)容必須要有準(zhǔn)確的產(chǎn)品名稱、規(guī)格參數(shù)，加工圖紙情況情況等資料；經(jīng)辦人員復(fù)核詢價明細(xì)表后進(jìn)行初步的確定，價單進(jìn)行相應(yīng)的比價對比，確定外協(xié)廠商后報部門經(jīng)理審核為配合工程施工設(shè)計部門的要求對需求部門的緊急以參考以往類似產(chǎn)品的外協(xié)價格，免經(jīng)過議價、比價手續(xù)，可靠的廠商先行加工作業(yè)，事先應(yīng)上報公司領(lǐng)導(dǎo)備案，事后資料。OS02.2

未對業(yè)務(wù)外包的執(zhí)行情

物流管理部東公司定期（每年一次）組織（東升公司承包

況進(jìn)行相關(guān)的分析和考

C3

司、質(zhì)檢管理部等相關(guān)部門對外協(xié)廠商的產(chǎn)品質(zhì)量、供貨及方評

核，導(dǎo)致公司未能準(zhǔn)確

價比、信譽等情況進(jìn)行綜合評價。

業(yè)務(wù)流程二級末級流流程程

風(fēng)險因素

控制編號

內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)/內(nèi)部控制措施價

考察業(yè)務(wù)外包的執(zhí)行情

物流管理部東公司對外協(xié)廠商實行動態(tài)管理，達(dá)到合況，且無法對日后的業(yè)

求的外協(xié)廠商繼續(xù)列為合格供方。不能達(dá)到要求的，且已發(fā)務(wù)外包提供參考

書而整改不到位的外協(xié)廠商取消合格供方資格。

OS03.1

未及時簽訂業(yè)務(wù)外包合

物流管理部東公司與選定的外協(xié)廠商商定合同條款，外

合同

同業(yè)外包保密措施

質(zhì)量、進(jìn)度、結(jié)算價等，原則上使用本公司統(tǒng)一的合同文本過管

簽訂

不力，導(dǎo)致公司利益受損

物管理部/升公司根據(jù)談判結(jié)果確定合同文本，并填簽訂審批表”連同“合同文本”等提交至法律事務(wù)部、信息財務(wù)等相關(guān)部門以及相應(yīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批過后由物C4

東升公司授權(quán)人員簽訂合同。對于涉及保密事的，物流管理東升公司按照公司有關(guān)作規(guī)定與外協(xié)廠商簽訂“保密協(xié)議書OS03.2

業(yè)務(wù)外包監(jiān)控不嚴(yán)，導(dǎo)

物管理部/升公司負(fù)責(zé)對各單位的外協(xié)外包合同執(zhí)行過程

致公司選擇的業(yè)務(wù)外包

監(jiān)督、檢查。管理

服務(wù)質(zhì)量低劣

C5

物管理部/升公司需對合同的訂立、履行、變更、終予以跟蹤，并建立“合同臺賬東升公司按照合中對質(zhì)量度的要求定期對外協(xié)廠商行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，及時要求整改進(jìn)。OS03.3

外包成果交付后未及時

C6

加工完成后由升公司與質(zhì)檢管理部共同對外協(xié)廠商的

業(yè)務(wù)流程二級末級流流程程

風(fēng)險因素

控制編號

內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)/內(nèi)部控制措施驗收

進(jìn)行驗收，導(dǎo)致外包業(yè)

進(jìn)行驗收，經(jīng)抽驗不合格的產(chǎn)品必須退回協(xié)作廠商，限期在管理

務(wù)未達(dá)到公司標(biāo)準(zhǔn)，對

內(nèi)完成交貨；抽檢合格的產(chǎn)品，東升公司及質(zhì)檢管理部需在公司經(jīng)濟(jì)利益造成不利

的送貨單上簽字確認(rèn)，并將簽字確認(rèn)后的協(xié)作廠商送貨單轉(zhuǎn)影響

員進(jìn)行相應(yīng)的系統(tǒng)錄入。

表：