高校檔案數(shù)字化建設(shè)研究

高校檔案數(shù)字化建設(shè)研究隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案數(shù)字化建設(shè)已成為當(dāng)前高校信息化建設(shè)的重要組成部分。數(shù)字化建設(shè)是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字形態(tài)，以便于存儲(chǔ)、管理、檢索和利用。本文將從數(shù)字化建設(shè)的背景與意義、數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施過(guò)程以及數(shù)字化建設(shè)后的效果三個(gè)方面進(jìn)行詳細(xì)討論。

一、數(shù)字化建設(shè)的背景與意義

數(shù)字化建設(shè)是現(xiàn)代化高校的必要組成部分，對(duì)于提高高校管理效率和服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)高校信息化建設(shè)，加強(qiáng)高校信息資源共享和減輕管理負(fù)擔(dān)都具有重要意義。

首先，數(shù)字化建設(shè)是高效管理的前提。傳統(tǒng)的管理方式，不僅需要耗費(fèi)大量時(shí)間與精力來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行整理、排列和查找，而且因龐大的信息量，容易遺漏或錯(cuò)漏。而數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)⒏黝愋畔㈦娮踊鎯?chǔ)，可通過(guò)關(guān)鍵詞搜索、分類等方式較為快速地找到所需信息，大大提高了檔案管理效率。

其次，數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源共享。不同部門之間、不同學(xué)院之間、甚至不同高校之間的信息資源可以通過(guò)數(shù)字化進(jìn)行互通互用，避免了資源浪費(fèi)和信息孤島的問題。

最后，數(shù)字化建設(shè)也具有防止數(shù)據(jù)丟失的作用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可能會(huì)因火災(zāi)、水災(zāi)等意外事件，或是過(guò)時(shí)的材料被隨意處理或丟棄而導(dǎo)致信息的丟失。在數(shù)字化檔案的情況下，重要數(shù)據(jù)會(huì)備份并存儲(chǔ)在多個(gè)地方，最大程度上降低了數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

二、數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施過(guò)程

數(shù)字化建設(shè)需要遵循以下的步驟：

1.檔案材料篩選。介紹采取主動(dòng)整理檔案資料、老檔案文件整理的方式，讓檔案保存更合理、有效。確定數(shù)字化檔案建設(shè)的目標(biāo)和重點(diǎn)，對(duì)于重要的檔案材料進(jìn)行尤為重點(diǎn)的篩選，這樣既能保留有用的文件，又能減輕工作壓力。

2.檔案材料分類。采用有序、語(yǔ)義化的分類方法，使之便于后續(xù)的工作。常見的分類方式有年度、部門、職務(wù)等等。分類的好處是便于檢索，并且在添加新資料時(shí)也能保持材料的邏輯優(yōu)美性。

3.圖像化掃描。通過(guò)圖像化掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的文件。這一部分工作需要注意質(zhì)量，確保數(shù)字化記錄的完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)也需要考慮存儲(chǔ)格式的選擇，如使用pdf、txt等等，為提取和獲取提供支持。

4.建立檔案檢索數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。檔案檢索是數(shù)字化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。一般來(lái)說(shuō)，每個(gè)學(xué)校都會(huì)建立自己的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化的檔案材料錄入進(jìn)去，形成一個(gè)完整、有序的數(shù)據(jù)庫(kù)。此時(shí)我們可以制定有分類規(guī)則的檢索方式，提供關(guān)鍵字查找、按時(shí)間范圍、按管理員、按關(guān)鍵詞等等多種檢索方式，以便于成員查找檔案。

5.檔案保管。數(shù)字化后的檔案記錄需要相關(guān)人員共同保管。儲(chǔ)存介質(zhì)的選擇應(yīng)當(dāng)考慮到安全性和可靠性，例如應(yīng)當(dāng)備份在多個(gè)存儲(chǔ)設(shè)備中，儲(chǔ)存介質(zhì)保持安全正確。

三、數(shù)字化建設(shè)后的效果

數(shù)字化建設(shè)后，我們期望可以得到以下的效果：

1.檢索便捷。查找檔案變得更加方便、快速，僅僅需要在電腦上輸入幾個(gè)關(guān)鍵字即可找到所需資料。高效的檢索過(guò)程將極大的提高學(xué)校的管理效率。

2.檔案共享。數(shù)字化檔案的共享性也是一個(gè)亮點(diǎn)，數(shù)據(jù)可以隨著網(wǎng)絡(luò)而傳播，而不需要擔(dān)心數(shù)據(jù)遺漏或傳播被限制。

3.檔案保密。檔案數(shù)字化可以規(guī)范檔案安全存儲(chǔ)，并且可以進(jìn)行權(quán)限控制和密鑰防盜等多種保密機(jī)制，確保檔案隱私性防止泄露。

4.環(huán)保減排。數(shù)字化檔案無(wú)需占用大量的紙張、墨水等資源，其對(duì)于環(huán)境起到了良好的保護(hù)作用。

總結(jié)：

數(shù)字化檔案建設(shè)既是一項(xiàng)重要的服務(wù)工作，也是現(xiàn)代高校管理的重要組成部分。實(shí)施數(shù)字化建設(shè)，可以大幅降低檔案的管理成本，