房地產公司檔案管理制度

檔案管理制度第一節(jié)檔案管理制度為了加強檔案的管理工作，確保現(xiàn)有檔案齊全、完整、準確、平安，更好地為所有工作服務，依據(jù)《檔案法》及關于檔案工作條例，制定以下檔案管理制度：一、凡工作中形成的各種載體、各種類別的資料文件資料，一律歸檔案室統(tǒng)一管理。任何部門或個人不得擅自保存。二、檔案保管做到“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”八防措施，確保檔案的齊全完整。三、嚴格檔案保密制度，防止秘級檔案丟失與泄漏。四、提供檔案要嚴格遵守崗位責任制，認真履行工作職責。第二節(jié)文書檔案管理方法一、收文處理上級下發(fā)和平行單位發(fā)來的資料文件（包括會議帶回來的資料文件）由資料文件資料員簽收、拆封、分類、登記。并填寫資料文件資料審批單，呈遞公司領導批示，并按批示分別送交承辦部門、科室傳閱，資料文件辦理終止后資料文件資料員及時存檔。1、文書檔案工作的基本任務對本公司形成的各種文字材料進行收集整理、立卷和歸檔。集中統(tǒng)一管理本公司各種門類和載體的檔案，充分發(fā)揮其作用，為本公司的所有工作服務。2、凡本公司外出開會人員帶回來的資料文件及有價值的資料文件資料，應及時交資料文件資料員處登記存檔，按資料文件要求進行傳閱，不得個人保存。3、有承辦要求的資料文件，承辦部門要盡快辦理，并在資料文件批閱處理單上注明辦理結果，并簽署承辦人姓名和日期。二、發(fā)文處理1、發(fā)文包括擬稿、核校、簽發(fā)、編號、登記、分發(fā)、歸檔等程序。2、凡屬專業(yè)性的工作，并以公司名義行文的由具體部門起草，呈公司領導簽發(fā)。3、經公司領導簽發(fā)的資料文件，由經管部審核、打印。打印后由資料文件資料員發(fā)送。4、各類公文從擬稿、修改、審核到簽發(fā)，一律使用碳素墨水和藍黑墨水。用鋼筆、碳素筆或毛筆書寫。禁止使用圓珠筆、鉛筆。5、資料文件存檔時必需同底稿一起交資料文件資料員。第三節(jié)聲像檔案管理方法一、聲像檔案的收集整理要及時歸檔立卷，以確保齊全完整。二、照片檔案是本公司各種活動中直接形成的它是以感光材料為載本，以影像為主要反映方式的歷史記錄。照片檔案包括底片、照片和文字說明。三、收集照片資料文件資料時，要依據(jù)照片檔案歸檔范圍進行廣泛的收集。四、照片檔案由拍攝人員對比片資料文件資料進行整理，具體記錄時間、地點、人物、活動內容及攝影者姓名，整理后交檔案員歸檔。五、歸檔的照片資料文件資料必需清晰、完整，底片和照片質量完好。第四節(jié)工程檔案管理方法一、工程檔案在工程竣工后，由項目負責人填寫工程資料文件資料移交清單，經建筑公司領導審批簽字后，將竣工資料文件資料及相關資料文件資料交公司資料文件資料員存檔，移交清單一式兩份，核對無誤后各方簽字移交單各執(zhí)一份，憑工程資料文件資料清單方可進行決算工作。二、資料文件資料員在接收工程檔案時，必需認真檢查驗收，對不符合歸檔要求的有權拒收。三、資料文件資料員對工程檔案的保管必需設置專門檔案柜，并對歸檔的工程檔案進行編目、登記工作。第五節(jié)協(xié)議檔案管理方法一、資料文件資料員接到已簽訂的施工協(xié)議、購貨協(xié)議后，填寫協(xié)議資料文件資料處理單，及時將協(xié)議資料文件資料復印件送發(fā)給相關部門并由經辦人簽收。二、資料文件資料員在接收已設立的施工協(xié)議、購貨協(xié)議后，建立協(xié)議管理名目，包括總包協(xié)議、分包協(xié)議、購貨協(xié)議，摘要登記協(xié)議內容以便查找。三、嚴格執(zhí)行協(xié)議簽署歸檔程序。四、為年檢工作提供企業(yè)各種證書、證件。第六節(jié)人事檔案管理方法一、建立公司職工或員工個人檔案（職工或員工履歷表、畢業(yè)證書復印件、學位證書復印件、資格/資質證書復印件、身份證復印件、戶口薄復印件、血型化驗單原件及職工或員工相片）。二、新進職工或員工提交表明身份、學歷、資格/資質、能力等證件的復印件、照片等,并填寫職工或員工履歷表、新進職工或員工登記表，作為個人人事檔案。三、新進職工或員工在試用期滿后填寫試用期考核鑒定表，表現(xiàn)良好，符合公司要求，經公司領導班子爭論??批準正式錄用者，人力資源部負責指導本人自行辦理個人檔案，請示公司主管領導，確認工資標準后，報部門財務。未通過正式錄用者，辦理清退手續(xù)。第七節(jié)檔案資料文件資料借閱制度一、本公司職工或員工因工作需要，可查閱與自己業(yè)務關于的檔案資料文件資料。二、本公司職工或員工在接（收）到與本公司關于資料文件材料后，必需交資料文件資料員先登記存檔，后傳閱或借閱。三、