高效會(huì)議管理技巧培訓(xùn)講座

力帆集團(tuán)第三期管理提高班

高效會(huì)議管理技巧

主講：謝秀敏

2006/06/22

第一頁，共四十五頁。當(dāng)今會(huì)議面面觀第二頁，共四十五頁。

——調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費(fèi)時(shí)間的事情列表上，會(huì)議總是居于首位。因?yàn)闀?huì)議通常都沒有很好的組織和召開。第三頁，共四十五頁。

第四頁，共四十五頁。一、會(huì)議的意義集思廣益的渠道組織及部門的存在群體溝通的方式第五頁，共四十五頁。二、會(huì)議的目的開展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵(lì)士氣鞏固主管的地位第六頁，共四十五頁。三、會(huì)議的種類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)目的分類●團(tuán)體會(huì)議●一對一會(huì)議

●面對面會(huì)議●電話會(huì)議●視頻會(huì)議●宣布人事安排、講解政策的會(huì)議●當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人的會(huì)議●臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議●固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議●集思廣益的會(huì)議第七頁，共四十五頁。四、會(huì)議的頻率1.固定的部門會(huì)議第八頁，共四十五頁。

2.全體會(huì)議第九頁，共四十五頁。

3.處理突發(fā)事件的會(huì)議第十頁，共四十五頁。

4.一對一會(huì)議第十一頁，共四十五頁。五、會(huì)議成本的計(jì)算1.會(huì)議的時(shí)間成本第十二頁，共四十五頁。

2.直接的會(huì)議成本第十三頁，共四十五頁。

3.效率損失成本第十四頁，共四十五頁。討論：會(huì)議低效的原因？第十五頁，共四十五頁。六、如何提高會(huì)議的效率第十六頁，共四十五頁。1、會(huì)前6準(zhǔn)備：先決定會(huì)議希望達(dá)成的結(jié)果想想會(huì)議是否有必要召開邀請適當(dāng)?shù)娜顺鱿瘻?zhǔn)備背景資料設(shè)定會(huì)議綱領(lǐng)及時(shí)間表預(yù)先設(shè)想可能的沖突第十七頁，共四十五頁。

2、明確會(huì)議目的會(huì)前是否經(jīng)過多次討論和意見征詢是否希望在會(huì)議上通過某項(xiàng)決議第十八頁，共四十五頁。3、只在必要時(shí)召集舉行團(tuán)體會(huì)議要慎重首先考慮使用一對一會(huì)議

一對一會(huì)議為整天忙碌而又必須在工作中保持緊密聯(lián)系的同事之間提供了有效交流的時(shí)間。

在每周的相同時(shí)間安排一對一的會(huì)議。如果不是安排好固定時(shí)間，人們不能信任這種會(huì)議，他們還是照常在任何時(shí)間都來找你。第十九頁，共四十五頁。4、做好會(huì)前籌劃（1）時(shí)間安排第二十頁，共四十五頁。

（2）參會(huì)人員的選擇

參會(huì)人員對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。

所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言，如果是不喜歡發(fā)表意見的人盡可能不要安排與會(huì)。

請最有經(jīng)驗(yàn)和才能的人參加。

第二十一頁，共四十五頁。

（3）預(yù)約參會(huì)人員

所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開會(huì)時(shí)間。

確定了會(huì)議時(shí)間后要提前一周告知參加會(huì)議的人員，這樣可以讓他們提前安排好自己的工作日程，以免出現(xiàn)打擾別人計(jì)劃或參會(huì)人員無法到場的情況。

在預(yù)約人員的同時(shí)需要把會(huì)議的主要目的告訴他們，如果有相關(guān)的資料可以提前發(fā)放，讓他們有充分考慮的時(shí)間。第二十二頁，共四十五頁。

（4）會(huì)議資料準(zhǔn)備

有用的信息應(yīng)該在會(huì)議召開前就貼在公司內(nèi)部網(wǎng)站上，這樣每個(gè)人都可以看到它，而實(shí)際的會(huì)議時(shí)間就可以用來討論怎樣解決新問題，并形成建議。

會(huì)議使用的文字資料也需要提前一天發(fā)放給與會(huì)人員，讓他們有思想準(zhǔn)備。

會(huì)議結(jié)束2-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。第二十三頁，共四十五頁。

5、遵守時(shí)間不要遲到

浪費(fèi)時(shí)間等于浪費(fèi)生命，浪費(fèi)別人的時(shí)間等于謀財(cái)害命！不要隨意推遲和變更開會(huì)時(shí)間

打亂原定計(jì)劃會(huì)影響與會(huì)人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會(huì)議；

管理召集部門（人）的威信下降。嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不要超時(shí)第二十四頁，共四十五頁。6、按部就班第二十五頁，共四十五頁。7、主持人的角色定位第二十六頁，共四十五頁。

營造和諧氣氛照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者厘清不假思索的想法尊重少數(shù)人的意見，避免會(huì)中意見一面倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯與討論保持中立態(tài)度第二十七頁，共四十五頁。8、與會(huì)者的準(zhǔn)備工作確認(rèn)自己在會(huì)前收到的議程表。對自己負(fù)責(zé)的議題有充分的了解，并有充分的資料提供給其他與會(huì)者。除非已被指定對某議題發(fā)表演講，否則有義務(wù)在會(huì)中主動(dòng)提出建設(shè)性的意見。努力去了解其他與會(huì)者對議程上議題的觀點(diǎn)，他們的興趣所在，是否有權(quán)威在背后支持這些觀點(diǎn)找出可能存在的你的反對者，并預(yù)先與其協(xié)商、折中第二十八頁，共四十五頁。與會(huì)者的責(zé)任

發(fā)言內(nèi)容要有組織適時(shí)發(fā)言一次只討論一個(gè)重點(diǎn)口齒清晰，陳述有力一針見血音量適當(dāng)解釋方式讓人易懂口吻要自信在要點(diǎn)處可稍加大音量第二十九頁，共四十五頁。第三十頁，共四十五頁。七、主持人的會(huì)議管理技巧兩名話：1、如何聽？2、如何說？ 第三十一頁，共四十五頁。傾聽的具體方法點(diǎn)頭且微笑眼神接觸傾聽的聲音身子前傾重復(fù)總結(jié)記錄第三十二頁，共四十五頁。“傾聽”小總結(jié)

“我也有相同的經(jīng)歷”“如果是我的話”

第三十三頁，共四十五頁。說話的技巧展示。即主持人使用流利的話語把自己的想法展示給大家。探詢?！昂髞砟兀俊薄澳墙Y(jié)果怎么樣呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎？”評論?！拔颐靼啄愕囊馑剂恕薄拔艺J(rèn)為問題是.......”這樣兩者的溝通就可以順暢進(jìn)行了。建立。“我們討論完第一個(gè)問題了，接著我們再進(jìn)一步，第二個(gè)問題您怎么看？”“那我們再深一步，你如何看待這個(gè)問題的成因呢？”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個(gè)方案呢？”第三十四頁，共四十五頁。說話的技巧總結(jié)?！皠偛糯蠹矣懻摲浅：?，我來總結(jié)一下你們說的是一、二、三……”。測試?yán)斫馇闆r?！皠偛胚@位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說“您剛才是說的這個(gè)意思，我理解對了嗎？”。排除與引進(jìn)。“您這個(gè)觀點(diǎn)太好了，那么您對下一個(gè)問題怎么看？”或是“你這個(gè)問題回答得非常好，您旁邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀？”。就程序提出建議?！昂茫@個(gè)程序我們現(xiàn)在進(jìn)行到第二步了，那我建議我們馬上轉(zhuǎn)入第三步的程序”、“我們討論這幾個(gè)方案到底哪個(gè)適用？”。

第三十五頁，共四十五頁。八、如何處理會(huì)議中的意外情況與“Cicada蟬”相遇：非語言性暗示探詢、總結(jié)、測試了解程度提醒儀程帶入別人的話題第三十六頁，共四十五頁。

與“Shark鯊魚”相遇：同理心重申會(huì)議言論自由，但正面意見更好非語言性打斷第三十七頁，共四十五頁。

與“Donkey驢”相遇：突出他的貢獻(xiàn)重復(fù)問題短暫沉默

第三十八頁，共四十五頁。

遭遇“RabbitTracking兔子般追蹤”：肯定他的貢獻(xiàn)重申會(huì)議流程，不行在調(diào)整

第三十九頁，共四十五頁。

與“Crab螃蟹（跑題者）”相遇：突然沉默能否把討論的告訴大家是否覺得分組討論對打瞌睡的可休息及加快進(jìn)程第四十頁，共四十五頁。九、會(huì)議的記錄及跟進(jìn)會(huì)議記錄的重要性：僅次于主持人記錄和維持議程觀察員（團(tuán)體會(huì)議的誤區(qū)）社會(huì)性懈?。ㄎ也徽f總有人說）團(tuán)體思維（一條線）團(tuán)體極化（收購）第四十一頁，共四十五頁。

會(huì)后跟進(jìn)：對自己有關(guān)的作出標(biāo)記分析參會(huì)者的表情及態(tài)度實(shí)施方案是否部門在開會(huì)會(huì)議評估報(bào)告、通知缺席人員、求助領(lǐng)導(dǎo)、總結(jié)、下次開會(huì)時(shí)間第四十二頁，共四十五頁。十、關(guān)于習(xí)慣寫下想改變的目標(biāo)列出他的危害列出改變后他的好處獎(jiǎng)勵(lì)自己堅(jiān)持21天回顧修正我們必須先養(yǎng)成習(xí)慣，習(xí)慣才能改變我們的命運(yùn)！第四十三頁，共四十五頁?？鞓肥且环N心態(tài)、工作是一種心態(tài)吃葡萄的故事！謝謝大家第四十四頁，共四十五頁。內(nèi)容總結(jié)力帆集團(tuán)第三期管理提高班?！{(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費(fèi)時(shí)間的事情列表上，會(huì)議總是居于首位。首先考慮使用一對一會(huì)議

一對一會(huì)議為整天忙碌而又必須在工作中保持緊密聯(lián)系的同事之間提供了有效交流的時(shí)間。在每周的相同時(shí)間安排一對一的會(huì)議。尊重少數(shù)人的意見，避免會(huì)中意見一面倒的情況。減