醫(yī)院檔案管理制度

第頁共頁醫(yī)院檔案管理制度醫(yī)院檔案管理制度醫(yī)院檔案管理制度1檔案保管權(quán)限、期限與類型1檔案保管權(quán)限1.1財(cái)務(wù)部檔案由財(cái)務(wù)部保存;1.2人事部檔案由人事部保存;1.3醫(yī)院證、章、信由院長指定負(fù)責(zé)人保存;1.4其它各類檔案由辦公室保存。2檔案保管期限2.1財(cái)務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格遵照國家有關(guān)規(guī)定的保管期限執(zhí)行。2.2醫(yī)院證、章、信及相關(guān)文件資料屬永久保存檔案。2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種答應(yīng)證書、等級證書、資格證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項(xiàng)記載及反映本醫(yī)院重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。2.5普通文檔保管期限為3年至5年。2.6保密文檔須于失效當(dāng)日即刻銷毀。3文檔的保存形式：3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。3.2計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的涉密文件應(yīng)采取加密保護(hù)措施，文件密碼由指定的文件保管人設(shè)定，并須將該文件途徑及密碼報(bào)院辦公室備存，并保證其真實(shí)性。3.3機(jī)密文檔以書面或?qū)嵨镄问奖４妗?檔案類型4.1行政檔案，包括：營業(yè)執(zhí)照正、副本，復(fù)印件;法定代表人身份證(護(hù)照)(復(fù)印件);對內(nèi)、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結(jié)》、《報(bào)告》等各類正式公文;各項(xiàng)重要活動(dòng)的組織流程、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、聲像圖片等相關(guān)資料;各部門(含財(cái)務(wù)、醫(yī)務(wù)科室)現(xiàn)行的各項(xiàng)規(guī)章制度、規(guī)定、流程等;院級會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、決議;醫(yī)院年度(季、月、周)工作方案匯總表;《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權(quán)證等固定資產(chǎn)檔案;購置車輛所有權(quán)證、購置稅證、保險(xiǎn)、行駛證(復(fù)印件)等車輛管理檔案;對外簽訂的各類購置(租賃、效勞)性質(zhì)的合同文件;其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。4.2人事檔案，包括：全院員工個(gè)人信息資料(花名冊);勞動(dòng)合同及保密協(xié)議;勤打卡數(shù)據(jù);工資、社保等薪酬相關(guān)資料;招聘表格、人才庫等相關(guān)資料;員工績效考核相關(guān)資料;其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。4.3財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，包括：各類審計(jì)帳冊及報(bào)表;各類會(huì)計(jì)帳冊及報(bào)表;固定資產(chǎn)資料;其它須保存文檔。4.4藥械設(shè)備檔案，包括：設(shè)備臺(tái)帳;設(shè)備出廠合格證、使用說明書;設(shè)備安裝、調(diào)試、驗(yàn)收報(bào)告;設(shè)備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)絡(luò)方式;設(shè)備運(yùn)行維修、保養(yǎng)記錄;設(shè)備更新改造記錄;設(shè)備管理制度;其它應(yīng)保存的設(shè)備資料。4.5醫(yī)療檔案，包括：檔案內(nèi)容由醫(yī)療管理部門提供。檔案查閱與復(fù)制1院長有權(quán)查閱醫(yī)院所有檔案。2病區(qū)、科室負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本科室所有檔案。3其他員工因工作需要應(yīng)經(jīng)過審批后可借閱有關(guān)檔案。4文檔查(借)閱應(yīng)在辦公室進(jìn)展登記，機(jī)密文檔及權(quán)限外查借(閱)須辦理審批手續(xù)。5查(借)閱或復(fù)制除財(cái)務(wù)類、人事類以外的檔案須由辦公室負(fù)責(zé)人審批，并進(jìn)展相關(guān)登記。6查(借)閱或復(fù)制財(cái)務(wù)檔案、人事檔案須由院長審批。檔案的銷毀超過保管期限的檔案，由檔案管理員根據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀方案及清單，由辦公室負(fù)責(zé)人審核無誤后報(bào)院長審批。院長審批同意銷毀方案后，必須指派兩名(含)以上監(jiān)銷人員監(jiān)視檔案銷毀過程，并進(jìn)展簽字確認(rèn)。3銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關(guān)目錄中注銷。醫(yī)院檔案管理制度2一、醫(yī)院所有文件、信函、簡報(bào)及其它資料等，統(tǒng)一由辦公室專人實(shí)行歸檔標(biāo)準(zhǔn)管理。二、醫(yī)院收文程序是：各科室在接收到相關(guān)文件〔含外出開會(huì)〕時(shí)必須先交辦公室，由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號，呈送醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)閱批，不得遺漏、延誤和喪失。文件傳閱完畢后，統(tǒng)一由辦公室保存，相關(guān)科室保存復(fù)印件。三、醫(yī)院發(fā)文程序是：各承辦科室根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)批示意見起草文件，文件起草后，按報(bào)批程序報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、院長簽發(fā)。擬文科室必須按照領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)稿認(rèn)真校對后交辦公室把關(guān)，并統(tǒng)一編號，統(tǒng)一印制。凡未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或院長簽發(fā)的文件，辦公室不予編號；文件印制必須標(biāo)準(zhǔn)、明晰、整潔，蓋章后，要連同簽發(fā)稿、附件等一式三份入檔保存。四、擬文科室要注重進(jìn)步公文質(zhì)量，格式標(biāo)準(zhǔn)，字跡工整，確保公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。各科室的`文件要妥善保管，不得隨意丟放。印制涉密文件、材料過程中形成的廢頁、廢件應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)科室及時(shí)銷毀。五、辦公室要對所有文件、檔案及各種資料在年底時(shí)分類登記、整理裝訂、入檔保存。外出開會(huì)或從上級機(jī)關(guān)帶回的文件，及時(shí)交辦公室專人進(jìn)展登記入檔保存。未經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)允許，各股室不得擅自復(fù)印、摘印涉密文件和資料。六、外單位查閱檔案資料時(shí)，須說明查閱的范圍及用處，經(jīng)院長或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)前方可查閱。本單位人員查閱文件檔案時(shí)，要通過辦公室查閱，閱后及時(shí)歸檔。七、嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。各種機(jī)密文件、檔案、統(tǒng)計(jì)資料、編制信息、會(huì)議記錄等，都由辦公室專人負(fù)責(zé)管理，保守機(jī)密。需