項(xiàng)目五歸檔文件的整理

紙質(zhì)文件處理程序示意圖收文發(fā)文收文登記審核、退文接收分發(fā)、加工擬辦批辦承辦注辦擬稿會(huì)商審核簽發(fā)復(fù)核繕印校對用印簽署發(fā)文登記發(fā)出公布組織傳閱對內(nèi)催辦查辦、對外催辦信息反饋辦畢文件處置歸檔清退暫存銷毀第一頁，共四十九頁。收文處理程序示意圖第二頁，共四十九頁。網(wǎng)上收文

處理簽第三頁，共四十九頁。辦件閱件擬辦批辦承辦擬辦批辦組織傳閱收文常規(guī)文件或一般資料文件人員按慣例和有關(guān)規(guī)定直接組織傳閱第四頁，共四十九頁。發(fā)文處理程序示意圖第五頁，共四十九頁。網(wǎng)上簽發(fā)

文件第六頁，共四十九頁。陳兆梧教授1986年提出

文件的運(yùn)動(dòng)周期“四分法”觀點(diǎn)

把文件從產(chǎn)生到消亡的整個(gè)過程稱為

文件的運(yùn)動(dòng)周期第一階段文件制作和產(chǎn)生階段第二階段文件現(xiàn)實(shí)使用階段第三階段文件暫時(shí)保存階段第四階段文件永久保存階段

機(jī)關(guān)檔案室機(jī)關(guān)或部門檔案館第七頁，共四十九頁。

第一階段——文件制作產(chǎn)生階段：加工處理信息材料，創(chuàng)造并記錄信息，制成文件正本，使之具有法定效用的過程。第二階段——文件現(xiàn)實(shí)使用階段：文件處于傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理過程中，為實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)在現(xiàn)實(shí)工作中發(fā)揮實(shí)際效力的階段。第八頁，共四十九頁。

第三階段——文件暫存階段：辦畢文件除其中失去保存價(jià)值者予以銷毀外，其余文件（國外又稱休眠文件）暫時(shí)保存在機(jī)關(guān)檔案室（或檔案部門），過一段時(shí)間視實(shí)際需要決定最終歸屬的階段。第四階段——文件永久保存階段：文件存入檔案館階段。經(jīng)過鑒定、篩選后，其中具有永久查考價(jià)值者轉(zhuǎn)化為檔案，進(jìn)入檔案館保存的階段。第九頁，共四十九頁。項(xiàng)目五1歸檔文件的整理

學(xué)習(xí)目的與要求了解歸檔文件整理（立卷）的組織方式理解歸檔文件整理（立卷）的基本原則掌握其歸檔范圍和分類方法掌握常用的文件歸檔的方法和步驟第十頁，共四十九頁。

一、歸檔文件整理的涵義立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢，應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程現(xiàn)階段應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件整理的方法主要是兩種：傳統(tǒng)的案卷級整理（立卷）；改革后的文件級整理

辦畢公文指完成了公文處理程序的公文。包括兩層含義（1）發(fā)文部門制作文件過程的結(jié)束；（2）收文機(jī)關(guān)對文件信息所傳遞的指令、任務(wù)已經(jīng)處理完畢或者處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)完畢，而不論文件本身在實(shí)際工作中是否還在發(fā)揮作用。第十一頁，共四十九頁。二、歸檔文件整理的原則（教材57頁）遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。第十二頁，共四十九頁。立卷時(shí)要遵循文件材料的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，維護(hù)文件之間的有機(jī)聯(lián)系。主要內(nèi)容（一）文件之間存在固有聯(lián)系文件的形成和運(yùn)動(dòng)不是任意的，而是伴隨著各機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生的，有其規(guī)律和特點(diǎn)。一份份文件結(jié)合起來考察可以清楚顯示出某一項(xiàng)管理活動(dòng)開始、繼續(xù)、結(jié)束的全部面貌。第十三頁，共四十九頁。

針對同一項(xiàng)工作、同一問題的一組文件總是具有共同特征：□主題相同——引進(jìn)××設(shè)備；員工招聘□作者或級別相同——市屬各中學(xué)、某總公司□文種相同——訂貨合同、會(huì)議紀(jì)要、通知□制作時(shí)間相同——2004年上半年、2003年第一季度□文件形式、物質(zhì)載體相同——××報(bào)表、照片□保存價(jià)值相同——永久、長期、短期

第十四頁，共四十九頁。形成規(guī)律和特征是文件之間有機(jī)聯(lián)系的具體表現(xiàn)，既反映出機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的歷史面貌，同時(shí)也符合人們查找利用檔案的心理預(yù)期，為檢索提供了線索。因此文件之間固有的聯(lián)系和規(guī)律及其自身特點(diǎn)是文件歸檔的重要依據(jù)；按此歸檔，才能維護(hù)機(jī)關(guān)活動(dòng)真實(shí)的歷史面貌；才能為機(jī)關(guān)工作提供依據(jù)和憑證。第十五頁，共四十九頁。（二）維護(hù)文件之間的固有聯(lián)系按機(jī)關(guān)工作的管理周期一個(gè)問題一項(xiàng)工程或工作一個(gè)人物、案件一次會(huì)議由始至終，完整而系統(tǒng)組合成一卷或數(shù)卷；第十六頁，共四十九頁。按機(jī)關(guān)工作的規(guī)律和聯(lián)系具有密切聯(lián)系的多種文件系統(tǒng)組合在一起請示與批復(fù)問文與復(fù)文發(fā)文存本定稿批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)件的正件與附件、第十七頁，共四十九頁。內(nèi)容相同載體不同的文件統(tǒng)一整理、編目，分別存放，在各種目錄中相互參照,。錄象其他照片錄音第十八頁，共四十九頁。立卷時(shí)保持一個(gè)機(jī)關(guān)、單位文件之間的聯(lián)系就保證了一個(gè)機(jī)關(guān)、單位乃至一個(gè)國家歷史的真實(shí)性第十九頁，共四十九頁。保管與利用原則涵義：指文件立卷的結(jié)果——組成的文件系統(tǒng)必須要便于文件的安全保管，便于為現(xiàn)行機(jī)關(guān)以及今后的科學(xué)研究提供經(jīng)濟(jì)高效的利用服務(wù)。便于保管與利用是文件立卷的最終目的，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。具體內(nèi)容如下：第二十頁，共四十九頁。（一）區(qū)分文件的保存價(jià)值不是所有辦理完畢的文件材料都需要立卷歸檔。依照《機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔范圍》、《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價(jià)值，劃分不同保管期限。對于——保存價(jià)值大、保管期限長的文件，重點(diǎn)整理和保管——保存價(jià)值小、保管期限短的文件，根據(jù)條件區(qū)別對待——無保存價(jià)值、不需歸檔的文件，予以銷毀。第二十一頁，共四十九頁。

通過區(qū)別整理，可以合理使用人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，同時(shí)不同價(jià)值的文件經(jīng)過整理后相對集中，為日后檔案室進(jìn)行保管利用，以及到期移交進(jìn)館提供了方便。具體操作：，《規(guī)則》從分類開始，即將不同保管期限的文件從實(shí)體上區(qū)分開來，各級檔案部門對不同保管期限的文件提出不同的整理要求。

【案例】短期卷文件可以簡化整理要求（裝訂、排列允許直接按形成時(shí)間或文號(hào)排列）第二十二頁，共四十九頁。聯(lián)系原則和保管與利用原則的關(guān)系□前者是手段，后者是目的?！醵呦嗷ビ绊憽⑾嗷ブ萍s，片面強(qiáng)調(diào)某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法不可取。有的單位取消分類以及排列時(shí)不強(qiáng)調(diào)事由的做法，完全按文件形成時(shí)間或文號(hào)進(jìn)行歸檔文件排列，依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。這種做法目前能夠滿足利用需求，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由的檔案被分散多個(gè)盒中，從長遠(yuǎn)著眼，特別是對檔案移交進(jìn)館后，將會(huì)給系統(tǒng)利用帶來很大困難。□在處理類似矛盾時(shí)，要堅(jiān)持以便于保管利用為出發(fā)點(diǎn)，具體情況具體處理，以實(shí)現(xiàn)歸檔的最終目的。第二十三頁，共四十九頁。(1)集中立卷形式即將歸檔整理工作集中在綜合部門或檔案部門統(tǒng)一進(jìn)行的形式。適用于小型機(jī)關(guān)單位及其理由

辦公室XX科XX科XX科XX科XX科檔案機(jī)構(gòu)三、歸檔文件工作的組織工作第二十四頁，共四十九頁。1.集中式綜合職能部門（中心機(jī)構(gòu)）職能部門職能部門職能部門職能部門職能部門職能部門外機(jī)關(guān)來文方向注：圖中的雙向箭頭表示文件分發(fā)——集中的過程第二十五頁，共四十九頁。（1）涵義：一個(gè)社會(huì)組織的全部文件工作，除部分撰擬與承辦由有關(guān)職能部門承擔(dān)外，其他都集中于中心機(jī)構(gòu)——辦公廳（室）進(jìn)行。（2）特點(diǎn)：有利于系統(tǒng)、全面地安排、規(guī)劃和控制整個(gè)機(jī)關(guān)的文件工作，但缺乏靈活性。（3）適用范圍：小機(jī)關(guān)、基層單位職能單一、機(jī)構(gòu)層次少且不穩(wěn)定，職能分工不明確，文件數(shù)量少的中型機(jī)關(guān)。第二十六頁，共四十九頁。2.分散式綜合職能部門（中心機(jī)構(gòu)）職能部門職能部門職能部門職能部門職能部門職能部門外機(jī)關(guān)來文方向注:圖中單向箭頭表示文件分發(fā)后不再集中,而由各部門分別管理.第二十七頁，共四十九頁。（1）涵義：將一個(gè)組織或單位的文件工作，分別由其辦公部門（文件工作中心機(jī)構(gòu)）與各職能部門（文件工作分支機(jī)構(gòu)）及其專兼職文件人員承擔(dān)。（2）分工形式：按照文件內(nèi)容和涉及范圍劃分按照不同的處理程序劃分第二十八頁，共四十九頁。（3）特點(diǎn)：具有較強(qiáng)的靈活性和適應(yīng)性；整體控制能力和各部門相互協(xié)調(diào)能力相對減弱。應(yīng)采取一定措施加強(qiáng)辦公部門的信息指導(dǎo)、監(jiān)督以及控制力度，以保證整個(gè)組織文件管理效率的最大化。（4）適用范圍：規(guī)模較大且部門分工高度明確，職能單一的機(jī)關(guān)；辦公駐地分散的一般大中機(jī)關(guān)。第二十九頁，共四十九頁。3.復(fù)合（混合）式外機(jī)關(guān)來文方向職能部門職能部門職能部門職能部門職能部門

綜合職能部門（中心機(jī)構(gòu)）職能部門圖中單向箭頭表示文件分發(fā)后由職能部門自行管理;雙向箭頭表示文件分發(fā)處理完畢后要由綜合文件部門收回集中管理。第三十頁，共四十九頁。（1）涵義：即在一個(gè)社會(huì)組織內(nèi)同時(shí)采用集中和分散兩種形式組織文件工作。一部分職能部門成為獨(dú)立的文件管理工作實(shí)體；另一部分職能部門除承辦外，文件工作統(tǒng)一由辦公部門的文件機(jī)構(gòu)完成。第三十一頁，共四十九頁。（2）特點(diǎn)：兼有集中和分散兩種方式的特點(diǎn)。組織形式在不同機(jī)關(guān)有所不同。（3）適用范圍：

辦公地點(diǎn)不集中的機(jī)關(guān)；有規(guī)模較大的若干業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)（如外事、信訪、大中型集團(tuán)性企業(yè)等）的機(jī)關(guān)；文件數(shù)量在各部門嚴(yán)重不均衡的機(jī)關(guān)等。第三十二頁，共四十九頁。4.分層式(分級式)能部門職能部門職能部門職能部門職職能部門外機(jī)關(guān)來文方向綜合文件管理部門綜合職能部門（中心機(jī)構(gòu)）職能部門第三十三頁，共四十九頁。

(1)涵義:按照機(jī)關(guān)各職能部門的權(quán)限范圍,采用分級負(fù)責(zé)的組織形式。（2）特點(diǎn)：將整個(gè)機(jī)關(guān)文件工作分為若干層次，分別具有相對獨(dú)立的文件信息的控制能力和條件，通過簡政放權(quán)，給予各職能部門權(quán)限之內(nèi)的文件組織工作權(quán)限，使文件管理工作具有一定的靈活性；上一層次的綜合文件管理機(jī)構(gòu)對下一層次各部門分支機(jī)構(gòu)的管理工作采取指導(dǎo)性、導(dǎo)向性的間接控制，機(jī)關(guān)既能對涉及全局和比較重要的文件保持很強(qiáng)的控制能力，又能從更高的層次上把握文件管理的制度與規(guī)范，實(shí)現(xiàn)整體性與靈活性的統(tǒng)一，有利于提高效率。（3）適用范圍：大型機(jī)關(guān)，內(nèi)部機(jī)構(gòu)較多，工作業(yè)務(wù)量大的組織。第三十四頁，共四十九頁。除文件處理與承辦部門外,不排除在特定情況下采用其他部門或人員立卷的形式。（1）機(jī)關(guān)檔案室立卷形式。（2）紀(jì)檢、會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、人事、信訪、基建、保衛(wèi)等特殊業(yè)務(wù)部門的專門文件可采用其自行整理，向檔案室歸檔形式。（3）當(dāng)前一些單位采用的“外包”立卷形式。（中介服務(wù)部門立卷形式）第三十五頁，共四十九頁。

7.確定立卷組織形式應(yīng)注意的問題(1)不應(yīng)片面強(qiáng)調(diào)集中或分散立卷(2)正確選擇立卷人——專兼職文件人員(3)承辦人立卷應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行——主要針對專門文件的立卷【練習(xí)】舉出若干例由承辦人負(fù)責(zé)立卷的專門文件。第三十六頁，共四十九頁。四、文件歸檔（立卷）的范圍（重點(diǎn)）

一、規(guī)定文件歸檔(立卷)范圍的意義為了有重點(diǎn)地保存機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件信息，以備日后查考，必須規(guī)定文件的歸檔(立卷)范圍。社會(huì)組織應(yīng)依照國家檔案局規(guī)定的范圍，結(jié)合自身職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，制定一份更加明確、詳細(xì)的本組織的“文件歸檔范圍”，作為操作指南。第三十七頁，共四十九頁。

（一）需歸檔（立卷）文件的范圍——指應(yīng)予歸檔（立卷）的文件材料。凡是反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)、對本機(jī)關(guān)或社會(huì)具有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的辦畢文件均屬于歸檔范圍。

不需歸檔的反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)具有查考利用價(jià)值（眼前/長遠(yuǎn)；本機(jī)關(guān)/社會(huì)）不具查考利用價(jià)值重份文件需歸檔的辦理完畢未辦理完畢文件第三十八頁，共四十九頁。根據(jù)國家檔案局有關(guān)規(guī)定，一般機(jī)關(guān)的文件歸檔范圍包括以下4個(gè)具體內(nèi)容：□上級來文——針對本機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性文件，需要本機(jī)關(guān)認(rèn)真貫徹執(zhí)行或參照執(zhí)行的領(lǐng)導(dǎo)性文件，如上級命令、決定、批復(fù)、規(guī)定、辦法等?！醣炯墮C(jī)關(guān)文件——主要職能活動(dòng)中形成的文件材料，如請示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、人事管理決定、通知、財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)表、分析報(bào)告及各類帳簿、憑證等。第三十九頁，共四十九頁。□下級機(jī)關(guān)來文——呈送的報(bào)請類文件，如請示、重要工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。□同級或不相隸屬機(jī)關(guān)的來文——重要的商洽性或?qū)徟詥?，或者本機(jī)關(guān)組要參照辦理的各種文件，如問函復(fù)函、重要規(guī)定、辦法、通知等。

第四十頁，共四十九頁。（二）不需要?dú)w檔（立卷）文件的范圍根據(jù)國家檔案局的規(guī)定，不予歸檔的文件材料：□重份文件□無查考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件上級機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不辦理的文件，上級征求意見的未定稿和供工作參考的抄件；□未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件，一般文件的多次修改稿（重要文件除外）□與本機(jī)關(guān)工作無關(guān)的參考性文件為起草文件而收集的素材文件；抄送件、下級送來的參閱簡報(bào)、情況反映、不應(yīng)抄送或不必備案的文件材料，下級一般抄送件（閱件），無價(jià)值的會(huì)議文件□其他一般人民來信及無特殊保存價(jià)值的信封（李昌平提出的，他當(dāng)時(shí)給總理寫了封信，就是關(guān)于農(nóng)村問題的，總理很重視）第四十一頁，共四十九頁。【案例】《XX大學(xué)的涉外檔案管理辦法》中規(guī)定了該校外事檔案的歸檔范圍：

1．歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理，出國(境)、來校任教、講學(xué)、進(jìn)修、訪問、考察、參加國際會(huì)議、國際合作、留學(xué)生工作等方面。

2．歸檔的重點(diǎn)是重大涉外和國際合作項(xiàng)目、留學(xué)生工作活動(dòng)中形成的不同載體的文件材料。

3.外國贈(zèng)送學(xué)校的紀(jì)念品、禮品，有保存意義的，應(yīng)歸檔，不宜長期保存的可存影印件和清單。

4.不歸檔的材料

4.1上級關(guān)于外事工作普發(fā)(不專指本校)、不辦的文件。

4.2未定稿的各種文件。

4.3未生效的合同、協(xié)議書。

4.4無查考利用價(jià)值的一般性、臨時(shí)性函件。

4.5重份文件，校內(nèi)各單位發(fā)來的文件。

4.6與校外單位交換來的材料。第四十二頁，共四十九頁。【案例】《XX核電合營有限公司檔案資料管理?xiàng)l例》規(guī)定的歸檔范圍上級機(jī)關(guān)、董事會(huì)、總經(jīng)理部文件；合營公司的申請立項(xiàng)意向書、可行性研究報(bào)告、合營合同、章程及批準(zhǔn)文件；經(jīng)濟(jì)合同；工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)檢修、安全管理、設(shè)備儀表、物質(zhì)供應(yīng)、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)；財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)憑證、帳簿和報(bào)表；人事管理、勞動(dòng)工資、教育培訓(xùn)、公共關(guān)系；科技研究、考察和會(huì)議材料、質(zhì)保檢查、技術(shù)管理；黨團(tuán)工會(huì)文件第四十三頁，共四十九頁。五、文件級整理工作的流程圖按件，體現(xiàn)為一個(gè)條目事由原則歸檔章檔案盒編目裝訂分類排列編號(hào)編目裝盒保管期限、年度、機(jī)構(gòu)（問題）最低一級類目歸檔文件目錄按件號(hào)第四十四頁，共四十九頁。五、歸檔文件材料的整理

（一）歸檔單位－－件（具體含義）1、單份文件，即自然件，一份文件為一件；2、特殊文件材料：主要是各種報(bào)表、名冊、圖冊、書刊等，每冊（本）內(nèi)容相對完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，應(yīng)按照其原來的裝訂方式，一冊（本）作為一件。3、文件的正本與定稿作為的一件。過厚時(shí)可作為若干件。計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，沒有定稿的或打印稿上無修改手跡和領(lǐng)導(dǎo)人批示，其打印定稿