文件管理制度范文

文件管理制度范文一、制度目的本制度的制定旨在規(guī)范公司文件管理工作，加強(qiáng)文件保管、使用、安全等方面的管理，提高公司全員文件管理意識，確保公司信息資產(chǎn)的安全和完整性，遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，以推進(jìn)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、促進(jìn)企業(yè)形象的提升及構(gòu)建和諧有序的企業(yè)文化。二、制度范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門和員工的文件管理工作。三、制度制定程序由公司法務(wù)部門牽頭，邀請相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人及專家進(jìn)行討論，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)層審議通過后制定并公布實(shí)施。四、文件的定義本制度所稱文件，是指所有紙質(zhì)、電子、光盤及其他載體記錄企業(yè)活動信息的載體，包括但不限于會議紀(jì)要、報(bào)告、合同、通知、信函、電報(bào)、傳真、郵件、備忘錄、檔案、獎勵、批評記錄等。五、文件管理內(nèi)容及責(zé)任主體（一）文件的創(chuàng)作、審批1.所有文件創(chuàng)作、申請、備案、審批都應(yīng)符合公司規(guī)定，由所屬部門或崗位負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)。2.創(chuàng)作的文件應(yīng)認(rèn)真審查，內(nèi)容真實(shí)、合法、準(zhǔn)確，不得有虛假、夸大、誤導(dǎo)之情況。3.各部門報(bào)送的文件必須制定嚴(yán)格的稿紙格式書寫，上會報(bào)告需經(jīng)過審核，審批人要確保文件的規(guī)范性和經(jīng)濟(jì)性。（二）文件的儲存、保管1.紙質(zhì)文件的保管：嚴(yán)格按照文件的分類、編碼和編號制度進(jìn)行合理存放，設(shè)置密級，并認(rèn)真填寫存檔登記表。文件一經(jīng)存檔，不得隨意更改、移動或銷毀。2.電子文件的保管：歸檔時(shí)，應(yīng)按類別、部門建立目錄，建立完整的易讀性和可查詢性。同時(shí)根據(jù)文件的重要性進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整性。3.備忘錄、檔案等涉及公司重要信息的文件，在儲存、保管、傳輸過程中應(yīng)當(dāng)做好保密措施，以防止文件信息遺失或泄露。（三）文件的查詢、使用1.在公司內(nèi)部查詢、使用文件，必須遵守文件的歸檔和使用規(guī)定，并應(yīng)注意文件的機(jī)密性和私密性。2.涉及公司重要信息的文件，經(jīng)過授權(quán)的人員才能查看，必須取得主管部門的同意和備案。（四）文件的銷毀1.公司內(nèi)部已過期、無需保留的文件，應(yīng)按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行徹底銷毀，銷毀前要經(jīng)過處理的專人審核和審批。2.銷毀的紙質(zhì)文件和電子文檔一律不得外帶或私自銷毀。六、制度執(zhí)行程序（一）加強(qiáng)宣傳公司應(yīng)定期對員工進(jìn)行文件管理制度的宣傳教育和培訓(xùn)，提高員工文件管理意識，增強(qiáng)企業(yè)文化的建設(shè)。（二）監(jiān)督檢查公司相關(guān)部門應(yīng)定期組織文件管理制度的監(jiān)督檢查工作，對不符合制度要求的行為及時(shí)提出糾正、整改意見，并對違反規(guī)定的個(gè)人或單位進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）獎懲制度對遵照本制度規(guī)定執(zhí)行文件管理工作的個(gè)人和單位，要及時(shí)給予表揚(yáng)和獎勵。對違反規(guī)定、泄露重要信息、損害公司利益或給公司造成損失的個(gè)人和單位，實(shí)行嚴(yán)格的處罰制度，構(gòu)建利益共享、責(zé)任共擔(dān)的企業(yè)文化。七、責(zé)任追究對違反本制度相關(guān)規(guī)定的個(gè)人和單位，按照公司規(guī)定及有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行責(zé)任追究和處罰。八、附則1.文件管理制度應(yīng)不斷完善和改進(jìn)，確保符合國家法律法規(guī)和公司發(fā)展需要。2.本制度相關(guān)規(guī)定適用于所有公司員工，凡涉及本