2記錄管理程序

記錄管理程序QH/CX-C/0-02-2011記錄管理程序QH/CX-C/0-02-2011第1頁共4頁1目的為了規(guī)范記錄的管理，確保與QHSE管理體系運行相關(guān)的記錄（以下簡稱記錄）得到有效控制，滿足可追溯性要求，制定本程序。本程序規(guī)定了記錄的建立、標識、填寫、收集、編目、查閱、保管和處置等過程的控制要求，適用于QHSE管理體系運行過程中涉及到的相關(guān)記錄（包括電子文檔記錄）的管理和控制。3管理流程（見流程圖）4工作程序記錄設(shè)置及標識1.1質(zhì)量安全環(huán)保處是本程序的歸口管理部門，機關(guān)處室、直屬、附屬單位，根據(jù)QHSE標準的要求和《HSE管理手冊》、《質(zhì)量手冊》、《程序文件》規(guī)定，確定受控范圍后，明確記錄的名稱、編碼、保存期限等自行進行控制。油田公司機關(guān)處室、直屬單位依據(jù)本部門/單位所管理業(yè)務(wù)確定本部門/單位所需設(shè)置的記錄，建立本部門《記錄清單》進行管理。二級單位主管部門依據(jù)油田公司QHSE管理體系的總體要求，確定本單位QHSE管理體系運行的相關(guān)記錄范圍，建立本單位QHSE《記錄》?；鶎诱娟牥匆蠼⒈締挝籕HSE《記錄清單》。HSE信息系統(tǒng)要求填報的相關(guān)記錄，不再建立紙質(zhì)記錄，各單位應(yīng)按時、按要求如實填報。但特殊要求必須建立紙質(zhì)記錄的，按規(guī)定要求執(zhí)行。所有QHSE記錄應(yīng)標明記錄的名稱、編碼等便于識別。記錄的編碼執(zhí)行油田公司QHSE體系《文件管理程序》的規(guī)定。當出現(xiàn)以下情況時，沿用原記錄格式。a）使用外部記錄時，如法律、法規(guī)、標準等規(guī)定的記錄。b）使用上級部門記錄時。c）使用內(nèi)控體系和ERP體系設(shè)立的記錄時。QH/CX-C/0-02-2011第2頁共4頁4.2記錄填寫要求記錄填寫要做到真實準確、字跡清晰、填寫及時、內(nèi)容完整、簽字齊全，使用法定計量單位。4.2.2記錄填寫有誤時，不允許刮改或涂改，應(yīng)在錯誤內(nèi)容上劃“一”橫線，并在備注欄或適當位置由填寫人員寫上正確的內(nèi)容。4.2.3受控記錄應(yīng)由填表人本人簽名，注明填表日期，需要時由審核人簽字。填寫受控文本記錄用鋼筆、簽字筆填寫，不允許使用圓珠筆、鉛筆填寫。4.3記錄收集、保管和歸檔3.1油田公司機關(guān)處室、直屬單位負責本部門/單位所管轄專業(yè)記錄格式的設(shè)計與審批。二級單位生產(chǎn)經(jīng)營過程中需要QHSE記錄由二級單位專業(yè)主管職能部門審批、匯總與備案。3.2記錄由使用單位負責設(shè)計、審查、管理與控制并滿足證實和可追溯性需要。記錄表中的內(nèi)容與格式由使用部門/單位設(shè)計與解釋，需要傳遞時由產(chǎn)生記錄的使用部門/單位傳遞到相關(guān)單位。3.3使用記錄的部門/單位每年對記錄的適用性評審后，對修訂的記錄，報各級記錄歸口管理部門備案。3.4當記錄發(fā)生變更（增、減、修訂）時，由記錄的設(shè)計部門報記錄主管部門審定與備案。3.5記錄（包括紙張，計算機磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標準樣品，或它們的組合）貯存環(huán)境要符合相關(guān)要求，應(yīng)由使用記錄的單位妥善保管，防止損壞或丟失，記錄整理與匯總要便于檢索、查閱，符合可追溯性的要求。3.6檢驗、試驗部門應(yīng)妥善保管檢驗報告、試驗報告和QHSE管理體系要求的各種報告。3.7生產(chǎn)、建設(shè)活動的主管部門/單位應(yīng)在設(shè)計、工程施工過程、竣工驗收、服務(wù)過程或產(chǎn)品形成后做好相關(guān)記錄的整理、裝訂、上報和歸檔工作，需要時可用復印件、文字材料、電子文件、圖表、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄。3.8反映重大QHSE活動或質(zhì)量、職業(yè)健康、安全、環(huán)保事故調(diào)查處理的現(xiàn)場錄像、照片等記錄，應(yīng)由事故調(diào)查組織部門整理后交檔案管理部門存檔，必要時,事故調(diào)查組織部門可復制一份保存。3.9需歸檔和定期、永久保存的記錄，由檔案管理部門按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。各級檔案管理部門按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定對記錄進行歸檔。檔案管理的條件要符合國家檔案管理相關(guān)法律、法規(guī)和技術(shù)標準等要求。4記錄查閱/借閱1油田公司部門/單位要建立記錄的借閱/查閱登記表。涉及到經(jīng)濟和技術(shù)機密的記錄借閱/查閱由相關(guān)部門或主管領(lǐng)導批準，按照油田公司保密的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。.4.3如果合同有要求，在商定期內(nèi)，記錄要保證可提供評價時查閱、證實和可追溯性需要。.4.4反映重大QHSE活動或事故調(diào)查的現(xiàn)場錄像、照片等存檔后，需查閱或借閱時，應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導批準。記錄的保存期限5.1記錄保存期限應(yīng)根據(jù)記錄的性質(zhì)、產(chǎn)品的特點、合同、法律法規(guī)及其他要求、可追溯性和管理的需要由專業(yè)主管部門依據(jù)相關(guān)要求確定。產(chǎn)品和服務(wù)實現(xiàn)過程中的記錄，保存期為定期保存。管理評審、內(nèi)部審核、外部審核、檢驗、試驗、測量和監(jiān)測的記錄保存期限不少于3年。職業(yè)健康監(jiān)測原始記錄為定期保存，但保存期限不少于3年；凡國家規(guī)定統(tǒng)計報表等重要資料按規(guī)定設(shè)定保存期限。5.4重大QHSE活動、重大變更并對追溯跟蹤有重要證實作用的記錄、事故檔案要永久保存。5.5勘探開發(fā)過程、工程建設(shè)項目、技改技措、油氣科研和開發(fā)中的方案設(shè)計、施工圖設(shè)計、施工方案、階段審查記錄、設(shè)計變更單、質(zhì)量檢驗報告、竣工驗收報告等記錄永久保存。記錄格式設(shè)計部門要制定記錄保存的具體時間，若上級管理部門對記錄保存期限有要求時，按照上級的要求執(zhí)行。超過保存期的記錄，無查考價值時，由記錄保管部門/單位銷毀。記錄的媒介形式QH/CX-C/0-02-2011第QH/CX-C/0-02-2011第4頁共4頁記錄的媒介形式有文本、磁帶、光盤、網(wǎng)絡(luò)等電子媒介。由記錄格式的審批部門負責對記錄的填寫、保存、借閱、銷毀進行檢查和考核。5支持性文件1《文件管理程序》6記錄1記錄清單2記錄借閱/查閱登記表7附流程圖本程序起草部門：質(zhì)量安全環(huán)保處主要起草人：李鳴鴻賈春暉青海油田公司QHSE管理體系

程序文件流程圖《記錄管理程序》流程圖編碼：QH/CX-C/0-02-20i1管理層/主管領(lǐng)導—No-歸口部門/QHSE體系辦公

室01記錄管理范圍02記錄收集/建立?03建立/修訂油III公

司記錄A05油田公司記錄11主管部門備案相關(guān)部門/單位V16歸檔過程描述01油田公司QHSE體系辦公室負責確定質(zhì)量、健康、安全與環(huán)境管理體系建立和運行記錄的范圍。02記錄的建立、標識、填寫、收集、編目、查閱、保管和處置。03油田公司QHSE體系辦公室負責建立油田公司記錄。04管理者代表審核油田公司建立的記錄。05、06機關(guān)處室、直屬單位、二級單位根據(jù)油田公司記錄內(nèi)容負責本部門/本單位記錄的設(shè)計，并建立《記錄》《記錄清單》。07記錄主管部門或?qū)I(yè)主管職能部門負責設(shè)計、審定。08二級單位形成的記錄樣本報送本單位記錄主管部門備案。09機關(guān)處室、直屬單位、二級單位負責記錄的填寫。10、11油田公司QHSE體系辦公室負貢對機關(guān)處室、直屬單位記錄格式進行備案。12機關(guān)處室、直屬單位、二級單位負責記錄變更或新增記錄的編制。填寫“記錄增減申請