第章使用Oulook管理日常工作

第8章使用Outlook管理日常工作

本章介紹了在Outlook中創(chuàng)建和管理任務的方法，學習完本章內(nèi)容后，讀者便可以通過Outlook安排日程，并能使用日記功能記錄各種日常操作。

通過本章的理論學習和上機實訓，讀者應了解和掌握以下內(nèi)容:

Outlook的工作環(huán)境任務的含義創(chuàng)建與管理任務通過Outlook安排日程使用Outlook中的日記功能

本章章節(jié)內(nèi)容安排如下：

8.1熟悉Outlook的工作環(huán)境8.2創(chuàng)建任務8.3管理任務8.4安排日程8.5記錄日記8.6思考與練習8.1熟悉Outlook的工作環(huán)境 選擇“開始”|“程序”|MicrosoftOffice|MicrosoftOfficeOutlook2003命令，可以打開Outlook2003的工作界面，如下圖所示。8.2創(chuàng)建任務用戶每天往往要面對很多任務和紛繁復雜的工作內(nèi)容，這時需要用戶有條理地安排和管理這些工作任務。Outlook中的“任務”功能可以幫助用戶完成以上這些工作。它能夠創(chuàng)建并保存各種工作，還可以追蹤任務，并及時了解任務的進度。認識任務創(chuàng)建新任務創(chuàng)建定期任務在日歷中創(chuàng)建任務認識任務

所謂任務，就是一項屬于個人或工作小組的事務，并且在完成過程中要對其進行跟蹤。任務可能發(fā)生一次，也可能重復執(zhí)行，因此，任務可以分為定期任務和不定期任務。其中定期任務可按固定的間隔重復執(zhí)行，或在標記的任務完成日期基礎上重復執(zhí)行。例如，用戶可能固定在每月最后一個星期五向經(jīng)理發(fā)送狀態(tài)報告，也可能在上次報告之后一個月后再次報告等。

創(chuàng)建新任務

在菜單欄中選擇“文件”｜“新建”｜“任務”命令，可以創(chuàng)建新任務，如下圖所示。

創(chuàng)建定期任務

定期任務就是需要按一定規(guī)律出現(xiàn)的任務，它可以分為有固定間隔的任務和定期重復執(zhí)行的任務。如果用戶每天、每月或每年都需要執(zhí)行某項任務，最好將它設置為定期任務。需要重復執(zhí)行的任務在日常生活或工作過程中有許多的事例，例如，每個星期開始時要寫的工作計劃，每個月要做一次工作量統(tǒng)計等，這就需要創(chuàng)建一個定期任務。在創(chuàng)建一項新任務的同時，可以將其設置為定期重復的任務，也可以將一個現(xiàn)有的一次性任務更改為定期任務。

在日歷中創(chuàng)建任務

在繁忙的時候，可能會積壓下一大堆的郵件需要處理，這時候就需要分主次、按先后進行處理。用戶在“日歷”中可以創(chuàng)建任務，將任務項目同“日歷”聯(lián)系起來還可以有效地預先安排任務的時間。例如，和客戶預約了會面的時間，這時就可以從“日歷”中創(chuàng)建一項相應的任務來提醒自己。

8.3管理任務

用戶在創(chuàng)建任務項目后，除了可以在任務列表中直接修改任務進度外，還可以直接修改主題(即任務名稱)，對它進行重命名。打開一個任務項目后，可以在“任務”窗口中修改各個選項，例如開始時間、結束時間，或者修改有關任務的注釋等。

關于任務的簡單操作更改任務的順序?qū)⑷蝿諛擞洖橐淹瓿筛娜蝿盏膬?yōu)先級

關于任務的簡單操作

要管理任務，首先需要了解幾個關于任務的簡單操作。打開任務編輯任務復制任務刪除任務

更改任務的順序

在“詳細列表”等視圖中，沒有對任務進行排序或分組。當只需要更改少數(shù)幾個任務的順序時，可在任務列表中上下移動單個任務以更改其先后順序。也可對全部任務列表進行排序，然后將新的順序保存為默認值。這在需要按特殊字段內(nèi)容對任務進行排列時非常有用，下圖所示為“排序”對話框。將任務標記為已完成

在Outlook的任務中，如果用戶已經(jīng)完成了某項任務，可以將其標記為已完成，從而可以使用戶不必再考慮該項任務，而把精力放在其他任務上。更改任務的優(yōu)先級

任務的優(yōu)先級分為“低”、“普通”和“高”3種，在任務列表中它們分別顯示為向下指的藍色箭頭、空白和紅色感嘆號。由于任務情況的變更，完成任務的先后順序有可能發(fā)生變化，這時就需要更改任務的優(yōu)先等級?？梢栽凇叭蝿铡贝翱谥懈脑撊蝿盏膬?yōu)先級：打開要更改優(yōu)先級的任務，在“優(yōu)先級”列表框中選擇相應的優(yōu)先級，然后單擊“保存并關閉”按鈕。這種改變將即時顯示在任務列表中。8.4安排日程 使用表格可以清晰地表現(xiàn)和管理文字與數(shù)據(jù)。Word提供了強大和便捷的表格制作和編輯功能，通過該功能，用戶不僅能夠快速地創(chuàng)建各種各樣的表格，還能夠方便地修改和調(diào)整表格。認識日歷安排約會

事件和定期約會認識網(wǎng)日歷啟動Ou厲tl樂oo要k后，腰單擊Ou悉tl狐oo照k面板催上的雅“日凝歷”秤圖標調(diào)，就糟可以心進入漂“日剩歷”芒窗口酒，如持下圖宰所示熱。系劈燕統(tǒng)默準認的醫(yī)是按近天查掙看方族式，押顯示灑的是籮今天楊的日遞程安虹排，堂或者雜是選妹定的誓某一半天的潮日程害安排泡。安排視約會在日揀程安勇排中喊，約亞會是青用戶謊在一骨天中狐的特多定時蹤蝶間段謎中的很活動林。為塞了避資免遺汽忘已荷安排竟的約品會，挖可以樣設置皂約會穩(wěn)提醒依，這被樣在咳約會疏之前目，日鳴歷就陜會發(fā)卡出提填醒，雄提示醫(yī)用戶效去做墨該做駱的工鴨作。劉如果鞏需要疑在固堤定的美時間忍內(nèi)從遷事某甜項活梅動，曲可以阻設置牛定期援約會挺，按堂規(guī)律拒重復盯進行斗。事件匠和定蘭期約球會安排懼“事黑件”鑼和“捏定期狂約會拖”也漆是Ou脫tl醉oo諒k“日歷乳”中品提供梯的功殲能。侮所謂撒事件帳，其剃實就泡是一瓦個約拳會，Ou壯tl劫oo酸k將所娘有持姻續(xù)時秘間達24小時偽或超績過24小時脈的約教會都患作為屢一個輪事件摘。定削期約欲會也羨是一旁種約好會，休只不擁過這染個約蠶會是蠅定期攜的而第已，嫩比如氧建立灶在每樓個月策的5日或輸每年殖的一望月一儀日的常約會裹就是擊定期首約會膀。8.辛5記火錄蛙日雖記在Ou蛇tl及oo另k日記妹中，嫌用戶辦可通配過相洞應的優(yōu)設置賺，把撞在計冠算機啞上進澆行的灣所有誘相關完活動白都自栽動記傷錄下楊來。能用戶版還可圍以記歡錄某棵些不形在計僅算機笨上發(fā)屑生的居事件裙，如仿電話翅交談誤、郵嚷寄或困接收赤手寫伙信件摟等。療本節(jié)彎將介渡紹如鉗何啟醉動并巖配置鵲日記劉，如爭何設恢置自亮動記慌錄和減手工渠記錄費選項決，以海及如襪何設把置日擴記視攝圖等誤。啟動鄉(xiāng)豐和配缸置日宴記使用柄和管形理日鉛記啟動鳴和配天置日撲記在Ou犯tl稿oo臨k面板濤的菜訓單欄寒中選享擇“爭轉到勞”|“日記宋”命債令，騙就可乳以打情開“輪日記能”窗姓口。腳在第柳一次冶打開徹“日桌記”銅文件捕夾時圍，會襯打開短一個否消息朋框，茫提示扇用戶Ou吵tl頑oo攀k的“遺日記珍”將包自動草跟蹤Of紋fi默ce文檔纖。單叮擊“唱是”腰按鈕疼，將潛會自年動跟論蹤Of萄fi祖ce文檔偏及與肥聯(lián)系上人相壺關的極電子叉郵件蓋，并描打開杏“日就記選堤項”瞇對話襖框，油如下剛圖所巴示。使用盤和管吸理日劃記在日采記的擺管理搬中，始用戶濕可以示打開雅、修準改或估刪除傘日記伏條目弱，還轟可以卡查看列聯(lián)系厲人的凱日記劑條目膨和停健止自灘動記嗽錄聯(lián)解系人搬的日際記條雜目。沒日記今條目堪就是夫“日艷記”抖中的粗項目愿，代西表某紫個已碑記錄償?shù)幕钭鑴?。臉日記筑條目疾是其役所代編表活溫動的尖快捷訂方式盒。8.銀6思考雕與練艘習填空杰題1.在Ou字tl忙oo贈k中任負務的托特性鼓指的之就是辦任務練所特素有的希屬性息，包烘括、、和。2.在Ou蒜tl臥oo扯k中，遷定期揉任務悅指的梳就是虎那些邊需要敗按一鑰定規(guī)休律出貞現(xiàn)的跑任務倆，它敢可以棒分為的任夕務和的任通務。3.在Ou賺tl箏oo揪k的任貿(mào)務中節(jié)，如貌果用器戶已茅經(jīng)完劃成了債某項套任務撇，可娘以將鋼其標疼記為，從欲而可呈以使捷用戶不鋸必再感考慮晴該項貸任務剃，而勻把精壞力放宮在其藍他任次務上謊。8.幣6思考行與練虹習填空料題4.在Ou虜tl山oo花k中，脅“日沾歷”發(fā)用于捷安排猜約會復、會牧議和凱事件熔等日納歷項故目。庸不同藥的日薯歷項做目具井有不經(jīng)同的綿特點和猶用途揪，其燙中是一榨種持膀續(xù)24小時烈或更勤長時巴間的殘活動蛙，不亭涉及廚邀請遭其他奪人或賀保留陰資源股；是一蠢種邀最請其賊他人虧參加連或保助留資夫源的輩約會歡；是在膛日歷浙中安險排的肅一項咳活動驗。5.如果宜用戶居要通發(fā)過設很置Ou深tl孟oo鑰k提醒踐朋友梳的生盆日，胞則可越以使闖用功能絕。6.右擊絞日記部條目鄙，然霜后在奶快捷腿菜單繭中選罰擇命令沖，可午以直存接在言“日赤記”群中打涼開其都相關霜的文懷件和意項目喚。8.捆6思考禮與練絲式習選擇院題7.在創(chuàng)蘇建新露任務掠項目壟時，兔不需溪要設友置(西)信息宿。A.任務標主題B.任務浩優(yōu)先瞧級C.任務捆持續(xù)案時間D.任務儲難度8.要按栽優(yōu)先對級或毯截止漏日期劈燕順序麗查看脂任務者，可防以通耕過(薯)來實納現(xiàn)。A.更改錯任務橋順序B.標記困任務C.調(diào)整利任務怒優(yōu)先悼級D.復制像任務8.棗6思考軌與練簡習選擇軋題9.通過剃“日翻歷”詢窗口警中的(咱)，用擱戶可顛以輕幟松查壯看任恰意日楚期當賭天的擋活動娃。A.時間短段B.日程襯表C.日期文選擇師區(qū)D.任務癥板10形.下面傍關于Ou園tl孤oo笑k中的憤“日弓記”德功能意描述米錯誤料的是(觸)。A.用戶傲可以錫設置紀日記慘自動朋記錄姨哪些爭項目毒、聯(lián)繞系人賓和Of守fi緩ce文檔業(yè)等B.所有異用戶題都可脾以更秒改日西記名沈