物業(yè)公司合同管理

1總則1.1各物業(yè)分公司應嚴格遵循管理公司《經營管理制度》的規(guī)定做好協(xié)議管理工作，規(guī)范公司經營行為，愛護公司的合法權益，建立公司良好的經營管理秩序。1.2各物業(yè)分公司必需按管理公司的規(guī)定要求嚴格監(jiān)控各類經濟協(xié)議的審批和簽訂，所有對外經濟協(xié)議及相關資料文件資料資料文件必需按規(guī)定進行分級審批管理。各級管理人員應在其授權范圍內開展對外談判、簽訂協(xié)議和審批協(xié)議，任何違反授權范圍的審批、簽發(fā)、簽訂的協(xié)議均是無效的，責任人應承擔由此引起的經濟和法律責任。2相關職責界定2.1物業(yè)分公司負責協(xié)議的擬訂、洽談，并按規(guī)定權限發(fā)行審批手續(xù)，與合作方簽訂正式協(xié)議，以及協(xié)議簽訂后的實施工作。2.2項目所在公司負責審核物業(yè)服務協(xié)議，及物業(yè)分公司2萬元(含)以上的，且屬于《經營管理制度》中規(guī)定項目所在公司權限內的協(xié)議審批。2.3管理公司物業(yè)管理部在經營管理委員會授權下審議或批準各類關于物業(yè)服務的協(xié)議文本，并負責審批物業(yè)服務委托協(xié)議、物業(yè)服務咨詢咨詢顧問（咨詢）協(xié)議。2.4管理公司成本管理中心負責審批《經營管理制度》中規(guī)定權限內的協(xié)議。3物業(yè)服務協(xié)議的審批3.1各物業(yè)分公司的下列協(xié)議資料文件資料資料文件均應視為與顧客之間簽訂的協(xié)議，必需依照規(guī)定程序進行評價。與項目所在公司或其他開發(fā)商之間簽訂的前期介入階段專項服務協(xié)議；與項目所在公司或其他開發(fā)商簽訂的前期物業(yè)服務協(xié)議；關心項目所在公司或其他開發(fā)商擬訂的業(yè)主臨時公約；與業(yè)主委員會簽訂及續(xù)簽的物業(yè)服務協(xié)議；關心業(yè)主委員會擬訂的業(yè)主公約。3.2物業(yè)分公司品質部負責件擬訂上述協(xié)議資料文件資料資料文件草案，物業(yè)分公司總經理負責組織評價，各部門負責人參加。評價應在協(xié)議簽訂之前進行，并確保對每一份新的協(xié)議資料文件資料資料文件均進行評價。3.3各類物業(yè)服務協(xié)議資料文件資料資料文件的評價應確保滿意以下要求：協(xié)議內容符合國家相關法律法規(guī)的規(guī)定；協(xié)議內容完整，充分反映顧客方的需求和期望；協(xié)議中所有要求明確、陳述清晰，并已與顧客方達成共識。任何與原招標資料文件資料資料文件不全都的要求，或各方存在疑慮的問題均得到澄清；本公司有能力提供協(xié)議資料文件資料資料文件商定的物業(yè)服務要求；協(xié)議資料文件資料資料文件能夠充分保障本公司的合法權益。3.4協(xié)議資料文件資料資料文件評價方式可以是會議評價或資料文件資料資料文件遞審，具體由物業(yè)分公司總經理確定。采納會議評價時，由總經理主持評價會議，品質部關心記錄，評價會議通過后，按以下挨次履行簽署手續(xù)。采納傳審方式評價時，由品質部按以下挨次組織各部門履行評價和簽署手續(xù)。品質部經理簽署；各部門負責人會署；法律咨詢咨詢顧問批閱、簽署；物業(yè)分公司副總經理簽署；物業(yè)分公司總經理簽署。3.5物業(yè)分公司在履行上述規(guī)定的評價和簽署后，在與顧客方正式簽訂協(xié)議資料文件資料資料文件前，必需逐級報送項目所在公司總經理審核、管理公司物業(yè)管理部批準。3.6物業(yè)分公司在與顧客方簽訂上述協(xié)議資料文件資料資料文件時，均必需由總經理作為公司代表簽訂協(xié)議。4其它經濟協(xié)議的審批(采購類協(xié)議評價)4.1除上述協(xié)議資料文件資料資料文件外的其它經濟協(xié)議，由業(yè)務經辦部門負責擬訂協(xié)議草案，并按下述規(guī)定挨次組織協(xié)議資料文件資料資料文件的審查、簽署。經辦人簽字；經辦部門負責人簽字；法律咨詢咨詢顧問批閱；財務部經理審核；物業(yè)分公司副總經理審核；物業(yè)分公司總經理審核(審批)。4.2其它經濟協(xié)議資料文件資料資料文件的審查(評價)內容包括(不限于)：協(xié)議標的內容是否完整，嚴禁拆分協(xié)議；對方單位（法人）的資格/資質/資質是否真實、合法，協(xié)議項目是否在其營業(yè)執(zhí)照范圍內，當事人的名稱或者姓名和住宅是否記錄清晰、準確；經濟協(xié)議的標的是否明確；經濟協(xié)議中的數量、質量是否符合關于規(guī)定和公司要求；經濟協(xié)議的價款或者酬勞以及支付方式是否確定和準確；經濟協(xié)議的履行期限、地點和方式是否確定；經濟協(xié)議的違約責任是否明確；經濟協(xié)議中是否有發(fā)生爭議的解決方法；必要時，是否明確保修條款；結算和付款條件是否有利；計價依據是否完備等。4.3物業(yè)分公司在履行上述規(guī)定的審查和簽署后，在與合作方正式簽訂協(xié)議資料文件資料資料文件時必需依據協(xié)議標的額的大小履行以下報批手續(xù)：管理公司審批權限范圍內的協(xié)議，依照管理公司《經營管理制度》中ECG004《協(xié)議審批程序與權限規(guī)定》的規(guī)定，逐級報項目所在公司、管理公司審批；管理公司審批權限以下且標的額在2萬元(含)以上的物業(yè)管理其它經濟協(xié)議，報項目所在公司總經理審批；標的額在2萬元以下的其它經濟協(xié)議，物業(yè)分公司總經理負責審批。4.4經審批后的其它經濟協(xié)議由項目所在公司總經理負責與合作方簽訂協(xié)議。5協(xié)議執(zhí)行及變更5.1各物業(yè)分公司行政人事部負責協(xié)議檔案的保管，完整的協(xié)議檔案應至少包括協(xié)議正本(一份)、協(xié)議審批表、本公司法人授權委托證明書復印件、對方單位的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復印件及法定代表人證明書、法人授權委托證明書等。5.2協(xié)議執(zhí)行部門負責人是協(xié)議履行的主要責任人。協(xié)議履行中出現分歧時，應及時與對方協(xié)商處理，必要時應邀請法律咨詢咨詢顧問參加，并向公司領導匯報。需要變更或解除協(xié)議時必需采納書面形式，并進行重新評價，具體按前述內容執(zhí)行。協(xié)議變更或解除后經辦人或經辦部門應及時傳達到受更改影響的部門，以便及時調整工作。5.3物業(yè)分公司財務部負責建立協(xié)議臺帳，各業(yè)務經辦部門應負責收集、整理和及時提交協(xié)議執(zhí)行的相關資料文件資料資