員工人事檔案管理制度

員工人事檔案治理制度Personnelfilemanagementsystem編訂：JinTaiCollege第1頁共8頁第第2頁共8頁員工人事檔案治理制度用，本文檔下載后內(nèi)容可按需編輯修改及打印。一、目的為了對人事檔案進展妥當(dāng)保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，標(biāo)準(zhǔn)人事檔案的治理，特制定本制度。二、范圍本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行治理。三、職責(zé)人力資源部人事治理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計等工作。人事檔案治理：集團公司人事治理課〔xxx分公司、直屬部門的人事檔案治理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸轮卫聿块T負(fù)責(zé)治理工作。集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)視各部門、分公司的人事檔案治理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實執(zhí)行工作。集團公司企業(yè)委員會負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。四、人事檔案治理的內(nèi)容員工人事檔案歸檔及治理：員工入職時將《員工應(yīng)聘申請表》及相關(guān)證件〔畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書〕復(fù)印件提交人事治理課，人事治理課依據(jù)《員工應(yīng)聘申請表》建立員工人事檔案〔內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料〕并及時歸檔。歸檔的流程為首先對的員工人事檔案材料進展鑒別，其次按員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進展分類并確定其歸檔的具體位置并且在名目上補登員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最終將員工的人事檔案材料歸檔。確立兩級檔案治理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)狀況、工資調(diào)整狀況、學(xué)歷及職稱變化狀況、歷年考核狀況及員工根本狀況復(fù)印件備查材料等。員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動關(guān)系時，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的”《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)治理制度》。檢查核對：人力資源部人事治理課檔案治理員要定期〔每月25日〕對員工的人事檔案進展檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是以下狀況下，也要進展檢查核對：突發(fā)大事后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否喪失；覺察某些損失之后，如覺察材料變酶、覺察蟲蛀等；檢查完畢后必需在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上確認(rèn)簽字。轉(zhuǎn)遞〔員工異動〕：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事治理課檔案治理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。保密制度：由人事治理課檔案治理員負(fù)責(zé)人事檔案治理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事治理課對承受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的生疏檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必需嚴(yán)格保密，不得擅自向外集中。統(tǒng)計：人事治理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補充狀況、檔案整理狀況、檔案保管情況、利用狀況進展統(tǒng)計并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》。人事檔案統(tǒng)計分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。人事檔案統(tǒng)計信息要準(zhǔn)時更，人力資源部依據(jù)人員流淌狀況每月25日必需將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計狀況更并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》，提報人力資源部總監(jiān)審核。五、員工人事檔案治理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)〔或總裁〕批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案治理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。六、相關(guān)支持文件及記錄員工應(yīng)聘申請表員工離職通知單員工人事檔案統(tǒng)計表公司員工人事檔案治理制度第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策供給信息和依據(jù)，特制定本制度。其次條、本制度適用于公司全部員工的人事檔案治理。第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)治理。第四條、員工第一次建檔后，日后全部有關(guān)個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、嘉獎等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。第五條、員工報到后按《個人資料檔案名目》挨次進行建檔，名目如下：1、聘請登記表2、聘用通知書3、學(xué)歷證、職稱證、計算機等相關(guān)資格證的復(fù)印件。4、身份證復(fù)印件5、照片6、員工轉(zhuǎn)正申請表7、聘用合同8、獎懲材料9、任免、升降、調(diào)薪等材料10、其它材料第六條、檔案治理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、供給、使用和變動狀況。第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號標(biāo)準(zhǔn)、排列有序、定期核對。第八條、全部人事檔案都屬隱秘文件，應(yīng)妥當(dāng)保管，不得任憑泄密。第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案。總經(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。第十一條、檔案治理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、