采購過程審核的實踐與思考

采購過程審核的實踐與思考西安航空發(fā)動機（集團）有限公司白小紅摘要：過程審核是內部審核的重點，是通過對過程有側重地進行檢查，以評價過程控制的有效性。其目的是為了驗證影響生產過程的因素及其控制方法是否滿足過程控制的要求，及時發(fā)現存在的問題，并采取有效地糾正或預防措施進行改進和提高，確保過程質量處于穩(wěn)定受控狀態(tài)。本文剖析了過程質量審核的定義和目的，公司采購過程質量審核的主要內容、發(fā)現問題的分析與建議，對提升采購過程控制能力，具有十分重要的意義。關鍵詞：采購過程質量審核問題分析建議GJB9001B-2009標準對“審核發(fā)現”定義為“將收集的審核證據對照審核準則進行評價的結果”。審核發(fā)現能表明符合或不符合審核準則，對企業(yè)指出了改進的機會、指明了整改的方向。2012年為充分落實“以質量管理體系全過程審核為基礎，以過程審核為主線，以產品審核為補充”的總體指導思想，按照年度內部審核計劃的安排，對公司軍品采購過程進行了過程審核，以期發(fā)現問題，采取有效的糾正或預防措施進行改進和提高，確保采購過程質量處于穩(wěn)定受控狀態(tài)。本文采購過程審核發(fā)現問題的分析與建議，對提升采購過程控制能力，具有十分重要的意義。一、過程審核的定義和目的（一）定義過程審核是通過對過程有側重地進行檢查，以評價過程控制的有效性。（二）目的過程審核是內部審核的重點，其目的是為了驗證影響生產過程的因素及其控制方法是否滿足過程控制的要求，及時發(fā)現存在的問題，并采取有效地糾正或預防措施進行改進和提高，確保過程質量處于穩(wěn)定受控狀態(tài)。二、采購過程審核的實踐（一）采購過程審核的主要內容采購是指企業(yè)在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為自己的資源，以保證生產經營活動正常開展的一項經營活動。采購過程是指從采購計劃開始，到采購詢價、采購合同簽訂、一直到采購材料進廠為止的過程。1、采購過程審核涉及的產品采購過程審核重點是金屬原材料、鍛鑄件、成附件、非金屬等采購過程以及外委件的外包過程，物資保障部門是采購過程主要負責部門，外委部門是外包過程主要負責部門。2、采購過程審核涉及的單位采購過程審核涉及的單位有物資保障部門、外委部門、工藝部門、質量管理部門、設計部門、檢驗部門及相關生產車間。3、“采購”過程審核檢查表質量管理體系標準從94版到2008版，引入了過程管理的概念并貫穿于2008版質量管理體系標準，標準提倡按PDCA的方法對過程進行管理，其模式可概括為：策劃（P）→實施（D）→檢查（C）→改進（A），“采購”過程審核的思路，按照標準提倡的按PDCA的方法：策劃（P）→實施（D）→檢查（C）→改進（A）編制了檢查單（見表1）。表1采購過程審核檢查單策劃（P）涉及GJB9001B標準7.4.1、5.4.1、5.5.1、4.2.4、4.2.3條款1采購過程的目標是什么？目標是否合理？與公司的目標是否協(xié)調一致？2采購工作的流程是否明確、與其他過程（部門）之間的接口關系？3采購過程的主要責任者、相關部門有哪些職責？4對采購過程實施控制所需要的文件和記錄有哪些？5用于監(jiān)視、測量和分析的準則的符合性與適用性，包括供方選擇、評價和重新評價準則、采購信息要求，產品驗收準則是否明確？6對本過程涉及的有關崗位人員的能力有哪些要求？實施（D）涉及GJB9001B標準7.4.1、7.4.2、7.4.3、7.4.4、6.1、6.2、5.5.3、4.2.3、4.2.4條款1是否確保獲得過程所需要的資源和信息，包括滿足能力要求的采購人員、供方選擇、評價和重新評價準則、采購要求，采購計劃、測試設施、產品驗收準則。2是否按要求選擇、評價和重新評價供方？查證相關的評價和評價所引起的任何必要措施的記錄。3對供方及采購產品控制的類型和程度是否與其對最終產品的影響程度相適應？4采購信息（文件、實物、圖樣等）能否清楚的表述產品（名稱、規(guī)格、型號）等基本信息？是否考慮了保準7.4.2中a)、b)和c)的要求？5采購過程的溝通渠道、信息傳遞和信息反饋是否通暢？6是否對每批產品都進行驗證或檢驗，用什么方法（如抽樣檢驗）收集數據。檢查（C）涉及GJB9001B標準8.2.3、8.2.4、8.4條款1采購何種方法監(jiān)視和測量采購過程的績效，包括定期評價實現采購目標的能力，定期抽查、定期進行過程審核和(或)第二方審核；評價方法和準則是什么？查相應檢查記錄。2通過分析得出的采購產品的符合性和采購過程實現策劃結果的能力的情況，是否能夠證實本過程的適宜性和有效性？并評價了在何處可以持續(xù)改進本過程的有效性，且將輸出作為糾正和預防措施的輸入。處置（A）涉及GJB9001B標準8.3、8.5.1、8.5.2、8.5.3條款1是否存在不合格品采購品或采購過程中的不符合項，如何糾正？2是否利用采購目標、過程的審核結果、產品數據分析、糾正和預防措施等，持續(xù)改進本過程的有效性？3是否采取了與提高采購過程能力、持續(xù)滿足產品符合性有關的糾正/預防措施？4糾正/預防措施實施情況如何，有效性如何？（二）采購過程審核不符合項分析審核發(fā)現是將收集的審核證據對照審核準則進行評價的結果，審核發(fā)現能表明符合或不符合審核準則，對企業(yè)指出了改進的機會、指明了整改的方向。1、不符合條款分布及所占比例分析不符合是指未滿足要求。采購過程審核共開具不符合11項，均為一般不符合項。不符合項在GJB9001B-2009標準中分布情況為：“7.4.1采購過程”和“7.4.3采購產品的驗證”不符合項分別為3項，分別占不符合項總數的27.3%；“4.2.3文件控制”不符合項為2項，占不符合項總數的18.2%；“7.4.2采購信息”、“4.2.4記錄控制”及“4.1總要求”不符合項分別為1項，分別占不符合項總數的9.1%。由此可以看出，“7.4.1采購過程”和“7.4.3采購產品的驗證”不符合項分別為3項，所占比例分別為27.3%，是本次采購過程質量審核發(fā)現的最薄弱環(huán)節(jié)；其次，“4.2.3文件控制”不符合項為2項，所占比例為18.2%，也是不容忽視的重要薄弱環(huán)節(jié)。針對上述條款出現的不符合項，望各有關單位能給予更多的關注。2、不符合項在各部門分布分析本次采購過程審核共開具11項不符合項，其中物資保障部門6項，占不符合項總數的54.5%；檢驗部門和工藝部門各為2項，均占不符合項總數的18.2%；外委部門1項，占不符合項總數的9.1%。由此可以看出，物資保障部門不符合項數量相對較多。這主要是因為物資保障部承擔了公司主要的采購過程，存在采購環(huán)節(jié)多、過程復雜、質量控制難度較大等因素，審核組在審核時又是按采購類別抽樣，抽取樣本量大，因此發(fā)現的問題相對較多；而其他部門由于涉及過程較少，抽取樣本量小，因此審核發(fā)現的問題相對較少。但從抽樣發(fā)現問題的概率來看，其他部門存在的問題卻不容忽視，如：在檢驗部門抽取樣本6項，存在問題2項，發(fā)現問題概率為33%；在工藝部門抽取樣本7項，存在問題2項，發(fā)現問題概率為29%；在外委部門抽取樣本9項，存在問題1項，發(fā)現問題概率為11%。因此，不能僅僅依據不符合項數量來評價某過程或某單位的質量控制能力的高低。通過審核，審核組認為各有關單位應加強對采購產品實現過程的質量控制，確保采購產品實物質量得到保障。（三）采購過程控制存在的問題采購過程控制是對企業(yè)供應環(huán)節(jié)員工行為與物流的控制，其目的是保證生產原料的質量、數量和時效，降低采購成本，采購過程控制是物流控制的第一環(huán)節(jié)，對企業(yè)的經營至關重要。通過對公司金屬原材料采購、鍛鑄件采購、非金屬采購、成附件采購及外委件外包等過程有側重地審核及整體情況分析，公司采購過程控制基本正常、有效。通過采購過程審核，發(fā)現企業(yè)在采購過程控制中存在的問題如下:1、供方評價問題。合格供方評價記錄未保存，未能提供合格供方評價記錄；合格供方定期評價不及時，未能提供定期評價記錄；未對“基本合格”供方采取措施有效性進行驗證。2、采購計劃問題?！安少徲媱潯卑姹疚醇{入文件予以控制，現場使用版本不統(tǒng)一。3、技術協(xié)議問題。個別采購技術協(xié)議未按企業(yè)相關文件規(guī)定經質量部門審簽。4、平行作業(yè)問題。平行作業(yè)未按企業(yè)相關文件規(guī)定執(zhí)行辦理。5、材料代用問題。材料代用許可單未按企業(yè)相關文件規(guī)定經領用車間主管工藝員審簽確認。6、文件更新問題。未對不適用文件進行評審與更新。7、外包過程問題。個別外包項目的關鍵工序未按企業(yè)相關文件規(guī)定進行監(jiān)控與歸口管理。8、產品退貨問題。報廢退廠外購產品的“不合格器材退貨通知書”未按企業(yè)相關文件規(guī)定進行保存。9、記錄控制問題。個別平行作業(yè)單未按實際執(zhí)行情況填寫例外轉序范圍、未能有效閉環(huán)。三、加強采購過程控制的幾點建議通過對公司采購過程審核發(fā)現問題的分析，可以看出公司采購過程控制還需要進一步加強，有的問題也反映出公司相關業(yè)務部門的實際情況，特對加強公司采購過程控制提出以下幾點建議：（一）加強采購過程質量管理，提高采購過程控制能力物資保障部應組織進行Q/5BL09.1-2011《采購控制程序》、Q/5BL16.22-2010《材料代用控制程序》、Q/5BL30.18-2009《例外轉序（平行作業(yè)）控制程序》、Q/5BL17.37-2011《文件控制程序》等文件的培訓宣貫，使各執(zhí)行部門了解自己在采購過程中的工作職責并按規(guī)定執(zhí)行。另外，檢查時發(fā)現物資保障部在采購過程控制中涉及到航空工業(yè)本系統(tǒng)單位，在進行供方評價時很難推動；對于“基本合格”的供方未及時發(fā)放《供方評價信息反饋單》，未及時對其采取措施的有效性進行驗證。物資保障部應修訂采購過程相關管理規(guī)定，加強供方評價、材料代用、平行作業(yè)、文件等方面的管理，嚴格按照公司相關管理制度和程序文件執(zhí)行，確保采購過程受控。（二）加強工藝文件的編制質量，提高可操作性工藝技術部應對冶金方面的工藝文件進行梳理、評審與更新，使各使用單位能夠得到適用版本的文件，并具有可操作性。另外，工藝技術部與供方簽訂采購技術協(xié)議時應嚴格按文件Q/5BL09.1要求經質量部門審簽，確保采購過程受控。（三）加強平行作業(yè)的檢查力度，提高閉環(huán)控制能力檢驗部應加強Q/5BL30.18-2009《例外轉序（平行作業(yè)）控制程序》文件的宣貫工作，使各生產單位檢驗室明確管理要求并嚴格執(zhí)行；同時在質量監(jiān)督檢查中應加大平行作業(yè)閉環(huán)工作的檢查力度，使各單位的平行作業(yè)處于嚴格的控制狀態(tài)。（四）加強外包過程質量管理，提高外包控制能力外委外協(xié)部應加強對關鍵工序、特殊過程的外包過程控制，嚴格按照公司相關管理制度和程序文件執(zhí)行，及時讓供應商或公司外委單位提供相關資料，確保外包過程受控。另外，檢查時發(fā)現對于一次性外包項目是否應提供樣件評定未在相關文件中做出規(guī)定。外委外協(xié)部應進一步修訂外包過程管理規(guī)定，制訂合理的管理流程，特別是對于一次性外包項目的管理應規(guī)范。（五）加大舉一反三范圍，提升舉一反三強度物資保障部、工藝技術部、檢驗部、外委外協(xié)部應舉一反三，全面對采購過程的管理進行梳理，并結合2012年公司開展的軍品全過程審核、產品質量審核、新時代監(jiān)督檢查等所發(fā)現的問題進行積極整改。（六）加強業(yè)務部門質量監(jiān)督檢查力度科技發(fā)展部等有關單位應積極配合采購過程的整改活動，如所涉及到文件控制相關規(guī)定等環(huán)節(jié)應給予幫助。另外，科技發(fā)展部應加強文件控制方面的質量監(jiān)督檢查力度，使公司相關文件能夠得到有效控制。（七）加強質量考核，提升整改的有效性公司各有關單位應認真分析原因，針對原因制定糾正措施，消除發(fā)生該問題的原因，以防止問題再發(fā)生。同時，針對該問題在本單位進行舉一反三檢查，對查出的問題應一并予以整改。對不能按時、按要求完成整改的單位，公司應按質量過失予以考核。四、結束語通過采購過程審核，發(fā)現企業(yè)在采購過程控制方面存在的問題，為采購過程控制方面的改進、提高奠定了基礎。通過對采購過程質量審核發(fā)現問題的分析，使采購過程控制能夠得到一系列的改進，提升了采購過程控制能力，為確保采購過程質量穩(wěn)定、可靠交付航空發(fā)動機產品奠定了基礎，對保證航空發(fā)動機質量起到了重要作用。通過采購過程質量審核使我們認識到：為了不斷保證產品質量的穩(wěn)定，企業(yè)應經常性地開展過程審核，以確保產品生產過程受控，從而保證產品質量