高效會(huì)議管理

高效會(huì)議管理CONTENT目錄010203PARTPARTPART會(huì)議的目的會(huì)議的現(xiàn)狀高效會(huì)議技巧前言

據(jù)統(tǒng)計(jì)，美國每天要召開1100萬次各種會(huì)議，經(jīng)理們花在會(huì)議上的時(shí)間要占工作時(shí)間的40％－70％。據(jù)此推算，我國每天召開各種會(huì)議的次數(shù)將是1100萬次的幾十倍，其中不少會(huì)議幾乎沒有成效。根據(jù)智聯(lián)招聘此前發(fā)布的2015年白領(lǐng)平均參會(huì)時(shí)間統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，三成職場人員認(rèn)為自己參加的會(huì)議毫無意義，28.2%的人每天要參加1到5小時(shí)不等的會(huì)議。在國外一家軟件公司的一項(xiàng)研究中，職員每個(gè)月大約有62場會(huì)議，其中半數(shù)被確認(rèn)是無效會(huì)議。平均到每個(gè)月20天的工作時(shí)間里，幾乎每天要開3.1場會(huì)。這些會(huì)分布在一天中的各個(gè)時(shí)段，在這些干擾下，員工將很難完成一項(xiàng)需要復(fù)雜思考的工作。很多人的上班時(shí)間消磨在開會(huì)上，卻要用私人時(shí)間來工作，可問題是開會(huì)也沒開出什么門道。頻繁地開會(huì)是職場中干擾生產(chǎn)力、占據(jù)工作日的最大障礙。但實(shí)際上這種障礙在日常工作中時(shí)常出現(xiàn)。腦力勞動(dòng)者尤其是那些創(chuàng)造性的工作要在沒有干擾的情況下才最有效率，如果浪費(fèi)工作時(shí)間就意味著私人時(shí)間將被占據(jù)。為什么要開會(huì)？注：這是理想狀態(tài)會(huì)議的現(xiàn)狀很多會(huì)議未事先準(zhǔn)備材料；已準(zhǔn)備材料的會(huì)議，有多數(shù)人會(huì)前未閱讀；有多數(shù)參會(huì)者不知會(huì)議議題、目標(biāo)、不知應(yīng)否參加會(huì)議；多數(shù)會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)召開，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束；有不少人人到心不到，或忙于接/打電話，或忙于自己的其他工作，或閉目養(yǎng)神，或做局外人，一言不發(fā)。有不少人在開大會(huì)時(shí)開小會(huì)，對(duì)他人的發(fā)言置之不理或無理打斷；有不少人開會(huì)不做記錄；會(huì)議的現(xiàn)狀會(huì)議氣氛極差，爭吵、推卸、指責(zé)頻頻發(fā)生，反而對(duì)會(huì)議議題不感興趣。對(duì)會(huì)議中涉及的問題、責(zé)任等，不能正確對(duì)待。會(huì)議中涉及的工作往往分配給未參加會(huì)議的人。有多數(shù)會(huì)議的決議時(shí)在會(huì)議結(jié)束前的很短一段時(shí)間內(nèi)做出的。（因急于結(jié)束、休息，故草草了結(jié)）多數(shù)會(huì)議毫無效果，議而不決，決而不行，行而不通。不少與會(huì)者，離場時(shí)不能保持會(huì)議室整潔。會(huì)議的現(xiàn)狀《哈佛商業(yè)評(píng)論》05年第7期中有這樣的一句話：“任何會(huì)議都是要么富有成效，要么純粹浪費(fèi)時(shí)間，二者必居其一?！睙o效的會(huì)議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，而且也會(huì)引起與會(huì)者對(duì)會(huì)議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。低效會(huì)議原因是什么？1會(huì)議前缺乏準(zhǔn)備123開會(huì)前沒有提前通知與會(huì)者相關(guān)事宜及會(huì)議材料學(xué)習(xí)；沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料、參與人、主持人、記錄人等沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)場、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵(lì)大家積極發(fā)言；或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會(huì)人員的智慧。未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。未能很好地控制時(shí)間，如未能及時(shí)開始或拖沓、冗長，未能及時(shí)結(jié)束。與會(huì)者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。議而不決，沒有形成有效的決策。23456沒有嚴(yán)格按照會(huì)議的議程進(jìn)行

2會(huì)議中缺乏控制會(huì)議結(jié)束后，未對(duì)形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時(shí)限并進(jìn)行追蹤，這樣的會(huì)議也幾乎是無任何意義的！3會(huì)議后缺乏跟蹤低效會(huì)議有哪些成本？

一家公司會(huì)不會(huì)開會(huì)，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會(huì)的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會(huì)議是公司管理的必備工具。而會(huì)議的成本則常常被忽略。請(qǐng)看，“文山會(huì)?！钡某杀臼牵簳r(shí)間成本金錢成本效益成本機(jī)會(huì)成本會(huì)議成本只在必要時(shí)召開事先對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)場等進(jìn)行了認(rèn)真的籌劃擬定和分發(fā)了議程表，按時(shí)開始，按時(shí)結(jié)束請(qǐng)到了有經(jīng)驗(yàn)和能力的人參與與會(huì)者積極參與，主持人準(zhǔn)確引導(dǎo)、控制會(huì)議進(jìn)程與方向通過研究、討論、歸納形成了鮮明的結(jié)論和成果清晰記錄了所有建議、決定及執(zhí)行責(zé)任人會(huì)后跟蹤并依據(jù)完善的報(bào)告流程監(jiān)控持續(xù)改進(jìn)高效會(huì)議的表現(xiàn)高效會(huì)議的好處對(duì)于公司來說，高效的會(huì)議可以提高決策效率對(duì)于管理者來說，高效的會(huì)議可以增加團(tuán)隊(duì)凝聚力降低運(yùn)作成本改善組織氣氛增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力提高決策效率

整個(gè)世界在某種程度上說是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。會(huì)議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會(huì)議既需要管理，更不能缺少技巧！結(jié)論如何召開高效的會(huì)議？高效會(huì)議四個(gè)主要原則原則一、廢除不必要的會(huì)議

原則二、排除不需要參加的人員只找那些有必要傾聽的人和可以提供有效建議的人，讓有效的會(huì)議在有效的范圍內(nèi)發(fā)生，排除不必要參加會(huì)議的人員原則三、會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始準(zhǔn)時(shí)結(jié)束

讓會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始時(shí)結(jié)束，壓縮會(huì)的時(shí)間，三個(gè)小的會(huì)一個(gè)小時(shí)可以開完原則四、重視開會(huì)的結(jié)論議而不決不如不開，沒有結(jié)論的會(huì)不如不開，如果沒有產(chǎn)生決議那么這個(gè)會(huì)議就不能散會(huì)議的四個(gè)主要原則在所有會(huì)議開始之前，先問一下這是不是必須要開的會(huì)議如果已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)會(huì)議成本太大還有比開會(huì)更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會(huì)讓他人參與只能把問題弄糟）無需開會(huì)的五個(gè)如果如果必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人

有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)

要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)必須開會(huì)的五個(gè)如果

如果必須召開會(huì)議，就應(yīng)當(dāng)在3天之前，至少在1天之前預(yù)先通知，以便做好會(huì)議事項(xiàng)的準(zhǔn)備工作。應(yīng)當(dāng)記入事前通知的項(xiàng)目：會(huì)議名稱和目的會(huì)議主題、討論項(xiàng)目和會(huì)議類型召開日期、開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間召開地點(diǎn)參加者名單其他（參加者事前必須準(zhǔn)備的資料）1.會(huì)前準(zhǔn)備（會(huì)議通知）

如何能夠僅讓必要的人員參加會(huì)議呢？對(duì)會(huì)議參加者進(jìn)行選擇的條件：讓具有決定權(quán)的人參加即使是其他部門的人，如果與會(huì)議有關(guān)系，也讓其參加讓對(duì)會(huì)議主題存在強(qiáng)烈疑問的人參加讓與會(huì)議主題有關(guān)的專家參加讓能夠正確表達(dá)自己意見的人參加1.會(huì)前準(zhǔn)備（選擇參會(huì)人員）

為了開成意見紛呈的會(huì)議，就應(yīng)當(dāng)將事先傳達(dá)議題并盡可能提前分發(fā)討論資料作為堅(jiān)定不移的原則。理想的情況是，對(duì)于定期召開的會(huì)議的既定議題，其討論資料的事前分發(fā)工作也要在給出的日期之內(nèi)確定并執(zhí)行。1.會(huì)前準(zhǔn)備（準(zhǔn)備會(huì)議資料）有效引導(dǎo)會(huì)議的秘訣之一就是合理分配時(shí)間。2.會(huì)中控制（時(shí)間分配）會(huì)議時(shí)間一般需計(jì)劃和控制在半小時(shí)到兩小時(shí)

a太短不利于充分溝通達(dá)成最佳結(jié)論；太長也影響效率

會(huì)議盡量安排在下班前召開

b這是解決會(huì)議拖延問題比較有效的措施

重要的事項(xiàng)安排在會(huì)議前階段

c比較容易取得成效

處理突發(fā)事件，隨時(shí)快速組織d可電話通知

2.會(huì)中控制（時(shí)間管理技巧）時(shí)間

按時(shí)開始，按時(shí)結(jié)束主持人在會(huì)議開始重申會(huì)議議程發(fā)言者事先準(zhǔn)備，簡潔明了一個(gè)議題討論基本成型之后，主持人要迅速總結(jié)，并迅速將會(huì)議導(dǎo)入下一個(gè)階段。

按順序發(fā)言，自由發(fā)言應(yīng)控制時(shí)間與方向?qū)⑽唇鉀Q的問題，開進(jìn)“停車場”對(duì)有創(chuàng)造性但不成熟的發(fā)言，鼓勵(lì)其會(huì)后完善不要重復(fù)別人的觀點(diǎn)和提出的問題及時(shí)糾正跑題，制止開小會(huì)流程

2.會(huì)中控制（議程控制）個(gè)人行為

高效的會(huì)議是全體與會(huì)人員的責(zé)任有準(zhǔn)備而來準(zhǔn)時(shí)到會(huì)全神貫注不要開小會(huì)，尊重他人意見關(guān)掉手機(jī)或調(diào)至“靜音”發(fā)言富有建設(shè)性和從效果出發(fā)暢所欲言2.會(huì)中控制（會(huì)議氛圍）按照議程進(jìn)行，營造和諧氣氛正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者，解釋使人困惑的發(fā)言尊重別人，避免意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保證中立態(tài)度主持人責(zé)任

會(huì)議氛圍

時(shí)刻檢視：會(huì)議是否在為既定的目標(biāo)服務(wù)

每一項(xiàng)議題討論結(jié)束，將討論結(jié)果及時(shí)整理，形成記錄

如果時(shí)間允許，對(duì)于“停車場”內(nèi)的內(nèi)容進(jìn)行處理

會(huì)議結(jié)束之前，回顧會(huì)議議程，看是否主要問題都得到了解決

對(duì)于所有執(zhí)行性的決議，都要明確責(zé)任人和完成時(shí)間

如有必要，確定下次會(huì)議的大體時(shí)間

2.會(huì)中控制（監(jiān)視會(huì)議成果）會(huì)中控制會(huì)后跟進(jìn)組織者需要如何

…盡快向每個(gè)與會(huì)者下發(fā)會(huì)議紀(jì)要將會(huì)議精神迅速傳達(dá)到當(dāng)事部門對(duì)會(huì)上確定的任務(wù)承擔(dān)者，詢問需要的資源和支持，給予鼓勵(lì)對(duì)于會(huì)上沒有解決的問題，找到原因，組織新的會(huì)議解決總結(jié)會(huì)議成功或失敗的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，持續(xù)改進(jìn)參會(huì)者的會(huì)后跟蹤…

拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀考慮自己任務(wù)的完成方法了解其他參會(huì)者的想法會(huì)議事項(xiàng)的督辦：安排專人跟進(jìn)會(huì)議決議的落實(shí)情況并及時(shí)公布，將會(huì)議決議的落實(shí)和執(zhí)行結(jié)果作為對(duì)相關(guān)責(zé)任者的考評(píng)指標(biāo)之一3.會(huì)后跟進(jìn)3.會(huì)后跟進(jìn)會(huì)后三大追蹤行動(dòng)追蹤：行動(dòng)項(xiàng)目是確定的，這