管理信息系統(tǒng)在船舶代理企業(yè)中的問題分析與處理畢業(yè)論文

PAGEPAGE2PAGEPAGE2南通航運職業(yè)技術學院畢業(yè)論文標題2015摘要隨著《中華人民共和國國際海運條例》(后簡稱《海運條例》)及其《實施細則》的頒布和實施，船代市場全面開放，船代企業(yè)紛紛成立。目前，取得國際船舶代理資格的船代企業(yè)已數(shù)量繁多。在激烈的市場競爭面前，許多企業(yè)“坐以待斃”，另有許多企業(yè)采用了管理信息系統(tǒng)為公司主系統(tǒng)，并取得了很大成果，獨占市場一頭。本論文以A船舶代理公司為背景，詳細論述在船舶代理企業(yè)競爭激烈的市場中，管理信息系統(tǒng)除了有促進作用之外，還在企業(yè)應用中存在的一些問題的分析與相應的處理對策。關鍵詞：管理信息系統(tǒng)；船舶代理企業(yè)；問題分析；處理對策AbstractAsthelawofthePeople'sRepublicofChinaoninternationalmaritimeregulations(hereinafterreferredtoastheregulationsoninternationalmaritimetransportationafter)and"thedetailedrulesfortheimplementation"thepromulgationandimplementationoftheshipgenerationmarketfullyopen,theshipgenerationcompanieshavebeenestablished.Atpresent,obtainsthequalificationofinternationalshippingagencyhasnumerousshipgenerationenterprises.Inthefaceofthefiercemarketcompetition,manyenterprises"doingnothing",otherwisemanycompanieshaveadoptedthemanagementinformationsystemisthemainsystemforthecompany,andmadealotofharvest,amonopolymarket.WithAshippingagencycompanyasthebackground,thispaperdiscussesindetailtheshippingagencyenterprisecompetitivemarket,themanagementinformationsysteminadditiontohaveAroleinpromoting,alsosomeproblemsintheenterpriseapplicationofanalysisandthecorrespondingprocessing.Keywords:managementinformationsystem;Shippingagententerprises;Analysisoftheproblem;Treatmentcountermeasures

目錄TOC\o"1-5"\h\z\u1管理信息系統(tǒng)與船舶代理企業(yè)的關系 41.1船舶代理企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀 41.2管理信息系統(tǒng)的概念 41.3管理信息系統(tǒng)與船舶代理企業(yè)的關系 52管理信息系統(tǒng)在船舶代理企業(yè)中的應用 52.1管理信息系統(tǒng)在船舶代理企業(yè)應用的系統(tǒng)領域 52.2管理信息系統(tǒng)的主要功能 62.3管理信息系統(tǒng)的高效、快捷處理 83管理信息系統(tǒng)在船舶代理企業(yè)中存在的問題原因分析 83.1功能局限性 83.2缺乏部門間信息交流的支持 93.3數(shù)據(jù)延遲 93.4數(shù)據(jù)容錯率 94管理信息系統(tǒng)改進建議 104.1以ERP為主輔以SCM某些細節(jié)部分的指導進行優(yōu)化 104.2數(shù)據(jù)正確性 104.3加強部門間的協(xié)調合作 115結論 11管理信息系統(tǒng)與船舶代理企業(yè)的關系1.1船舶代理企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀中國加入WTO至今，中國國際船代市場全面開放，內資也從原先設立所有制（國有）、注冊資金（300萬元）、出資人背景（航運、港口等）等門檻到取消所有門檻全面開放，并允許外資可以以合資（最大不超過49%）形式進入中國市場，從而導致船舶代理市場的競爭可謂空前激烈，加之美國經濟危機的影響未消，各家船公司利潤未調，紛紛縮減運營成本，使得與船東投入船舶數(shù)量及接運箱量緊密關聯(lián)的船代業(yè)遭受了巨大影響，利潤下降嚴重。A公司是成立于1993年的船代公司，據(jù)可靠統(tǒng)計，A公司10年利潤相比較于09年，同比下降約10%，適者生存，物競天擇，公司已清醒的認識到這一點，那公司應當制定何種策略，來應對經濟形勢逐漸好轉所帶來的機遇呢？1.2管理信息系統(tǒng)的概念如何面對，對每個船舶代理服務公司都是異常嚴峻的考驗，尤其是船舶代理企業(yè)更需要利用信息社會的技術手段鞏固已有的市場地位。管理信息系統(tǒng)應運而生。管理信息系統(tǒng)（ManagementInformationSystem，簡稱MIS）是用系統(tǒng)思想建立起來的，以電子計算機為基本信息處理手段，以現(xiàn)代通信設備為基本傳輸工具，且能為管理決策提供信息服務的人機系統(tǒng)。其要素有三點，系統(tǒng)的觀點和系統(tǒng)工程的方法；定量化管理（數(shù)學）分析的方法；信息處理及計算機應用技術。1.3管理信息系統(tǒng)與船舶代理企業(yè)的關系 船舶代理是什么，其實簡單來說，就是中間商，百科概念是指根據(jù)船舶經營人的委托辦理船舶有關營運業(yè)務和進出港口手續(xù)的工作。船舶代理行業(yè)從事的業(yè)務內容非常廣泛，作業(yè)流程繁雜，在以手工操作為主的業(yè)務處理中，經常存在操作誤差、工作重復、工作效率低下的問題，給客戶帶去不必要的麻煩。因此，建立一套功能齊全、性能優(yōu)良的船舶代理管理信息系統(tǒng)是非常必要的。MIS幫助船代企業(yè)進行公司各種基礎數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，實現(xiàn)企業(yè)基礎數(shù)據(jù)標準化及共享使用；整合公司的各種作業(yè)資源，降低物流總成本，提高服務水平；實現(xiàn)整個公司的信息共享，使各業(yè)務數(shù)據(jù)無障礙流轉；使決策層及時掌握財務狀況；為企業(yè)的科學決策提供支持。船舶代理企業(yè)為MIS提供平臺，搭建發(fā)展的橋梁；MIS為企業(yè)鞏固內部網(wǎng)絡，提高運轉效率，幫助企業(yè)對各類型部門集中管理。MIS是船代企業(yè)的管理脊柱，船代企業(yè)是MIS的平臺支持。在航運市場的大環(huán)境下，兩者是密不可分的。2管理信息系統(tǒng)在船舶代理企業(yè)中的應用2.1管理信息系統(tǒng)在船舶代理公司應用的系統(tǒng)領域管理信息系統(tǒng)應用在A公司的子系統(tǒng)主要有以下幾個：(1)銷售與市場子系統(tǒng)。銷售與市場功能通常包括產品的銷售、推銷以及售后服務的全部活動。其中業(yè)務處理有銷售訂單的處理、推銷訂單的處理。(2)生產子系統(tǒng)。生產子系統(tǒng)的功能包括產品的設計與制造、生產設備計劃、作業(yè)調度、生產工人錄用與培訓、質量控制等。在生產子系統(tǒng)中，典型的業(yè)務處理有下生產指令、裝配單、處理成品單和工時單等。(3)物資供應子系統(tǒng)。物資供應子系統(tǒng)包括采購、收貨、庫存控制、發(fā)放等管理活動。業(yè)務處理數(shù)據(jù)涉及購貨申請、購貨訂單、收貨報告、庫存票、提貨單等。管理控制信息包括計劃庫存與實際庫存的比較、外購項目的成本、缺貨情況及庫存周轉率等。(4)財務和會計子系統(tǒng)。財務和會計雖然有著不同的目標和工作內容，但它們之間也有密切的聯(lián)系。財務的職責是在盡可能低的成本下，保證企業(yè)的資金運轉，包括托收管理、現(xiàn)金管理和資金籌措等。會計則包括對財務工作進行分類、匯制標準財務報表、制定預算及對成本數(shù)據(jù)進行分析。對管理控制報告來說，預算和成本是輸入數(shù)據(jù)。(5)人事子系統(tǒng)。人事子系統(tǒng)包括人員的錄用、培訓、考核記錄、工資和終止聘用等，其業(yè)務處理內容涉及人員基本情況數(shù)據(jù)、工資變化等。人事計劃主要由管理層來制定，它包括對招工、工資、培訓、福利以及等各種策略方案的評價，這些策略將確保企業(yè)能獲得完成計劃目標所需的人力資源。(6)高層管理子系統(tǒng)。每個組織都有一個最高領導層，如由公司總經理和各種職能領域的副總經理組成的委員會。高層管理子系統(tǒng)為高層領導服務，它的業(yè)務處理活動主要是信息的查詢和決策的支持，處理的文件常常是信函、備忘錄和高層領導向各職能部門發(fā)送的指示等。(7)信息處理子系統(tǒng)。信息處理子系統(tǒng)的作用是保證各職能部門獲得必要的信息資源和信息處理服務。主要是對計劃情況和實際情況進行比較，如對設備費用、程序員的能力、項目開發(fā)的實施計劃等情況的比較。當然，科學的管理信息系統(tǒng)除了合理的子系統(tǒng)分布以外，與其他學科之間的關系也是微妙的，管理理論、管理方法是信息系統(tǒng)的要求；現(xiàn)代技術(計算機、通訊、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫)是信息系統(tǒng)的手段；數(shù)學、運籌學是信息系統(tǒng)的算法；哲學、系統(tǒng)論、信息論、控制論、行為科學構成了信息系統(tǒng)的理論觀點和思想方法，它們組成了信息系統(tǒng)，與信息系統(tǒng)相輔相成。2.2管理信息系統(tǒng)的主要功能以A公司為例，管理信息系統(tǒng)主要體現(xiàn)了以下功能：1）集成化共享 凡是A公司有權限使用系統(tǒng)的同事，都可以在使用范圍內調用數(shù)據(jù)庫里的單據(jù)，并可以上傳到平臺上自己部門的文件夾中進行資料的共享，但是跨部門的數(shù)據(jù)除外，而且如果有人在使用的話，其他人是不能同時使用這個資源的。2）提高工作質量 據(jù)調查，A公司2013年前仍舊使用的是手工操作，即手輸單據(jù)排版改動，單據(jù)數(shù)量十分浩大，花費人工較多。2013年之后，全公司啟用全新一代的管理信息系統(tǒng)，并成功運行，大大節(jié)省了資源，員工流失率減少了，同時消除業(yè)務處理過程中的重復勞動，實現(xiàn)業(yè)務處理的標準化和規(guī)范化，成為了同類公司的市場勁敵。3）人機結合 A公司每個月都會舉行一次大例會，例會的提案需要提前制定。行政人員將整理好的資料利用平臺推送，決策層很快就能得到企業(yè)動態(tài)的相關數(shù)據(jù)，通過管理信息系統(tǒng)的模擬決策功能來協(xié)助進行正確的決策，并通過系統(tǒng)給相關的人發(fā)布提示，從而保證提案或決策的可行性和公正性。4）全面管理供需鏈供需鏈是一種具有生命周期的流程；包含物料、信息、資金和知識流。其目的是通過眾多鏈接在一起的供應商提供產品和服務，滿足最終用戶的需求。例如A公司的業(yè)務流程，首先安排客戶中心與客戶聯(lián)系，然后客戶與銷售聯(lián)系，銷售與單據(jù)聯(lián)系，單據(jù)與報價聯(lián)系，報價與采購聯(lián)系，銷售再聯(lián)系回客戶，客戶要求下訂單，最后采購訂貨并安排車輛送貨。整個流程用到的是管理信息系統(tǒng)中的銷售管理模塊、采購管理模塊、分銷管理模塊以及運輸管理模塊等。通過系統(tǒng)的各個子系統(tǒng)模塊，使各部門得到統(tǒng)一規(guī)劃和運用，降低庫存，加快資金周轉的速度，將各部門聯(lián)成一個富有團隊精神的整體，協(xié)調運作，達到買賣雙方的需求。2.3管理信息系統(tǒng)的高效、快捷處理現(xiàn)代化集成信息系統(tǒng)包含了各個子系統(tǒng)，子系統(tǒng)下又包含了各個功能區(qū)，也稱模塊，有總賬管理、應收管理、應付管理、設備管理、經營預測、分銷管理、銷售管理、采購管理、質量管理、成本管理、運輸管理、人力資源等等模塊，各個模塊相互聯(lián)系，貫通了運轉高效的管理信息系統(tǒng)，如下圖：經營預測經營預測生產管理采購管理質量管理庫存管理銷售管理分銷管理運輸管理成本管理總賬管理應收管理應付管理設備管理固定資產管理工資管理預算會計人力資源管理3管理信息系統(tǒng)在船舶代理企業(yè)中存在的問題原因分析3.1功能局限性在實施管理信息系統(tǒng)時定義的目標非常符合管理理論，甚至是極其先進的管理思想，希望通過管理信息系統(tǒng)進行灌輸，達到一個較為理想的目標，但選擇的系統(tǒng)與采用的方法與實際企業(yè)運行狀況脫節(jié)，不考慮企業(yè)運營中的實際業(yè)務流向，表面上看系統(tǒng)實施完成了，企業(yè)按照上述的管理信息系統(tǒng)的運轉流程是可以省心省力又省錢，但是存在著一個問題，每個人都能獲得所有功能的權限嗎？顯然是否定的。以A公司為例，JACK是A公司的董事，他有操作所有功能的權限，DAVID是財務部主管，他只能操作總賬管理相關的權限，而且不一定都能操作，還要審批，有時候一個著急的訂單因為等審批錯過了回復的時間，這個損失誰擔得起。3.2缺乏部門間信息交流的支持企業(yè)組織功能的發(fā)揮在于物流和信息流的暢通，跨部門間的有效溝通不僅是企業(yè)生存和發(fā)展的基礎，而且是企業(yè)提高工作質量的關鍵。A公司是業(yè)界領先企業(yè)，規(guī)模很大，上下幾千人，大小部門不計其數(shù)，人員雖多，部門與部門卻相隔有點距離，辦公室內不能大聲喧嘩，本來應該是ERP做這個紐帶工作的，但正是因為各個功能區(qū)相互聯(lián)系，而導致他們又是相互獨立的個體，例如銷售，銷售發(fā)送詢價電郵，單據(jù)整單報價，輸單輸入客戶系統(tǒng)，銷售聯(lián)系客戶下訂單，采購訂單購貨，銷售確認發(fā)給財務，財務接收訂單后開票并做應收事務處理，最后過賬到總賬。各司其職、有條不紊的工作模式使部門獨立性很強，信息溝通不流暢，尤其是新人在操作ERP時遇到問題，進行不下去便不管不顧。這數(shù)據(jù)就被暫掛起來，進而導致后續(xù)問題的產生，部門間如果能夠及時交流，就能夠解決這種后顧之憂了。3.3數(shù)據(jù)延遲數(shù)據(jù)延遲指數(shù)據(jù)無法真實反映業(yè)務活動過程。這種情況主要存在于管理信息系統(tǒng)正常運行期間，是由企業(yè)單據(jù)員錄入錯誤或者后臺程序運轉卡殼，流程運轉延遲等原因導致的。以A公司為例，采購員系統(tǒng)內操作下單，聯(lián)系供應商，供應商送貨到倉庫，先做接收，然后檢驗，但貨物在入庫之前已經被發(fā)至車間，這個步驟在系統(tǒng)上是看不到的，只能看到庫存數(shù)量為0，如果不及時協(xié)調的話，很可能發(fā)生重復下單、重復采購的情況，這是企業(yè)最不愿意看到的。當然，應用系統(tǒng)不穩(wěn)定或者企業(yè)內部網(wǎng)絡發(fā)生阻塞時也會導致數(shù)據(jù)延遲。3.4數(shù)據(jù)容錯率目前一些企業(yè)坐在實施管理信息系統(tǒng)時對先期數(shù)據(jù)準備不足，后期又沒有做到及時補充，使企業(yè)的各項基礎數(shù)據(jù)不完整、不準確，一些數(shù)據(jù)重復而沒有效率，這是系統(tǒng)的容錯率，它使系統(tǒng)的效率大幅度提升，但客觀地講，正是容錯率大的原因，才導致ERP的數(shù)據(jù)不準確現(xiàn)象存在，這其實是致命的。在ERP上線前，數(shù)據(jù)錄入的不準確主要表現(xiàn)在缺少對數(shù)據(jù)有效的檢查，由于數(shù)據(jù)錄入量大，加上時間緊迫，導致錄入系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存在錯誤。ERP正常運行時，錯誤的數(shù)據(jù)錄入大致由于單據(jù)員的不熟悉操作流程和業(yè)務操作時的粗心大意。經常出錯的現(xiàn)象是鍵盤按鍵問題，因為單據(jù)員的一時大意，錯誤數(shù)據(jù)被錄入系統(tǒng)。如果是大面積的，可能不會提交，但如果小地方有疏漏，系統(tǒng)的設定就會默認把它“吃掉”，接下來的問題可想而知。4管理信息系統(tǒng)改進建議4.1以ERP為主輔以SCM某些細節(jié)部分的指導進行優(yōu)化ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計劃(EnterpriseResourcePlanning)的簡稱，是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。ERP系統(tǒng)集信息技術與先進管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反映時代對企業(yè)合理調配資源，最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。它對于改善企業(yè)業(yè)務流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。ERP就本質來說是計算機軟件，所以ERP正常運行是要建立在企業(yè)計算機系統(tǒng)的正常運轉之上的。在早些時候，ERP曾經歷了極其輝煌的時期，但這并不能掩飾上述的種種缺陷，尤其是在經濟全球化后仍受其“余震”影響的船代業(yè)，這無疑是首要解決的。國內軟件管理專家已經建議企業(yè)以ERP為主輔以SCM某些細節(jié)部分的指導進行優(yōu)化。今年3月，A公司實施專家建議后，公司內部管理信息網(wǎng)絡的運轉速率比去年增加20%左右。4.2數(shù)據(jù)正確性一些數(shù)據(jù)信息可能會與現(xiàn)在企業(yè)管理所使用的信息有一定的差別，需要進行加工改造，有的則需要分析后才能確定，因此規(guī)范準確的數(shù)據(jù)會給企業(yè)帶來相當大的工作量，但這卻是實現(xiàn)信息集成，使管理信息系統(tǒng)得以順利實施的首要條件。ERP系統(tǒng)使工作簡化，只需要一臺電腦就可以節(jié)省很多資源，但因為軟件漏洞等問題，要求船舶代理企業(yè)應配備相關單據(jù)員進行數(shù)據(jù)檢查，以保證數(shù)據(jù)的合理性和準確性。包括數(shù)據(jù)錄入前檢查格式及有重復項，對已經錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行整理，檢查是否有漏單等問題，方便訂單高效完成。為了避免對錄入后的錯誤數(shù)據(jù)進行修改，在上傳系統(tǒng)前，應該再用EXCEL表格VLOOK檢查是否有重復，用快捷鍵或其他公式進行格式的整理。在數(shù)