標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)范

寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司管理標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)行文規(guī)范MZNWLQB/2016(005)行政字1.目的為方便公司的文件編制、更改、下發(fā)、傳閱的管理，使其可提供適宜的培訓(xùn)、重復(fù)性和追溯性，特制訂本規(guī)范（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“本規(guī)范”）。2.適用范圍2.1本規(guī)范明確了寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司行文通用的紙張要求、行文要素排列順序及具體要求。2.2本規(guī)范適用于寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司制發(fā)的文件。2.3本規(guī)范適用于寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司各部門(mén)。3.職責(zé)3.1公司行政事務(wù)受公司行政部指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.2公司行政部負(fù)責(zé)以公司名義對(duì)內(nèi)、外行文的編制、發(fā)文以及存檔的文件管理，并負(fù)有監(jiān)督和檢查的職責(zé)。3.3公司職能部門(mén)負(fù)責(zé)以部門(mén)名義對(duì)內(nèi)、外行文編制以及存檔的文件管理，文件擬稿后交行政部制發(fā)。3.4文件處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)保密規(guī)定，必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。4.行文類(lèi)別4.1函（附件1）：用于公司對(duì)外機(jī)關(guān)、團(tuán)體、公司行文。（不受?chē)?yán)格行文控制，可不用文頭，不用文號(hào)，不用標(biāo)題）4.2紅頭文件（附件2）：為下行文，用于寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司向全公司下發(fā)工作計(jì)劃，部署重要工作，任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分有關(guān)單位和個(gè)人，工作總結(jié)及各種有關(guān)全局性的規(guī)定，決定、指示、公告、通知、通報(bào)、批復(fù)，會(huì)議文件等事項(xiàng)。4.3請(qǐng)示/報(bào)告（附件3）：為上行文，一文一事。用于公司各部門(mén)向公司呈送的文件。4.4會(huì)議記錄（附件4）：用于各類(lèi)會(huì)議的會(huì)議記錄、整理與總結(jié)。5.行文要素要求5.1標(biāo)準(zhǔn)文件一般由發(fā)文單位、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等部分組成。5.2文件按緊急程度分為：“特急”、“急件”、“一般”。5.3文件按密級(jí)分為：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。5.4“秘密”是指在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)，為保護(hù)公司的安全和利益，需要加以隱蔽、保護(hù)、限制、不讓外界客體知悉的事項(xiàng)的總稱(chēng)。5.5“機(jī)密”是在公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的，不屬于公司秘密而又不宜于對(duì)外公開(kāi)的秘密事項(xiàng)。5.6“絕密”是關(guān)系到公司的安全利益，依照公司各項(xiàng)規(guī)章制度，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。5.7涉及公司秘密的文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)，其中“絕密”、“機(jī)密”級(jí)文件還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。任何文件處理人員在文件編制或處理過(guò)程中擅自公開(kāi)或擅自擴(kuò)大接觸范圍的即屬泄密，根據(jù)公司制度將處以相應(yīng)處罰。5.8行文以迅速、簡(jiǎn)潔、明確為基礎(chǔ)要求，按照職權(quán)范圍行文、按隸屬關(guān)系行文、一般應(yīng)當(dāng)逐級(jí)行文，不得越級(jí)報(bào)送。5.9行文用詞、用字應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，不得使用繁體字、異體字。排版回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng)。5.10行文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。6.編制規(guī)范6.1為使公司管理體系的有效性和適宜性得以延續(xù)，公司各類(lèi)文件的編制需按規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用A4尺寸打印紙，行文應(yīng)規(guī)范，不得有錯(cuò)別字。6.2公司規(guī)章制度類(lèi)文件應(yīng)遵循如下文件格式，使文件清楚明晰：6.3.作為需要進(jìn)行傳送的文件，請(qǐng)?jiān)谳斎霑r(shí)采用如下的文件格式：10.2在文件制發(fā)時(shí)必須按要求署名，特殊情況或有專(zhuān)項(xiàng)指示的情況除外。不重要的文件，只需署上經(jīng)辦人的姓名。11.文尾標(biāo)注11.1對(duì)應(yīng)文件上報(bào)“主送”、“抄送”，編制“主題詞”。11.1.1“主送”指文件處理或最終決策的部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)；11.1.2“抄送”是指與文件內(nèi)容有聯(lián)系的相關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)。11.1.3“主題詞”可參照《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》編制。同時(shí)，標(biāo)引主題詞必須準(zhǔn)確，從主題詞表中選用的主題詞要能夠準(zhǔn)確的反映出文件的內(nèi)容特征和歸屬類(lèi)別。除專(zhuān)有名詞外，一個(gè)詞不超過(guò)四個(gè)字，每個(gè)詞之間空一格，無(wú)標(biāo)點(diǎn)。主題詞最少選兩個(gè)，最多不超過(guò)七個(gè)。11.2如遇前頁(yè)正文結(jié)束，落款轉(zhuǎn)至下頁(yè)的情況，則需進(jìn)行文字或者行間距的設(shè)置，盡量使落款與正文處于同一頁(yè)中。11.33頁(yè)以上包括3頁(yè)的文件（如制度）必須插入頁(yè)碼，在頁(yè)腳右側(cè)。12.發(fā)文印章12.1除會(huì)議紀(jì)要、記錄外，均應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主報(bào)單位加蓋印章，并在首頁(yè)注明會(huì)簽單位的簽發(fā)人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。12.2當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文部門(mén)名稱(chēng)（可用簡(jiǎn)稱(chēng)）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。12.3單一部門(mén)制發(fā)的行文在落款處不署發(fā)文部門(mén)的名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。12.4當(dāng)行文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。12.5主辦部門(mén)印章在前，每排最多3個(gè)印章；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2格標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。12.6加蓋相應(yīng)公章的文件應(yīng)以PDF格式轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)單位、個(gè)人。13.文件裝訂、印制、存檔13.1所有文件都應(yīng)當(dāng)由行政部裝訂存檔。13.2印制文件要遵守時(shí)限要求，保證質(zhì)量，做到文面清晰，字體適當(dāng)，用紙規(guī)范、美觀大方。14.發(fā)文辦理14.1由行政部統(tǒng)一制發(fā)相關(guān)部門(mén)的管理類(lèi)文件，由公司及相關(guān)部門(mén)文件管理員負(fù)責(zé)及時(shí)打印、更新、存檔。14.2下發(fā)新文件時(shí)，文件制發(fā)人員應(yīng)注意修改相關(guān)的版本號(hào)、生效日期。各部門(mén)制發(fā)的臨時(shí)性管理文件，應(yīng)獲本部門(mén)第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，交公司行政部備案后，由行政部向各部門(mén)制發(fā)。14.3需傳閱的文件，要嚴(yán)格登記手續(xù)，隨時(shí)掌握文件去向，避免文件漏傳、誤傳和延誤。14.4各部門(mén)，因工作需要下發(fā)紅頭文件的，需經(jīng)發(fā)文部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管副總簽核后報(bào)公司行政部編制下發(fā)。14.5紅頭文件由公司文件管理員負(fù)責(zé)文件處理工作。15.作廢處理15.1.在文件修改之前，各部門(mén)必須嚴(yán)格按照現(xiàn)有管理文件執(zhí)行。新版文件獲準(zhǔn)下發(fā)并開(kāi)始生效后，舊版文件自動(dòng)失效。15.2.公司及各部門(mén)，在管理中，必須使用有效版本文件。16.附則16.1本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后方可公布實(shí)施，修正亦同。16.2本規(guī)定解釋權(quán)、修改權(quán)及未盡事宜決定權(quán)歸行政部。寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司行政人資部2016.3.22附件1：標(biāo)準(zhǔn)文件格式式樣——函（發(fā)文單位名稱(chēng)）關(guān)于××××（事項(xiàng)）的函受文單位：（正文）致禮！署名20年月日附件2：標(biāo)準(zhǔn)文件格式式樣——紅頭文件（范本）寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司文件美芝妮人字【2016】002號(hào)（標(biāo)題）（正文）特此通知！寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司年月日主題詞：主送：抄送：寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司××部年月日印發(fā)附件3：請(qǐng)示報(bào)告寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司文件關(guān)于…………的請(qǐng)示/報(bào)告編制文號(hào)：頁(yè)數(shù)：共頁(yè)日期2016-×-×密級(jí)：□絕密□機(jī)密□秘密□普通緊急程度：□特急□急件□一般審核復(fù)核批準(zhǔn)關(guān)于×××的請(qǐng)示/報(bào)告*******：妥否，請(qǐng)批示。年月日（蓋章）主送：抄送：寧夏美芝妮網(wǎng)絡(luò)科技有限公司文件關(guān)于…………的請(qǐng)示/報(bào)告編制文號(hào)：頁(yè)數(shù)：共頁(yè)日期2016-×-×密級(jí)：□絕密□機(jī)密□秘密□普通緊急程度：□特急□急件□一般審核復(fù)核批準(zhǔn)關(guān)于×××的請(qǐng)示/報(bào)告*******：妥否，請(qǐng)批示。