大型活動(dòng)組織與策劃

大型活動(dòng)策劃與管理大型活動(dòng)策劃和實(shí)施是公關(guān)工作常用的技術(shù)手段。要有效地進(jìn)行大型活動(dòng)策劃與實(shí)施，首先要弄清楚幾個(gè)基本問(wèn)題，例如：如何界定大型活動(dòng)？哪些單位或在什么樣的情況下使用大型活動(dòng)？大型活動(dòng)策劃有什么技巧？策劃的程序、方法是怎樣的？這樣有利于把大型活動(dòng)組織的更加完善。大型活動(dòng)的定義大型活動(dòng)是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織眾多人參與的社會(huì)協(xié)調(diào)活動(dòng)。這一定義要把握三個(gè)重要概念：第一，大型活動(dòng)要有鮮明的目的性。 大型活動(dòng)往往耗費(fèi)很多資源，包括人力、物力。如一個(gè)產(chǎn)品要進(jìn)入一個(gè)中心城市，恐怕要花數(shù)百萬(wàn)元的傳播費(fèi)用。沒(méi)有目的而耗費(fèi)資金做活動(dòng)是不可能的， 目的不鮮明也是不值得的。經(jīng)常有這樣一些廠家，看到人家公司慶典活動(dòng)，他也要做慶典活動(dòng)，而且要求活動(dòng)更熱鬧，規(guī)模更大、規(guī)格更高，但不知為什么,在活動(dòng)中要傳播什么信息也不清楚，顯然沒(méi)有目的性。第二，要有計(jì)劃性。凡事都應(yīng)有計(jì)劃，大型活動(dòng)更不例外，而且更要求有周密的計(jì)劃。第三，眾多人參與是大型活動(dòng)重要的概念。既然是大型活動(dòng)，就應(yīng)該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動(dòng)。一個(gè)單位有一萬(wàn)個(gè)職工，要開(kāi)一個(gè)全體大會(huì)，也是眾多人參與，你能說(shuō)這是大型活動(dòng)嗎？大型活動(dòng)和小型活動(dòng)的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動(dòng)的社會(huì)化程度。大型活動(dòng)的特點(diǎn)、必須有鮮明的目的性。圍繞整個(gè)組織機(jī)構(gòu)的組織形象策略和近期公關(guān)目標(biāo)而確立的目的。一些院校討論這個(gè)問(wèn)題的時(shí)候，很多學(xué)生喜歡問(wèn)：假如一個(gè)機(jī)構(gòu)的公關(guān)目標(biāo)跟社會(huì)需求發(fā)生矛盾時(shí)，你作為該機(jī)構(gòu)的公關(guān)顧問(wèn)，應(yīng)該怎樣處理這個(gè)問(wèn)題？其實(shí)一個(gè)組織的形象只有永遠(yuǎn)與社會(huì)協(xié)調(diào)同步，才有可能在社會(huì)環(huán)境中樹(shù)立起它的良好組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時(shí)占領(lǐng)了銷(xiāo)售市場(chǎng)，或者說(shuō)提高了市場(chǎng)占有率，但最終還是要退出這個(gè)市場(chǎng)的。國(guó)內(nèi)過(guò)去有這樣一個(gè)案例：商場(chǎng)為了促銷(xiāo)，組織工作人員提著商品，在商場(chǎng)里走來(lái)走去，這絕對(duì)不符合公關(guān)的職業(yè)道德，這是一種欺騙行為，對(duì)樹(shù)立企業(yè)的良好形象絕沒(méi)有好處。因此，活動(dòng)的目的性應(yīng)該站在社會(huì)綜合的立場(chǎng)上，并不僅僅是站在某一個(gè)企業(yè)的立場(chǎng)上。、廣泛的社會(huì)傳播性。公關(guān)的大型活動(dòng)本身就是一個(gè)傳播媒體，其作用像一個(gè)大眾傳播媒介，只不過(guò)這個(gè)傳播媒介在大型活動(dòng)沒(méi)有組織之前是不發(fā)生傳播作用的，一旦這個(gè)活動(dòng)開(kāi)展起來(lái)，就能產(chǎn)生良好的傳播效果，還應(yīng)該注意到活動(dòng)本身吸引了公眾與媒介的參與，因此，大型活動(dòng)的信息是通過(guò)媒介或者是通過(guò)公眾傳播的，這是在策劃大型活動(dòng)的過(guò)程中必須考慮到一個(gè)很重要的特點(diǎn)。、嚴(yán)密的操作性。在組織大型活動(dòng)的過(guò)程中，給成功與失敗的機(jī)會(huì)只有一次。因?yàn)榇笮突顒?dòng)不同拍電影、電視，拍電影、電視能拍三、四組鏡頭，最后再重新編輯，但是策劃大型活動(dòng)每一次都是現(xiàn)場(chǎng)直播，一旦出現(xiàn)失誤就無(wú)法彌補(bǔ)了。成都5月份因?yàn)槭┓艔V告汽球，使8架本應(yīng)在成都降落的飛機(jī)在其他城市迫降。報(bào)紙上也經(jīng)常有這方面的報(bào)道：某某個(gè)活動(dòng)由于管理不善發(fā)生人員傷亡或重大財(cái)產(chǎn)損失，這個(gè)活動(dòng)的策劃人員、組織人員或領(lǐng)導(dǎo)者因此被撤職或判刑。所以，大型活動(dòng)的策劃與實(shí)施的周密性，絕對(duì)不能掉以輕心。、高投資性。一個(gè)大型活動(dòng)往往要投入的資金和費(fèi)用都是比較大的，絕對(duì)不可能用很少的資金做出很大的活動(dòng)。可以提倡一個(gè)銅板掰成兩個(gè)甚至是多個(gè)來(lái)花的精神，但高投資是最基本的特點(diǎn)。如果不是特別的需要，一般不要?jiǎng)虞m使用大型活動(dòng)的手段。從程序上說(shuō)，大型活動(dòng)策劃和實(shí)施，要完全按照公關(guān)四步工作法的要求執(zhí)行：第一、立項(xiàng)，就是要把活動(dòng)作為一個(gè)項(xiàng)目確定下來(lái)，這個(gè)活動(dòng)要不要做？為什么做？一定要很清晰。第二，進(jìn)行調(diào)查和可行性研究。做調(diào)查，大家很清楚，不詳細(xì)闡述，但大型活動(dòng)策劃調(diào)查有其特殊性，例如調(diào)查的內(nèi)容：國(guó)家關(guān)于大型活動(dòng)方面的政策和法規(guī)、公眾關(guān)注的熱點(diǎn)、歷史上同類(lèi)個(gè)案的資訊、場(chǎng)地狀況和時(shí)間的選擇性，都是調(diào)查的內(nèi)容?？尚行匝芯?，是一個(gè)十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動(dòng)的社會(huì)適應(yīng)性，包括社會(huì)環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性。財(cái)力適應(yīng)性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動(dòng)是否有利于宣傳方面節(jié)省費(fèi)用？如果投放媒介做廣告，比做大型活動(dòng)更有效，大型活動(dòng)就不一定做了。還有社會(huì)物質(zhì)水平的適應(yīng)性，大型活動(dòng)需要?jiǎng)佑迷S多社會(huì)物質(zhì)，許多創(chuàng)意也需要物質(zhì)的支持，因而需要策劃人員把握現(xiàn)代科研成果。最后一個(gè)是應(yīng)急能力的適應(yīng)研究性，需要那些應(yīng)變措施？如戶(hù)外活動(dòng)要考慮天氣的情況，野外活動(dòng)考慮更多的是安全設(shè)施問(wèn)題，這些都是要進(jìn)行可行性研究的范疇。第三，提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意。除了個(gè)人創(chuàng)意外，要特別強(qiáng)調(diào)群體創(chuàng)意的概念?？坎煌瑢W(xué)科的組合群體策劃。作為現(xiàn)代策劃，需要的是多個(gè)學(xué)科的綜合和集體的智慧。第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學(xué)的論證，方案論證通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點(diǎn)移植法。操作實(shí)施過(guò)程應(yīng)注意的問(wèn)題：、實(shí)施操作設(shè)計(jì)必須非常重視實(shí)施方案的操作設(shè)計(jì)。一些單位組織的活動(dòng)，甚至是專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)承接的活動(dòng)，都存在這樣的問(wèn)題：創(chuàng)意很好，但是由于缺乏操作設(shè)計(jì)，在操作過(guò)程中出現(xiàn)很多問(wèn)題， 違背了原創(chuàng)精神或者沒(méi)有達(dá)到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進(jìn)一步進(jìn)行操作設(shè)計(jì)，操作設(shè)計(jì)必須包括比較準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)預(yù)算， 因?yàn)楹芏鄦挝蛔龌顒?dòng)，預(yù)算做100萬(wàn)，最后花了160萬(wàn)，從現(xiàn)代管理考核這個(gè)活動(dòng)，就不能說(shuō)是成功的。、辦理審批手續(xù)有人覺(jué)得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實(shí)際工作中，應(yīng)該希望得到有關(guān)單位的審批。、實(shí)施操作程序的管理程序化管理是一種科學(xué)的管理意識(shí)，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計(jì)，重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序。、方案培訓(xùn)在大型活動(dòng)里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動(dòng)策略實(shí)施提供建設(shè)性的勞動(dòng)，因而需要對(duì)工作人員進(jìn)行方案培訓(xùn)，只有知情才能出力。、設(shè)計(jì)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)一個(gè)大型活動(dòng)的評(píng)估應(yīng)該有一個(gè)準(zhǔn)確的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)在很多方案做好以后，往往忽略做評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)方案，包括客戶(hù)很少要求做評(píng)估方案，更不愿意付出費(fèi)用，讓專(zhuān)業(yè)公司給他做評(píng)估報(bào)告。評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該在策劃的時(shí)候把它設(shè)計(jì)出來(lái)，這樣可以讓客戶(hù)在完成這個(gè)方案以后，根據(jù)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)作出科學(xué)評(píng)估。策劃的技巧策劃的技巧很多，其中比較優(yōu)勢(shì)的兩種方法。一、是創(chuàng)造活動(dòng)的“眼”，“眼”的概念是從文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出來(lái)的。上中學(xué)時(shí)讀過(guò)朱自清的散文《背影》，他用白描的手法寫(xiě)出父親買(mǎi)橘子的一段，是最具傳神的地方，這就是文眼。唱歌的朋友知道，有很多歌你可能不會(huì)全部唱出，但是你一聽(tīng)就能記下一兩句，你記下的就是最精彩之處，說(shuō)明了這是最具有傳播性的地方，這就是歌眼所在。大型活動(dòng)策劃同樣需要?jiǎng)?chuàng)造這樣一個(gè)非常精彩的地方，要有高潮，要把這個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)得更有傳播性，這是大型活動(dòng)創(chuàng)意的核心和關(guān)鍵。二、是應(yīng)該有一個(gè)比較能夠表達(dá)我們主題的氛圍設(shè)計(jì)，今天大家在大會(huì)會(huì)場(chǎng)看到大會(huì)主題形象宣傳板，很清晰，而且它有中英文，這些宣傳板帶出這次大會(huì)主題氛圍，也帶出了國(guó)際公共關(guān)系交流的概念，這是很用心思的策劃。應(yīng)該重視通過(guò)場(chǎng)地的設(shè)計(jì)，氣氛的設(shè)計(jì)，把活動(dòng)的主題氛圍帶出來(lái)，這點(diǎn)往往有很多人不太重視，他們只考慮某一個(gè)活動(dòng)環(huán)節(jié)上的創(chuàng)意，而忽略了場(chǎng)地上的創(chuàng)意。在大型活動(dòng)的策劃和實(shí)施過(guò)程中，還有很多技巧可以利用，只要不斷總結(jié)提高，就一定能創(chuàng)作出更多、更有影響力的大型活動(dòng)。舉辦大型活動(dòng)的相關(guān)程序和法律規(guī)定活動(dòng)策劃階段從程序上說(shuō)，大型活動(dòng)策劃和實(shí)施，要按照科學(xué)的管理步驟來(lái)執(zhí)行：第一，立項(xiàng)。就是要把活動(dòng)作為一個(gè)項(xiàng)目確定下來(lái)。第二，進(jìn)行調(diào)查和可行性研究。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟，項(xiàng)目管理問(wèn)題。第三，提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意?？坎煌瑢W(xué)科的組合群體策劃，需要多個(gè)學(xué)科的綜合和集體的智慧。第四，方案論證。通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點(diǎn)移植法。辦理審批手續(xù)根據(jù)《中華人民共和國(guó)行政許可法》第二十九條規(guī)定，公民、法人或者其他組織從事特定活動(dòng)，依法需要取得行政許可的，應(yīng)當(dāng)向行政機(jī)關(guān)提出申請(qǐng)，待取得相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。一般常見(jiàn)的活動(dòng)，主要需要報(bào)批的主要有文化廳（局）、公安、消防和環(huán)衛(wèi)四個(gè)部門(mén)，其他的申報(bào)行政機(jī)關(guān)也有可能出現(xiàn)，但通常機(jī)會(huì)比較少，主要以上面四個(gè)機(jī)關(guān)居多。具體情況如下：、需要向地方文化部門(mén)報(bào)批的方面。需要向地方文化部門(mén)報(bào)批的主要是活動(dòng)中的演出方面，由于大多活動(dòng)都或多或少帶有一定的表演內(nèi)容，根據(jù)《營(yíng)業(yè)性演出管理?xiàng)l例實(shí)施細(xì)則》第三十條規(guī)定任何單位舉辦營(yíng)業(yè)性演出活動(dòng)，都應(yīng)當(dāng)委托演出公司承辦，并按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。《營(yíng)業(yè)性演出管理?xiàng)l例》第三十二條規(guī)定，占用公園、廣場(chǎng)、街道、賓館、飯店、體育場(chǎng)（館）或者其他非營(yíng)業(yè)性演出場(chǎng)所舉辦營(yíng)業(yè)性演出活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)當(dāng)?shù)乜h級(jí)以上地方人民政府文化行政部門(mén)、公安機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章，深入探討。申請(qǐng)時(shí)應(yīng)提交的文件有：（1）演出申請(qǐng)書(shū)；（2）與演出相關(guān)的各類(lèi)演出合同文本；（3）演出節(jié)目?jī)?nèi)容材料；（4）營(yíng)業(yè)性文藝表演團(tuán)體的《演出證》?！稜I(yíng)業(yè)性演出管理?xiàng)l例》所稱(chēng)營(yíng)業(yè)性演出包括下列方式：（1）售票或者包場(chǎng)的；（2）支付演出單位或者個(gè)人報(bào)酬的；（3）以演出為媒介進(jìn)行廣告宣傳或者產(chǎn)品促銷(xiāo)的；（4）有贊助或者捐助的；（5）以其他經(jīng)營(yíng)方式組織演出的。其他有關(guān)詳細(xì)規(guī)定參閱《營(yíng)業(yè)性演出管理?xiàng)l例》和《營(yíng)業(yè)性演出管理?xiàng)l例實(shí)施細(xì)則》。、關(guān)于公安部門(mén)的報(bào)批項(xiàng)目管理者聯(lián)盟，項(xiàng)目管理問(wèn)題。為了保證各項(xiàng)活動(dòng)的正常進(jìn)行，維護(hù)社會(huì)治安秩序和公共安全，保護(hù)公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，公民、法人或其他組織在舉行活動(dòng)之前必須報(bào)縣級(jí)以上公安部門(mén)申請(qǐng)批準(zhǔn)。申請(qǐng)時(shí)提交以下文件：（1）活動(dòng)方案和說(shuō)明；（2）活動(dòng)安全保衛(wèi)工作方案；項(xiàng)目管理者聯(lián)盟，項(xiàng)目管理問(wèn)題。（3）場(chǎng)地管理者出具的同意使用證明；（4）申請(qǐng)人身份證明及無(wú)違法犯罪記錄等；項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章，深入探討。（5）法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定須經(jīng)有關(guān)主管部門(mén)批準(zhǔn)的活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)提交有關(guān)批準(zhǔn)文件。其中活動(dòng)安全保衛(wèi)工作方案主要包括：（1）活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式；（2）安全工作人員情況、數(shù)量和任務(wù)分配、識(shí)別標(biāo)志；（3）場(chǎng)地建筑和設(shè)施的消防、安全情況；（4）入場(chǎng)票證的管理、查驗(yàn)措施；（5）場(chǎng)地人員的核定容量；（6）迅速疏散人員的預(yù)備措施。以上方面最易被人疏忽的是入場(chǎng)票證的管理、查驗(yàn)措施。特別是在舉辦各種類(lèi)型的售票演出和活動(dòng)的時(shí)候，入場(chǎng)票證必須經(jīng)過(guò)公安部門(mén)的防偽監(jiān)制，即使各種工作人員佩戴的工作證件也須經(jīng)公安部門(mén)查驗(yàn)。另外在活動(dòng)的參加人員數(shù)量方面，群眾性文化體育活動(dòng)的參加人數(shù)在二百人以上三千人以下的，由縣級(jí)公安機(jī)關(guān)許可；人數(shù)在三千人以上的，由地（市）級(jí)公安機(jī)關(guān)許可；跨地區(qū)的群眾性文化體育活動(dòng)，由共同的上一級(jí)公安機(jī)關(guān)許可。作出許可的公安機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向上一級(jí)公安機(jī)關(guān)備案。公安機(jī)關(guān)對(duì)二百人以下的群眾性文化體育活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。其他有關(guān)公安報(bào)批方面的詳細(xì)規(guī)定參閱《群眾性文化體育活動(dòng)治安管理辦法》。、關(guān)于環(huán)衛(wèi)部門(mén)的審批對(duì)于環(huán)衛(wèi)部門(mén)主要是針對(duì)戶(hù)外的一些橫幅、豎幅等與市容和環(huán)境有關(guān)的宣傳方面的審批。其他的詳細(xì)規(guī)定可到環(huán)衛(wèi)部門(mén)咨詢(xún)。、關(guān)于消防部門(mén)的審批消防部門(mén)主要針對(duì)活動(dòng)場(chǎng)地的消防設(shè)施和措施進(jìn)行審查，像戶(hù)外的空飄、氣球等方面也屬于消防的審查范圍。另外在各種活動(dòng)中的舞臺(tái)或展位搭建方案包括效果圖、平面圖、電路圖等都要經(jīng)過(guò)主辦單位或消防部門(mén)的審批?！吨腥A人民共和國(guó)消防法》第十三條規(guī)定，舉辦大型集會(huì)、焰火晚會(huì)、燈會(huì)等群眾性活動(dòng)，具有火災(zāi)危險(xiǎn)的，主辦單位應(yīng)當(dāng)制定滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案，落實(shí)消防安全措施，并向公安消防機(jī)構(gòu)申報(bào)，經(jīng)公安消防機(jī)構(gòu)對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行消防安全檢查合格后，方可舉辦。詳細(xì)規(guī)定請(qǐng)參閱《中華人民共和國(guó)消防法》或到有關(guān)消防部門(mén)咨詢(xún)。以上只是一些在舉辦活動(dòng)中最常見(jiàn)的相關(guān)法規(guī)和申報(bào)程序，但在實(shí)際過(guò)程中一定會(huì)遇到更多的問(wèn)題，在舉辦活動(dòng)之前應(yīng)多方考慮，多方咨詢(xún)，特別活動(dòng)中有特殊內(nèi)容時(shí)一定要預(yù)先征得相關(guān)部門(mén)的同意，以免出現(xiàn)不必要的問(wèn)題?；顒?dòng)籌備計(jì)劃的擬定凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?；顒?dòng)籌備計(jì)劃是有效地協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作、推動(dòng)各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的最重要的工具，是項(xiàng)目管理活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，是活動(dòng)成敗的關(guān)鍵性因素之一。抓住這個(gè)環(huán)節(jié)，就可以提挈全局。活動(dòng)籌備計(jì)劃主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：1、工作計(jì)劃。也稱(chēng)實(shí)施計(jì)劃。是為了活動(dòng)項(xiàng)目最終實(shí)現(xiàn)而制定的實(shí)施方案，要說(shuō)明以什么方法組織實(shí)施活動(dòng)，需要做什么樣的工作，如何利用各方面資源達(dá)到最佳效果等。2、人員組織計(jì)劃。主要表明各子項(xiàng)目中的各項(xiàng)工作有誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)，以及相互關(guān)系。在這份計(jì)劃中，通常都采用框圖式構(gòu)架，各項(xiàng)工作、負(fù)責(zé)人、具體情況等內(nèi)容都集中在一起，制作一個(gè)人員組織計(jì)劃表?？梢宰尮ぷ魅藛T一目了然。3、活動(dòng)進(jìn)度計(jì)劃。根據(jù)活動(dòng)的正式開(kāi)始時(shí)間和籌備工作正式開(kāi)展的時(shí)間，對(duì)籌備工作的各項(xiàng)任務(wù)列定工作進(jìn)程計(jì)劃。通常情況下，指定活動(dòng)進(jìn)度計(jì)劃時(shí)會(huì)采用框圖式構(gòu)架。4、財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃。對(duì)于活動(dòng)實(shí)施過(guò)程中的各項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算。5、文件檔案管理計(jì)劃。因?yàn)樵诿看位顒?dòng)過(guò)程中都會(huì)產(chǎn)生大量的相關(guān)文件和檔案，如在活動(dòng)審批過(guò)程中的行政文件和與相關(guān)單位簽定的合同等。這些文件檔案在整個(gè)活動(dòng)過(guò)程中的作用非常關(guān)鍵，可以說(shuō)是活動(dòng)賴(lài)以開(kāi)展的前提條件。所以對(duì)于文件和檔案的管理在活動(dòng)籌備前期就要安排妥當(dāng)，最好安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)。6、應(yīng)急計(jì)劃。這方面是很多活動(dòng)的主辦方最容易忽略的地方，一方面是因?yàn)榛顒?dòng)過(guò)程中出現(xiàn)的突發(fā)事件不太容易讓人把握，應(yīng)急計(jì)劃不知該從何入手；另一方面也在于大多數(shù)活動(dòng)組織者對(duì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)管理沒(méi)有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，在意識(shí)里還沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)管理的概念。但是大型活動(dòng)一般都具有籌備時(shí)間長(zhǎng)、涉及人員多等特點(diǎn)，在這個(gè)過(guò)程中難以保證每個(gè)人都不出問(wèn)題、每件事情都進(jìn)展順利。所以，一份相對(duì)嚴(yán)密的應(yīng)急計(jì)劃還是不能少的。活動(dòng)的籌備計(jì)劃可分為概念性計(jì)劃和詳細(xì)性計(jì)劃二種形式：1、概念性計(jì)劃，是確定初步的工作分解結(jié)構(gòu)計(jì)劃， 規(guī)定了活動(dòng)的主要計(jì)劃因素界限和重點(diǎn)。也叫自上而下的計(jì)劃。2、詳細(xì)性計(jì)劃，通常叫自下而上的計(jì)劃，是制定詳細(xì)的工作分解結(jié)構(gòu)計(jì)劃，詳細(xì)到每一項(xiàng)具體任務(wù)。詳細(xì)計(jì)劃制定了活動(dòng)的詳細(xì)范圍。在制定活動(dòng)籌備計(jì)劃的時(shí)候，一般情況下由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制定整體工作方案，即概念性計(jì)劃；然后由各項(xiàng)工作的具體負(fù)責(zé)人再去制定針對(duì)自身工作的詳細(xì)計(jì)劃，再交于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行計(jì)劃匯總，以此控制整個(gè)活動(dòng)進(jìn)程。因?yàn)橐淮位顒?dòng)的組織，特別是大型活動(dòng)的組織，需要準(zhǔn)備的事情很多、很亂，即使大家都坐下來(lái)想也未必能考慮齊全，但是如果不事前把該做的事情都準(zhǔn)備好，那么到了活動(dòng)開(kāi)始的現(xiàn)場(chǎng)就一定會(huì)方寸大亂。所以，怎樣把活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)需要考慮到的事情都考慮到，并在活動(dòng)開(kāi)始前都準(zhǔn)備妥當(dāng)就成了活動(dòng)能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵。制定活動(dòng)籌備計(jì)劃應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：1、“好記性不如爛筆頭”。把應(yīng)該做的工作都記在紙上，白紙黑字清清楚楚?；顒?dòng)前期以活動(dòng)內(nèi)容為核心，按照嚴(yán)格的邏輯順序和合理的項(xiàng)目分類(lèi)把圍繞活動(dòng)內(nèi)容而需要開(kāi)展和準(zhǔn)備的活動(dòng)一一羅列，然后再?gòu)拿總€(gè)活動(dòng)入手，把其中有可能涉及到的事物和可能遇到的突法事件全部展開(kāi)，根據(jù)活動(dòng)的具體性質(zhì)制作一個(gè)“活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)事物預(yù)置表”。然后按照這張表上的內(nèi)容對(duì)會(huì)前工作嚴(yán)格實(shí)施。、頭腦風(fēng)暴法“頭腦風(fēng)暴法”是廣告創(chuàng)意中比較常用的思維方法，由于對(duì)于活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的各種事物和突發(fā)事件的準(zhǔn)備和預(yù)防是一件很繁雜的事，每個(gè)人并不能保證把所有的東西都考慮進(jìn)去，所以在這個(gè)時(shí)候運(yùn)用“頭腦風(fēng)暴法”發(fā)動(dòng)所有人的智慧就有可能讓前期準(zhǔn)備趨于完善。、及時(shí)吸取教訓(xùn)，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)由于各種大型活動(dòng)的復(fù)雜性，保證每次活動(dòng)都開(kāi)展的順順利利、一點(diǎn)都不失誤幾乎是一件不可能的事情，每次總會(huì)出現(xiàn)未曾預(yù)料的事情和疏忽的方面。所以在每次活動(dòng)過(guò)后及時(shí)地整理在活動(dòng)過(guò)程中出現(xiàn)的失誤、總結(jié)活動(dòng)中創(chuàng)造的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)就顯得猶為重要。所謂“吃一塹、長(zhǎng)一智”，這次的失誤下次堅(jiān)決不能再出現(xiàn)，這次的經(jīng)驗(yàn)下次一定更好的運(yùn)用。為以后的活動(dòng)管理積累良好的基礎(chǔ)?；顒?dòng)的實(shí)施階段活動(dòng)的實(shí)施階段是整個(gè)活動(dòng)過(guò)程中最重要的部分，活動(dòng)的成敗就在此?，F(xiàn)在很多的活動(dòng)在實(shí)施過(guò)程中都是靠主辦方的經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行管理，從而無(wú)形中導(dǎo)致了活動(dòng)實(shí)施過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)的增高。為了提高活動(dòng)實(shí)施階段的管理效率，應(yīng)該實(shí)施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識(shí)，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計(jì)，重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序?；顒?dòng)的評(píng)估和總結(jié)活動(dòng)結(jié)束后，必須做一個(gè)效果評(píng)估與總結(jié)。項(xiàng)目總結(jié)與評(píng)估是指對(duì)已經(jīng)完成的項(xiàng)目的目的、執(zhí)行進(jìn)程、效益、作用和影響所進(jìn)行的系統(tǒng)的、客觀的分析；通過(guò)項(xiàng)目活動(dòng)實(shí)踐的檢查總結(jié)，確定項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)到，項(xiàng)目是否合理有效，項(xiàng)目的主要效益指標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并通過(guò)及時(shí)有效的信息反饋，為未來(lái)新項(xiàng)目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達(dá)到提高投資效益的目的。通常項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告包括以下內(nèi)容：1）對(duì)比計(jì)劃與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，分析成敗原因；2）項(xiàng)目財(cái)務(wù)總決算，并說(shuō)明成本偏差的原因；3）評(píng)估項(xiàng)目管理的得失，重要成就的總結(jié)；4）對(duì)未來(lái)項(xiàng)目的建議；5）團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)，對(duì)杰出成員的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；此外，項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告還應(yīng)包括：1）對(duì)項(xiàng)目剩余資產(chǎn)的管理與處置；2）項(xiàng)目結(jié)束的后期工作安排（媒體、客服等）；3）檔案的整理、存檔工作?；顒?dòng)執(zhí)行過(guò)程中容易忽略的地方、活動(dòng)開(kāi)展前與場(chǎng)館方的溝通場(chǎng)館方是場(chǎng)地的管理者，在場(chǎng)地上實(shí)施任何活動(dòng)都要經(jīng)過(guò)他們的同意。我們租用或借用場(chǎng)地的直接目的就是為了舉辦活動(dòng)，在這個(gè)過(guò)程中會(huì)有許多地方需要場(chǎng)館方配合。但是場(chǎng)館方對(duì)自己場(chǎng)地的使用過(guò)程也有很多規(guī)定。所以由于溝通上的疏忽，在以前的活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)我們的要求和場(chǎng)館的規(guī)定發(fā)生沖突的情況。這不僅影響了我們和場(chǎng)館的關(guān)系，更重要的是往往會(huì)因?yàn)檫@方面的原因而耽誤活動(dòng)的正常進(jìn)行，最后是得不償失。在活動(dòng)開(kāi)展之前，先要把我們?cè)诨顒?dòng)中需要場(chǎng)館配合的地方一一羅列，事無(wú)巨細(xì)。另一方面，也要讓場(chǎng)館方把自己的規(guī)定說(shuō)清楚，有什么沖突的地方盡量會(huì)前協(xié)商解決，不要等到事件出現(xiàn)了才去談判。、文件檔案管理活動(dòng)中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計(jì)劃、相關(guān)證件票據(jù)等幾個(gè)方面。在管理過(guò)程中應(yīng)積極的去學(xué)習(xí)和發(fā)現(xiàn)在檔案文件的管理中的重要方法。因?yàn)闄n案文件的管理并不是一件容易的事，我們對(duì)他們的管理并不僅僅是確保他們不丟失，而事實(shí)上在活動(dòng)的執(zhí)行期間各種事項(xiàng)都會(huì)隨時(shí)變動(dòng)，對(duì)于這些變動(dòng)的及時(shí)更新也是一個(gè)非常重要的工作。另外，更重要的是如何讓他們?cè)诨顒?dòng)的過(guò)程在各個(gè)需要他們的工作人員中及時(shí)傳遞。、財(cái)務(wù)管理每次活動(dòng)的舉辦都會(huì)需要很多東西，其中有些是自己的，有些是專(zhuān)為本次活動(dòng)購(gòu)買(mǎi)的，有些是租賃的或借用的等等，總之會(huì)涉及到很多東西。同樣，在實(shí)施各項(xiàng)活動(dòng)的過(guò)程中也會(huì)產(chǎn)生很多開(kāi)支，有些是預(yù)算內(nèi)的，有些是臨時(shí)產(chǎn)生的。因此，在很多活動(dòng)完結(jié)之后結(jié)算時(shí)才發(fā)現(xiàn)實(shí)際開(kāi)支比預(yù)算要多出很多來(lái)。所以，對(duì)于財(cái)務(wù)的管理就顯得尤為重要了。第一，活動(dòng)過(guò)程中各項(xiàng)財(cái)物的使用和消耗、 活動(dòng)后各項(xiàng)財(cái)物的安置和處理。因?yàn)榛顒?dòng)現(xiàn)場(chǎng)的人員繁雜，所以財(cái)物丟失的事也時(shí)有發(fā)生，在對(duì)財(cái)物的看管上應(yīng)該特別注意； 由于很多財(cái)物都是服務(wù)于各種獨(dú)立的活動(dòng)，所以每次活動(dòng)完結(jié)之后就經(jīng)常會(huì)被大家把財(cái)物和活動(dòng)一起拋到腦后了；活動(dòng)完結(jié)之后，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生很多 “項(xiàng)目資產(chǎn)”，如何對(duì)這些資產(chǎn)進(jìn)行合理的安置和處理，防止他們意外的丟失和被 “降級(jí)處理”，也應(yīng)該是個(gè)值得考慮的問(wèn)題。第二，活動(dòng)過(guò)程中工作人員的花費(fèi)開(kāi)銷(xiāo)。在活動(dòng)的執(zhí)行期間，幾乎每位工作人員都會(huì)或多或少的發(fā)生各種各樣的開(kāi)銷(xiāo)，對(duì)于這種開(kāi)銷(xiāo)如何處理，算工作花費(fèi)，還是個(gè)人消費(fèi)，也是一個(gè)值得每位管理者重視的問(wèn)題?；顒?dòng)過(guò)程中，每個(gè)工作人員在執(zhí)行自己的工作過(guò)程中很多時(shí)候都會(huì)發(fā)生一些開(kāi)支，當(dāng)他們不敢確定某項(xiàng)開(kāi)支應(yīng)該公司報(bào)銷(xiāo)還是自己