新歸檔文件整理規(guī)則解讀

新歸檔文件整理規(guī)則解讀本文檔共35頁；當(dāng)前第1頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分學(xué)習(xí)的主要內(nèi)容一、新《歸檔文件整理規(guī)則》出臺的背景和過程

二、《歸檔文件整理規(guī)則》出臺的重大意義三、歸檔文件整理規(guī)則四、需要注意的問題本文檔共35頁；當(dāng)前第2頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分一、《歸檔文件整理規(guī)則》出臺的背景和過程

2000年國家檔案局發(fā)布了《歸檔文件整理（DA/T22-2000），《規(guī)則》在充分調(diào)研國內(nèi)外歸檔文件整理方法的基礎(chǔ)上，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件級”整理方法，它是新形勢下實(shí)現(xiàn)歸檔文件整理規(guī)范化、檔案管理科學(xué)化的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。原《規(guī)則》實(shí)施10多年以來，對規(guī)范和加強(qiáng)單位檔案整理、促進(jìn)檔案工作更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展發(fā)揮了積極作用。近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息化在檔案管理的作用越來越大，原《規(guī)則》的一些內(nèi)容經(jīng)過實(shí)踐證明可以進(jìn)一步規(guī)范統(tǒng)一。因此2014年起國家檔案局組織力量對原《規(guī)則》進(jìn)行修訂，2014年底形成《歸檔文件整理規(guī)則》（征求意稿），向檔案系統(tǒng)和社會公開征求意見，

2015年國家檔案局組織有關(guān)專家評審新《規(guī)則》通過后，于2015年10月25日正式對外發(fā)布。

本文檔共35頁；當(dāng)前第3頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分二、《歸檔文件整理規(guī)則》出臺的重大意義一是在遵循文件整理工作基本規(guī)律的基礎(chǔ)上，簡化整理步驟，提高文件整理效率；二是適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化需要，尤其是信息化在檔案中的作用越來越大，歸檔文件整理要適應(yīng)計(jì)算機(jī)存儲、利用檔案的需要；三是在實(shí)踐的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步規(guī)范統(tǒng)一歸檔文件整理，更有利于檔案信息資源共享。

本文檔共35頁；當(dāng)前第4頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則1.歸檔文件整理規(guī)則適用范圍

新《規(guī)則》適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定，從其規(guī)定。本文檔共35頁；當(dāng)前第5頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則2.1歸檔文件

立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。2.2整理

將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。

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三、歸檔文件整理規(guī)則2.3歸檔文件的整理單位件2.4檔號在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序本文檔共35頁；當(dāng)前第7頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則3.歸檔文件的整理原則

a:歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系b:歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用c:歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理和計(jì)算機(jī)輔助管理。d:歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。本文檔共35頁；當(dāng)前第8頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則4.歸檔文件整理要求4.1組件

4.1.1件的構(gòu)成歸檔文件一般以每份文件為一件。

①正文、附件為一件；②文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；③轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；④原件與復(fù)制件為一件；⑤正本與翻譯本為一件；⑥中文本與外文本為一件；⑦報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；⑧簡報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；⑨會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；⑩來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件；

11有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

本文檔共35頁；當(dāng)前第9頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則4.1.2件內(nèi)文件順序歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。本文檔共35頁；當(dāng)前第10頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則4.2分類4.2.1立檔單位應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性4.2.2歸檔文件一般采用年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限、年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級分類；還可用年度-保管期限的二級分類法。本文檔共35頁；當(dāng)前第11頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則a)按年度分類：

將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時，年度為其歸檔年，并在附件項(xiàng)加以說明。本文檔共35頁；當(dāng)前第12頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則b)按機(jī)構(gòu)（問題）分類：將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）分類。機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時采用。采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。本文檔共35頁；當(dāng)前第13頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則c)按保管期限分類：將文件按劃定的保管期限分類。注：規(guī)模較小的或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采用年度-保管期限等方法進(jìn)行二級分類。本文檔共35頁；當(dāng)前第14頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則4.3排列a)歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。b)同一事由的文件，按文件形成先后順序排列。c)會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。本文檔共35頁；當(dāng)前第15頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則4.4編號4.4.1歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循以下五個原則：

合理性唯一性穩(wěn)定性擴(kuò)充性簡單性本文檔共35頁；當(dāng)前第16頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則4.4.2檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如檔案局辦公室2016年形成永久保存的文書檔案第一件“W010-WS·2016-Y-BGS-0001”。如按二級分類法整理的單位，則省略機(jī)構(gòu)問題這一項(xiàng)！“W010-WS·2016-Y-0001”本文檔共35頁；當(dāng)前第17頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則4.4.3檔號按照以下要求編制：a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照DA/T13-1994編制。b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2016”。c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。

本文檔共35頁；當(dāng)前第18頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則

d）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。本文檔共35頁；當(dāng)前第19頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則4.4.4歸檔章的加蓋及填寫

歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。本文檔共35頁；當(dāng)前第20頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則4.4.5歸檔章應(yīng)將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）可以作為選擇項(xiàng)。頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。如下圖：45YBGS00012016W010本文檔共35頁；當(dāng)前第21頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則4.5編目4.5.1歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。4.5.2歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，對復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。a）序號：填寫歸檔文件順序號。b）檔號：檔號按照上面講解的進(jìn)行編制。c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標(biāo)識。d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。本文檔共35頁；當(dāng)前第22頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則e）題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”。f）日期：文件的形成時間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如20170314。g)密級：文件密級按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的，不用標(biāo)識。h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。i）備注：注釋文件需說明的情況。本文檔共35頁；當(dāng)前第23頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則4.5.3歸檔文件的目錄使用電子表格進(jìn)行編制，目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置，如下圖：

本文檔共35頁；當(dāng)前第24頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則4.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面如下圖所示：本文檔共35頁；當(dāng)前第25頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則5.紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架5.1修整歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。主要體現(xiàn)在以下幾種：a:歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T25-2000予以修復(fù)；b:歸檔文件字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制；c:歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品；d:對于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊；e:對于頁面不平整的，應(yīng)壓展放平；本文檔共35頁；當(dāng)前第26頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則5.2裝訂根據(jù)國家檔案局要求：“需永久或定期保管，但尚未完成整理、數(shù)字化工作，需要臨時固定的文書檔案使用不銹鋼夾裝訂”。所以我們統(tǒng)一意見，各立檔單位統(tǒng)一使用不銹鋼夾裝訂。注：不銹鋼夾裝訂時，不同文件的裝訂位置應(yīng)錯開，以方便裝盒，節(jié)省保存空間。本文檔共35頁；當(dāng)前第27頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則5.3編頁

a:紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。b:頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。c:文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可保持原有頁碼不變。本文檔共35頁；當(dāng)前第28頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則5.4裝盒將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。本文檔共35頁；當(dāng)前第29頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則5.4.1檔案盒

a:檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱（立檔單位的全稱）。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置20mm、30mm、40mm、50mm等.本文檔共35頁；當(dāng)前第30頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則5.4.1檔案盒

b:檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項(xiàng)，并設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)，如下圖所示：本文檔共35頁；當(dāng)前第31頁；編輯于星期日\15點(diǎn)31分三、歸檔文件整理規(guī)則5.4.2備考表

備考表置于盒內(nèi)