天安地產(chǎn)原始記錄管理制度

天安地產(chǎn)原始記錄管理制度1.引言本文檔旨在規(guī)范天安地產(chǎn)在各項工作中對原始記錄的管理。原始記錄是指在項目工作中產(chǎn)生的各種文檔、記錄和數(shù)據(jù)等信息，這些信息在后續(xù)的工作中具有重要作用，是項目過程中的重要記錄和依據(jù)。管理好原始記錄，不僅能幫助我們更好的開展工作，確保項目的順利進行，還能在項目結(jié)束后為項目質(zhì)量評價、驗收等提供有力的證據(jù)。因此，加強對原始記錄的管理工作，對我們的日常工作至關(guān)重要。2.適用范圍本制度適用于天安地產(chǎn)所有的項目管理、工程設(shè)計、施工管理等相關(guān)工作中產(chǎn)生的原始記錄的管理。3.原始記錄分類天安地產(chǎn)原始記錄大致可以分為以下幾類：會議記錄：項目組、部門會議的記錄。報告文件：工作進度報告、安全生產(chǎn)報告、項目評估報告等各類報告的起草和審核記錄。測量記錄：測量資料和測量數(shù)據(jù)的記錄，如測量表和測量記錄本。檢查記錄：質(zhì)量控制、合規(guī)檢查、現(xiàn)場安全檢查等相關(guān)記錄。設(shè)計文件：項目設(shè)計方案、施工圖紙和設(shè)計變更記錄等。合同文件：合同文件、變更文件等。4.原始記錄管理4.1文件編號對于所有的原始記錄，我們需要對其進行編號、日期等信息的標識。對于不同類別的原始記錄，可以采用不同的編號規(guī)則。例如會議記錄可以采用會議日期+編號進行標識，報告文件可以采用報告名稱+編號進行標識等。所有的原始記錄均需使用統(tǒng)一的編號規(guī)則，便于查找和管理。4.2原始記錄的保存對于所有的原始記錄，我們需要明確其保存的周期和保存的方式。我們可以根據(jù)原始記錄的類別、重要程度等因素來確定保存的周期。對于保存的方式，我們可以采用電子化、紙質(zhì)化等方式進行保存。對于一些重要的原始記錄，我們可以進行多重備份，確保其信息的安全性和可靠性。4.3原始記錄的歸檔和銷毀對于一些已經(jīng)過期的原始記錄，我們需要進行及時的歸檔和銷毀，以避免其占據(jù)過多的存儲空間，影響后續(xù)的工作。歸檔和銷毀的過程需要經(jīng)過相關(guān)部門的審核和確認，確保其符合相關(guān)法規(guī)和規(guī)定。5.原始記錄檢索對所有的原始記錄進行分類、編號、保存等工作后，我們需要建立起相關(guān)的檢索機制，方便工作中的使用和查詢。我們可以采用電子化的方式，建立信息管理系統(tǒng)來進行原始記錄的管理和檢索。對于一些重要或關(guān)鍵的原始記錄，我們可以進行備份和加密，確保其信息的安全性和可靠性。6.原始記錄人員責任對于每一個參與到項目管理、工程設(shè)計、施工管理等工作的人員，都應(yīng)當牢記原始記錄管理的重要性，嚴格遵守相關(guān)的管理規(guī)定。對于管理和使用原始記錄的過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，將面臨相應(yīng)的處罰和責任，甚至受到相關(guān)法律的制裁。7.結(jié)論建立和規(guī)范原始記錄的管理，對于提高工作效率，保障項目質(zhì)量，提升企業(yè)信譽度具有重要作用。我