時間與壓力管理

時間與壓力管理TimeandStressManagement鄭勝輝JasonZheng美國管理協(xié)會AMA本文檔共103頁；當前第1頁；編輯于星期二\2點16分課程內容時間管理作時間的控制者時間管理和工作安排的系統(tǒng)方法團隊時間管理如何避免時間浪費壓力管理認識壓力面對壓力行動計劃本文檔共103頁；當前第2頁；編輯于星期二\2點16分你的生活緊張嗎?0-25 你不是每天在處理緊急的事情26-45

危機處理是每天必做之事46+

你生活中不能沒有危機本文檔共103頁；當前第3頁；編輯于星期二\2點16分做時間的控制者本文檔共103頁；當前第4頁；編輯于星期二\2點16分你是誰?你如何利用時間?本文檔共103頁；當前第5頁；編輯于星期二\2點16分你的一天是如何過的?From9to6本文檔共103頁；當前第6頁；編輯于星期二\2點16分時間哪里去了?活動小時數%={(小時數÷24)×100}工作（W）

睡覺（S）

家庭（F）

娛樂、興趣愛好（R）

社交（C）

其他瑣事（M）

其他（O）

總計24

本文檔共103頁；當前第7頁；編輯于星期二\2點16分你的時間浪費在那里?浪費原因你的順序小組順序本文檔共103頁；當前第8頁；編輯于星期二\2點16分省時or省事時間事情控制能力計劃能力可能結果增加/減少/不變主導配合計劃非計劃9:00~10:00本文檔共103頁；當前第9頁；編輯于星期二\2點16分你會如何安排一天的時間?

何副總經理的一天討論:15分鐘分享:3分鐘本文檔共103頁；當前第10頁；編輯于星期二\2點16分關于時間管理時間能管理嗎?你真的沒時間嗎?你有多少時間用在工作上?本文檔共103頁；當前第11頁；編輯于星期二\2點16分效率（Efficiency）V.S.

效果（Effectiveness)效率：把事情做對（Dothethingsright）效果：做對的事情（Dotherightthings）效能：把對的事情做對（Dotherightthingsright）本文檔共103頁；當前第12頁；編輯于星期二\2點16分輸入輸出一般工作者本文檔共103頁；當前第13頁；編輯于星期二\2點16分輸出輸入聰明工作者本文檔共103頁；當前第14頁；編輯于星期二\2點16分自己做別人做排入工作行程Scheduling授權Delegation如何節(jié)省時間本文檔共103頁；當前第15頁；編輯于星期二\2點16分時間管理的基本認識知道該做什么事,并把時間花在重要的事情上時間無法管理,事情/任務才是管理的對象浪費的時間遠比有效利用的時間多善用管理工具提升時間利用效率本文檔共103頁；當前第16頁；編輯于星期二\2點16分時間管理和工作安排

的系統(tǒng)方法本文檔共103頁；當前第17頁；編輯于星期二\2點16分確立目標（Goal）/愿景（Vision）設立短期目標（Objective）制定工作計劃（Planning）區(qū)分輕重緩急（Prioritizing）管理時間的四大任務本文檔共103頁；當前第18頁；編輯于星期二\2點16分個人管理的四步驟確定角色選擇目標安排進度逐日調整本文檔共103頁；當前第19頁；編輯于星期二\2點16分你有幾種角色討論10分鐘分享3分鐘本文檔共103頁；當前第20頁；編輯于星期二\2點16分你的角色角色應該表現重要性如何衡量成功一線經理專業(yè)高通過TMP職業(yè)經理人認證擁有國家一級TCC證書每年60個小時的專業(yè)認證培訓完成工作目標高工作目標完成率100%項目完成率100%協(xié)調團隊合作中員工滿意度85%以上無嚴重顧客抱怨規(guī)劃與改善低完成單位年度發(fā)展計劃提出重大改善建議,并獲采用本文檔共103頁；當前第21頁；編輯于星期二\2點16分制定目標時應該遵循法則成功的標準很清晰，目標的達成和完成是可看見的（例如：你知道它們何時會出現）?？珊饬康?Measurable)是你真正希望做的。合乎需求的(Desirable)不受其他人的參加而可以隨著改動的。可控制的(Controllable)能夠用文字（書面）表示出來。可想象的(Conceivable)根據實際情況，是現實的、可以讓人接受的。可信的(Believable)將在一定時間內本部門優(yōu)勢、能力和弱勢考慮進去后可以完成的?？蛇_到的(Achievable)本文檔共103頁；當前第22頁；編輯于星期二\2點16分

I

2

危機

2

緊迫的問題

2

已到期的項目

2

會議

II

2

準備事項

2

預防措施

2

價值整合

2

計劃

2

關系建立

2

真正的休閑

2

授權

III

2

不預期的打擾─如電話

2

某些信件、某些報告

2

某些會議

2

某些觸手可及的事情

2

你喜歡做的事情

IV

2

過于簡單的事

2

垃圾信件

2

某些電話

2

一些會浪費時間的事

緊急

不緊急

重

要

不重要

時間管理矩陣本文檔共103頁；當前第23頁；編輯于星期二\2點16分

I

2

2

2

2

II

2

2

2

2

2

2

2

III

2

2

2

2

2

IV

2

2

2

2

緊急

不緊急

重

要

不重要

你的時間管理矩陣本文檔共103頁；當前第24頁；編輯于星期二\2點16分時間管理是針對那一個矩陣象限的管理?I?II?III?IV?本文檔共103頁；當前第25頁；編輯于星期二\2點16分IIIIII結果：完全不負責的需要到處救火依賴別人來完成基本的事情IV時間管理矩陣本文檔共103頁；當前第26頁；編輯于星期二\2點16分I結果工作壓力大精疲力盡工作中充滿危機總是在到處救火IIIVIII時間管理矩陣本文檔共103頁；當前第27頁；編輯于星期二\2點16分IIIIII結果：注重短期效應工作中充滿危機以善變著稱不認為目標與計劃重要感覺自己受到委屈，事情在自己控制以外淺薄及破碎的人際關系IV時間管理矩陣本文檔共103頁；當前第28頁；編輯于星期二\2點16分III結果：目標與方向明確平衡自制與紀律狀況在控制之下較少的危機時間管理矩陣本文檔共103頁；當前第29頁；編輯于星期二\2點16分

80%的工作是運用

20%的時間完成的

柏拉圖定律(80/20)本文檔共103頁；當前第30頁；編輯于星期二\2點16分ABC法則A級優(yōu)先—必須做的事B級優(yōu)先—應該做的事C級優(yōu)先—可以去做的事本文檔共103頁；當前第31頁；編輯于星期二\2點16分工作日志時間工作內容工作分類實際花費時間ABC完成本文檔共103頁；當前第32頁；編輯于星期二\2點16分每日時間規(guī)劃法列出任務估計工作需要時間預留機動時間給意外事件決定優(yōu)先,刪減和委派事后檢查本文檔共103頁；當前第33頁；編輯于星期二\2點16分日程計劃本文檔共103頁；當前第34頁；編輯于星期二\2點16分日程計劃-舉例本文檔共103頁；當前第35頁；編輯于星期二\2點16分你會如何安排一天的時間?

結合你的各種角色討論:15分鐘分享:3分鐘本文檔共103頁；當前第36頁；編輯于星期二\2點16分

時間日志定時將您使用時間的方式忠實記錄起來是幫助您開始時間管理的最佳方式時間工作安排工作優(yōu)先度備注7:007:157:307:458:008:158:308:459:009:159:309:4510:0010:1510:3010:4511:0011:1511:3011:4512:00本文檔共103頁；當前第37頁；編輯于星期二\2點16分

1.

按照自己的需求修改每日時間日志

為了讓時間日志能正確的反應出您日常的工作，因此，改正時間表，如果它不適合您的時間。

2.

填寫時間日志

隨身帶著每日時間日志，以每15分鐘為一單位，忠實正確的將你在這15分鐘所做的工作或進行的活動記錄起來。切記要將所有的活動登記起來，包括您例行的工作，做白日夢、出去午餐、聊天…等。

如何填寫每日時間日志本文檔共103頁；當前第38頁；編輯于星期二\2點16分如何填寫每日時間日志本文檔共103頁；當前第39頁；編輯于星期二\2點16分如何控制時間的使用1明確責任、確立優(yōu)先級和目標2去除不必要和不合適的活動3每日、每周規(guī)劃時間使用計劃盡可能授權留出處理意外事件的處理時段盡可能消除或減少干擾因素高效率利用精力高峰期本文檔共103頁；當前第40頁；編輯于星期二\2點16分

計劃時間運用的指導方針總是把你的計劃寫下來。保持集中力在你將預定完成的目標上?？偸菍⒛愕娜粘瘫矸旁谀愕拿媲耙源_保工作進度。先將主要的事項及活動計劃好。多花心思在計劃每天的一開始。盡可能將有關之事項及活動給歸納在一起。多留一些時間給重要的工作。確定容許足夠的時間在每一件工作上，但不能給予太多的時間。

本文檔共103頁；當前第41頁；編輯于星期二\2點16分計劃時間運用的指導方針建立一些彈性在突如其來的事件上。每一天撥出一些供思考的時間給自己?？紤]如何將等待及旅行的時間變得更有用。如果可行，試著將你的生理時鐘和你的工作相配合。學習如何控制自己不去做并未排入行程的事情。每日下班前先將明日的行程排好。請你的秘書來協(xié)助你安排行程。將你計劃的日程表及實際履行的事情做一些比較，可以學會如何更實際及有效地安排你的時間。本文檔共103頁；當前第42頁；編輯于星期二\2點16分時間管理專注是提高個人工作效能的關鍵.高效的經理人堅持要事第一,而且每次只做一件事.~彼德杜拉克本文檔共103頁；當前第43頁；編輯于星期二\2點16分團隊時間管理本文檔共103頁；當前第44頁；編輯于星期二\2點16分自己做?

還是團隊一起做?彗星撞地球本文檔共103頁；當前第45頁；編輯于星期二\2點16分關系型直接/快間接/慢ABCD4321人際導向/外向社交型思考型指導型工作導向/內向行為風格特征概述本文檔共103頁；當前第46頁；編輯于星期二\2點16分Exercise風格測試本文檔共103頁；當前第47頁；編輯于星期二\2點16分指導型 社交型?獲得立即的成果 ?與人接觸?有目的行為 ?留下好印象?接受挑戰(zhàn) ?表達清晰?決策迅速 ?創(chuàng)造激發(fā)人心的環(huán)境?詢問現況 ?熱情?采用權威 ?自娛娛人?主導狀況 ?樂觀?解決問題 ?參與團體行動

不同風格的行為偏好本文檔共103頁；當前第48頁；編輯于星期二\2點16分關系型思考型?態(tài)度和靄 ?關注任務及標準?耐心 ?注意細節(jié)?彈性 ?分析及權衡事情?協(xié)助他人 ?系統(tǒng)的?傾聽 ?邏輯的?使人感到快樂 ?精確的?創(chuàng)造穩(wěn)定而和諧的環(huán)境 ?規(guī)劃的?團隊協(xié)作 ?決策緩慢 不同風格的行為偏好本文檔共103頁；當前第49頁；編輯于星期二\2點16分不同風格的基本需求社交型基本需求:被肯定指導型基本需求:成就(表現成果)關系型基本需求:被人接受思考型基本需求:安全(要有正確的信息)本文檔共103頁；當前第50頁；編輯于星期二\2點16分各種人際風格的溝通策略關系型?誠懇的?耐心的引導出目標?保留彈性?給予支持?關注人際關系?澄清事實思考型?事先準備?分析利弊得失?關注任務?系統(tǒng)的方式?對事不對人?一致性的?有耐性的社交型?親切，友好?關注團體而非個人?重視整體而非細節(jié)?提供社交的活動?提供支持?提供發(fā)表意見的機會

指導型?直接，簡短，重點式的答覆?關注業(yè)務及成果?強調利益?提供挑戰(zhàn)，自由及機會?問“什么？”而非“如何？”本文檔共103頁；當前第51頁；編輯于星期二\2點16分描述要獲得的結果—要完成什么任務評估現狀,分析外部的機會與威脅、內部的強弱項界定目標制定行動計劃和具體步驟(列表、排序、設定期限)計算預算費用,包括金錢、人力、時間制定時間表執(zhí)行計劃跟蹤計劃的執(zhí)行情況期望現狀步驟預算目標時間表執(zhí)行跟蹤制定工作計劃的八個步驟本文檔共103頁；當前第52頁；編輯于星期二\2點16分工作計劃WhyWhatWhoWhenWhereHowtoHowmuch?準備演示綱要 ?給上司的成本分析報告 ?清理預算分析資料 ?估計制作文宣費用?訂立商展規(guī)劃會議議程 ?顧客意見反饋分析?評估地點 ?項目進度時程安排?新產品上市 ?擴大市場占有率華東區(qū)商展列表本文檔共103頁；當前第53頁；編輯于星期二\2點16分項目 排序新產品上市提案 1/1準備演示綱要華東區(qū)商展演示 1/2給上司的成本分析報告促銷預算 3/1清理預算分析資料

3/2估計制作文宣費用

2/1訂立商展規(guī)劃會議議程

2/2顧客意見反饋分析表排定順序本文檔共103頁；當前第54頁；編輯于星期二\2點16分任務名稱:日期:工作項目重要性開始結束負責人成果評價制作工作計劃本文檔共103頁；當前第55頁；編輯于星期二\2點16分

38125678711合計26316641

A*BCD*EF*G*人數周總計987654321

時間

（周）工序1E2E2E3E3E4E4E4E4E1E2E2E2E2E1E1E計劃甘特圖本文檔共103頁；當前第56頁；編輯于星期二\2點16分012345678910時間（周）12345678人數計劃人員需求情況圖本文檔共103頁；當前第57頁；編輯于星期二\2點16分制作一個項目計劃表你負責改善一個單位的重要問題,你的主管希望你提出一個有效的工作計劃.成本降低/客戶服務改善/提高績效本文檔共103頁；當前第58頁；編輯于星期二\2點16分進度安排質量,成本,影響因素關鍵路線(CPM),線條圖(GANT),里程碑(Milestone)進度控制人員職責分派工作結構分解控制會議干擾因素分析進度報告差異分析修訂措施問題及原因分析下一步工作安排及建議計劃推展本文檔共103頁；當前第59頁；編輯于星期二\2點16分管理者的時間計劃善用時間排程,學會善用大段時間與零散時間預留可彈性運用的時間以應對突發(fā)狀況將瑣碎的工作交由部屬處理將時間運用于改善組織,改善工作方法,創(chuàng)新,提高客戶滿意度,降低成本,減少錯誤及瑕疵的工作本文檔共103頁；當前第60頁；編輯于星期二\2點16分誰偷了你的時間?討論10分鐘分享3分鐘本文檔共103頁；當前第61頁；編輯于星期二\2點16分缺乏輕重緩急之分缺少計劃隨意授權無效的會議缺乏組織個人間的沖突對時間估計的不足試圖根據記憶來做事沒有能力說“不”拖延時間浪費的陷阱本文檔共103頁；當前第62頁；編輯于星期二\2點16分未事先約定的訪客電話給自己一段安靜的時間SayNo!拒絕與重要目標無關的事情打交道，才能創(chuàng)造時間的最大效益避免干擾本文檔共103頁；當前第63頁；編輯于星期二\2點16分避免干擾電話盡量減少代接與授權電話留言避免無關話題簡潔回答必要時禮貌的結束對話訪客限制區(qū)域與人數在別人的工作區(qū)域討論工作座位遠離門或走道站立談話本文檔共103頁；當前第64頁；編輯于星期二\2點16分避免干擾郵件分類安排時間閱讀過濾垃圾郵件限制對象會議確定必要性讓參加會議的人清楚知道會議目的與需要信息準時開始,準時結束轉接電話結束前清楚說明會議結論與要求本文檔共103頁；當前第65頁；編輯于星期二\2點16分你是新來的工程師,當你正投入公司財務系統(tǒng)的編程設計工作時，負責電子商務的項目經理李嵐打電話來請你參加一個會議，主題是要討論電子商務的未來應用及發(fā)展方向，他很希望你代表技術支持部門談談各項新技術的應用，時間是在下午2點鐘。李嵐相信你是最好的人選，而她已經沒有其他時間來進行這個會議。她因為太忙而忘了提前通知你。她知道你人很好，應該會幫他這個忙。而那個時間你原來是準備要學習JAVA技術標準。請問你會如何面對這次的會議邀請。你會怎么辦?本文檔共103頁；當前第66頁；編輯于星期二\2點16分處理困難情境(7A)

階段一：處理人的情緒吸收Absorb表示理解Acknowledge同意某些事Agreewithsomething階段二：處理特定問題詢問

Ask增加Add建議

Advise一起的行動計劃

Actionplantogether本文檔共103頁；當前第67頁；編輯于星期二\2點16分1、計劃欠妥7、欠缺自律13、用人不當2、貪求過多8、無力拒絕14、社交閑談3、不速之客9、做事絕延15、權貴混淆4、條理不清10、無效會議16、溝通不良5、事必躬親11、文件繁雜17、進度失控6、電話干擾12、工作擱置18、應付危機跳脫時間陷阱本文檔共103頁；當前第68頁；編輯于星期二\2點16分經理人應經常問的問題我的工作如何對公司的策略產生貢獻？我的主要角色與職責是什么？我對于組織的其它事業(yè)領域可以提供哪些協(xié)助？如何提供更好的服務給內部及外部的客戶？有哪些關于工作或人員的的問題需加以特別的關注？有哪些是公司期望未來去做的事？本文檔共103頁；當前第69頁；編輯于星期二\2點16分時間是最稀有的資源。所有的工作、所有的成果和績效都需要使用時間。與其它的資源不同,時間不能被替代、時間不能增加、不能被購得、不能儲存。高效經理人是從時間開始,而不是從任務開始。他們首先去了解:他們的時間到哪去了。PeterF.Drucker本文檔共103頁；當前第70頁；編輯于星期二\2點16分如何進行時間管理確立自己的角色選擇重要的事,排定優(yōu)先順序了解自己的時間到哪去了設立目標計劃和安排日程避免干擾井然有序,逃離時間的陷阱本文檔共103頁；當前第71頁；編輯于星期二\2點16分Q&A本文檔共103頁；當前第72頁；編輯于星期二\2點16分

花點時間,什么都不做,這是放松的開始花點時間,去思考,這是進步的開始花點時間,去閱讀,這是智慧的開始花點時間,去運動,這是健康的開始花點時間,去旅行,這是增長見聞的開始花點時間,去關懷社會,這是服務的開始本文檔共103頁；當前第73頁；編輯于星期二\2點16分壓力管理內容提要認識壓力面對壓力行動計劃本文檔共103頁；當前第74頁；編輯于星期二\2點16分你曾經有壓力很大的經驗嗎?你學習到的寶貴經驗是什么?48-168分低需采取防范措施169-312分中需制定計劃來克服這些有問題的方面313-432分高必須立即采取有效措施本文檔共103頁；當前第75頁；編輯于星期二\2點16分找出壓力冰山本文檔共103頁；當前第76頁；編輯于星期二\2點16分壓力來源外部內部壓力無法控制的事能力無法達到的事沒有興趣的事事先沒有預料到的/突發(fā)事件控制能力情緒精神個性本文檔共103頁；當前第77頁；編輯于星期二\2點16分你的壓力來源順序壓力來源可能原因本文檔共103頁；當前第78頁；編輯于星期二\2點16分壓力來源Socialisolation 缺乏人際支持Thinkunrealistically 想法不切實際Rigidbody 身體緊張Emotionalrepressed 情緒壓抑Self-neglect 忽略自己的需要Sensoryoverload感官刺激過度本文檔共103頁；當前第79頁；編輯于星期二\2點16分壓力與績效表現的關系最佳績效表現最合適壓力低度壓力厭倦高度壓力不安不快樂績效表現壓力程度本文檔共103頁；當前第80頁；編輯于星期二\2點16分面對壓力對外:事件控制對內:自我調整本文檔共103頁；當前第81頁；編輯于星期二\2點16分面對壓力事件控制突發(fā)事件不得不做的事情本文檔共103頁；當前第82頁；編輯于星期二\2點16分突發(fā)事件處理方法：問自己:“是否我該處理？”“是”—接受并面對它,努力尋找資源“不是”—請說no!否則，不要一邊埋怨，一邊做。本文檔共103頁；當前第83頁；編輯于星期二\2點16分突發(fā)事件處理步驟：冷靜判斷、分析(5W2H)尋求解決方法緊急措施預防再發(fā)生本文檔共103頁；當前第84頁；編輯于星期二\2點16分讓自己放松一下

呼吸練習本文檔共103頁；當前第85頁；編輯于星期二\2點16分不得不做的事情心理準備正面思考給自己一點壓力預演看見好處本文檔共103頁；當前第86頁；編輯于星期二\2點16分練習:面對不得不做的事

你正在趕一份后天要交出去的報告,你的老板非常重視這份報告,因為他必須拿這份報告的資料,向董事會匯報投資的分析與建議.

你的一位下屬急匆匆的跑進你的辦公室,向你報告有客戶抱怨你們的產品造成他們的生產線失火了,要求你們馬上到現場善后,并要求賠償他們的損失.

你決定親自去看看事故的現場,了解真正的原因.本文檔共103頁；當前第87頁；編輯于星期二\2點16分自我調整本文檔共103頁；當前第88頁；編輯于星期二\2點16分我必須做完這件事我必須干好我在允許的時間內盡量做我能干好別人應付壓力的能力都比我強每個人都會受到壓力的影響，并不是只有我一個人合理情緒控制本文檔共103頁；當前第89頁；編輯于星期二\2點16分合理情緒控制基本步驟A(Activatingevents)誘發(fā)性事件B(Beliefs)由A引起的信念C(emotionalandbehavioralCo