公務(wù)接待管理制度

公務(wù)接待管理制度第一條總則為進(jìn)一步規(guī)范公司公務(wù)接待行為，切實(shí)提高接待工作效率和水平，展示公司良好的精神風(fēng)貌，本著有利公務(wù)、規(guī)范運(yùn)作、勤儉辦事的原則，參照《公司總部業(yè)務(wù)接待管理制度》有關(guān)接待工作規(guī)定，特制定本實(shí)施辦法。第二條適用范圍：本辦法適用于公司各部門。第三條接待分類及范圍一類：省級以上（含）黨政領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門到本公司視察工作的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員。公司總部到本公司檢查指導(dǎo)工作的重要領(lǐng)導(dǎo)和工作人員。二類：市（縣）委、市（縣）政府及有關(guān)政府部門到本公司視察、檢查工作的重要領(lǐng)導(dǎo)和工作人員。公司總部到本公司檢查指導(dǎo)工作的重要工作人員。三類：公司各部門和各兄弟單位往來交流、聯(lián)系工作的人員。公司總部到本公司檢查指導(dǎo)工作的一般工作人員。四類：有業(yè)務(wù)、工作往來的相關(guān)單位人員。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)接待的其他人員。第四條接待職責(zé)和審批在接待工作中應(yīng)遵循對口接待的原則，做好公務(wù)接待工作。行政部門是接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)以及落實(shí)檢查。各職能部門在職責(zé)范圍內(nèi)配合行政部門完成各項接待任務(wù)，并負(fù)責(zé)各自對口業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的接待工作。接待一類、二類、三類客人由行政部門具體負(fù)責(zé)。接待四類客人由各部門按業(yè)務(wù)范圍負(fù)責(zé)對口接待。接待部門有對口接待任務(wù)時，需提前1～2天向行政部門通報，并填寫《公務(wù)接待申請單》，經(jīng)行政部門審核，并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批后按相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。如需行政部門協(xié)調(diào)，接待部門應(yīng)及時提出，行政部門可根據(jù)實(shí)際情況給予相應(yīng)的協(xié)助。第五條接待費(fèi)用的管理與使用公司接待費(fèi)用按照預(yù)算管理、集中控制、分級負(fù)責(zé)的原則，每年由財務(wù)部向公司總部申報接待費(fèi)用預(yù)算，由行政部門根據(jù)預(yù)算統(tǒng)一管理，各部門接待費(fèi)用由各部門向行政部門申請（填寫《公務(wù)接待申請單》），行政部門根據(jù)實(shí)際情況審核，綜合平衡后，報公司負(fù)責(zé)人審批。接待費(fèi)用由各部門負(fù)責(zé)報銷。第六條接待規(guī)格要本著對等接待原則做好公務(wù)接待工作。一類客人由業(yè)務(wù)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)班子、對口部門主管等人員迎送、陪同及匯報工作。二類客人由公司領(lǐng)導(dǎo)班子，對口部門主管等人員迎送、陪同及匯報工作。三類客人由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、對口部門主管及有關(guān)人員負(fù)責(zé)接待。四類客人由對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)接待。第七條接待標(biāo)準(zhǔn)（1）住房標(biāo)準(zhǔn)住宿地點(diǎn)要本著“安全、舒適、方便”的原則進(jìn)行選擇，對重要客人要事先了解其習(xí)俗、習(xí)慣和要求。住房應(yīng)根據(jù)“平衡”原則進(jìn)行分配，同等身份的客人應(yīng)安排相同規(guī)格的房間。（2）就餐標(biāo)準(zhǔn)就餐地點(diǎn)應(yīng)選擇在交通便利、安全衛(wèi)生、環(huán)境舒適的場所。訂菜時要綜合考慮客人的宗教信仰、習(xí)俗、口味等，按照“特色、科學(xué)、簡省、熱情”的原則合理搭配菜式和數(shù)量，避免浪費(fèi)。一、二類客人視工作情況安排宴請和工作餐。三類、四類客人安排工作餐。（3）派車標(biāo)準(zhǔn)一類、二類客人安排小車接送；三類客人安排面包車或工具車接送；四類客人原則上不安排車輛接送；特殊情況，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可安排工具車接送。接待部門應(yīng)至少提前1天向行政部門申請派車，需要派車接機(jī)、接車的，要將來訪人員人數(shù)、航班號、到港時間或火車車次通知行政部門，由行政部門負(fù)責(zé)安排車輛接機(jī)、接車，并送往目的地。第八條參觀、娛樂活動規(guī)定接待工作中原則上不安排參觀和娛樂活動。如確實(shí)需要安排活動要遵循“安全、健康、適宜”的原則，由來訪人員接待部門派員陪同。各類客人接待期間的活動安排，必須報請公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。第九條附則本辦法由行政部門負(fù)責(zé)解釋。本辦法自公布之日起執(zhí)行。文書檔案管理制度第一條總則為提高公司文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮文書檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理及各項工作中的重要作用，根據(jù)公司的實(shí)際情況，特制定本制度。適用范圍：本制度適用于行政部門檔案管理。文書檔案：是指企業(yè)在行政管理工作中形成的對企業(yè)具有保存利用價值的各種文字、圖表等紙質(zhì)載體的歷史記錄。檔案管理：是指檔案的收集、整理、鑒定、編目、保管和提供利用的活動。第二條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)公司行政部門負(fù)責(zé)文書檔案的管理工作，其任務(wù)是收集、整理、鑒定、編目、保管公司的文書檔案并提供利用。第三條檔案管理規(guī)則文書檔案類別：公司文書檔案分三大類進(jìn)行歸檔保管，即：黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類。歸檔范圍：各類檔案所涵蓋范圍。歸檔時間：每年2月28日之前，將上一年度收集、整理好的文件資料進(jìn)行歸檔。（1）歸檔要求：歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、反應(yīng)歷史真實(shí)記錄，整理符合規(guī)范。歸檔文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與原件分別立在一起，不得分開。歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)排列。歸檔文件統(tǒng)一使用A4幅面紙張，特殊歸檔文件如圖紙、記錄表可采用圖紙、A3紙或8K紙。歸檔文件的書寫要求：文件格式和書寫要規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，不能隨意涂改內(nèi)容，用鋼筆、水性筆等便于長期保存進(jìn)行書寫，不能采用鉛筆、圓珠筆進(jìn)行書寫。（2）裝訂要求：裝訂載體和位置：使用線裝或不銹鋼釘書針在文檔左側(cè)裝訂（特殊文檔可根據(jù)裝訂習(xí)慣在文檔上方裝訂），裝訂位置以保證所有文檔在翻閱時內(nèi)容完整，方便利用為原則。裝訂順序：按照“封皮→卷內(nèi)目錄→正文→備考表”順序裝訂檔案檔案資料裝訂成冊后，A4幅面檔案根據(jù)檔案的厚度選擇尺寸合適的牛皮檔案盒存放，填寫檔案盒封面的信息要與檔案封皮信息一致。需要?dú)w檔的文件材料，一般歸檔一份，重要的和經(jīng)常使用的酌加份數(shù)。文件材料歸檔時，交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對，填寫好《檔案移交（接收）登記表》，履行簽字手續(xù)。檔案管理工作流程為：檔案收集→整理→保管→鑒定→編目→提供利用。檔案管理工作流程流程工作內(nèi)容工作要求記錄收集按公司檔案管理規(guī)定的歸檔時間和要求，及時收集行政部門及各部門向辦公室移交歸檔的檔案。要求歸檔文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范《檔案移交（接收）登記表》整理1.鑒定：對文件資料進(jìn)行鑒定，剔除沒有保存價值的文件資料，并填寫《文件資料銷毀清冊》，呈領(lǐng)導(dǎo)審批。鑒定保存與銷毀文件資料時，遵循保管從寬、銷毀從嚴(yán)、副本從寬、孤本從嚴(yán)的原則?！段募Y料銷毀清冊》2.分類：按照公司“文書檔案分類大綱”把文件資料進(jìn)行第一次分類，鑒定文件資料的保管期限進(jìn)行第二次分類立卷。遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，使檔案能夠反映歷史活動的真實(shí)面貌。同一份檔案資料存在保存價值不同的情況時，按照保存價值時間長的進(jìn)行鑒定。3.排序：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，層次分明的進(jìn)行排序。卷內(nèi)文件排列必須層次分明，應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)排列。4.編號：卷內(nèi)文件按件編號，在每件文件首頁右上角蓋檔號章，標(biāo)注檔號和序號。應(yīng)將每份文件的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與原件分別立在一起，不得分開，并做為一件文件進(jìn)行編號。編號方法：年份一級類目代號流水號，各類別檔案分別編制流水號。5.編制卷內(nèi)目錄和備考表卷內(nèi)目錄是對檔案資料信息的一份目錄檢索。備考表是對卷內(nèi)檔案需要特別說明的方面進(jìn)行說明?！毒韮?nèi)目錄》、《卷內(nèi)備考表》6.裝訂成冊封皮裝訂在每冊檔案的首頁，卷內(nèi)目錄裝訂第二頁，備考表裝訂在每冊檔案的末頁。卷內(nèi)檔案不能有易生銹腐蝕檔案的金屬物品，用線裝或不銹鋼釘裝訂。紙質(zhì)薄易損的檔案、尺寸明顯小于A4幅面的檔案，可將資料粘貼在A4幅面60—80克白紙上一起裝訂；尺寸大于A4幅面的檔案，可將多余邊裁剪或折起，但不能損毀檔案內(nèi)的任何內(nèi)容。封皮要在相應(yīng)位置填寫單位名稱、檔案內(nèi)容概述、檔案類別、保管期限、立卷時間、份數(shù)、頁數(shù)等信息。7.裝盒：根據(jù)檔案的厚度，選擇使用厚度合適的標(biāo)準(zhǔn)檔案盒裝載檔案。檔案盒封面和側(cè)面要在相應(yīng)位置填寫與封皮一致的內(nèi)容鑒定對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定繼續(xù)保存還是銷毀，填寫《檔案銷毀清冊》呈鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組審批鑒定保存與銷毀檔案時，遵循保管從寬、銷毀從嚴(yán)、副本從寬、孤本從嚴(yán)的原則。《檔案銷毀清冊》保管對入庫檔案進(jìn)行安全保護(hù)，做好防盜、防火、防蟲、防塵、防潮工作，延長檔案壽命。定期對檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)和修復(fù)工作。分類保管：即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類的檔案分別裝柜保管。各類檔案按照流水號排列整齊。編目編制各種檔案檢索目錄，方便利用者查詢。采用電子版目錄和紙質(zhì)版目錄，按檔案類別進(jìn)行匯總，方便利用者查找提供利用為利用者提供檔案資料的查閱、復(fù)印工作。外單位查閱或外借檔案，必須出示單位介紹信，并填寫《檔案查閱（外借）審批表》，呈公司領(lǐng)導(dǎo)呈批后方可查閱或借閱。機(jī)密或重要檔案不外借，檔案利用者要妥善保管好檔案，并按期歸還?！稒n案復(fù)?。ㄍ饨瑁徟怼贰稒n案查閱登記表》第四條檔案的鑒定與銷毀根據(jù)國家檔案局《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，編制保管期限表，檔案保管期限分為永久、長期、短期三種（1—15年為短期，16—50年為長期，50年以上為永久）。對需銷毀的檔案，應(yīng)填制《檔案銷毀清冊》，標(biāo)明檔號、案卷名或文件名、年度、件號、頁數(shù)、原保管期限及銷毀原因等。鑒定工作要組織由公司領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組，檔案保管人員提交《檔案銷毀清冊》，對保管期滿的檔案提出銷毀意見，由檔案鑒定小組直接對檔案進(jìn)行鑒定。對保存期滿的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定時應(yīng)逐件逐張地判定，不可只根據(jù)案卷的目錄或封面所注的保管期限判定，鑒定時應(yīng)堅持“保存從寬、銷毀從嚴(yán)”的原則。把《檔案銷毀清冊》送給領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后按清冊清點(diǎn)檔案。銷毀檔案時，必須有兩人共同鑒銷，鑒銷人在銷毀檔案前應(yīng)認(rèn)真做好清點(diǎn)核對工作，銷毀后鑒銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期和方式，并將銷毀方式向領(lǐng)導(dǎo)匯報。銷毀清冊要及時歸檔保存。第五條檔案利用查閱檔案須寫明查閱檔案的標(biāo)題、內(nèi)容、時間、用途，查閱機(jī)密檔案材料必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱時不得隨便翻閱無關(guān)的檔案材料，需要抄摘時，必須經(jīng)檔案室同意，抄摘文件一律要經(jīng)檔案管理人員核對。檔案材料原則上不向外單位借閱，因工作需要借出時，必須持有單位介紹信，填寫《檔案復(fù)?。ㄍ饨瑁徟鷨巍?，并寫明借閱目的和借閱期限，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，憑批件辦理手續(xù)后方可借出，但必須按期且完好無損如數(shù)歸還；帶秘級的文件必須在檔案室內(nèi)閱讀，不準(zhǔn)摘錄。嚴(yán)格遵守保密制度，不得隨意泄露文件內(nèi)容，摘錄檔案材料，用后一律交回檔案室保存。檔案資料一般只借復(fù)印件或副本，原件、底圖一律不外借，檔案利用人復(fù)印檔案資料需填寫《檔案復(fù)?。ㄍ饨瑁徟鷨巍?，呈主管領(lǐng)導(dǎo)審批；歸還檔案時，雙方要清點(diǎn)清楚，加予注銷，如有丟失或損壞要追究借閱人的責(zé)任。保密與利用發(fā)生矛盾時，應(yīng)請示主管領(lǐng)導(dǎo)審批，做到既不泄密，又不妨礙利用工作的開展。借閱者必須愛護(hù)案卷，不準(zhǔn)拆卷、折疊、涂改、勾劃和私自復(fù)制。公司員工在外借公司檔案期間如有調(diào)離公司的，須辦理完檔案歸還手續(xù)后，行政部門方可在其《離職移交清單》上簽字蓋章。第六條檔案保密管理樹立高度政治責(zé)任感，做好保密工作，維護(hù)機(jī)密。不攜帶機(jī)密文件材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。認(rèn)真做好檔案室的安全保衛(wèi)工作，加強(qiáng)各種防護(hù)措施，確保機(jī)密檔案材料的安全。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，不準(zhǔn)私自以廢品出售。不私自翻印公司或上級的機(jī)密文件和資料。第七條檔案室管理嚴(yán)格遵守黨和國家的關(guān)于檔案安全、保密的有關(guān)規(guī)定，提高警惕，防止破壞和泄密。檔案室要與辦公室、工作室、閱覽室分隔開，以便保管和利用。檔案室是機(jī)要重地，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入。檔案室設(shè)施配備：檔案柜、空調(diào)、滅火器、溫濕度計、防盜窗、防盜門等。檔案室環(huán)境要求：整齊、干凈、通風(fēng)，檔案柜擺放合理，便于查找檔案，禁止在檔案室內(nèi)堆放雜物。檔案保管應(yīng)盡量采取先進(jìn)的保護(hù)技術(shù)，庫房要達(dá)到“七防”。防火：配備消防滅火器材，禁止存放易燃易爆物品，嚴(yán)禁吸煙、使用明火和使用電爐；防潮、防高溫：檔案室應(yīng)避免設(shè)置在樓房的首層和頂層，以便防潮和防高溫。每日要查看庫房溫濕度計，根據(jù)溫濕度高低，采用通風(fēng)或開空調(diào)辦法調(diào)節(jié)。檔案室溫度應(yīng)控制在1