企業(yè)行政值班管理-課件

企業(yè)行政值班管理《秘書基礎(chǔ)》日常事務(wù)（一）值班的含義與分類

1、含義值班，是指單位為了保證辦公室正常的工作秩序，確保信息暢通，杜絕“空崗”、“脫崗”現(xiàn)象，在節(jié)假日、雙休日及正常下班后，安排專人負責(zé)處理有關(guān)事務(wù)的方式和制度。作為單位窗口的辦公室，通常要負責(zé)組織安排或參與值班工作。一般地來說，單位是實行兼職輪流的值班制度。值班工作按照職責(zé)范圍，值班可分為：

2、分類

（1）綜合值班，即負責(zé)處理本單位各項事務(wù)的值班，如大中型單位的總值班室；（2）專項值班，即只負責(zé)處理某一項事務(wù)的值班，如單位內(nèi)部各職能部門的值班。

按照人員來分，值班可分為：（1）固定值班，即由專門人員負責(zé)的值班，如秘書機構(gòu)的日常值班；（2）輪流值班，即由不同部門，不同職務(wù)的人員交替擔(dān)任的值班，如節(jié)假日值班。按照時間特征分，值班可分為：（1）永久性值班，單位專門設(shè)立的值班室；（2）臨時性值班，針對某一項任務(wù)在某一段時內(nèi)進行的值班。在較高層次的大型企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和某些專業(yè)部門，還設(shè)立專職人員組成的常設(shè)值班室，晝夜輪班值守。（二）編制值班表平日需要有人值班的辦公室節(jié)假日值班辦公室2．值班表的內(nèi)容（1）列出值班時限和具體值班時間。（2）按照要求填入值班人員姓名。（3）標明值班的地點。（4）標明負責(zé)人姓名或帶班人姓名。（5）有時須用簡明的文字標明值班的工作內(nèi)容。（6）標明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。某集團公司國慶放假值班表值班時間值班人員姓名值班地點值班電話帶班領(lǐng)導(dǎo)值班任務(wù)10月1日張××辦公室總經(jīng)理1、接聽和處理電話，保證聯(lián)絡(luò)渠道暢通。2、接待和指引來訪人中。3、接收分發(fā)文電郵件和書報雜志。4、處理臨時發(fā)生的事情。5、注意安全，防火防盜。10月2日李××辦公室副總經(jīng)理10月3日王××辦公室副總經(jīng)理10月4日郭××辦公室行政辦主任注意事項1、值班時間：每天上午8天至下午5點30分2、做好值班記錄。3、值班人員不得缺席，確因病因事不能值班，請?zhí)崆奥?lián)系辦公室，以便及時調(diào)整人員。總經(jīng)理辦公室：陳總：“小王，‘五一’勞動節(jié)就要到了，集團準備放假三天，你去編制一份值班表，然后給我看看?！蓖觖悾骸昂玫模惪?！”問題：假如你是王麗，你該如何編制這份值班表？

任務(wù)

人文創(chuàng)新集團“五一”放假值班表值班日期值班人值班地點值班電話帶班領(lǐng)導(dǎo)帶班領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系方式5月1日鐘苗行政部王凱5月2日王麗行政部金耀5月3日張濟行政部李皓點擊添加標題（三）工作的內(nèi)容、任務(wù)負責(zé)信息溝通和通訊聯(lián)絡(luò)負責(zé)公務(wù)接洽和來訪接待

處理突發(fā)事件確保安全做好值班記錄保持工作連續(xù)1、負責(zé)信息溝通和通訊聯(lián)絡(luò)接受并登記緊急文件收受并轉(zhuǎn)送電報

2、負責(zé)公務(wù)接洽和來訪接待

（１）外來人員登記表序號姓名性別單位乘坐車輛攜帶物品辦理事項進入時間出門時間備注（２）來訪接待記錄表來訪人姓名來訪人單位接待時間年月日時分至年月日時分內(nèi)容擬辦意見：領(lǐng)導(dǎo)意見：處理結(jié)果：值班人簽字：編號：值班人：3、處理突發(fā)事件確保安全（2）具體辦理。如立即向領(lǐng)導(dǎo)報告，接受領(lǐng)導(dǎo)指示，迅速部署工作；或就近組織人員搶救搶險；或依靠鄰近單位或部隊；或保護事故現(xiàn)場；或配合保衛(wèi)部門搞好工作。有時為將損失減小到最低程度，在領(lǐng)導(dǎo)人未批示前可采取臨時應(yīng)急措施。

4、做好值班記錄保持工作連續(xù)

值班記錄主要包括值班登記及值班日志。值班登記主要對外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等，進行認真登記，讓接班人員保持工作的連續(xù)性。值班日志是將值班過程中接收的任務(wù)及完成情況、收到的各方面的信息及處理情況、備忘事項等，在有固定格式的本冊上記載下來，以便與其他值班人員交流和事后查考。（３）值班日志年月日星期值班人：承辦事項：1、2、3、待辦事項：處理結(jié)果

（四）值班工作的要求熱情服務(wù)，照章辦事

問明情況，做好記錄

重要情況，及時報告

完成工作，辦理交接

1．熱情服務(wù)，照章辦事值班人員不僅要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為上級服務(wù)，為單位內(nèi)部各部門和下級服務(wù)，為客戶服務(wù)。在服務(wù)中，對待每一項工作都要做到嚴肅認真，不能輕率處理每件事，不能放過收到的信息中的每個疑點，更不能越權(quán)辦事。2．問明情況，做好記錄無論什么時候接到的電話，不論事情大小，都要問明情況，如來電者姓名、單位、職務(wù)（職業(yè)）、來電時間、反映情況的內(nèi)容等，并一一認真做好記錄。有條件的還可配備錄音電話。3．重要情況，及時報告所謂重要情況，是指突然發(fā)生的重大事件、重大災(zāi)害、重大事故等，或者是需要上司立即知道（決策）、采取措施、親臨現(xiàn)場處理的問題。凡屬此類情況，值班人員要及時報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并迅速按領(lǐng)導(dǎo)指示承辦。4．完成工作，辦理交接一些能在值班時間內(nèi)處理好的事務(wù)，當(dāng)班人員盡量處理完。上一班的值班人員應(yīng)把值班情況、特別是重要情況待辦事項向下一班值班人員一一交代清楚，并按照規(guī)定的時間、程序做好交接工作，以保證值班事務(wù)的連續(xù)性。（五）任務(wù)實施第二天，上班時把詳細情況匯報給領(lǐng)導(dǎo)記清值班處理事務(wù)方法在《值班日志》記清電話、賓客接洽情況記錄電話內(nèi)容，接待客人，了解清楚客人身份、單位、來訪意圖，然后視事情緩急，靈活處理。天地公司高秘書接到保衛(wèi)電話后，他應(yīng)該這么做

案例分析據(jù)《中國青年報》4月30日報道，H省A市委近日向全市發(fā)出通報，對擅自離開工作崗位造成工作嚴重失職的原市政府副秘書長P，免去其市政府副秘書長、市政府辦公室黨組副書記、市政辦公室正處級督察員職務(wù)，調(diào)離市政府辦公室。據(jù)了解，在防治某重大疫情的嚴峻形勢下，身為防治重大疫情指揮部綜合住處組負責(zé)人的P，卻撤離工作崗位長達5小時之久。4月26日下午，P主持召開了有關(guān)部門相關(guān)人員會議后，未按要求及時半會議情況反饋給指揮部，又應(yīng)約與一個體老板等人在某大酒店吃晚飯，然后又到歌廳唱歌。在此時間內(nèi)，市重大疫情指揮部多次電話與其聯(lián)系，都沒能聯(lián)系上。思考與分析1、從工作職責(zé)角度分析其免職的原因。2、非常時期，秘書人員應(yīng)該如何作為？視頻欣賞（復(fù)習(xí)）秘書日常事務(wù)工作：接待工作、接打聽電話、辦公物品管理、印信管理、介紹信、值班室基本內(nèi)容和基本要求等。[知識目標]值班工作的內(nèi)容、任務(wù)和要求[能力目標]能夠安排值班工作[教學(xué)重點]如何安排值班工作[教學(xué)方法]講解、討論、案例分析法