CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣

CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣1/2CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第1頁。程序文件修改記錄CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第1頁。版本號(hào)發(fā)布日期編制審核批準(zhǔn)第1版第0次修訂2010．05．011.目的為確保實(shí)驗(yàn)室員工能夠及時(shí)獲得、使用現(xiàn)行有效版本的文件，必須對與管理體系有關(guān)的所有文件進(jìn)行有效地控制。2.范圍適用于實(shí)驗(yàn)室所有與管理體系有關(guān)的內(nèi)部和外來文件的控制。3.職責(zé)3.1實(shí)驗(yàn)室經(jīng)理(最高管理者)負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件的批準(zhǔn)發(fā)布；3.2質(zhì)量主管負(fù)責(zé)組織質(zhì)量手冊、管理性程序文件的編制、審核，批準(zhǔn)質(zhì)量記錄格式；3.3技術(shù)管理者負(fù)責(zé)組織技術(shù)性程序文件的編制、審核，批準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書和技術(shù)記錄格式；3.4資料管理員負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量、技術(shù)記錄格式及其他管理文件的歸檔、發(fā)放、管理，負(fù)責(zé)外來文件的收集和控制；個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途3.5相關(guān)崗位負(fù)責(zé)本崗位技術(shù)文件和質(zhì)量文件的編制和控制。4.工作程序4.1文件分類和編號(hào)4.1.1文件的分類4.1.1.1實(shí)驗(yàn)室與管理體系有關(guān)的文件分為：(1)內(nèi)部文件：a)根據(jù)實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可準(zhǔn)則制定的管理體系文件；b)實(shí)驗(yàn)室的各種規(guī)章制度。(2)外來文件：a)母體公司文件；b)法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范、手冊；客戶標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、資料、說明書；制造商手冊、說明書等。4.1.1.2根據(jù)CNAS認(rèn)可準(zhǔn)則制定的管理體系文件，由四個(gè)層次文件組成：(1)第一層次為描述質(zhì)量方針、目標(biāo)和管理體系的質(zhì)量手冊；CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第2頁。(2)第二層次為描述實(shí)施管理體系，控制各要素所涉及到的各職能部門活動(dòng)、各管理活動(dòng)環(huán)節(jié)的程序性文件；個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第2頁。(3)第三層次為供操作人員使用的各種作業(yè)指導(dǎo)文件；(4)第四層次為開展預(yù)定質(zhì)量目標(biāo)的計(jì)劃類文件和管理活動(dòng)的見證文件。文件的編號(hào)實(shí)驗(yàn)室制訂的管理體系文件編號(hào)規(guī)則如圖1所示。4.2文件的編制、審批與發(fā)布4.2.1質(zhì)量手冊、管理性程序文件由質(zhì)量主管依據(jù)CNAS-CL01：2006《檢測與校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》，以及CNAS認(rèn)可規(guī)范文件，組織有關(guān)人員進(jìn)行編制、審核；技術(shù)性程序文件由技術(shù)管理者組織編制并審核，由實(shí)驗(yàn)室經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途4.2.2作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)記錄格式參照XXX《作業(yè)指導(dǎo)書編寫導(dǎo)則》由相關(guān)崗位編寫/設(shè)計(jì)，技術(shù)管理者審核，最高管理者批準(zhǔn)。個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途4.2.3質(zhì)量記錄格式由相關(guān)崗位進(jìn)行設(shè)計(jì)、質(zhì)量主管審核，最高管理者批準(zhǔn)。4.2.4外來文件，如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢定規(guī)程、校準(zhǔn)規(guī)范等，由檔案資料管理員及時(shí)檢索、收集、訂購。CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第3頁。4.2.5上述所有文件均由資料管理員負(fù)責(zé)登記、編號(hào)。CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第3頁。4.3文件的發(fā)放和管理4.3.1資料管理員負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部文件和外來文件的收集、建檔、保管和發(fā)放工作，負(fù)責(zé)將實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)行有效版本的受控文件（包括外來文件）加蓋受控章、逐一編號(hào)，并登記在ZZ/CS-04-10-JL01《文件發(fā)行控制表》，進(jìn)行精心管理，防止受潮，損壞變質(zhì)或丟失。個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途4.3.2資料管理員應(yīng)及時(shí)將來自內(nèi)部和外部的受控文件發(fā)放到使用場所，保證相關(guān)人員都能及時(shí)得到現(xiàn)行有效版本的受控文件。個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途4.3.3文件發(fā)放范圍由質(zhì)量主管根據(jù)需要確定并審批；文件發(fā)放要填寫ZZ/CS-04-10-JL01《文件發(fā)行控制表》。個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途4.3.4受控文件持有人有義務(wù)執(zhí)行、愛護(hù)所持文件，文件持有人調(diào)離時(shí)，由資料管理員及時(shí)收回領(lǐng)取的受控文件，并登記。個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途4.3.5實(shí)驗(yàn)室查閱、借閱受控文件時(shí)，需經(jīng)質(zhì)量主管同意后，辦理借閱手續(xù)，并按時(shí)歸還。4.3.6由于工作需要復(fù)印文件時(shí)，需經(jīng)質(zhì)量主管同意，復(fù)印件由資料管理員登記。4.3.7所有受控文件的所有權(quán)和著作權(quán)歸本實(shí)驗(yàn)室所有，未經(jīng)實(shí)驗(yàn)室經(jīng)理同意，任何人不得私自向外人借出，不得轉(zhuǎn)抄或復(fù)印。若發(fā)生此類問題，本實(shí)驗(yàn)室將追究責(zé)任者的責(zé)任。個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途4.4文件的修訂、作廢、銷毀4.4.1質(zhì)量主管應(yīng)每年至少一次評(píng)審管制文件的適用性，并提報(bào)管理評(píng)審會(huì)議審查。4.4.2文件發(fā)行后的變更，可由各崗位依實(shí)際需要，對現(xiàn)有文件提交變更申請。申請人需填寫ZZ/CS-04-10-JL05《文件變更申請/通知單》，填寫變更事項(xiàng)、變更理由，經(jīng)原權(quán)責(zé)人員的審查、核準(zhǔn)，并作變更登錄后，連同已完成變更的文件再交資料管理員發(fā)放。個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途4.4.3文件變更時(shí)，將修改的新文件發(fā)給相關(guān)崗位，在發(fā)放的同時(shí)，資料管理員將舊原件蓋《作廢》章，并予以保存，作為追溯用。4.4.4對于使用崗位的舊文件，應(yīng)予以回收銷毀?；厥盏呐f文件其紙張背面若欲續(xù)使用，則正面應(yīng)加蓋《作廢》章或用紅線劃《Ｘ》，以免混淆。若舊文件仍要參考留用，并在文件上加蓋《作廢保留》章。個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途4.4.5需要時(shí)，允許手寫作修改，但不可用修正液涂改；應(yīng)在更改處劃雙線并需制訂者在旁簽章及標(biāo)注日期。原稿及副本均應(yīng)同時(shí)修改。手寫修改的文件應(yīng)盡早正式發(fā)布。個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第4頁。4.4.6文件變更后再發(fā)布時(shí)，應(yīng)查對有無對外發(fā)布，若相關(guān)的外單位（供貨商、客戶、CNAS等）有持續(xù)知悉變更內(nèi)容的必要時(shí)，應(yīng)對其發(fā)布新版，并收回舊版或通知銷毀。個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第4頁。外來文件與資料的管制與保密4.5.1國家標(biāo)準(zhǔn)、國外標(biāo)準(zhǔn)（如JIS）、國際標(biāo)準(zhǔn)（ISO），CNAS文件和外部評(píng)審文件，以及被測樣品圖紙、資料等外來文件，由資料管理員建立《外來文件一覽表》。4.5.2客戶與供貨商的質(zhì)量文件如規(guī)格圖面、鑒定報(bào)告等其涉及商業(yè)機(jī)密者在封面上蓋紅色《保密》章，非經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意復(fù)印或向外泄露。個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途4.5.3實(shí)驗(yàn)室保密文件的管理執(zhí)行ZZ/CX02-10《保護(hù)客戶機(jī)密信息和所有權(quán)控制程序》。4.5.4原始觀測記錄，計(jì)算和導(dǎo)出資料，檢測記錄，檢測報(bào)告副本等資料均應(yīng)為客戶保密。4.5.5需要保密的文件應(yīng)由資料管理員設(shè)專柜保管。網(wǎng)絡(luò)文件由資料管理員實(shí)施保密監(jiān)督。4.5.6保密文件不許上網(wǎng)運(yùn)行,不得復(fù)制,不得個(gè)人保存。4.5.7保密文件的借閱應(yīng)向?qū)嶒?yàn)室經(jīng)理提出申請,得到批準(zhǔn)后在資料管理員的監(jiān)督下查閱,查閱的資料不得帶離資料室。個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途4.5.8與本實(shí)驗(yàn)室已認(rèn)可項(xiàng)目相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有變更時(shí)，須及時(shí)向認(rèn)可委提出申請變更，執(zhí)行ZZ/CX22-10《檢測方法和標(biāo)準(zhǔn)方法證實(shí)程序》。個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途4.6文件的保存4.6.1與管理體系相關(guān)的文件必須妥善保管，放置在通風(fēng)、干燥、安全的設(shè)施內(nèi)，防止受潮損壞或丟失，內(nèi)部審核時(shí)應(yīng)對各崗位的文件保管情況進(jìn)行檢查。個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途4.6.2任何人不得在受控文件上亂涂、亂改，不得私自外借或復(fù)制，確保文件的清晰，易于識(shí)別。4.6.3文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、修改等形成的記錄由資料管理員保存。保存方式為：(1)設(shè)置文件夾，依文件性質(zhì)分別建檔；建文件索引。(2)每一文件夾，應(yīng)標(biāo)明標(biāo)題、檔內(nèi)目錄，以便于歸檔及查閱。4.7各種文件控制章使用說明本實(shí)驗(yàn)室采用的文件控制章如圖2所示，使用方法如下：(1)《受控》章：蓋于所有受控文件，紅色。(2)《非受控》章：用于發(fā)送給外單位的非受控文件，紅色。(3)《副本》章：用于分發(fā)給文件發(fā)布處之外的各部門文件，紅色。CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第5頁。(4)《機(jī)密》章：蓋于機(jī)密文件或記錄上，非經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和外攜，紅色。CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第5頁。(5)《作廢》章：蓋于作廢文件，紅、藍(lán)色均可。(6)《作廢保留》章，蓋于出于法律或知識(shí)保存目的而保留的作廢文件。(7)《適用過渡版本》章：蓋于已被替代但未失效版本的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或文件上。4.8保存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)的文件或在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)放的傳輸文件的控制執(zhí)行ZZ/CX05-10《計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)保護(hù)與軟件管理程序》。個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途5.相文關(guān)件5.1ZZ/CX02-10《保護(hù)客戶機(jī)密信息和所有權(quán)程序》。5.2ZZ/CX05-10《計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)保護(hù)與軟件管理程序》。5.3ZZ/CX22-10《檢測方法和標(biāo)準(zhǔn)方法證實(shí)程序》。6.質(zhì)量記錄6.1ZZ/CS-04-10-10-JL01《文件發(fā)放控制表》6.2ZZ/CS-04-10-JL02《文件資料索引表》6.3ZZ/CS-04-10-JL03《外來文件一覽表》6.4ZZ/CS-04-10-JL04《文件資料借閱、復(fù)印記錄》6.5ZZ/CS-04-10-JL05《文件變更申請/通知單》CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第6頁。6.6XXX《作業(yè)指導(dǎo)書編寫導(dǎo)則》。CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第6頁。文件發(fā)放控制表CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第8頁。CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第7頁。文件編號(hào)：ZZ/CS-04-10-JL01序號(hào)：個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第8頁。CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第7頁。文件編號(hào)文件名稱分發(fā)人版次發(fā)行日期簽收版次發(fā)行日期簽收版次發(fā)行日期簽收收回日期簽收收回日期簽收收回日期簽收文件資料索引表文件編號(hào)：ZZ/CS-04-10-JL02序號(hào)：個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途編號(hào)名稱保存期處理CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第9頁。CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第9頁。外來文件一覽表文件編號(hào)：ZZ/CS-04-10-JL03序號(hào)：個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途序號(hào)文件編號(hào)文件名稱建檔日期備注(分發(fā)人)CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第10頁。CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第10頁。文件資料借閱、復(fù)印記錄CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第11頁。文件編號(hào)：ZZ/CS-04-10-JL04序號(hào)：個(gè)人收集整理勿做商業(yè)用途CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第11頁。序號(hào)文件編號(hào)文件名稱借閱/復(fù)印人借閱/復(fù)印日期返還日期CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第12頁。CNAS《文件控制程序》新編具有較強(qiáng)可操作性的程序文件式樣全文共14頁，當(dāng)前為第12頁。

文件變更申請／通知單文件編號(hào)：ZZ/CS-04-10-JL05