EPC工程項(xiàng)目部信息文控管理制度

EPC工程項(xiàng)目部信息文控管理制度EPC工程項(xiàng)目部信息文控管理制度項(xiàng)目信息的收集整理、分析處理、上傳下達(dá)、分類歸檔是EPC工程項(xiàng)目信息文控管理的主要工作。項(xiàng)目信息最終以各類文件的形式存在，從而進(jìn)行歸檔存儲。1.項(xiàng)目信息的分類1.1按級別和層次劃分1.1.1上級部門的信息；1.1.2EPC總承包商項(xiàng)目經(jīng)理部的信息；1.1.3分包商的信息；1.1.4項(xiàng)目外部的其它信息。2.按信息來源劃分2.1內(nèi)部信息：指EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部傳遞的信息。2.2外部信息：EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主、PMC／監(jiān)理等單位之間的往來信息。3.按形式劃分3.1各種書面文件，包括通知、報(bào)告、程序、申請、指令等工程管理文件和工程圖紙、變更、方案、措施等技術(shù)文件。3.2傳真，傳真文件的有效性應(yīng)視同傳真文件原件。3.3信函，包括接收的信函以及發(fā)送的信函原件。3.4電子文件，當(dāng)面?zhèn)鬟f的電子版文件的載體或形式包括光盤、軟盤、USB盤和計(jì)算機(jī)紅外線對傳、網(wǎng)絡(luò)共享等。有效文件的電子掃描件可視為電子文件。3.5電話，指一般意義上的通知、工作洽談等信息交流。重要事件或緊急情況下的通知、要求、指令、承諾等，也應(yīng)以電話先行聯(lián)絡(luò)，必要時(shí)應(yīng)以適當(dāng)?shù)臅嫘问郊皶r(shí)予以確認(rèn)。3.6會議紀(jì)要，指項(xiàng)目中的例會、專題會等會議的會議紀(jì)要。4.項(xiàng)目文件的分類EPC工程項(xiàng)目文件要求采取先按文件來源單位不同進(jìn)行分類，然后按管理要素及文件功能進(jìn)行綜合分類，最后按照文件的形式、內(nèi)容進(jìn)行分類，其詳細(xì)分類情況如表17．1所示。一級分類目錄(按單位)二級分類目錄(按要素、功能)三級分類目錄(僅做參考)業(yè)主項(xiàng)目組文件1．管理文件業(yè)主代表文件2．技術(shù)文件1．決策立項(xiàng)、招投標(biāo)、文控信息、質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、HSE、其它(規(guī)劃／細(xì)則、創(chuàng)優(yōu)計(jì)劃歸入質(zhì)量)。政府質(zhì)量監(jiān)督站文件3．變更文件2．圖紙、設(shè)計(jì)、組織設(shè)計(jì)、方案／措施、各關(guān)鍵特殊作業(yè)指導(dǎo)書、其它。PMC／監(jiān)理文件4．培訓(xùn)考核3．設(shè)計(jì)變更、采購變更、施工變更。4.文控信息、質(zhì)量、HSE、進(jìn)度、費(fèi)用、其它。EPC總承包商文件5．合同文件5．合同、實(shí)物清單及合同條款變更。6．總進(jìn)度計(jì)劃、年／季，月計(jì)劃、征地計(jì)劃、物資計(jì)劃、供應(yīng)商文件6．生產(chǎn)計(jì)劃工作計(jì)劃、作業(yè)計(jì)劃、其它。7．通知、意見、聯(lián)系函、備忘錄、請示、回復(fù)函、匯各分包商文件7．通用公文報(bào)、建議、報(bào)告、其它。8．協(xié)調(diào)會、調(diào)度會、專題會、圖紙會審、設(shè)計(jì)交底、本單位文件8．會議紀(jì)要9．工程報(bào)表10．工程總結(jié)11．簽認(rèn)報(bào)審12．工程記錄報(bào)告13．資質(zhì)資產(chǎn)PMC／監(jiān)理例會、其他。9．施工報(bào)表(日報(bào)、周報(bào)、月報(bào))、PMC，監(jiān)理報(bào)表(周報(bào)、月報(bào))、人機(jī)料報(bào)表(日、周、月)。10．部門總結(jié)(信息文控管理、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、費(fèi)用控制、HSE管理、合同管理)、單位總結(jié)(一般總結(jié)、階段總結(jié)、工程總結(jié))。11．費(fèi)用報(bào)審(工量簽證、撥付款、索賠等)、進(jìn)度報(bào)審(開停工、復(fù)工、計(jì)劃、延期)、質(zhì)量報(bào)審、HSE報(bào)審、文控信息報(bào)審。12．信息文控、質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、HSE、其它。13．單位資質(zhì)、人員資質(zhì)、施工設(shè)備、儀器工具。EPC總承包商根據(jù)與本單位有信函往來關(guān)系的單位，按上述一級目錄表對文件進(jìn)行選擇分類；對已建立的一級目錄均按收到該單位的文件進(jìn)行二級分類；在二級目錄分類合理的基礎(chǔ)上，EPC總承包商還應(yīng)進(jìn)行文件三級目錄的劃分(上表可供參考選取用)，進(jìn)一步的細(xì)化由EPC總承包商自行掌握。EPC總承包商可根據(jù)本單位和本專業(yè)的特點(diǎn)，建立適宜的文檔信息管理系統(tǒng)，對各自的專業(yè)文件進(jìn)行管理。2.信息文控的編碼根據(jù)EPC工程有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要求，編制與其相適合的“信息文控編碼程序”，對工程項(xiàng)目從投標(biāo)、設(shè)計(jì)、采購、施工、試運(yùn)行到竣工驗(yàn)收全過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲像等各種載體的信息文控資料進(jìn)行編碼，科學(xué)地管理項(xiàng)目信息文控，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息文控管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和統(tǒng)一。3．信息文控管理的組織協(xié)調(diào)與職責(zé)分工3.1信息文控管理的組織EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理部下設(shè)信息文控中心，為信息文檔管理的歸口部門。信息文控中心的組成成員應(yīng)包括信息文控工程師、IT工程師。信息文控管理是一個二級控制模式，信息文控中心從總體上負(fù)責(zé)項(xiàng)目全部信息的匯總、控制和管理。在項(xiàng)目經(jīng)理部各部門再設(shè)置信息文控人員，負(fù)責(zé)該部門的信息文控管理工作。信息文控工程師與各部門的文檔管理人員相互協(xié)調(diào)配合從而構(gòu)成了項(xiàng)目文檔控制網(wǎng)絡(luò)，如圖17．1所示。3.2信息文控管理的職責(zé)分工3.2.1EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理及各部門經(jīng)理項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目經(jīng)理部發(fā)往業(yè)主文件等信息的簽發(fā)。項(xiàng)目經(jīng)理外出時(shí)可指定一名副經(jīng)理代替簽發(fā)信函。部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門報(bào)批文件的簽發(fā)。3.2.2信息文控中心3.2.2.1編制用于指導(dǎo)項(xiàng)目的所有文檔管理工作的文檔管理程序，并負(fù)責(zé)該程序的應(yīng)用和推廣。3.2.2.2將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于信息文控管理工作中，建立EPC工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，建立并維護(hù)計(jì)算機(jī)信息文檔數(shù)據(jù)庫，在項(xiàng)目內(nèi)部建立局域網(wǎng)絡(luò)，使信息可以及時(shí)準(zhǔn)確的獲取、傳遞、更新、共享。3.2.2.3對項(xiàng)目文檔的準(zhǔn)備、報(bào)批、分發(fā)、存檔和作廢等一系列處理過程進(jìn)行有效的控制和管理，確保項(xiàng)目文檔的質(zhì)量和格式滿足文檔使用者的需要。3.2.2.4負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施期間文檔的印刷、分發(fā)以及臨時(shí)存檔，提供項(xiàng)目文檔查閱及復(fù)印服務(wù)。3.2.2.5負(fù)責(zé)文檔整理分類，在項(xiàng)目結(jié)束后負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔的移交工作。3.2.2.6負(fù)責(zé)竣工文件的整理工作。3.2.2.7按合同要求負(fù)責(zé)項(xiàng)目其他參與方計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建立。3.2.2.8各部門信息文控人員按照信息文控中心的程序要求建立本部門信息文控管理體系，參與制訂文件編碼系統(tǒng)。3.2.2.9根據(jù)要求及時(shí)提交各類文件狀態(tài)。負(fù)責(zé)本部門所有文檔的處理和最終歸檔。3.2.2.10負(fù)責(zé)接受信息文控中心對本部門信息文控管理的質(zhì)量審核。4.EPC工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)4.1管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)EPC工程項(xiàng)目管理部將信息系統(tǒng)連到Intemet網(wǎng)，項(xiàng)目所有參與方通過網(wǎng)絡(luò)共享工程建設(shè)信息。系統(tǒng)連接Internet網(wǎng)的方式多種多樣。典型的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)示意圖如圖17-2所示。圖17-2管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)示意圖4.2管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)系統(tǒng)采用基于Web技術(shù)的B／S架構(gòu)，系統(tǒng)只須在服務(wù)器安裝工程信息管理系統(tǒng)軟件加Web服務(wù)器軟件加數(shù)據(jù)庫，客戶端須使用當(dāng)前流行的瀏覽器即可隨時(shí)隨地共享管理信息資源。系統(tǒng)包括工程信息數(shù)據(jù)庫、工程信息管理系統(tǒng)軟件和網(wǎng)站三個部分。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)示意圖如圖17-3所示。圖17-3管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)示意圖4.2.1項(xiàng)目參與方和社會公眾都可以訪問項(xiàng)目網(wǎng)站。外部公眾可以通過訪問網(wǎng)站了解工程動態(tài)、有關(guān)工程的新聞，同時(shí)還可以留言和參與某些討論。4.2.2EPC總承包商內(nèi)部通過用戶名和密碼進(jìn)入工程信息管理系統(tǒng)，向系統(tǒng)提供或獲取工程信息，進(jìn)行網(wǎng)上工作處理，發(fā)布計(jì)劃或指示，了解督辦事宜落實(shí)情況，了解會議信息，對工程有關(guān)人員進(jìn)行網(wǎng)上培訓(xùn)，對方案等進(jìn)行審查和論證等等。4.2.3數(shù)據(jù)庫用來存儲整個項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的大量信息，它是工程信息系統(tǒng)管理軟件的基礎(chǔ)，工程信息系統(tǒng)管理軟件在工程信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上開發(fā)應(yīng)用。4.3管理信息系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)包含的功能有：文檔管理、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、費(fèi)用控制、合同管理、HSE管理、物資管理、電子郵件、網(wǎng)上培訓(xùn)和系統(tǒng)管理，如圖7-4所示。圖17—4項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)構(gòu)成4.3.1本模塊涵蓋了辦公自動化的功能，主要功能包括：4.3.14.3.14.3.14.3.14.3.14.3.14.3.2本模塊是用于對項(xiàng)目的設(shè)計(jì)質(zhì)量、采購質(zhì)量、施工質(zhì)量等進(jìn)行控制和管理，主要功能包括：4.3.24.3.24.3.24.3.24.3.24.3.2．64.3.3本模塊可實(shí)現(xiàn)的功能包括：4.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.34.3.4本模塊可實(shí)現(xiàn)的功能包括：4.3.44.3.44.3.44.3.44.3.44.3.44.3.5本模塊可以實(shí)現(xiàn)的功能包括：4.3.54.3.54.3.54.3.54.3.54.3.6本模塊可以實(shí)現(xiàn)的功能包括：4.3.64.3.64.3.64.3.64.3.64.3.64.3.7本模塊可以實(shí)現(xiàn)的功能包括：4.3.74.3.74.3.74.3.74.3.74.3.74.3.74.3．8電子郵件子系統(tǒng)電子郵件系統(tǒng)為工程內(nèi)部聯(lián)絡(luò)提供方便。其主要功能有包括：4.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.84.3.9本模塊提供各種形式的網(wǎng)上培訓(xùn)，既可以將需培訓(xùn)的內(nèi)容制作成音像資料放到網(wǎng)上，供各有關(guān)單位下載，又可以采用類似聊天室的文字交互的方式進(jìn)行，還可以將要培訓(xùn)的內(nèi)容直接以文檔的形式放到網(wǎng)上以供學(xué)習(xí)。4.3.10系統(tǒng)管理子系統(tǒng)主要包括工程組織結(jié)構(gòu)管理、用戶帳號和密碼管理、用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的備份、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的恢復(fù)等。為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫既要有自動備份功能(每日)，又要有手動備份功能，鑒于系統(tǒng)數(shù)據(jù)龐大，應(yīng)采用增量備份的方式。當(dāng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)被破壞或不一致時(shí)，要能夠自動恢復(fù)。4.4工程總承包項(xiàng)目信息文控管理流程4.4.1項(xiàng)目信息的收集項(xiàng)目信息的收集是項(xiàng)目信息管理的基礎(chǔ)。在項(xiàng)目信息管理過程中，要培養(yǎng)和樹立項(xiàng)目全員信息管理意識，保證所收集信息的全面性、準(zhǔn)確性和有效性。在項(xiàng)目信息收集過程中，要按照項(xiàng)目信息標(biāo)準(zhǔn)化的要求，形成標(biāo)準(zhǔn)的原始信息，為項(xiàng)目信息管理的傳遞、處理、反饋和存儲提供方便。信息的積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍之中，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。4.4.1.1凡是反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動、具有利用價(jià)值的各種載體的信息，都應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。4.4.1.2收集時(shí)間應(yīng)按信息形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集。4.4.1.3各方職責(zé)4.4.1.3.1項(xiàng)目準(zhǔn)備階段形成的前期信息應(yīng)由業(yè)主各承辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累并確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。4.4.1.3.2EPC總承包商負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)過程中所需信息的收集、積累，確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，并按規(guī)定向業(yè)主檔案部門提交有關(guān)信息。4.4.1.3.3各分包商負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部信息的收集、積累、整理，并確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。4.4.1.3.4項(xiàng)目PMC／監(jiān)理負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中信息收集、積累和齊全、完整、準(zhǔn)確情況。4.4.1.3.5緊急(質(zhì)量、健康、安全、環(huán)境)情況由發(fā)現(xiàn)單位迅速上報(bào)，具體按照EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理部質(zhì)量管理體系文件和HSE管理體系文件中的相關(guān)程序執(zhí)行。4.4.24.4.2.1EPC總承包商接收到的外部信息，在進(jìn)行處理和傳遞分發(fā)之前必須審查其有效性。如發(fā)現(xiàn)收到的文件和資料在有效性存在問題，應(yīng)立即與發(fā)放信息的單位聯(lián)系，取得有效的證據(jù)。對于接收到的外部信息由信息文控中心接收并確認(rèn)其有效性，進(jìn)行編碼，再根據(jù)文件類別填寫“來文登記表”，登記過的文件由信息文控人員呈交項(xiàng)目經(jīng)理審閱、批辦或轉(zhuǎn)批。然后交信息文控中心復(fù)印，原件存檔，復(fù)印件按照“文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關(guān)各部，或提交有關(guān)部門處理，必要時(shí)報(bào)送業(yè)主。4.4.2.2內(nèi)部信息按照EPC工程項(xiàng)目經(jīng)理部要求起草后形成正式文件，由項(xiàng)目經(jīng)理審批后再由信息文控中心登記、編碼、復(fù)印，然后按照“文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關(guān)各部，必要時(shí)報(bào)送業(yè)主。項(xiàng)目的所有信息資料，在使用前應(yīng)由有關(guān)的責(zé)任部門或人員進(jìn)行評審。如發(fā)現(xiàn)錯誤或疑問，應(yīng)及時(shí)與提供部門聯(lián)系，協(xié)商解決，以確保質(zhì)量。4.44.4.4.4.34.4.34.4.3.1.3報(bào)批文件由各部門準(zhǔn)備(內(nèi)容涉及其他部門時(shí)，由文件編制部門牽頭會簽)，連同由部門經(jīng)理簽字的“文件傳送單4.4.34.4.4.4.34.4.34.4.3.2.3技術(shù)類文件、程序類文件、管理類文件、設(shè)計(jì)變更、組織設(shè)計(jì)報(bào)批文件等特殊要求的紙質(zhì)傳真類文件，在收到對方“文件傳送單”或傳真文件后，第一時(shí)間在“文件傳送單4.4.4EPC工程項(xiàng)目中流動的各類信息最終都會以各類文件的形式進(jìn)行存儲保存。針對項(xiàng)目信息的存儲管理也即為對于項(xiàng)目文件的管理。4.4.44.4.44.4.44.4.44.4.44.4.44.4.44.4.44.