高清視頻會議系統(tǒng)建設項目綜述方案

高清視頻會議系統(tǒng)建設項目綜述方案工程實施方案包括項目組織和管理、工程實施計劃、技術文檔和施工文件、項目實施管理和質量管理等。工程實施是一項系統(tǒng)工程，實施水平的高低是項目成功的關鍵。廣東信通通信有限公司在行業(yè)內有實施多個大型項目的成功經(jīng)驗，這得益于對整個項目實施的良好組織和規(guī)劃、工程實施過程中嚴格的質量控制和在項目實施過程中所采用的項目經(jīng)理負責制。我們根據(jù)本項目情況，將項目進度管理和質量管理放在首位，保證系統(tǒng)可以按期保質投入使用，這是我們制定實施方案的主導思想。項目詳細施工方案為了使廣東電網(wǎng)有限責任公司電力調度控制中心視頻會議系統(tǒng)備調平臺設備加裝（增容）項目能夠按部就班、有條不紊地進行，廣東信通通信有限公司將項目的實施分為實施前期、實施中期、實施后期三個階段，同時對項目實施任務進行分解。項目實施各階段關系和要完成的任務圖示如下：制定詳細安裝調試計劃合同簽定以后，系統(tǒng)設計小組和工程實施小組將共同對實施方案的技術細節(jié)進行分析、探討，制定詳細安裝調試計劃，包括：1、安裝調試手冊2、安裝調試進度安排3、安裝方式4、調試方法5、調試工具的準備，我公司工程師自帶專用工具。6、安裝調試環(huán)境的準備，會議室附設線纜7、詳細的IP地址分配方案，詳細的線纜連接圖8、設備參數(shù)配置表9、對影響系統(tǒng)實施的關鍵工序、關鍵設備進行分析，提出相應的解決措施10、編制實施方案、技術參數(shù)手冊、培訓手冊和工程安裝手冊11、制定項目建設質量管理方案和措施詳細安裝調試計劃將在合同簽定后的7日內提交用戶。項目詳細實施進度計劃表：通過對項目實施各階段的主要內容和工作量地仔細分析，我們制定出了項目實施的進度計劃。重慶市XXXX有限公司和供貨商保持著多年友好合作的關系，我方承諾在中標合同簽訂后一個月內完成工程建設。安裝現(xiàn)場環(huán)境調查及現(xiàn)場勘察為確保各工程實施小組到達現(xiàn)場后能夠盡快展開工作，保證項目順利進行，我公司將在設備到貨前5天內對用戶單位設備安裝環(huán)境進行調查，填寫安裝環(huán)境調查表。同時，我們還將提前向用戶單位提交各種主要設備的具體環(huán)境要求(包括對視頻會議室的環(huán)境要求)，在用戶單位的積極配合下，確保在現(xiàn)場實施工作開始前完成場地環(huán)境準備工作。安裝環(huán)境調查由工程實施小組負責。重慶市XXXX集團有限公司高清視頻會議系統(tǒng)項目安裝環(huán)境調查表：單位名稱填表時間聯(lián)系人姓名聯(lián)系電話職務聯(lián)系地址部門郵編網(wǎng)絡情況從網(wǎng)絡機房到視頻會議室是否已布有網(wǎng)線：視頻會議室網(wǎng)絡接口的位置(圖示說明)：會議室概況會議室的長*寬*高為：米*米*米請附圖說明會議室的窗戶和門的位置以及桌椅的擺放情況照明設備日光燈（）三基色燈（）會議室背景顏色（墻壁，桌椅，窗簾）：會議室窗簾配備了遮光布？有（）沒有（）顯示設備背投（）數(shù)量（）電視機（）數(shù)量（）投影（）數(shù)量（）顯示器（）數(shù)量（）等離子屏（）數(shù)量（）接口類型（）音響設備調音臺：有（）無（）；調音臺空余輸入輸出接口數(shù)量：（）調音臺的接口類型（）攝像機是否已有高清攝像機：有（）沒有（）設備安放位置視頻終端安放位置：音視頻矩陣有否（）其距離視頻終端設備（）控制室有（）否（）視頻終端與連接設備的距離到調音臺距離（）米；是否有布線：有（）沒有（）視頻終端與連接設備的距離到調音臺距離（）米；是否有布線：有（）沒有（）到已有攝像頭距離（）米；是否有布線：有（）沒有（）到電源接口距離（）米到網(wǎng)絡信息點距離（）米信息點到網(wǎng)絡機房距離（）米會議室或控制室內是否有計算機：有（）沒有（）現(xiàn)場安裝調試設備到達安裝現(xiàn)場后，由我公司技術人員和用戶共同清點完畢后，工程實施小組的工程師將開始設備安裝調試工作。項目組將有包括項目經(jīng)理在內的多名工程師參加項目實施，他們負責現(xiàn)場視頻會議系統(tǒng)設備的安裝和調試，完成后同時填寫項目安裝調試報告。我們在設備安裝和調試的同時，將對使用單位的設備操作和維護人員進行現(xiàn)場培訓，同時為每個會場提供一套完整的技術資料。重慶市XXXX集團有限公司高清視頻會議系統(tǒng)項目實施任務書項目名稱項目編號項目經(jīng)理填寫日期其它執(zhí)行人任務的內容、完成的標志序號任務的內容任務完成標志具體完成情況1熟悉設計方案掌握項目需求2安裝準備現(xiàn)場培訓資料，文檔3勘察用戶的安裝現(xiàn)場填寫安裝環(huán)境調查表4設備交貨，到貨驗收到貨驗收單5設備安裝就位6設備調試可以參加會議7現(xiàn)場培訓用戶能夠獨立使用該設備8工作日志日志報告9系統(tǒng)聯(lián)調運行穩(wěn)定10系統(tǒng)驗收驗收報告項目經(jīng)理簽字簽字日期部門經(jīng)理簽字簽字日期節(jié)點單位項目實施任務書項目名稱安裝地點施工人員填寫日期任務的內容、完成的標志序號任務的內容任務完成標志具體完成情況1安裝準備工作了解會場狀況填寫安裝環(huán)境調查表，現(xiàn)場培訓資料2與各會場聯(lián)系人確認安裝計劃和行程日志記錄3設備交貨，到貨驗收到貨驗收單4設備安裝就位5設備調試可以參加會議，填寫功能驗收單6現(xiàn)場培訓用戶能夠獨立使用該設備7工作日志日志報告8系統(tǒng)聯(lián)調，聯(lián)系用戶進行配合運行穩(wěn)定9系統(tǒng)試運行，經(jīng)常與用戶進行溝通，了解使用情況，及時發(fā)現(xiàn)并排除問題保證系統(tǒng)的正常運行10系統(tǒng)最終驗收，聯(lián)系用戶進行配合驗收報告施工人員簽字簽字日期部門經(jīng)理簽字簽字日期重慶市XXXX集團有限公司高清視頻會議系統(tǒng)項目安裝調試報告用戶信息單位名稱：聯(lián)系人：聯(lián)系人電話/傳真：電子郵箱：地址：視頻終端設備配置信息主機名稱：會場名：IP地址：子網(wǎng)掩碼：網(wǎng)關：電視機設置數(shù)目：1()2()3()4()圖形顯示器使用：電視機（）顯示器（）視頻源：1()2()3()4()內置多點功能狀態(tài)：打開（）關閉（）自動應答：打開()關閉（）允許遠程監(jiān)視：打開（）關閉（）系統(tǒng)密碼：有（）無（）有密碼，密碼為：MCU配置信息主機名稱：控制接口IP地址：子網(wǎng)掩碼：網(wǎng)關：H.323服務名：IP模塊IP地址：子網(wǎng)掩碼：網(wǎng)關：

工程信息開工時間：完工時間：設備安裝人：視頻會議終端外圍設備連接情況：電視機（）投影機（）等離子電視（）顯示器（）音箱（）調音臺（）錄像機（）輔助攝像機（）視頻終端設備及外圍設備連接示意圖：MCU設備連接示意圖：到貨驗收在合同設備到達用戶指定的地點后，用戶與我公司代表將共同開箱驗貨，依標書要求對全部設備的型號、規(guī)格、數(shù)量、外型、包裝及資料、文件（如裝箱單、保修單、隨箱介質等）的驗收，當出現(xiàn)損壞、數(shù)量不全或產品不對等問題時，我公司將負責解決；同時按標書技術部分要求對其產品的性能和配置進行測試檢查，并做出測試方案和測試報告，保證所有硬件設備在標書中所規(guī)定的地點和環(huán)境下，實現(xiàn)正常運行，并達到標書要求的性能和產品技術規(guī)格中的性能。系統(tǒng)聯(lián)調系統(tǒng)聯(lián)調的主要任務內容：系統(tǒng)視頻、音頻和數(shù)據(jù)圖像效果，會議方式模擬，視頻會議系統(tǒng)與網(wǎng)絡系統(tǒng)的融合效果，使系統(tǒng)運行穩(wěn)定。視頻會議設備和會議室設備的融合。系統(tǒng)驗收在完成系統(tǒng)聯(lián)調工作后，我公司將配合用戶按照驗收測試計劃共同對視頻會議系統(tǒng)進行現(xiàn)場驗收測試，對設備技術指標和系統(tǒng)總體性能進行驗收。系統(tǒng)驗收后，簽署系統(tǒng)驗收文件：序號工作描述時間點參與人員工作成果1測試方案編寫啟動階段，實施方案完成之后技術實施經(jīng)理/實施組工程師測試方案（重點是描述測試項、測試方法）2測試計劃編寫啟動階段，實施方案完成之后技術實施經(jīng)理/實施組工程師測試計劃（重點是描述測試時間、人員、測試項、測試方法）3到貨驗收設備到貨之后技術實施經(jīng)理/實施組工程師到貨驗收報告4設備安裝測試實施階段，設備加電配置完成之后實施組工程師加電驗收報告5系統(tǒng)聯(lián)調實施階段，視頻會議會議室設備安裝調試完成后技術實施經(jīng)理/實施組工程師視頻會議系統(tǒng)系統(tǒng)聯(lián)調測試報告6驗收系統(tǒng)驗收之前，對系統(tǒng)安裝、測試及演習情況進行匯總分析技術實施經(jīng)理/實施組工程師驗收報告培訓工作現(xiàn)場培訓：在工程實施階段，我公司工程師除了進行現(xiàn)場的安裝調試工作外，還會對各會場指定的系統(tǒng)操作使用人員和維護管理人員進行現(xiàn)場培訓。我們提供完整詳細的培訓資料，保證用戶能夠正確掌握設備的使用方法，熟練地進行安裝、維護及檢修等工作。集中培訓：對系統(tǒng)相關使用和維護人員進行集中的系統(tǒng)培訓。集中培訓將根據(jù)用戶要求安排時間和制定培訓細節(jié)。技術支持與售后服務工程驗收后，系統(tǒng)將進入技術支持與售后服務階段，由我司客戶服務中心對系統(tǒng)進行技術支持與售后服務工作，同時我司有專職的服務經(jīng)理專門負責本項目的售后服務。交付的技術文件和施工文件在項目實施期間，我們將根據(jù)用戶的要求、依據(jù)ISO9001的規(guī)范，編寫和整理各類技術文檔和項目實施文檔；在項目完成時將全部技術文檔匯集成冊交付給用戶。我們將提供全套的中文技術文件，包括：系統(tǒng)設計說明書設備安裝指南、操作手冊、管理員手冊和維護手冊項目系統(tǒng)拓樸圖視頻會議管理規(guī)定建議視頻會議現(xiàn)場操作規(guī)程我們將提供中文項目實施文檔，包括：安裝環(huán)境調查表項目實施進度記錄安裝調試報告到貨驗收單培訓記錄視頻會議系統(tǒng)IP地址分配表安裝竣工圖系統(tǒng)最終配置圖、線纜連接圖、對線表工程竣工報告事故應急預案設備廠商聯(lián)系名錄技術支持和售后服務計劃售后服務人員聯(lián)系名錄同時，我司交付文檔還包含以下：序號種類文檔名稱1項目管理項目工作說明書項目計劃項目開發(fā)計劃項目進展報告項目周報會議紀要項目驗收報告2設備驗收IT資源驗收單3項目實施規(guī)劃設計方案項目實施方案4項目測試災難應急預案災難應急預案演練報告5項目驗收項目初驗報告項目終驗報告項目售后服務及保修說明項目資料交接單6培訓培訓教材培訓效果調查單7運維用戶手冊日常維護手冊系統(tǒng)安裝部署手冊系統(tǒng)操作維護手冊數(shù)據(jù)備份與恢復手冊用戶說明書/操作手冊二次開發(fā)部分的源代碼項目實施的管理為了對項目實施工作進行有效管理，并能及時控制、調整、解決實施中的問題，我們將在實施過程中執(zhí)行以下管理措施：定期項目小組會議定期的項目小組會議貫穿整個項目的實施過程，由項目經(jīng)理負責召集相關人員定期召開：審查項目進程解決存在問題檢查落實后續(xù)的工作分解目標，細化任務分解目標，細化任務，將項目實施過程分為三個階段，實施前期、實施中期和實施后期，并細化每一階段的工作，將每一項工作分配到項目組成員，由該成員負責完成該項工作。全過程文檔記錄文檔和質量管理小組和系統(tǒng)設計小組確定在各個階段要提交的所有文檔，并監(jiān)督這些文檔在實施過程中的應用，項目組成員在項目實施過程中將認真填寫相關文件和記錄。定期匯報制度和及時匯報制度項目實施全過程采取項目每日報制度；對貨物運輸情況采取每日匯報制度；對現(xiàn)場安裝調試情況、系統(tǒng)聯(lián)調情況采取每日匯報制度；對系統(tǒng)試運行情況采取每日匯報制度；對各種應急情況采取實時直報項目經(jīng)理制度。項目組成員每天將自己完成的項目信息通過電子郵件的方式發(fā)送給項目經(jīng)理，以便項目經(jīng)理可以及時掌握項目進展情況，遇到問題可以及時協(xié)調；并可以及時安排和調整第二天的工作?，F(xiàn)場實施規(guī)范各實施小組在進駐項目現(xiàn)場后，將嚴格遵守用戶的各項規(guī)章制度和管理規(guī)定。項目實施應急方案我司已經(jīng)針對本項目制定了詳盡的設計、實施方案。同時，針對各類突發(fā)事件，我們設計了相應的預防與解決措施，提供了完整的應急處理流程。應急流程。我們要求項目實施過程中，實施人員直接將突發(fā)情況報告項目經(jīng)理，項目經(jīng)理對突發(fā)事件做出判斷，安排相關小組處理。如屬軟件問題，安排系統(tǒng)設計小組以最快的方式向實施人員提供沒問題的軟件；如屬硬件和貨物問題，安排商務小組以最快的方式向實施人員提供備用的設備或部件。同時，由系統(tǒng)設計小組將故障情況通報項目實施小組，保證所有實施人員可以盡快獲得相關信息，避免同一情況的再次發(fā)生。系統(tǒng)設計小組也將這些情況放置到該項目網(wǎng)站上，以備查閱。應急處理措施項目實施過程中不可避免會出現(xiàn)各種各樣的問題，我們考慮到這一情況，在系統(tǒng)設計時增加了對系統(tǒng)關鍵環(huán)節(jié)、關鍵設備的技術分析和保障措施，特別是設計了相應的預防措施，努力做到以預防為主。針對工程實施中可能遇到的各種各樣的風險，我司總結多年項目實施經(jīng)驗，針對一些可能出現(xiàn)的情況，制定了一系列預防處理措施，舉例如下：事件預防措施處理貨箱清點，缺箱、少箱做好裝箱單包裝箱做好密封提前與運輸部門協(xié)調；備件庫提取備件；核查貨物裝運過程；場地不符合安裝條件做好安裝環(huán)境調查；協(xié)調用戶盡快解決；先保證系統(tǒng)開通；或調整安裝計劃，先安裝其它會場；設備安裝過程中出現(xiàn)問題發(fā)貨前做好加電測試備件庫提取備件；采用最快方式發(fā)往安裝地點；工程師現(xiàn)場更換故障設備或部件；項目實施過程中ISO9001質量保證我司于2015年10月通過了ISO9001質量管理體系認證，樹立了以服務客戶為中心的思想。我司憑借多年從事系統(tǒng)集成工作的經(jīng)驗，總結實際工作的切身體會與正反兩方面的經(jīng)驗教訓，逐步形成了一套以ISO9001質量體系標準為基礎的系統(tǒng)集成工程管理流程與規(guī)范。公司通過對《ISO9001質量管理體系文件》的編寫、評審、試運行，修改、再評審、再修改，正式運行，集思廣益、博采眾長形成了獨具特色、切實可行的管理體系—ISO9001質量管理體系，并使用相應的實施方法和手段，在多個大型視頻會議項目中得到了應用，取得了良好的效果。為了保證整個工程能夠自始至終有序地進行和保質保量按計劃地完成，我們組織了一批具有較為扎實的項目管理理論知識和豐富的系統(tǒng)工程實踐經(jīng)驗的項目管理人員、ISO9001質量管理人員、工程技術人員，他們將遵循ISO9001質量管理體系要求，規(guī)范項目的業(yè)務過程，降低和消除項目風險，保證項目實施的質量和工期。項目質量控制的關鍵在于項目實施過程的科學性、實施人員的技術水平和完善的質量監(jiān)督管理體系。我們要求工程師依照安裝任務書和設備說明書進行施工，施工期間保證工程師遵守用戶方制度和紀律，并按照用戶的辦公時間作息。項目實施質量控制表項目風險控制由于各種客觀因素的影響，必然存在一定的實施風險，因此，必須進行全面的風險分析、并建立一套切實可行的風險控制機制及應對措施。1、識別風險針對本項目情況，詳細分析相應的項目實施計劃，參考以往類似項目的實施經(jīng)驗，分析各類風險因素，識別項目潛在風險及其征兆。2、量化風險對各類已知風險進行量化分析，如估計風險的影響力（如范圍、程度等），判斷風險發(fā)生的可能性，并采用專門的量化工具、按一定的規(guī)則綜合估算各類風險的風險值。3、制定風險應對措施制定風險管理方案，針對不同的風險因素制定不同的風險應對措施，如消除風險發(fā)生的起源避免風險發(fā)生、設定風險預算投入降低風險發(fā)生概率、制定防范計劃或后備措施減緩/消除風險的影響等。下表是關于“廣東電網(wǎng)有限責任公司電力調度控制中心視頻會議系統(tǒng)備調平臺設備加裝（增容）”的風險分析及應對措施：注：H――高；M――中；L――低4、風險應對措施實施控制根據(jù)制定的風險管理方案，在項目過程中對風險事件做出回應：當變故發(fā)生時，風險識別，風險量化，并按照風險應對措施采取相應的項目活動。另外，項目的風險極其復雜，就算最徹底和最復雜的分析,也不可能完全識別出所有風險并事先做出應對措施，因此，必須實施和重復進行風險控制。風險分析編號風險影響度HML可能性HML1到貨或清關延期HL2測試點場地不具備安裝測試條件HM3測試點設備DOAHM4某些安裝點場地不具備安裝條件LH5客戶應用不一致，測試時不能含蓋MM6設備運輸過程中造成設備有損HL風險識別根據(jù)項目情況分析，可以識別出項目主要風險如下：（1）設備風險風險來源：項目涉及視頻會議設備、語音設備等多種產品。風險描述：貨物不能及時到達；貨物到達不齊；貨物錯發(fā)；包裝損壞加電自檢通不過；設備在試運行期間出現(xiàn)故障。（2）時間風險風險來源：項目實施工期短，所涉及的產品比較多，各系統(tǒng)之間需要項目配合。風險描述：比較短的時間內要完成整個項目工作。（3）技術風險風險來源：實施目標較高。風險描述：搭建一個技術先進的、穩(wěn)定可靠安全的視頻會議應用平臺，并實現(xiàn)招標方對系統(tǒng)的全部。（4）系統(tǒng)維護風險風險來源：新系統(tǒng)的維護。風險描述：對于客戶來說，在短時間內新建了一個系統(tǒng)。如何維護好這樣系統(tǒng)是一個的挑戰(zhàn)。風險對應策略（1）設備風險在整個貨物采購，交貨的過程中，我們質量控制組有專人負責整個流程各個環(huán)節(jié)的監(jiān)控。項目協(xié)調組會協(xié)調廠商及時組織生產，協(xié)調貨運代理及時運送貨物到達口岸。商務組及時、積極運作報關手續(xù)，保證貨物提前或及時入關。我公司工程師將按照設備清單清點貨物，并做詳細記錄，如果發(fā)生貨物少發(fā)，多發(fā)，錯發(fā)情況時，經(jīng)雙方確認后形成一個備忘錄，由我們負責在用戶滿意的時間內盡快更換補齊或者更換。如果發(fā)現(xiàn)包裝有明顯的破損或異常時，應記錄包裝破損程度，并照相；檢查并記錄外包裝上的振動標志和傾斜標志是否變紅；記錄設備外表是否有損壞現(xiàn)象；由工程師決定是否決定加電測試；填寫開箱驗貨報告；對于包裝破損，或者加電自檢有問題的設備，我們有充足的備品、備件庫，將在指定的時間內，迅速更換全新的備品備件。設備在試運行期間如果出現(xiàn)故障，我們將查明故障原因并根據(jù)故障的實際情況，采取調試軟件系統(tǒng)，更新配置或者整機系統(tǒng)等手段重新測試。（2）時間風險對策；詳細的進度計劃。在項目實施周期較短的情況下，與各方共同制定一個詳盡可行的進度計劃非常必要。在進度計劃中，確定需要完成的任務、任務的開始和結束時間以及相關的責任人，這樣便于對項目進行監(jiān)控?？梢栽陧椖繉嵤r間有所偏差時及時趕工，保證進度要求。到貨期保證措施。保持與各廠商的溝通并及時向客戶匯報到貨進度；以及時解決商務操作中出現(xiàn)的問題，保證設備的到貨期。多個實施小組并行工作成立多支實施小組，分別負責以下工作：視頻會議系統(tǒng)的安裝調試；會議室顯示系統(tǒng)的安裝調試；會議室音響系統(tǒng)的安裝調試；資源保證措施。重慶市XXXX有限公司及各供應商提供必備的資源。確保有充分可以使用的資源。部分工作提前進行項目啟動后即開始編寫設備安裝環(huán)境準備表并發(fā)送至客戶方項目組。確保在設備進場前完成環(huán)境準備工作。我司提前編制采購計劃，確定采購物品并跟進相應的到貨期。在設備采購期內，項目組與用戶相關人員充分溝通，完成需求調研、設計方案、實施方案和測試方案的編寫和確認工作。（3）技術風險對策投標方案的考慮在投標方案中選擇產品和制定方案時，即考慮到產品的可用性和方案的先進型與可行性。確保給出的產品性能滿足需求，方案先進可行。設計方案、實施方案的編寫與確認項目啟動后即開始需求調研，然后編寫設計方案、實施方案，并且征求各方意見。確保方案細化可行。測試方案的確認。在實施方案編寫的同時即準備測試方案，確保各測試項覆蓋全面，測試結果有效。（4）維護風險對策我司在產品和方案的選擇上已經(jīng)考慮到系統(tǒng)維護的簡易性；在售后服務支持上，我司提供完備的支持服務，確保用戶7×24小時都可以得到相應的支持