商廈電話傳真管理制度

商廈電話傳真管理制度一、背景和意義隨著商廈業(yè)務不斷發(fā)展壯大，傳真和電話已成為商廈日常工作中不可或缺的工具。電話和傳真是商廈與客戶，供應商等合作方之間聯(lián)系溝通的重要通道之一，它們的使用質(zhì)量直接關(guān)系到商廈業(yè)務工作效率和形象。為了規(guī)范商廈的電話和傳真管理，提高商廈的工作效率和形象，商廈應制定電話和傳真管理制度。二、管理制度的適用范圍本管理制度適用于商廈內(nèi)所有的與電話和傳真相關(guān)的工作人員，此外適用于商廈所有在商廈內(nèi)使用電話和傳真設備的人員。三、電話管理規(guī)定1.職責管理人員應配備專人負責商廈電話的日常管理工作，包括電話的安裝和維護工作，維護通訊設施的有效性。公司領(lǐng)導每天對電話接聽情況進行監(jiān)控，以確保業(yè)務的正常運營。2.操作規(guī)范2.1接聽電話時嚴格遵守公司的接聽標準，尊稱客戶姓名，禮貌熱情。保持語速節(jié)奏正常，語調(diào)優(yōu)美，言辭得體?！澳愫茫垎柲奈唬俊笔且?guī)范的標準問候語句。2.2內(nèi)部電話在撥打內(nèi)部電話時，應明確對方的姓名或所屬部門，以免誤撥傳真號碼。內(nèi)部電話盡量不要振鈴時間過長，避免浪費時間和資源。2.3外部電話只有掌握了一定的業(yè)務知識和技能，才能撥打外部電話。在與客戶通話前，應提前了解客戶情況和業(yè)務背景，為了不耽誤雙方時間。遇到不懂的問題或無法回答的問題，應滿足客戶需求，并及時告知相關(guān)部門。保密工作及時有效，屬于商業(yè)機密的事務必須嚴格保密。3.電話接聽流程接聽電話時，應遵循以下流程：熱情，禮貌地問候?qū)Ψ?；監(jiān)聽對方請求或問題；根據(jù)實際情況給予回應或安排相關(guān)工作人員回復。4.電話記錄每一次電話都應該主動記錄下來，并在文件夾中編寫對應的目錄，以保證工作的及時全面和準確。電話記錄應包括以下內(nèi)容：時間；撥打者和通話者姓名；通話主要內(nèi)容；電話的結(jié)果和相關(guān)工作。四、傳真管理規(guī)定1.傳真收發(fā)1.1傳真的收發(fā)應由專人負責，并設置相關(guān)的文件夾，便于管理。1.2傳真設備的維護工作應定期進行，包括更換耗材，文件夾條理整齊，收發(fā)設置正確。2.傳真格式2.1內(nèi)部傳真格式：標題：文件名稱范圍：某部門日期：某年某月某日內(nèi)容：正文2.2外部傳真格式：標題：公司名稱地址：地址電話：電話號碼傳真：傳真號碼日期：某年某月某日內(nèi)容：正文3.傳真處理流程3.1傳真的處理分發(fā)應具有一定的分級權(quán)限。不同級別的人員都應按照制度明確的權(quán)限進行傳真處理。3.2傳真的流轉(zhuǎn)應按照制度明確的流程進行。3.3外部傳真收到后，必須及時進行回復，并在獲得文件的原件后及時歸檔。五、其他要求商廈的電話和傳真管理制度應該隨時進行修訂和完善，以