會議接待歡迎短信

會議接待歡迎短信篇一：會議通知短信模板各位領(lǐng)導(dǎo)和同事：由XXX部召集的XXXX會將于10月13日（周X）X:00在會議室（3）召開，請大家準(zhǔn)時參會。注：會議資料已發(fā)大家OA郵箱，請自行下載查詢。辦公室2020-10-12各位領(lǐng)導(dǎo)和同事：接總經(jīng)理最新通知，原定于X月X5日（周X）X:00-X:00的關(guān)于XXXX會暫時取消。給大家?guī)聿槐憔凑堈徑?！辦公室2020-8-25各位領(lǐng)導(dǎo)和同事：因參會人員有會議沖突，原定于9月29日上午11:00召開的會議管理制度宣講會推遲至9月29日11:30在會議室（2）召開，請大家準(zhǔn)時參會。注：《會議管理制度》（會議資料）已發(fā)大家OA郵箱，請大家自行下載查閱。辦公室2020-9-28各位領(lǐng)導(dǎo)和同事：“定位?中國10年”高峰論壇分享將于今天（9月14日）晚上18:30在培訓(xùn)室舉行，請大家務(wù)必準(zhǔn)時到場。分享人：王亮、黃昊。參加人員：解碩葆、張龍武、蔣強(qiáng)生、龔秀紅、葉堃、涂偉、侯瑞峰、高文明、魏世興、陶亞、譚翔、陸夏、丁華軍、魏本強(qiáng)、趙培勝、江晶、連婷婷、朱振、王志會、開成建、趙郁璽、王蕾、李南、姚明婷、林菊林、王百歲、翟珂、陶濤、魏巍、周浩。所有參加人員不得請假，同時歡迎其他人員前來參加。辦公室2020-9-14各位領(lǐng)導(dǎo)和同事：由工程部召集的關(guān)于還建房墻體開裂專題會將于10月15日（周六）上午8：30在會議室（2）召開，請大家準(zhǔn)時參會。辦公室2020-10-15篇二：會議接待流程會議接待流程會議接待流程可分成:會議前/會議中/會議后1、會議前準(zhǔn)備：1、會場信息：1）、與主辦方確認(rèn)會議主題、參會人數(shù)、會議舉辦日期會議舉辦場地、會議日程、與會材料。2）、發(fā)送會議通知短信，安排酒店叫早服務(wù)。2、會場預(yù)定：1）、外場會議，與主辦方確認(rèn)會議規(guī)模（小中大型）、會議場地名稱、會議室房間、會議室面積、會議室臺型（包括U形、回形式、座談式、課桌式、圓桌式、劇院式、禮堂式）、會議容納人數(shù)（20-600人不等），會議室是否配有固定（懸掛）投影儀、移動（支架）投影儀。另外是否需要會議配套服務(wù)貴賓室接待、茶歇室餐飲。根據(jù)主辦方具體要求預(yù)定會議場地。2）、內(nèi)場會議，與主辦方（中國移動）確定會議中心樓層、會議室房間號、會議室面積和容納人數(shù)，設(shè)施設(shè)備型號數(shù)量品種是否齊全，會議大堂、通道、會議室、洗手間標(biāo)識是否清晰，會議室旁是否配有貴賓休息室和茶歇間，會議室會議物資物料的品種和數(shù)量多少。根據(jù)主辦方公司規(guī)定流程辦理預(yù)定會議中心場地。3）、預(yù)定會議中心方法，第一：大小要適中。第二：地點要合理。超過一天的會議，定在參會人員住宿較近一些。第三：附屬設(shè)施要齊全。第四：要有停車場。4）、下預(yù)定會議場地確認(rèn)單，與主辦方確定最終預(yù)定（詳細(xì)見附件1）。3、會場布局：大型會議：（200--1000人）1）、會場大門口外：根據(jù)客人需要設(shè)拱門、空飄。根據(jù)客人需要設(shè)固定字幕或游動字幕。2）、會場大堂：設(shè)立會議簽到處，根據(jù)客人需要提供臺布、臺裙、工作椅、臺花、賜名片盒、禮品臺等物品。3）、會場入口處：設(shè)立引導(dǎo)指示牌，通道兩邊擺放綠色植物，地上鋪紅地毯。4）、主席臺：設(shè)背景幕（或背景板或LED屏），主席**擺放鮮花，頂額掛會議橫幅，根據(jù)會議需要設(shè)立式講臺或課桌式講臺，準(zhǔn)備有線麥克和無線麥克。根據(jù)會議需要搭建地臺鋪紅地毯，安排燈光音響設(shè)備。另外會場四周擺放綠植花卉與主席臺互應(yīng)美觀整潔。5）、臺形：根據(jù)會議特點和客人需求擺放課桌型或圓桌式臺型，課桌式臺面按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)擺放茶具、茶墊、信紙和筆、礦泉水、紙巾等。課桌式臺型鋪綠色或白色桌布，圍臺裙。圓桌式臺型桌面另外擺放水果和茶點，桌面鋪白色臺布，椅子套白色椅套。另外按客人提供人數(shù)擺放席卡，300人以上會議前四排預(yù)留空位。6）、貴賓室和茶歇間：根據(jù)會議特點和客人需求預(yù)定，房間內(nèi)擺設(shè)鮮花盆景、基本設(shè)施設(shè)備齊全、環(huán)境衛(wèi)生干凈整潔、茶飲物品供應(yīng)豐富。中型會議：（50--200人）1）、會場大門口外：懸掛會議條幅2）、會場大堂：設(shè)立會議接待處，接待臺鋪綠色或紅色臺布，并釘好臺裙。設(shè)立指示牌，安排工作人員提供迎送、領(lǐng)引、問詢服務(wù)。3）、會場入口處：設(shè)立指示牌，安排會場服務(wù)人員做好迎送。4）、主席臺，設(shè)背景幕（或背景板或LED屏），主席臺設(shè)立式講臺或課桌式講臺，擺放鮮花，準(zhǔn)備有線麥克和無線麥克、根據(jù)會議需要準(zhǔn)備投影儀、白板等。另外會場四周擺放綠植花卉與主席臺互應(yīng)美觀整潔。5）、臺形：根據(jù)客人需要按劇場式、課桌式或圓桌式擺放，鋪白色、紅色或綠色桌布及臺裙，課桌式臺形擺放茶具、礦泉水、紙、筆等。小型會議：50人以下1）、會場入口處：設(shè)立致歡迎詞的迎賓水牌。2）、臺形：根據(jù)客人需要按回形或U形擺放，懸掛會議條幅，準(zhǔn)備麥克、紙、筆、礦泉水、擺放茶具。3）、綠植花卉：擺放于回形、U形中心處，以及會場四周，整齊對稱，無灰塵、無黃葉，根據(jù)客人需求和會議層次，回形中心處也可擺放鮮花。4、設(shè)施設(shè)備的調(diào)試：1）、燈光：小型會議大堂簽到處、會場入口處通道、會議室的照明亮度、開關(guān)是否正常。另大型會議舞臺專用射燈（智能數(shù)字燈光控制臺、機(jī)械追光燈、光束電腦搖頭燈、LED染色PAR等）的調(diào)試。2）、音響：會議室內(nèi)音頻設(shè)備（音箱、調(diào)音臺、功放、效果器、壓限器、分頻器、均衡器、信放器、數(shù)字硅箱、PAR（ParabolicAluminisedReflector）由專業(yè)設(shè)備技術(shù)人員運行調(diào)試，無限麥克風(fēng)和座式話筒是否音量有無雜音和回音。3）、網(wǎng)絡(luò)通信：無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋面積要大，網(wǎng)速是否通暢快速。移動通訊覆蓋范圍廣，是否有干擾物阻礙信號。4）、空調(diào)：夏季室內(nèi)空調(diào)溫度設(shè)置不得低于26℃，冬季室內(nèi)空調(diào)溫度設(shè)置不得高于20℃。一般情況下，空調(diào)運行期間禁止開窗。5）、投影儀的幕布是否升降正常，投影儀設(shè)備是否正常開機(jī)和播放，投射文件內(nèi)容亮度、字體大小、清晰度是否適當(dāng)。6）、電腦排插和手機(jī)充電器是否準(zhǔn)備充足，檢查是否可正常通電。7）、電腦中的會議PPT文件是否正常打開，瀏覽演示內(nèi)容是否順暢。8）、供應(yīng)茶水的燒水箱和壺、煮咖啡的咖啡機(jī)電器功能是否使用運行。5、物資物料準(zhǔn)備：1）、與主辦方確認(rèn)會議指南、會議PPT文件、會議領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、會議主持人串詞、與會材料（開會信紙和筆）、會議臺卡是否制作完成，領(lǐng)取時間和地點及聯(lián)系人。2）、會議主題橫幅、海報、X展架、會議背景板噴繪、舞臺地臺和地毯、主席臺、簽到處和通道引導(dǎo)指示牌、綠色植物、臺花、禮品是否制作出來時間和安裝完成情況。3）、會議茶歇物料準(zhǔn)備：咖啡、小食、水果、點心、礦泉水。份量上午按總?cè)藬?shù)40%定，下午按總?cè)藬?shù)定。茶葉品種預(yù)備正常三種，另主辦方特定茶葉，領(lǐng)取時間和地點及聯(lián)系人?？Х绕贩N預(yù)備即溶咖啡和粉磨咖啡。4）、會議茶具和茶歇餐具規(guī)格、型號、質(zhì)量、數(shù)量，以與參會人員級別來定。另主辦方要求特定茶杯，安排好領(lǐng)取時間和地點及聯(lián)系人。6、會場服務(wù)準(zhǔn)備：1）、確定會議室引導(dǎo)接待人員、會議主持人、茶水服務(wù)人員、攝影、攝像的人員名單和到位時間。2）、確定會場環(huán)境檢查，會議大堂門口、簽到處、通道、會議室、洗手間、貴賓室、茶歇室的地面、墻面、角落衛(wèi)生干凈情況，桌椅和設(shè)施設(shè)備擺放整潔情況。3）、確定工作人員服裝和發(fā)型要求，禮儀規(guī)范的培訓(xùn)和模擬。4）、確定在預(yù)定時間安排預(yù)定車輛，接待參會人員抵達(dá)指定會議中心。會議中流程：迎賓接待工作：1）、提前安排好會場車位并有專人負(fù)責(zé)指引車輛入位。2）、普通會議由接待人員提前會場大堂做引領(lǐng)工作。級別會議提前設(shè)專人控制好專用電梯，由項目經(jīng)理陪協(xié)助主辦方公關(guān)接待負(fù)責(zé)人在大堂迎候貴賓的到來并將客人引領(lǐng)到會議地點。為陪同人員安排休息室并提供茶水服務(wù)。3）、當(dāng)客人來到會議室時，禮貌熱情地向客人問好，請客人進(jìn)入會議室拉椅讓座。先到達(dá)的客人入座以后，提供茶水服務(wù)，會議人數(shù)到齊后，送上小毛巾。4）、會議中通常每十五分為客人添加茶水、更換煙缸等，特殊情況可按客人要求服務(wù)。5）、會議期間服務(wù)員站于會議室門口直至?xí)h結(jié)束。6）、會議中間休息，要盡快整理會場，補(bǔ)充和更換各種用品。7）、會議攝影攝像安排8）、會議間歇茶點供應(yīng)2、會議進(jìn)程控制：頒獎議程頒獎前1）、落實主持人妝容服飾是否準(zhǔn)備好，主持人頒獎串詞和上臺時間是否記熟。2）、禮儀小姐妝容服飾和禮儀規(guī)范（表情、舉止、話語）是否符合要求，引導(dǎo)頒獎領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)獎嘉賓上場路線和時間是否記熟。3）、燈光音響技術(shù)人員，對主持人、頒獎領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)獎嘉賓的上場和表演節(jié)目的內(nèi)容進(jìn)行打燈效果和背景音樂氛圍方案的操作時間順序是否掌握和調(diào)節(jié)好。4）、表演節(jié)目名單和內(nèi)容編排方案是否合理無變動，彩排是否進(jìn)行順利。頒布中1）對頒獎進(jìn)程每一步環(huán)節(jié)時間和項目正常運行的監(jiān)督控制，以及突發(fā)事件應(yīng)急處理。2）正式頒獎時應(yīng)注意地方，禮儀小姐準(zhǔn)確將頒獎領(lǐng)導(dǎo)引領(lǐng)上臺和下臺指定地點，燈光效果和背景音樂氛圍匹配準(zhǔn)確無誤。頒獎后1）會議和用餐均在同一場地時，利用客人休息時間及時翻臺。2）根據(jù)客人需求和會議層次來定，領(lǐng)導(dǎo)和參會人員的后續(xù)活動。連續(xù)召開兩天及兩天以上的會議，工作人員要及時主動了解客人意見與需求，及時協(xié)調(diào)改進(jìn)工作。簽約議程簽約前1）、落實主持人、禮儀小姐、燈光音響技術(shù)人員情況同上，2）、落實簽約臺物料（包括簽約桌椅及配套布藝、簽約本和筆、臺卡和臺花、酒水準(zhǔn)備是否齊全。簽約中1）、參加簽約儀式的雙方代表及特約嘉賓按時步入簽字儀式現(xiàn)場；2）、簽約者在簽約**入座，其他人員分主、客各站一邊，按其身份自里向外依次由高到低，列隊于各自簽約者的座位之后；、3）、雙方助簽人員分別站立在自己簽約者的外側(cè)；4）、簽約儀式開始后，助簽人員翻開文本，指明具體的簽字處，由簽字人簽上自己的姓名，并由助簽人員將己方簽了字的文本遞交給對方助簽人員，交換對方的文本再簽字；5）、雙方保存的協(xié)議文本都簽好字以后，由雙方的簽字人自己鄭重地相互交換文本，同時握手致意、祝賀，雙方站立人員同時鼓掌；、6）、協(xié)議文本交換后，服務(wù)人員用托盤端上香檳酒，雙方簽約人員舉杯同慶，以增添合作愉快氣氛；簽約后1）、簽約儀式結(jié)束后，雙方可共同接受媒體采訪。2）、退場時，可安排客方人員先走，主方送客后自己再離開。3）、會議和用餐均在同一場地時，利用客人休息時間及時翻臺。4）、根據(jù)客人需求和會議層次來安排領(lǐng)導(dǎo)和參會人員的后續(xù)活動。連續(xù)召開兩天及兩天以上的會議，工作人員要及時主動了解客人意見與需求，及時協(xié)調(diào)改進(jìn)工作。宴會議程宴會前1）、落實舞臺搭建是否按設(shè)計圖稿效果安裝完成，酒席擺臺是否按領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓級別座次編排。2）、宴席物資清點包括餐具、茶具、水果、酒水、香煙、小食是否備齊。宴會中1）、對宴會進(jìn)場迎賓、開場領(lǐng)導(dǎo)講話、中場領(lǐng)導(dǎo)敬酒、表演節(jié)目及游戲互動、客人退場的每一步環(huán)節(jié)時間和項目正常運行的監(jiān)督控制，以及突發(fā)事件應(yīng)急處理。2）、對宴會現(xiàn)場菜品上菜程序、茶酒水供應(yīng)程序，巡查服務(wù)實施情況，對服務(wù)不周全地方即時改進(jìn)。宴會后1）、指引領(lǐng)導(dǎo)從專用通道撤離宴會現(xiàn)場，安排車輛送回酒店。2）根據(jù)客人需求和會議層次來安排領(lǐng)導(dǎo)和參會人員的后續(xù)活動。會議后流程：1、做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。會議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如，會后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。2、會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排。3、全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作，包括清理會議文件（根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料）、物資物料（自備的會議用具、會議剩余完整食品、禮品、宣傳品等）。4、組織活動會議結(jié)束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負(fù)其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動計劃的順利實施。5、送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。篇三：會務(wù)接待方案中國整形美容協(xié)會2020年行業(yè)年會暨頒獎典禮晚會會務(wù)執(zhí)行方案一、接待時間1月9日-1月10日其中：1月9日：嘉賓全天報到,接機(jī)、接站；晚上年會暨頒獎晚會；1月10日上午部分領(lǐng)導(dǎo)嘉賓參觀陽光整形美容醫(yī)院，部分嘉賓返程送機(jī)、送站，下午基本返程送機(jī)、送站完畢。具體行程安排請參見附件1。二、接待對象本次會務(wù)接待工作對嘉賓進(jìn)行細(xì)分，采取重要貴賓、一般嘉賓分級接待的方式，并按照以下分類進(jìn)行接待：（一）一級接待：（套房/豪華房）1、中整協(xié)/國家衛(wèi)計委/各省整協(xié)領(lǐng)導(dǎo)約人；2、重要專家學(xué)者約人。（二）二級接待：（標(biāo)準(zhǔn)間）1、地方市級整協(xié)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等，約人；2、廣東省/深圳市等相關(guān)政府部門領(lǐng)導(dǎo)。（三）普通接待：1、業(yè)務(wù)單位參會嘉賓；2、其他嘉賓等；3、演職人員/會務(wù)人員/安保等工作人員（名）。三、接待地點根據(jù)今年大會的接待規(guī)模、接待的級別，選擇華僑城洲際酒店為會議/接待地點；在南山區(qū)域擇方便出行的1-2家酒店為應(yīng)急接待酒店。（海景、威尼斯、威斯町）四、人員配置深圳整形美容醫(yī)院統(tǒng)籌負(fù)責(zé)本次年會承辦及接待任務(wù)。2020年行業(yè)年會暨頒獎典禮晚會籌備委員會主任：副主任：具體人員及分工另文。五、接待流程（一）接待準(zhǔn)備1、專人統(tǒng)計大會登記的參會嘉賓信息；2、每日及時與組委會相關(guān)負(fù)責(zé)人溝通嘉賓接待的相關(guān)事項和信息，及時更改變動信息；3、前期電話跟蹤所有來深參會的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、代表團(tuán)、媒體，確認(rèn)其來深要求細(xì)節(jié)，報組委會主任并執(zhí)行主任處以便安排布署；4、確定代表來深具體時間、人數(shù)、性別、聯(lián)系方式、出發(fā)地點及航班號、車次、住房要求、客人的餐飲習(xí)慣等詳細(xì)情況。5、提前領(lǐng)取、分好房卡、餐券、會務(wù)資料等，根據(jù)大會要求做好接待準(zhǔn)備工作。（二）接機(jī)接站1、1月9日7：30至18：00在深圳機(jī)場/深圳北站安排專人接機(jī)，配備歡迎標(biāo)識；2、調(diào)度接待車輛運送參會代表前往下榻酒店；每趟航班到達(dá)等候時間不超過30分鐘；每車配備服務(wù)人員1名。3、根據(jù)參會嘉賓航班情況制作《接機(jī)（站）時間表》、《送機(jī)（站時間表》；制作雙面的接機(jī)（站）牌；（三）酒店安排1、酒店專項接待安排：在指定下榻的酒店門口懸掛或顯示歡迎標(biāo)識，酒店大堂、電梯等處設(shè)歡迎牌、導(dǎo)引指示牌，大堂、樓層電子信息屏滾動播放本次活動信息；設(shè)置與會議相關(guān)的信息公示版（牌）；2、酒店設(shè)“會務(wù)組聯(lián)絡(luò)處”。安排名工作人員，負(fù)責(zé)參會代表報到、入住手續(xù)辦理及發(fā)放證件和活動資料、參會代表房間發(fā)放個性化溫馨提示；會議期間負(fù)責(zé)指引、組織參會代表乘車、用餐等各項后勤保障工作。3、每間嘉賓住房內(nèi)放置會務(wù)接待手冊、重要信息溫馨提示、地圖，贈送當(dāng)天《深圳特區(qū)報》，王曉瀘董事長親筆簽名歡迎卡1張，入住當(dāng)天備水果1份；貴賓客房提供定制性菜單服務(wù)，貴賓和女士接待，預(yù)留非吸煙樓層客房；入住當(dāng)天備鮮花水果各1份；4、提供會務(wù)車輛，根據(jù)要求編制運行時間表并分發(fā)至嘉賓房間；5、預(yù)留會務(wù)人員、醫(yī)療人員的工作用房，并安排工作用餐；6、提供叫早、叫醒服務(wù)；及時收集整理來賓入住建議和需求，不斷改進(jìn)服務(wù)