第三章-文書的體式與稿本課件

第三章文書的體式與稿本了解文書的體式，掌握文書的格式與要求。掌握份號、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、成文日期、附件、主題詞、抄送機關、正本、副本等概念。掌握文書各組成部分的主要內(nèi)容，熟悉文書主體的撰寫要求。213第二節(jié)文書的格式

第三節(jié)文書稿本及其使用第一節(jié)文書的文體

第一節(jié)文書的文體一、文體的分類名稱含義文體是“為適應不同的交際需要而形成的語文體式”。有各種不同的分類，一般分為政論文體、科學文體、文藝文體、公文文體等文書文體是為適應行政工作、公共事務管理的需要而形成的語文體式。它是一種兼有議論文、說明文、記敘文的一般特點的應用文政論文體：以議論為主，靠邏輯思維取勝科學文體：用專門術語，多用說明，強調(diào)縝密性文藝文體：綜合的表達方式，以形象性取勝公文文體：兼用議論、說明、記敘，強調(diào)實用、莊重鄧小平同志視察南方的講話文體表述文書在表述時用“南方講話”文藝作品“有一位老人在中國的南海邊畫了一個圈”香港2019年回歸祖國文體表述公文表述為“香港回歸祖國”文藝作品“香港回家”

文書文體是一種兼有議論文、說明文、記敘文三種表達方式和一般特點的應用文體。首先，文書要有適當?shù)淖h論，但不需要作過多的專門議論；其次，文書要說明一定的事實，但不需要對不必要的細節(jié)作過多的說明；再次，文書不在于具體記敘事實，而是為了說明一定的問題，文書的敘事必須簡明、樸實。不作過多的描述。二、現(xiàn)行機關文書文體的特征

文書文體的三種表達方式在各個文種的使用中，側(cè)重點是不同的。有些以說明為主，有些以議論為主，有些是敘述、說明、議論兼而有之。

命令、批復、議案多以說明為主（表彰性的除外）。決定、指示、通知多以議論、說明為主。通報、報告、請示等則多是敘述、議論、說明兼而有之。

第二節(jié)文書的格式一、文書格式的含義、范疇與類型公文文面格式從適用的范圍來看有三種類型，其使用也有不同的要求。1.行政公文格式2.專用公文文本格式3.一般文章式公文格式機關公文撰制的主要法律法規(guī)依據(jù)

1．國家行政機關公文處理辦法2．中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例3．關于實施《國家行政機關公文處理辦法》涉及的幾個具體問題的處理意見4．國家行政機關公文格式（GB/T9704-2019）5．中共中央辦公廳公文主題詞表6．國務院公文主題詞表7．中華人民共和國國家通用語言文字法8．標點符號用法（GB/T15834－2019）9．出版物上數(shù)字用法的規(guī)定（GB/T15835－2019）機關公文撰制的主要法律法規(guī)依據(jù)

1．黨政機關公文處理工作條例2．黨政機關公文格式（GB/T9704-2019）3．中華人民共和國國家通用語言文字法4．標點符號用法（GB/T15834－2019）5．出版物上數(shù)字用法的規(guī)定（GB/T15835－2019）公文用紙主要技術指標：

60g/m2~80g/m2膠版印刷紙或復印紙紙張白度為85%—90%

橫向耐折度≥15次不透明度≥85%

pH值為7.5—9.5A4型公文用紙

頁邊及版心尺寸

用WORD編輯文本，頁邊距的默認值是多少？26±1mm35±1mm排版規(guī)格正文用3號仿宋體字每面排22行每行排28字

印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

裝訂要求：公文應當左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90o，無毛茬或缺損。騎馬訂或平訂的公文應當：

a）訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；

b）無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；

c）騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm。包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。

《國家行政機關公文格式》（GB∕T9704－2019）公文中各要素標識

眉首部分：公文份數(shù)序號，秘密等級和保密期限，緊急程度，發(fā)文機關標識，發(fā)文字號，簽發(fā)人

主體部分：標題，主送機關，正文，附件說明，成文日期，印章，附注版記部分：主題詞，抄送機關，印發(fā)機關和印發(fā)日期

《黨政機關公文格式》（GB∕T9704－2019）公文中各要素標識

眉首（版頭）部分：份號，秘級和保密期限，緊急程度，發(fā)文機關標志，發(fā)文字號，簽發(fā)人

主體部分：標題，主送機關，正文，附件說明，發(fā)文機關署名、成文日期和印章，附注，附件版記部分：抄送機關，印發(fā)機關和印發(fā)日期《黨政機關公文格式》主要變化口訣☉公文格式新國標：《黨政機關公文格式》GB/T9704-2019代替《國家行政機關公文格式》☉主題詞兒不再標：刪除主題詞格式要素

☉密級緊急左上角：密級、緊急程度從右上角改為左上角

☉印章署名要齊全：增加發(fā)文機關署名格式要素

☉成文日期用數(shù)字：成文日期用阿拉伯數(shù)字標注

☉公文頁碼不可少：增加頁碼格式要素改錯改錯：00001天開〔2019〕3號關于加強文書檔案工作的通知各分公司，各處、室：

為貫徹甌江市人民政府《關于進一步加強企業(yè)檔案工作若干意見》（甌府[2019]2號）的精神，加強本公司及下屬單位文書檔案工作，·········。附件：1.甌江市人民政府··········意見2.甌江市檔案館········的通知二○○五年一月二日主題詞：文書檔案通知□抄送：市檔案局，市經(jīng)貿(mào)委。□天開電化有限公司辦公室2019年1月3日印發(fā)□眉首主體版記機密★一年特急1.傳達行文意圖；2.表明文書的生效時間和法律憑據(jù)；3.表明行文關系和主送范圍。1.提供主題檢索標識；2.確定復本送達范圍；3.提供公文印制責任者、時間等。天開電化有限公司文件1.表明文書的法定權(quán)威和信息源；2.確定文書的處理緩急和安全要求；3.為文書的科學管理提供分類標識和檢索途徑。國家行政機關格式GB|T9704︱2019000001天開〔2019〕86號關于加強文書檔案工作的通知各分公司，各處、室：

為貫徹甌江市人民政府《關于進一步加強企業(yè)檔案工作若干意見》（甌府〔2019〕2號）的精神，加強本公司及下屬單位文書檔案工作，·········。附件：1.甌江市人民政府··········意見2.甌江市檔案館········的通知2019年9月13日□抄送：市檔案局，市經(jīng)貿(mào)委。□天開電化有限公司辦公室2019年1月3日印發(fā)□版頭主體版記機密★10年加急天開電化有限公司文件天開電化有限公司黨政機關公文格式GB|T9704︱2019天開〔2019〕3號平行文、下行文，至版心上邊緣25mm機密特急眉首天開電化有限公司文件宋體，高度小于2cm國家行政機關格式GB|T9704︱2019機密特急天開電化有限公司文件

簽發(fā)人：張國慶天開〔2019〕1號李國強上報的公文需標識簽發(fā)人姓名眉首上行文至版心上邊緣為80mm三號楷體國家行政機關格式GB|T9704︱201900001天開〔2019〕3號眉首機密★一年特急目的是為了便于統(tǒng)計、登記和回收；領導機關大批下發(fā)公文時使用，絕密、機密公文應標明。便于公文查閱、處理、統(tǒng)計。由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。聯(lián)合發(fā)文時只標注主辦機關發(fā)文字號傳遞和辦理的時間限度，平件不必標注。公文分特急、急件；電報分特提、特急、加急、平急,同時在信封上標明。發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”，紅色標識，居中，莊嚴顯示文書的法定性和權(quán)威性文書內(nèi)容涉及國家秘密的，應表明密級和保密期限；分秘密、機密、絕密。反映機關本質(zhì)屬性，避免與相近機關混淆。通常采用三種方法：1。機關代字；2。機關代字加文種代字；3。機關代字加承辦部門代字。年份用全稱，用六角括號不加“第”不編虛號天開電化有限公司文件國家行政機關格式GB|T9704︱2019機密特急中金房地產(chǎn)公司美加房地產(chǎn)公司萬科房地產(chǎn)公司□中金房〔2019〕1號簽發(fā)人：×××□×××□聯(lián)合行文時主辦機關名稱在前，文書居于右側(cè)，上下居中排布。眉首上報的公文需標識簽發(fā)人姓名;“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。文件國家行政機關格式GB|T9704︱2019天開公司關于加強文書檔案工作的通知各分甕，各處、室：

為貫徹甌江市人民政府《關于進一步加強企業(yè)檔案工作若干意見》（滬府[2019]2號）文書精神，加強本公司及下屬單位文書檔案工作，·········。附件：1.················意見2.···············的通知二○○四年一月二日（此件須在中層干部會議傳達）是附屬或說明正文的文書材料，是文書的重要組成部分；應標明附件順序和名稱，附件后無標點符號，應與正文一起裝訂。應使用全稱、規(guī)范化簡稱或通稱；主送過多導致首頁無法顯示正文，可置于抄送之上。主體文書生效標識有加蓋印章和簽署兩種形式。數(shù)字、年份不能回行應準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明文種。結(jié)構(gòu)要完整，一般包括發(fā)文機關、事由、文種。不同文書成文日期不盡相同，詳見書。成文日期中的零寫為“○”需要說明的其它事項加括號標注。請示應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。國家行政機關格式GB|T9704︱2019公文末頁版式國家行政機關格式GB|T9704︱2019聯(lián)合行文末頁公文版式國家行政機關格式GB|T9704︱2019文尾與版記示意圖附件：1.················意見2.···············的通知二○○五年一月二日主題詞：××××××□抄送：×××，×××，×××?！踔薪鸱康禺a(chǎn)公司辦公室2019年1月3日印發(fā)□·························。不得標識此頁無正文下弧無文字時下套下弧有文字時中套落款處不署發(fā)文機關名稱。國家行政機關格式GB|T9704︱2019天開〔2019〕3號關于加強文書檔案工作的通知主題詞：文書檔案通知□抄送：××檔案局。□天開公司辦公室2019年1月3日印發(fā)□版記便于計算機檢索和管理公文。應使用全稱、規(guī)范化簡稱或通稱；主送過多導致首頁無法顯示正文，可置于抄送之上。以公文付印時間為準。天開電化有限公司文件國家行政機關格式GB|T9704︱2019附件：1、················意見2、···············的通知二○○五年一月二日主題詞：文書檔案通知抄送：市檔案局，市經(jīng)貿(mào)委。天開電化有限公司辦公室2019年1月印發(fā)－1－空白頁和空白頁以下的頁不標識頁碼；雙頁碼居左空一字。4號字標識。日期后空四字國家行政機關格式GB|T9704︱2019釘口×××統(tǒng)計表□－1－橫表單頁碼置于左下角，雙頁碼置于左上角，單頁碼表頭在訂口一邊。國家行政機關格式GB|T9704︱2019信函式眉首發(fā)文字號加于此處距上頁邊30mm紅色，長均為170mm距下頁邊20mm國家行政機關格式GB|T9704︱20194mm命令（令）格式

會議紀要格式：會議紀要標識由“××會議紀要”組成。用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。XX發(fā)〔2019〕號XX發(fā)〔2019〕號中共××委員會文件黨的機關公文版頭中共××委員會（通知）

同一內(nèi)容和形式的文件，根據(jù)其在撰制印刷過程中的作用，根據(jù)其使用時的不同需要，往往形成不同文稿和文本。

第三節(jié)文書稿本及其使用

一、文書稿本的含義

文書稿本是指文書的文稿和文本。對文書各種稿本的不同稱謂總的可以分為兩大類：一類是從稿本的性質(zhì)和作用上去區(qū)別、稱呼它，如草稿、定稿、正本、副本等；另一類是從稿本的制作方式上去區(qū)別、稱呼它，如手稿、抄本、復寫本、打印本、復印本、影印本等。

（一）草稿

草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的文書原始稿件。草稿有以下特點：第一，尚未定型。草稿永遠處于未定型狀態(tài)；第二，非正式、無效力。它不屬于正式文件，不具備現(xiàn)實執(zhí)行效用。二、文稿

草稿按其文稿的作用和形成特點，可稱為討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿。

定稿是指公文的草稿經(jīng)過修改并由領導人審閱、簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。定稿是機關制發(fā)文件的惟一可靠的標準稿。（二）定稿

三、文本

根據(jù)定稿印制成的文件稱為文本。文本主要有：（一）正本、副本1.正本正本是根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式文件文本。正本具有三個特點：第一，根據(jù)定稿制作，凡不根據(jù)定稿制作的都不是正本；第二，發(fā)給主送機關，非此不算正本；第三，具有實際效力，具有行政或法律的作用。這三個特征緊密聯(lián)系，不可分割，只有同時具備這三個特征的稿本，才能稱為正本。

2.副本副本是指公文形成之后，由于實際工作的需要，往往使正本文件發(fā)生許多增值或變態(tài)文本，這種根據(jù)公文正本復制、謄抄的其他文本稱為副本。副本又稱抄本。副本的內(nèi)容如果是與正本全文相符的，統(tǒng)稱為副本。如果只是正本的部分內(nèi)容，則稱為摘錄副本或節(jié)錄副本。副本的作用是代替正本供傳閱、參考和備查使用。

副本產(chǎn)生原因和形成情況：第一，當發(fā)文分主送機關和抄送機關時，主送件是正本，抄送件應視為副本。第二，發(fā)文機關的正式文件在制成發(fā)出并留下存本后，其他供機關內(nèi)部作為資料參考使用的多余份數(shù)應視為副本。第三，收文機關根據(jù)收到的正式文件進行復制的一切文本，即使是具有行政、法律效力，都應一律視為副本。

關于正本和副本的使用，目前主要有三個問題值得研究：第一，是正本、副本不分；第二，是發(fā)文往往只有一份正本，沒有副本，這樣，上級機關在處理文件時就要轉(zhuǎn)圈傳閱（上級機關亦沒有復制副本），這勢必拉長文件的運轉(zhuǎn)周期；第三，是上級機關下發(fā)的文件（指發(fā)文對象是一個機關）只有1份正本，沒有副本。

公文的存本，是指發(fā)文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本。存本是根據(jù)正本印制甚至是與正本同時印制出來的，除印章和簽署外，具有正本所有的文件格式和附加標記。（二）存本（三）試行本、暫行本

試行本：指發(fā)文機關認為規(guī)范類文書的內(nèi)容尚不成熟，日后需根據(jù)實踐的檢驗情況予以修訂時，先行發(fā)布的試行文本，在試行期內(nèi)具有法定效力。其明顯標志是在標題后用圓括號注明“試行”字樣。

暫行本：指發(fā)文機關一時來不及制訂供長期執(zhí)行的內(nèi)容完善的規(guī)范類文書時，暫且制發(fā)的文本，在暫行期內(nèi)具有法定效力。其明顯標志是在標題中或標題后注明“暫行”字樣。（四）兩種以上文字文本

同一份文件，有時也有兩種以上文字的文本。公文稿本辨析文稿

文本

草稿定稿

正本存本副本

規(guī)范性文書的正本還有暫行本、試行本、修訂本等形式。稿本外形特征作用效用歸檔與否