項(xiàng)目信息歸檔

項(xiàng)目或項(xiàng)目階段在達(dá)到目標(biāo)或因其他原因而終止后需要進(jìn)行總結(jié)的行為項(xiàng)目信息歸檔01依據(jù)方法與工具與利用結(jié)果目錄030204基本信息項(xiàng)目信息歸檔是指項(xiàng)目或項(xiàng)目階段(概念、開發(fā)、執(zhí)行或結(jié)束)在達(dá)到目標(biāo)或因其他原因而終止后，需要進(jìn)行總結(jié)，信息歸檔包括驗(yàn)證項(xiàng)目的結(jié)果并歸檔，這個(gè)過程就是發(fā)起人和客戶對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品的正式接受，信息歸檔還包括花費(fèi)時(shí)間來匯集項(xiàng)目的記錄，確保這些記錄反映最終的規(guī)范，分析項(xiàng)目的有效性，將信息存檔以供將來使用。依據(jù)依據(jù)(1)進(jìn)展度量文檔。

(2)項(xiàng)目成果文檔。(3)其他項(xiàng)目記錄。與利用與利用對(duì)于收集到的資料數(shù)據(jù)，首先要經(jīng)過鑒別、分析、匯總、歸類，作出推測(cè)、判斷、演繹。這是一個(gè)邏輯判斷推理的過程。因此，必須做好會(huì)計(jì)核算、統(tǒng)計(jì)核算和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析等工作，這可借助于計(jì)算機(jī)進(jìn)行。然后，要把有價(jià)值的原始資料及加工整理的信息積累起來，以備查閱。手工管理的信息可用“檔案，，法存儲(chǔ)。在現(xiàn)代應(yīng)盡量采用電子計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫或其他縮微系統(tǒng)，以節(jié)省存儲(chǔ)時(shí)間和空間。不論存人檔案庫的資料還是存人計(jì)算機(jī)的信息，事前都必須做好分類編目，其目的在于方便查找和提取。因此，要建立健全的檢索系統(tǒng)，即使報(bào)表、文件、資料、人事和技術(shù)檔案保存完好，又要方便檢索。

項(xiàng)目信息管理的最終目的還是要使信息充分發(fā)揮作用。這就要求信息傳遞過程中盡量避免信息的失真和損耗；還要求信息的接收者分類對(duì)待各種信息：有些是要及時(shí)傳送出去，有些是只收不發(fā)；有些是必用的信息，有些是參考信息。專業(yè)人員和主管人員，應(yīng)依據(jù)收到的信息作出快速反映，從而決定管理行動(dòng)。方法與工具方法與工具(1)進(jìn)展報(bào)告。

(2)項(xiàng)目報(bào)告。(3)項(xiàng)目介紹。結(jié)果結(jié)果(1)項(xiàng)目檔案。信息歸檔的主要結(jié)果是項(xiàng)目檔案、正式接受和取得的教訓(xùn)。項(xiàng)目檔案包括一套整理好的項(xiàng)目記錄，提供了一個(gè)項(xiàng)目準(zhǔn)確的歷史；正式接受是項(xiàng)目發(fā)起人或客戶簽發(fā)的表明他們接受項(xiàng)目產(chǎn)品的文件；取得的教訓(xùn)是項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員經(jīng)過思考寫下的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。許多項(xiàng)目都有合同約束，而合同往往規(guī)定了這些成果應(yīng)該包含什么內(nèi)容；如果沒有合同約束，這些條款的準(zhǔn)備也是很重要的。項(xiàng)目檔案常常在項(xiàng)目結(jié)束許多年以后還有用。項(xiàng)目檔案中的文件可能為當(dāng)前的項(xiàng)目節(jié)省時(shí)間和資金：有時(shí)可能要對(duì)組織進(jìn)行審計(jì)，良好的項(xiàng)目檔案能為此快速提供有價(jià)值的信息。

(2)正式驗(yàn)收。企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目也要與外部項(xiàng)目一樣進(jìn)行正式驗(yàn)收，這個(gè)過程有助于項(xiàng)目的正式結(jié)束，避免項(xiàng)目終止的推遲。(3)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員都應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后就取得的教訓(xùn)寫一份報(bào)告，教訓(xùn)報(bào)告中討論的事項(xiàng)包括引起項(xiàng)目偏差的原因、選定某糾正措施的原因、不同項(xiàng)目管理方法和技術(shù)的應(yīng)用、項(xiàng)目組成