公文處理基本流程(修訂版)

公文處理流程規(guī)范一、公文處理的原則要求1、原則：實事求是、精簡、高效2、要求：及時、準確、安全二、公文的處理環(huán)節(jié)（一）公文的擬制：1、確定公文的范圍，原則上一文一事，不可一文多事的報送。2、正確選用行政公文的文種，是正確撰寫行政公文的前提?，F(xiàn)行使用的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定行政公文種類有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要等13種?，F(xiàn)根據(jù)企業(yè)行文實際，僅列出常用文種的適用范圍文種辦法規(guī)定適用范圍決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。除國家行政機關(guān)及黨、人大、軍隊機關(guān)外，企事業(yè)單位乃至人民團體，都可使用。（決定一般用于上級機關(guān)向下行文，也可在本機關(guān)內(nèi)部使用。通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的實行，任免人員。單位、人大、行政和局對機關(guān)，人民團體和企事業(yè)單位也可使用。（“通知”屬于下行文，主送單位是下級機關(guān)，平行或不相隸屬機關(guān)需要樂界的，可用“抄送”形式，對上級尤其不能用下“通知”）。通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。各級行政機關(guān)都可以使用。（分為表彰性、批評性、傳達性通報）。報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反應(yīng)情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問，不需要上級機關(guān)對報告內(nèi)容進行回復(fù)。所有相對下級機關(guān)都可以使用的穩(wěn)重（“報告”是上行文，主送機關(guān)是有隸屬的直接上級，一般不允許越級上報）請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準的事項。所有相對下級機關(guān)都可以使用的文種（“請示”是上行文，主送機關(guān)是有隸屬關(guān)系的直接上級，一般不允許越級上報）。批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。使用“批復(fù)“的請?zhí)崾窍录墮C關(guān)上報“請示”，批復(fù)只對于主送“請示”的機關(guān)，如有其他機關(guān)也需要知道批復(fù)的內(nèi)容時，應(yīng)用抄送的形式傳達。意見適用于對重要問題提出見解和辦法。黨、政、人大等各級機關(guān)都可以使用。函適用于不相隸屬的機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。各級機關(guān)都可使用，“函”分為商洽函、問答函、批答函，僅為平級機關(guān)之間的交流工具。會議紀要適用于記載和傳達會議情況和決定事項。各級機關(guān)都可使用，“會議紀要”屬于綜合性文種，即可上報又可下發(fā)，也可平行使用。3、公文的格式公文一般是由眉首、主體、版記三部組成。眉首：首頁紅色反線之上的部分（此紅色反線上粗下細，名為武文武文線）。包括：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號。（1）公文份數(shù)序號：公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。（2）秘密等級和保密期限：需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。(3)緊急程度:如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。(4)發(fā)文機關(guān)標識：由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”3、辦公室復(fù)核職責：審核公文業(yè)務(wù)內(nèi)容是否準確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，是否符合法律法規(guī)和政策規(guī)定，是否符合實際；是否具有可操作性，是否需要進一步組織有關(guān)部門研究和協(xié)商會簽。公文用詞是否恰當，表述是否準確，語句是否精煉，段落結(jié)構(gòu)是否合理。協(xié)調(diào)公文間的關(guān)系，內(nèi)容是否正確，是否必須發(fā)文；簽發(fā)程序和公文格式是否正確，行文關(guān)系和發(fā)送范圍是否恰當，密級和緊急程度標注是否準確等。4、辦公室核稿中，對公文質(zhì)量不高、內(nèi)容不完善、格式不規(guī)范等問題，視情況請擬文部門自行完善、退回補正。5、擬稿人、審核人均應(yīng)在統(tǒng)一格式的公文底稿指的指定欄目內(nèi)簽名表態(tài)，以示負責。

6、未經(jīng)辦公室和有關(guān)辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核的文稿，不得直接呈領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。7、各級領(lǐng)導(dǎo)審批和簽發(fā)公文，要簽署自己的意見、姓名和日期，不能只簽姓名或者只簽姓不簽名，也不能劃圈代簽。8、制發(fā)公文應(yīng)當確有必要，注重效用，力戒照抄照轉(zhuǎn)、內(nèi)容空泛。要嚴格控制文件規(guī)格和發(fā)文數(shù)量，可發(fā)可不發(fā)的文件一律不發(fā)。（三）公文的收文辦理程序（見下圖）簽收——登記——擬辦——請辦——傳閱——承辦——催辦——注辦簽收、登記、擬辦、請辦、傳閱、承辦、催辦等程序。1、登記：對于收到的公文，要在第一時間貼上公文處理卡，寫清登記來文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、份數(shù)、收文日期等內(nèi)容。（見文件處理卡附表3）2、擬辦：文秘工作人員填寫收文處理卡后，送辦公室主任提出辦理意見，按照主任意見呈主管領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。3、請辦：辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示將需要辦理的公文轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。對需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當指明主辦部門。緊急公文，應(yīng)當明確辦理時限。5、傳閱：辦公室根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)批示，將公文送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知或者批示。文秘工作人員應(yīng)當隨時掌握公文傳閱去向，避免漏傳、誤傳和延誤。機要文件傳閱要當天送、當天收回，或閱文者在閱文室閱讀。6、承辦：凡屬承辦部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，承辦部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示、按照文件要求辦理；凡涉及其他部門的事項，承辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商辦理。

7、催辦：辦公室對公文的承辦情況進行督促檢查，對緊急或者重要公文應(yīng)當及時催辦，對一般公文應(yīng)當定期催辦，并隨時或定期向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報辦理情況。8、對涉及其他部門職責的，主辦部門要主動搞好協(xié)調(diào)，協(xié)辦部門要積極配合。9、要嚴格落實督辦制度，做到事事有回音、件件有著落，確保領(lǐng)導(dǎo)批示落到實處。

公文處理流程圖各業(yè)務(wù)部門按照需要擬制公文各業(yè)務(wù)部門按照需要擬制公文填寫公文處理卡后交辦公室主任辦公室主任填寫該文件由哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門批示、傳閱按擬辦意見和局長批示意見送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及科室傳閱并負責催辦辦公文書負責從OA上下載文件辦公室文書根據(jù)不同部室發(fā)文按順序編號送辦公室核稿呈分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字辦公文書套印紅頭，并打印一份存檔，將電子版文件通知下發(fā)各項目整理歸檔（四）文件的整理歸檔立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。一般由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。1、歸檔的范圍（1）機關(guān)文件材料的歸檔范圍：上級機關(guān)、同級機關(guān)、下級機關(guān)、本機關(guān)收文發(fā)文資料。（2）機關(guān)文件材料不歸檔范圍:上級機關(guān)普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料；本機關(guān)文件材料中的重份文件，臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，電話記錄等；同級機關(guān)的文件材料中。不需貫徹執(zhí)行的文件材料；下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。2、企業(yè)文件歸檔的分類（1）黨群工作形成的文件材料；（2）行政管理工作形成的文件材料；（3）經(jīng)營管理工作形成的文件材料；（4）工程技術(shù)管理工作形成的文件材料；（5）人力資源管理工作形成的文件材料；（6）機電物資管理工作形成的文件材料；（7）財務(wù)、審計管理工作形成的文件材料。3、歸檔的方法（1）裝訂案卷：要拆除文件上的金屬物，對破損的和大小不一的文件要進行修補、切齊和折疊，左邊三孔一線裝訂（2）按照文件類型，進行分類歸類；（3）將以歸類裝訂好的的文件統(tǒng)一放入檔案盒中保管，徐曉輝的文件，進行銷毀處理。4、檔案保存時限檔案保存時間分為永久、長期、短期，永久文件保存時限為50年以上；長期文件保存時限16-50年；短期文件保存時限為15年以下三、公文的行文規(guī)則1、行文應(yīng)當確有必要，注重效用。2、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。3、屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當明確主辦部門。4、屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當直接報送主管部門處理。5、“請示”應(yīng)當一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。6、除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。四、公文的管理1、文秘部門應(yīng)當建立健全本機關(guān)公文處理的有關(guān)制度。2、公開發(fā)布行政機關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。3、公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。4、機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當隨之合并管理。機關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。5、工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。XXX發(fā)〔2011〕X號2號小標宋體，加粗2號小標宋體，加粗關(guān)于XXXXXXXXXXX的通知XXXXXXXX:(正文部分字體為三號仿宋)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX附件：1.XXXXXXXXXXXXXXX附件后不加標點2.XXXXXXXXXXXXXXX二〇XX年X月XX日右空四字注：成文日期必須在有公文內(nèi)容的頁面中，不可單獨放在無公文內(nèi)容的空白頁中，也不可在空白頁中標“此頁無正文”后，單獨放置成文日期，如公文內(nèi)容剛好滿頁，則可通過刪減公文內(nèi)容，或者改變行間距進行調(diào)整后，放置成文日期。主題詞可單都放置一頁，在公文正文結(jié)束后，最末頁低端添加。主題詞:XXXXXX通知（詞目間間隔一個字，最后一個主題詞必須為文種）抄送:XXXX,XXXX;XXXX,XXXXX。（三號，仿宋）20XX年X月XX日印發(fā)印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，3號仿宋共印X份附表2行政發(fā)文專用底稿單中國水利水電第五工程局有限公司一分局文件稿底簽發(fā)人機密程度文件字號X項發(fā)〔〕號共印分數(shù)主辦單位負責人擬稿人核稿人會簽部門及負責人事由主送單位抄送單位年