企業(yè)公司采購信息保密制度

采購信息保密制度第1章總則第1條目的為規(guī)范采購專員在采購活動(dòng)中的行為，維護(hù)公司的商業(yè)利益，根據(jù)公司實(shí)際情況，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司采購相關(guān)信息的保密管理工作。第3條職責(zé)分工1.總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司信息保密的管理工作，制定采購信息保密信息，并處理執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.人力資源部負(fù)責(zé)公司全體員工的保密教育和涉密員工的保密管理，以及相關(guān)方面的保密工作指導(dǎo)。3.采購部及相關(guān)部門人員執(zhí)行信息保密制度的相關(guān)規(guī)定。第2章采購信息密級(jí)分級(jí)第4條信息密級(jí)規(guī)定公司的采購信息，根據(jù)保密程度和重要程度的不同可以分為絕密信息、機(jī)密信息、秘密信息和內(nèi)部公開信息四類。第5條絕密信息1.絕密信息是指極為重要的公司核心商業(yè)秘密，如被泄露會(huì)使公司利益遭到特別嚴(yán)重的損失，包括投標(biāo)文件、評標(biāo)文件、定標(biāo)文件、合同協(xié)議信息、采購數(shù)據(jù)、公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等信息。2.絕密信息的閱知范圍。只有得到涉密信息部門或項(xiàng)目主管書面許可方可根據(jù)工作需要進(jìn)行內(nèi)部加密傳遞，且傳遞范圍僅限于需求部門主管或項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，由部門主管或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行分割、整理后傳達(dá)給本部門的員工。3.審批形式。許可須采用郵件回復(fù)、簽字審批等有文字記載的書面方式進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自將此級(jí)別信息對外發(fā)布的，按泄密處理，責(zé)任人和部門主管負(fù)連帶責(zé)任。4.承擔(dān)責(zé)任。需求部門主管或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對接收到的資料信息的安全性和合理使用負(fù)責(zé)。因本人或本部門人員原因造成資料外泄的，由部門主管首先負(fù)管理責(zé)任，同時(shí)追究直接責(zé)任人的責(zé)任。第6條機(jī)密信息1.機(jī)密信息是指重要的公司秘密，如被泄露會(huì)使公司利益遭受嚴(yán)重?fù)p失，主要包括項(xiàng)目采購計(jì)劃、采購專項(xiàng)業(yè)務(wù)會(huì)議紀(jì)要、采購工作計(jì)劃與總結(jié)、公司采購月報(bào)、采購合同臺(tái)賬、招標(biāo)文件、供應(yīng)商信息等對公司經(jīng)營有重大商業(yè)價(jià)值的信息。2.機(jī)密信息閱知范圍。各個(gè)部門因工作關(guān)系，經(jīng)部門經(jīng)理審批后可了解相關(guān)信息，但嚴(yán)禁復(fù)制拷貝，需要復(fù)制拷貝前須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。此級(jí)別信息經(jīng)審批后可以在具有相關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)系的經(jīng)理層傳遞，不得發(fā)布給與業(yè)務(wù)無關(guān)的經(jīng)理和普通員工，更不得對外泄露。第7條秘密信息1.秘密信息是指公司一般商業(yè)秘密，一旦泄露會(huì)使公司的利益遭受損失。主要包括日常的部門內(nèi)部討論、論證結(jié)論、日常采購工作信息等。2.秘密信息閱知范圍。此級(jí)別信息由部門經(jīng)理決定發(fā)布范圍，可以在具有相關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)系的員工間傳遞，但不得發(fā)布給與業(yè)務(wù)無關(guān)的員工，更不得對外泄露。第8條內(nèi)部公開信息1.內(nèi)部公開信息是指內(nèi)部非保密信息，包括以公司名義發(fā)出的有關(guān)合約采購的制度要求、通知通報(bào)、人事任免、采購人員名錄、涉及采購內(nèi)容的綜合會(huì)議紀(jì)要等信息。2.內(nèi)部公開信息閱知范圍。此級(jí)別信息可以在公司范圍內(nèi)發(fā)布傳遞，但不得對外公布。第3章采購信息分類保密規(guī)定第9條招標(biāo)信息保密規(guī)定1.在招標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)的過程中，除各招標(biāo)采購相關(guān)人員外，其他人無權(quán)查看有關(guān)標(biāo)書等的任何信息，所有與招標(biāo)采購工作相關(guān)的人員不得私自向非授權(quán)人員透露投標(biāo)信息。2.在招標(biāo)采購過程中，所有與招標(biāo)采購工作相關(guān)的人員不得私自向非授權(quán)人透露有關(guān)招標(biāo)采購的信息，更不得引導(dǎo)投標(biāo)單位如何中標(biāo)。3.在定標(biāo)過程中，所有與招標(biāo)采購工作相關(guān)的人員不得向他人透露意向定標(biāo)供應(yīng)商等的任何定標(biāo)信息。第10條合同信息保密規(guī)定1.合同信息包括合同文本，特別是物資價(jià)格、運(yùn)輸價(jià)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求，還包括物資所對應(yīng)的型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.合同價(jià)格信息除采購、成本人員及相關(guān)負(fù)責(zé)人外，其他人無權(quán)查看，如遇特殊情況需報(bào)總經(jīng)理審批。第11條供應(yīng)商信息保密規(guī)定1.供應(yīng)商信息包括供應(yīng)商公司信息、供應(yīng)產(chǎn)品或提供的服務(wù)、聯(lián)系方式、合作情況等信息。2.凡有權(quán)查閱合格和試用供應(yīng)商信息的人員，應(yīng)嚴(yán)守信息，確保不向外傳播；非授權(quán)人如需查閱合格或試用供應(yīng)商的信息，需報(bào)總經(jīng)理審批。第4章采購信息保密措施第12條涉密員工管理措施1.采購專員在與公司建立勞動(dòng)關(guān)系的同時(shí)，由公司人力資源部代表公司與其簽署保密合同，以此互相監(jiān)督，共同保障公司商業(yè)秘密的安全。2.采購專員在日常工作中，除需認(rèn)真履行崗位職責(zé)，服從本部門主管的領(lǐng)導(dǎo)外，還要嚴(yán)格按相關(guān)保密要求做好公司秘密的保守和保護(hù)工作，并接受相關(guān)保密管理部門的工作指導(dǎo)和監(jiān)督、檢查。3.采購部應(yīng)定期對與本部門管理職能相關(guān)的涉密人員進(jìn)行保密檢查，原則上每年不少于兩次，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)給予指導(dǎo)、指正，落實(shí)整改措施，并及時(shí)總結(jié)和推廣涉密員工在保密工作中好的做法和經(jīng)驗(yàn)。檢查結(jié)果應(yīng)向涉密員工所在部門的主管反饋，納入該員工月度、年度的崗位和績效考核中，作為獎(jiǎng)懲的依據(jù)之一。4.對新安排至采購崗位的涉密員工，人力資源部除進(jìn)行常規(guī)的入職教育外，應(yīng)會(huì)同采購部主管共同進(jìn)行入職保密教育；涉密員工因工作需要進(jìn)行崗位變更時(shí)，部門主管應(yīng)監(jiān)督其對保密工作的移交，人力資源部應(yīng)對其進(jìn)行離崗保密教育。第13條來訪接待管理措施1.公司供應(yīng)商的來訪接待，由采購部負(fù)責(zé)向總經(jīng)理備案，并按統(tǒng)一的公司介紹資料和公司產(chǎn)品樣本向來訪者介紹。2.應(yīng)定期完善、修改公司簡介及用于接待的音像資料，并報(bào)經(jīng)公司保密管理部門審核批準(zhǔn)后方可用于接待。未經(jīng)許可，接待中不得涉及公司秘密事項(xiàng)內(nèi)容。3.采購部接受接待任務(wù)后，應(yīng)事先制訂接待計(jì)劃和參觀路線，報(bào)公司總經(jīng)理或保密管理部門批準(zhǔn)。未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得擅自帶領(lǐng)來訪參觀人員進(jìn)入重點(diǎn)部門和重點(diǎn)部位。第14條信息日常操作規(guī)定1.應(yīng)定期備份保密信息。2.對收發(fā)文件、資料要建立登記制度，嚴(yán)格實(shí)行簽收手續(xù)。3.對遞送的秘密文件、資料，要嚴(yán)格履行登記簽收手續(xù)，一律要密封包裝，并標(biāo)明密級(jí)。4.銷毀秘密文件、資料時(shí)必須按規(guī)定登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，用碎紙機(jī)碎掉。5.屬于秘密信息內(nèi)容的會(huì)議和其他活動(dòng)，應(yīng)采取保密措施，包括選擇具備保密條件的會(huì)議場所，限定參加會(huì)議人員的范圍，確定會(huì)議內(nèi)容傳達(dá)的范圍。6.公司的電腦上不得擅自安裝或運(yùn)行修改操作系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)的軟件，不得從事擾亂公司網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的活動(dòng)。7.公司員工不得將電腦密碼告知非授權(quán)人，不得擅自使用他人電腦。第15條違規(guī)責(zé)任追究措施1.對于重要資料沒有備份、備份不全或備份錯(cuò)誤的，根據(jù)給公司造成的損失追究其相應(yīng)的責(zé)任。2.違反本制度規(guī)定的員工，對相關(guān)責(zé)任人員予以警告或罰款，行政記過、記大過直至開除。3.違反本制度規(guī)定的員工，因過失導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息遺失、泄露，對責(zé)任人處以警告或罰款；竊取公司商業(yè)秘密范圍的數(shù)據(jù)信息或惡意偽造篡改數(shù)據(jù)的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即辭退，取消全部股權(quán)期權(quán)獎(jiǎng)金紅利，除按勞動(dòng)合同和競業(yè)禁止約定處罰外，構(gòu)成犯罪的報(bào)司法機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。4.違反本制度規(guī)定的員工，除給予警告、罰款、記過、記大過、辭退等行政處分外，如給公司造成經(jīng)濟(jì)損失，同時(shí)承擔(dān)民事賠償責(zé)任，部門主管有過失的負(fù)連帶賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，報(bào)送司法機(jī)關(guān)依法追究其刑事責(zé)任。第5章附則第16條公司員工均應(yīng)