聲像和實(shí)物檔案管理辦法

聲像和實(shí)物檔案治理方法聲像檔案、照片檔案、實(shí)物檔案治理方法依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)》、《磁性載體檔案治理與保護(hù)范圍》、《照片檔案治理標(biāo)準(zhǔn)》等文件的有關(guān)規(guī)定，制定本治理方法。本治理方法是對xx的補(bǔ)充。此方法僅適用于廳機(jī)關(guān)各處室。一、聲像檔案(磁性載體檔案)(一)記錄和反映我廳及所屬部門主要職能活動(dòng)，并在活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的，以錄音、錄像(軟磁盤)等磁性材料為載體，以聲音、影像為主要反映方式的歷史記錄。聲像檔案是對文書檔案的補(bǔ)充，是我廳檔案資源的重要組成局部。(二)歸檔范圍1．黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、廣電總局和省委、省政府、省人大、省政協(xié)主要負(fù)責(zé)人在本廳或廣電系統(tǒng)內(nèi)視察、檢查工作時(shí)形成的聲像材料。2．以本廳名義召開的各種重要工作會(huì)議、表彰大會(huì)等形成的聲像材料。反映各處室主要職能活動(dòng)的聲像材料。本廳重要的外事接待工作中形成的聲像材料。以本廳名義舉辦的干部培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)形成的聲像材料。反映本廳廳容和廳貌的有保存價(jià)值的聲像材料。其它有保存價(jià)值的聲像材料。(三)不歸檔范圍為豐富職工文化生活而購置的與本廳工作無參考利用價(jià)值的錄音、錄像。本廳攝制或購置的與本廳工作無長期參考利用價(jià)值的聲像材料。單位互贈(zèng)的無參考利用價(jià)值的聲像材料。(四)歸檔要求由形成單位負(fù)責(zé)，對需要?dú)w檔的聲像材料進(jìn)展整理、編輯，準(zhǔn)時(shí)向廳檔案科移交。一組具有有機(jī)聯(lián)系的，反映同一工作或大事的聲像材料應(yīng)為一個(gè)保管單位。歸檔的磁性載體文件必需是可讀文件。必需在有關(guān)設(shè)置上演示或檢測運(yùn)轉(zhuǎn)正常，無病毒、清潔、無劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。歸檔使用的錄音(像)帶、軟磁盤的性能質(zhì)量，應(yīng)分別符合國家有關(guān)規(guī)定，制止使用劣質(zhì)磁盤、磁帶、錄像帶、錄音帶為載體。歸檔的磁聲載體文件應(yīng)由文件形成部門編制歸檔說明。磁帶(軟磁盤)需簡要說明帶(盤)中存貯文件的內(nèi)容，運(yùn)行的軟、硬件環(huán)境、版本號(hào)、文件的完整性和準(zhǔn)確性等。錄像帶需簡要說明該片的內(nèi)容、制式、語別、密級、規(guī)格和放映時(shí)間。錄音帶需要簡要說明講話內(nèi)容，講話人姓名、職務(wù)、錄制日期、密級等。(五)歸檔方法1．按年度——問題法分類項(xiàng)。歸檔材料按保存價(jià)值分為永久、長期。按單一問題逐年排列，分別制成一個(gè)或幾個(gè)保管單位(一個(gè)保管單位指一本錄像帶或一盒錄像帶)。(六)歸檔時(shí)間聲像檔案的歸檔一般狀況是隨當(dāng)年形成的文書檔案一起于次年6月份以前移交廳檔案科保存，特別狀況或單項(xiàng)工作完畢可隨時(shí)移交廳檔案科保存。(七)治理與保護(hù)1．為了確保聲像檔案的完整和齊全，任何部門或個(gè)人不得私自保存，銷毀和帶走應(yīng)歸檔的聲像材料。2．遵循集中統(tǒng)一、確保安全、便于利用的原則，廳機(jī)關(guān)各處室形成的聲像檔案由廳檔案科集中統(tǒng)一治理。歸檔的磁帶(軟磁盤)必需貼上標(biāo)簽。標(biāo)明編號(hào)、檔號(hào)、密級、保管期限、攝制日期等。在貯存聲像檔案的同時(shí)，應(yīng)保存有關(guān)聲像檔案的文字材料。4．保存聲像檔案庫房要求：溫濕度的變化范圍應(yīng)在溫度 15—27℃、相對濕度變化不得超過40—60%范圍內(nèi)選定一組值，一旦確定，在24小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超過±3℃、相對濕度變化不得超過±5%，18℃40%。做好庫房聲像檔案的防磁、防水、防塵、防火、防紫外線工作。放置要求、磁帶(軟磁盤)應(yīng)放入磁帶(軟磁盤)盒中，垂直放置或一盤盤懸掛放置，嚴(yán)禁疊放擠壓。并依據(jù)載體不同使用不同的裝具分別排列保存。為保證聲像檔案、資料的質(zhì)量，貯存的錄音帶、錄像帶，每隔一年應(yīng)重纏繞一次如覺察磁帶變形、斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象應(yīng)準(zhǔn)時(shí)進(jìn)展技術(shù)處理。(八)利用1．聲像檔案嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批手續(xù)，一般狀況下不得外借，只能在檔案室中查閱。2．借閱和歸還聲像檔案時(shí)，按規(guī)定進(jìn)展質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。二、照片檔案(一)照片檔案是本廳及所屬部門在主要職能活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的，以感觀材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄、它具有紀(jì)錄性、形象性、科學(xué)技術(shù)性、廣泛溝通性及客觀實(shí)在性。是文書檔案無法代替的檔案材料，是我廳檔案資源重要的補(bǔ)充。(二)歸檔范圍1．黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、廣電總局和省委、省政府、省人大、省政協(xié)主要負(fù)責(zé)人參與本廳及本系統(tǒng)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)、視察、考察本廳工作形成的照片檔案。反映本廳主要職能活動(dòng)和工作成果的照片檔案。本廳組織或參與的重要外事活動(dòng)的照片檔案。本廳召開的各種重要會(huì)議的照片檔案。反映本廳重大大事、重要人物的照片檔案。本廳及各處室組織的各種活動(dòng)及獲獎(jiǎng)作品的照片檔案。反映本廳廳容和廳貌的照片檔案。廳領(lǐng)導(dǎo)和各處室深入基層檢查、指導(dǎo)工作的重要照片檔案。與其他載體有親熱聯(lián)系的照片檔案。其他有保存價(jià)值的照片。(三)歸檔時(shí)間照片沖洗加工后，由攝影者或承辦單位整理并編寫說明，準(zhǔn)時(shí)向廳檔案科歸檔，或隨其他載體檔案一起歸檔。廳檔案科應(yīng)隨時(shí)收集、征集零散的有保存價(jià)值的歷史照片。(四)收集、歸檔要求1．對反映同一畫面的假設(shè)干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。2．底片、照片、說明齊全；底片與照片影像相符；無底片的照片應(yīng)翻拍底片。(五)歸檔的方法1．依據(jù)片反映的年度——問題立項(xiàng)分類。照片檔案的文字說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝制者六個(gè)要素。通過六個(gè)要素概括提示照片影像所反映的全部信息。文字簡潔、語言通順，一般不超過200字、一般應(yīng)以照片的自然張為單元編寫說明，一組(假設(shè)干張)聯(lián)系親熱的照片應(yīng)加總說明。但凡加總說明的照片分別編寫簡要的分說明。2．3照片檔案的日期承受八位數(shù)表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，例：19962919960209。(六)整理與治理1．依據(jù)照片的分類狀況，將照片、底片與說明一起固定在芯頁上，并組成案卷。依據(jù)照片的規(guī)格畫面和說明的字?jǐn)?shù)確定照片的固定位置。抄寫卷內(nèi)名目。以照片的自然張或有總說明的假設(shè)干張為單元填寫卷內(nèi)名目。照片號(hào)：案卷內(nèi)照片的挨次號(hào)。照片題名：應(yīng)簡明標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確地反映照片的根本內(nèi)容。參考號(hào)：與本張(組)照片有親熱聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。大張照片、反轉(zhuǎn)片應(yīng)與其他照片一同組卷，單獨(dú)存放，并在卷內(nèi)名目的備考表內(nèi)注明“大張”、“反轉(zhuǎn)片”。檔號(hào)要求標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)確、清楚、不得消滅重編、漏編及空號(hào)現(xiàn)象。整理完畢的照片檔案依據(jù)全宗號(hào)、名目號(hào)、案卷號(hào)的挨次排列案卷，上架保存。．保存底片的適宜溫濕度為：溫度 13—15℃、相對濕度：35%—45%。保存照片的適宜溫濕度為：溫度 14—24℃，相對濕度40%—60%，庫房晝夜溫度變化不應(yīng)大于±3℃，濕度變化不能大于±5%。照片入庫前要進(jìn)展檢查，對受污染的照片、底片要進(jìn)展必要的技術(shù)處理，防止受污染的照片、底片入庫。三、實(shí)物檔案(一)實(shí)物檔案指本廳在行使主要職能活動(dòng)時(shí)，有參考利用價(jià)值的實(shí)在物品，如獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗、題詞等。(二)歸檔范圍1．上級主管部門頒發(fā)給本廳的反映本廳主要職能活動(dòng)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品(或獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品照片)。2．黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、廣電總局、省委、省政府、省人大、省政協(xié)主要負(fù)責(zé)人給本廳的題詞、題字。3．重大活動(dòng)中，有影響的人士或集團(tuán)捐贈(zèng)的題詞、題字、畫及其他不易保存物品的照片。4．平級單位給本廳獎(jiǎng)給的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗或下級單位及個(gè)人給本廳贈(zèng)送的錦旗拍攝成照片交廳檔案科保存。5．其他有保存價(jià)值的實(shí)物(三)不歸檔范圍凡與上述無關(guān)的實(shí)物不需歸檔(四)歸檔要求收到實(shí)物的單位和個(gè)人，在收到實(shí)物的1個(gè)月內(nèi)，應(yīng)將實(shí)物移交廳檔案科保