辦公室檔案文書管理工作的策略研究

辦公室檔案文書管理工作的策略研究

張樹蕊（北京聯(lián)合大學(xué)，北京10010）檔案是相對較為客觀的人類社會行為有效記錄的結(jié)果，在任何部門或單位都發(fā)揮著非常重要的作用，同時也是一種相對具有科學(xué)指導(dǎo)依據(jù)的資料。隨著市場經(jīng)濟不斷變化，信息技術(shù)的發(fā)展對檔案管理的工作產(chǎn)生了一定的沖擊。因此，相關(guān)檔案管理人員要不斷重視檔案對市場經(jīng)濟的影響，要隨著市場經(jīng)濟的變化不斷更新檔案管理觀念，并且要完善相關(guān)管理制度。檔案管理人員要能夠在新時代背景下找出管理當(dāng)中的不足，并且應(yīng)用科學(xué)的方式進(jìn)行改善。相關(guān)檔案管理人員要不斷強化自身素質(zhì)，能夠利用形式多樣化的渠道打開檔案的市場。有效開展檔案管理工作效率，能夠促進(jìn)企事業(yè)單位的良好發(fā)展。1辦公室檔案文書管理中存在的問題1.1檔案管理制度不夠完善目前在我國部分企事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理的工作并沒有完整的制度。同時大多數(shù)的信息都會由行政部門進(jìn)行掌控和管理，由于行政部門工作相對繁雜；在檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，不能將資料進(jìn)行分類。因此會導(dǎo)致檔案在實際工作當(dāng)中不能發(fā)揮一定的作用，會對檔案安全性產(chǎn)生一定的影響。在檔案當(dāng)中會存在機密等一些相關(guān)信息，若行政部門的管理人員因工作繁忙不能及時將信息進(jìn)行封存。在一定程度上會出現(xiàn)機密的泄露以及丟失等情況，這種情況的出現(xiàn)會影響個人的信息泄露不利于企事業(yè)單位的長久發(fā)展。1.2工作方式相對比較落后在辦公室當(dāng)中的文書檔案管理當(dāng)中，收集以及歸納工作方式相對比較落后，會直接影響到工作的效率。主要體現(xiàn)在：文書收集的工作當(dāng)中，依然應(yīng)用傳統(tǒng)的收集方式來進(jìn)行整理。這樣的方式會消耗管理人員大量的時間，并且要求管理人員能夠有足夠的耐心去完成檔案的真實性核對。其次，在歸檔的方式上，管理人員并沒有針對檔案進(jìn)行有效的分類。同時針對特殊性的檔案，沒有進(jìn)行特殊性的管理，出現(xiàn)遺漏或信息丟失等情況，嚴(yán)重影響了企事業(yè)單位的發(fā)展。1.3員工個人對檔案管理工作認(rèn)識不足目前，部分企事業(yè)單位中的員工對單位檔案文書管理的工作不都重視，在工作中員工只負(fù)責(zé)自己的本職工作，并沒有對檔案進(jìn)行管理。大多數(shù)人員都會認(rèn)為檔案會由專門的行政部門人員進(jìn)行管理和承擔(dān)，進(jìn)而會忽略檔案管理的重要性。同時相關(guān)行政管理人員在辦公室檔案文書管理當(dāng)中并沒有積極進(jìn)行管理，對檔案的收集及歸納并不及時影響了工作效率[1]。2辦公室檔案文書管理的重要性在不斷進(jìn)行辦公室檔案管理的過程當(dāng)中，會直接影響到企事業(yè)單位的長久發(fā)展。由此可見，檔案文書管理的工作對企事業(yè)單位有著非常重要的影響。主要可以通過以下幾點來進(jìn)行體現(xiàn)。首先，在我國新時代不斷發(fā)展的背景下，辦公室檔案文書會對企事業(yè)單位的生產(chǎn)起著非常關(guān)鍵作用。在單位進(jìn)行生產(chǎn)的過程當(dāng)中，檔案文書可以將企事業(yè)單位生產(chǎn)及重大事項進(jìn)行有效的記錄，能夠為企事業(yè)單位的長久發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。同時能夠更好的為企事業(yè)單位發(fā)展提供可參考意見，能夠更好地確保檔案文書當(dāng)中的科學(xué)性。其次，在不斷進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，可以不斷根據(jù)檔案中的有效記錄將有價值的信息進(jìn)行傳輸，能夠更好的凸顯材料的真實性。有利于更好的實現(xiàn)單位在實踐當(dāng)中的項目操作，同時能夠?qū)ζ笫聵I(yè)單位發(fā)揮重要的影響和作用[2]。3辦公室檔案文書管理工作的特點在不斷進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中，辦公室檔案文書的管理具有不同的特點。主要會有以下幾個方面來進(jìn)行體現(xiàn)，首先，在檔案文書管理過程當(dāng)中，檔案文書具有繁雜性、多樣化的形式及特點。相對載體非常豐富，在行政管理當(dāng)中具有非常重要的意義和價值。檔案涉及人事以及財務(wù)等多方面的內(nèi)容，能夠更好的對資料進(jìn)行分類、收集以及保存等工作。因此，相對來說檔案文書的管理工作較為繁重。第二，檔案文書具有準(zhǔn)確性。檔案資料當(dāng)中會記錄真實的人文社會行為和活動，并且能夠?qū)Y(jié)果進(jìn)行展示和記錄。能夠更好的根據(jù)真實情況進(jìn)行采集，確保每一步的真實性。第三，在不斷進(jìn)行檔案文書管理工作當(dāng)中，要能夠更好的將檔案進(jìn)行收集和歸納。不斷根據(jù)檔案當(dāng)中所記錄的事件和資料，能夠更好的為企事業(yè)單位發(fā)揮有效作用。此外，檔案在一定的管理當(dāng)中會存在安全性和完整性等不同的特點，主要會根據(jù)檔案的事件進(jìn)行不同的分類，有利于管理人員對檔案進(jìn)行有效管理。最后，檔案文書主要是用于：1）文件搜索，為此選用合適的類型。2）管理人員要能夠給更好的注重檔案文書的等級，并且能夠?qū)⒌燃夁M(jìn)行分類保存。3）能夠給更好的注重檔案文書管理的文件運轉(zhuǎn)，有助于檔案文書管理。4）文件會形成催辦、成本及末期等工作，主要形成一定的整理及歸檔[3]。4改善辦公室檔案文書管理工作的策略4.1建立現(xiàn)代化高水準(zhǔn)的檔案管理工作隊伍在不斷提升檔案管理的效率時，能夠在管理中不斷提升檔案的管理制度。因此，在檔案的管理當(dāng)中就需要專業(yè)人員來進(jìn)行檔案管理。在檔案管理的過程當(dāng)中，需要具備良好的技術(shù)，并且從事相關(guān)檔案管理的工作人員，要能夠掌握檔案管理的相關(guān)技能和素養(yǎng)。隨著時代不斷發(fā)展和進(jìn)步，在檔案管理工作當(dāng)中，各單位也要對相關(guān)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和選拔。能夠促使檔案管理工作人員熱愛檔案管理工作，并且在管理過程當(dāng)中要具備創(chuàng)新精神；能夠使檔案管理工作人員真正的投入到檔案管理工作當(dāng)中。在工作中檔案管理人員要能夠發(fā)揮特長，具備創(chuàng)新意識，能夠使檔案工作管理得到有效的利用，進(jìn)而能夠更好的提升檔案的利用率?，F(xiàn)代化信息技術(shù)普及的時代，在信息技術(shù)融入檔案管理工作當(dāng)中，相關(guān)部門要不斷提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能。技能的提升有助于更好地融入現(xiàn)代的發(fā)展，并且能夠使檔案管理事業(yè)得到良好的發(fā)展。在經(jīng)濟不斷發(fā)展的社會下，檔案管理在經(jīng)濟方面具有一定的影響力。所以要不斷針對檔案管理進(jìn)行相關(guān)工作的提升，并且要能夠更好地融入現(xiàn)代技術(shù)，能夠與時俱進(jìn)適應(yīng)時代的發(fā)展，進(jìn)而提高檔案管理工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。同時，在檔案管理工作人員的待遇上，要不斷進(jìn)行突破和創(chuàng)新。使工作人員能夠更好的從事到檔案管理工作當(dāng)中，為檔案管理事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展奠定基礎(chǔ)。4.2加強各部門的協(xié)作在不斷進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中，要能夠?qū)⒏鱾€部門進(jìn)行良好的協(xié)作，有利于促進(jìn)檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而提升檔案管理的效率是非常關(guān)鍵的途徑?？梢酝ㄟ^以下幾個方面來進(jìn)行。首先，檔案管理部門可以通知其他各部門當(dāng)中的人員自行進(jìn)行檔案的管理和重視，能夠更好的將規(guī)章制度進(jìn)行完善。一旦出現(xiàn)問題將進(jìn)行嚴(yán)格的懲罰，這樣能夠使各個部門之間能夠更好的重視檔案的重要性，同時能夠達(dá)到相互協(xié)作的目的。其次，可以將檔案管理人員安排到各部門當(dāng)中，有利于協(xié)調(diào)檔案工作的開展。同時能夠更好的進(jìn)行檔案工作管理的溝通，有利于出現(xiàn)問題后進(jìn)行責(zé)任的追究。這樣的方式能夠更好的促進(jìn)人員對檔案的重視，同時能夠更好的調(diào)動檔案管理人員工作的積極性。4.3強化檔案文書的收集優(yōu)化檔案文書管理方式在收集文書的過程當(dāng)中，要能夠更好地確保規(guī)范性與合理性。能夠?qū)⑹占馁Y料以正確的文書形式進(jìn)行整理和分類，有助于促進(jìn)檔案管理工作的提升。隨著我國科技不斷進(jìn)行發(fā)展，在檔案的管理當(dāng)中管理方式也要不斷進(jìn)行更新。在現(xiàn)代化管理當(dāng)中能夠更好的應(yīng)用信息技術(shù)對檔案文書進(jìn)行管理，能夠更好的發(fā)揮數(shù)字化的管理模式，實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化。首先，在檔案管理當(dāng)中要選用合適的管理軟件，并且利用信息技術(shù)將檔案進(jìn)行編號，方便在工作中進(jìn)行查閱、存儲以及檢索等功能的應(yīng)用，方便檔案在管理當(dāng)中工作的開展。此外，要能夠更好的實現(xiàn)紙質(zhì)文件與相應(yīng)的電子文件進(jìn)行對應(yīng)，能夠更好的提升檢索的速度。確保檔案當(dāng)中信息的完整性，有利于提升檔案管理的質(zhì)量。同時要能夠更好的應(yīng)用多元化的信息技術(shù)形式將文檔進(jìn)行分類，并且能夠更好的將文檔信息進(jìn)行封存。有利于提升檔案管理的安全性，進(jìn)而為企事業(yè)單位良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)[4]。5結(jié)束語總而言之，在現(xiàn)代化社會當(dāng)中，辦公室檔案文書對于企事業(yè)單位來說是非常重要的。在檔案文書管理的過程中需要不斷的創(chuàng)新管理模式，加強檔案管理制度，完善檔