物料與采購管理制度

物料與采購管理制度1.引言本文檔旨在建立和規(guī)范物料與采購管理制度，確保公司在采購與物料管理方面的合規(guī)性和高效性。本制度適用于公司所有相關部門和員工，在采購與物料管理方面必須嚴格遵守以下規(guī)定。2.定義在本制度中，一下術語定義如下：-物料：指公司采購的直接用于生產、研發(fā)、銷售或辦公等業(yè)務活動的原材料、零部件、產品等。-采購：指公司為滿足業(yè)務需求而購買物料的活動。3.采購流程3.1采購需求提出-部門或項目負責人向采購管理部門提出采購需求，詳細描述采購物料的需求規(guī)格、數量、質量等要求。3.2供應商評估和選擇-采購管理部門根據采購需求，評估現有供應商的能力和信譽度，也可向市場尋求新的供應商，并選擇合適的供應商。3.3詢價和報價-采購管理部門向選定的供應商發(fā)送詢價函，詢問采購物料的報價、交貨期等詳細信息。-供應商根據詢價函提供詳細的報價和其他商務條款。3.4評估和比較報價-采購管理部門對不同供應商的報價進行評估和比較，綜合考慮價格、質量、交貨期、售后服務等因素，選擇最佳報價。3.5合同簽訂-采購管理部門與選定的供應商進行談判，達成一致后，簽訂正式的采購合同。-合同中包括采購物料的規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準等重要條款。3.6采購執(zhí)行與跟蹤-采購管理部門監(jiān)督供應商按照合同約定交付采購物料，并跟蹤采購進展，確保按時、按量、按質完成采購。-如有變更或延遲，采購管理部門與供應商進行溝通和協商解決。4.物料管理4.1倉庫管理-公司設立中央倉庫或分支倉庫，統一管理與存儲物料，確保物料的安全和完好。-倉庫管理員負責物料的入庫、出庫、標識、分類、庫存統計等工作。4.2庫存管理-采購管理部門定期與倉庫管理員進行庫存對賬，確保庫存數量的準確性和及時補充物料。4.3物料使用-部門或項目負責人根據業(yè)務需求，向采購管理部門提出物料使用申請。-采購管理部門審核申請，并根據庫存情況及時發(fā)放物料。4.4報廢與處理-物料損壞、過期或其他原因無法繼續(xù)使用時，采購管理部門負責做出報廢處理，記錄報廢原因、數量等相關信息。5.質量控制5.1供應商質量管理-采購管理部門對供應商進行定期評估，并建立供應商質量評價體系。-根據供應商的質量表現，采購管理部門可以決定是否繼續(xù)與其合作。5.2入庫質檢-倉庫管理員在貨物入庫時進行質量檢查，確保貨物符合采購合同中的質量標準。-如發(fā)現質量問題，及時通知采購管理部門，并與供應商進行協商解決。5.3隨機抽檢-采購管理部門可以隨機抽檢已入庫物料的質量，以確保供應商提供的物料質量穩(wěn)定可靠。6.采購費用管理6.1預算與審批-各部門根據業(yè)務需求編制采購預算，并提交給財務部門進行審批。-財務部門根據預算的合理性進行審批，并授權采購管理部門進行采購。6.2費用核算-采購管理部門負責確保采購費用的準確核算和歸集，及時與財務部門進行對賬。6.3費用控制-采購管理部門負責控制采購費用，例如與供應商進行談判，爭取更有利的價格和優(yōu)惠條件。7.違規(guī)處理7.1采購流程違規(guī)-如發(fā)現員工在采購流程中違反制度規(guī)定，采購管理部門有權暫停相關采購活動，并進行調查和處罰。7.2物料管理違規(guī)-如發(fā)現員工在物料管理中存在盜竊、浪費、滯銷等違規(guī)行為，采購管理部門有權進行調查并依法處理。8.附則8.1本制度的修訂和解釋權歸公司所有，相關制度變更必須經過適當的批準程序。8.2本制度自發(fā)布之日起生